۱۰ نکته جالب در مورد جلسات آنلاین در دوران قرنطینه
با پیدایش و گسترش ویروس کرونا در تمام نقاط جهان، دیگر رفت و آمد بین بیشتر کشورها ممنوع شده است و همچنین مدارس، دانشگاه‌ها و کلیه امکانات دانشگاهی و آموزشی به همین دلیل تا اطلاع ثانوی بسته می‌باشند. مشکل جدی‌تر ویروس کرونا این است که اصلاً کسی نمی‌داند که دقیقا تا چه زمانی قرار است ادامه پیدا کند و یا اینکه چه زمانی ممکن است واکسن آن کشف شود و در دسترس عموم قرار گیرد.
از این رو بیشتر شرکت‌ها، استادان و مراکز آموزشی به منظور آموزش و برقراری ارتباط با یکدیگر تصمیم به آموزش از راه دور و برگزاری جلسات اینترنتی گرفته‌اند. با وجود همه این مشکلات، شایع‌تر شدن استفاده از جلسات آنلاین باعث شد تا دنیای تجارت با انقلابی جدیدرو به رو شود. اکثر شرکت‌ها در این تلاشند تا علی‌رغم همه‌گیری ویروس کویید ۱۹ همچنان با یکدیگر در ارتباط باشند.
در واقع برگزاری جلسات آنلاین برای اکثر کشورها و خصوصاً در ایران یک چالش محسوب می‌شود؛ زیرا تا کنون تمرکز اصلی همه آنها پرورش فرهنگ جلسات حضوری بوده است و به همین دلیل ممکن است بیشتر آنها با جلسات آنلاین چندان آشنا نباشند. با این حال اگر شما قصد دارید خود را با شرایط آموزشی و تجاری امروزه دنیا تطبیق دهید، ما در ادامه این مقاله از فراپیام به شما ۱۰ نکته جالب در مورد جلسات آنلاین در دوران قرنطینه خواهیم گفت.
۱۰ نکته جالب در مورد جلسات آنلاین در دوران قرنطینه
با افزایش میزان دورکاری ممکن است مشاغل تا چندین سال آینده شاهد افزایش میزان رشد جلسات آنلاین باشند، به همین دلیل ما در ادامه مقاله ۱۰نکته جالب در برگزاری جلسات آنلاین در دوران قرنطینه را به شما می‌گوییم که رعایت آنها می‌تواند باعث رشد و ارتقای هر چه بیشتر سطح کنفرانس و جلسه شما گردد.
- جلوگیری از مشکلات فنی
برای جلوگیری از به وجود آمدن مشکلات فنی در حین برقراری جلسه آنلاین بهتر است تا جزئیات فنی را قبل از برگزاری جلسه چندبار چک نمایید مانند؛ سرعت و حجم اینترنت، میزان باتری و شارژ لب‌تاب، قرار گرفتن در محیطی آرام و به دور از صدا و شلوغی و سایر جزئیاتی این چنینی. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی می‌توانید دستورالعمل‌های زیر را دنبال کنید:
- یک بستر ارتباطی مطمئن پیدا کنید.
ثابت شده است که ابزارهایی مانند Slack یا Zoom برای برقراری جلسات آنلاین تجاری انتخاب درستی هستند.
- افزایش تمرکز با برگزاری جلسه در مکانی آرام.
کارمندانی که دورکاری می‌کنند باید یک اتاق ساکت و آرام پیدا کنند و در حین برگزاری جلسات آنلاین به اعضای خانواده خود هشدار دهند که آرام باشند و داخل نشوند.
- داشتن یک برنامه ریزی مشخص
به طور کلی شروع یک جلسه بدون داشتن برنامه‌ای مشخص و معین اصلا کار درستی به نظر نمیرسد، خصوصاً اگر این جلسه به صورت کاملا آنلاین نیز باشند. البته طبق گزارشات ارائه شده پیروی کردن از یک دستور کار مشخص و دقیق می‌تواند زمان جلسات شما را حتی تا ۸۰ درصد کاهش دهد. این نکته را نیز به یاد داشته باشید که بیشتر کارمندان هنوز به کار از راه دور عادت نکرده‌اند، بنابراین مهم است که برای آنها دستورالعمل‌های واضح و مشخصی ارسال کنید و به همه کمک کنید تا در راه برگزاری یک جلسه آنلاین موفق سهیم باشند.
- میزیان جلسه را تعیین کنید
اگر خودتان شخصا قصد ندارید که جلسه را اداره کنید، مجبور هستید تا یک مجری و یک میزبان برای جلسه خود انتخاب نمایید تا از سمت شما این کار را انجام دهد. البته ناگفته نماند که این شخص باید کنترل کاملی به برگزاری جلسه داشته باشد و مسئولیت آن را از ابتدا تا انتها به عهده بگیرد. میزبان ابتدا باید مقدمه رسمی به سایر شرکت کنندگان ارائه دهد و به طور کلی سعی کند تا همه را با دستور کار آشنا سازد. سپس باید برنامه از پیش تدبیر دیده خود را به درستی دنبال کند و اجازه مکالمه را از سخنرانی به سخنران دیگر منتقل سازد . به گونه‌ای دیگر می توان گفت میزبان چنین جلساتی حکم واسطه برقراری ارتباط را دارد.
- همه حاضرین جلسه را وادار به مشارکت کنید
البته بازهم انجام این کار به عهده میزبان جلسه است که بتواند به خوبی تمام حاضرین جلسه را در بحث شرکت دهد و یه نوعی وادار به مشارکت سازند. در واقع می‌توان گفت تنها راه برای انجام این کار این است تا همه افراد را با نام خود خطاب کنیم و آنها را مستقیماً به صحبت دعوت نمایم.
- جلسات خود را مختصر و کوتاه برگزار کنید
در واقع هر آن‌چه که برای برگزاری یک جلسه حضوری صدق می‌کند در برگزاری یک جلسه آنلاین دوبرابر صادق است. پس سعی کنید تا پیام‌های خود را صریح بیان کنید و از جملات کوتاه تر استفاده نمایید. در واقع برگزاری یک جلسه مختصر و کوتاه‌تر هم شیرین‌تر است و هم بازده جلسه را بالاتر خواهد برد.
- سعی کنید تا سرزنده باشید
هیچ چیز نمی‌تواند بیشتر از شنیدن یک صدای یکنواخت که مطالب را مانند یک ربات از روی متن می‌خواند کسل کننده‌تر باشد. پس سعی کنید تا برای جلوگیری از چنین اتفاقی در زمان برگزاری جلساتتان صدای خود را رساتر از همیشه کنید، ریتم گفتار خود را تغییر دهید و گهگاهی با حاضرین جلسه شوخی کنید، با انجام کارهای گفته شده به سادگی می‌توانید جلسات خود را برای حضار جالب‌تر کنید. نکته اصلی این است که سعی کنید کمی غیرقابل پیش‌بینی عمل کنید.
- حاضرین را با سوال پرسیدن غافلگیر کنید
سعی کنید تا در حین برگزاری یک جلسه آنلاین بیش از ۵ دقیقه را بدون پرسیدن هیچ‌گونه سوالی سپری نکنید، یا حتی می‌توانید از شرکت‌کنندگانتان بخواهید تا پاسخ‌های مد نظرشان را در جعبه گفتگو بنویسند. در واقع به علت اینکه شرکت‌کنندگان دوست ندارند که زمانی که آنها را صدا می‌کنید غافلگیر شوند و هنگام حرف زدن دست و پا بزنند پس با دقت بیشتری به سخنان شما گوش خواهند داد.
- سعی کنید تا سخنانتان جالب باشد
گفتن این حرف شاید خیلی ساده به نظر برسد ولی در عمل کاملا متفاوت است. برای جلوگیری از ایجاد فضایی کسل کننده برای شرکت‌کنندگان و حضار، باید روی داستانی که می‌خواهید بگویید و یا زمینه‌ای که قصد دارید در آن شرکت‌کنندگان را تحت تاثیر قرار دهید بیشتر تمرکز کنید. همچنین می‌توانید با به کار بردن کلماتی دقیق سعی در ایجاد یک تصویر واضح در ذهن حضار کنید. اگر هم فکر می‌کنید که نمی‌توانید به تنهایی از پس این مسئله بربیاید، بهتر است تا از کمک یک نویسنده یا ویراستار استفاده کنید. باور کنید که ارزش صرف هزینه شما را خواهد داشت.
- اتخاب ابزار مناسب
اگر قصد دارید تا یک جلسه کاری آنلاین و کاملا حرفه‌ای را تجربه کنید، بهتر است تا با انتخاب بهترین ابزار انجام این کار کیفیت جلسات خود را تا حد چشمگیری افزایش دهید. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار ممکن هم می‌توانید از تجربیات سایر دوستان خود در این زمینه کمک بگیرید.
- نوشتن خلاصه جلسات
آخرین نکته‌ای که در زمینه برگزاری جلسات آنلاین به شما می‌گوییم تهیه کردن خلاصه جلسه و نوشتن لیستی از مهم‌ترین نتیجه‌گیری‌های شما در طول این جلسات است. همانطور که می‌دانید هدف از برگزاری جلسات تجاری، تجزیه و تحلیل کردن وضعیت فعلی و تعیین و انتخاب روشی جدید و پر بازده است، بنابراین بهتر است تا در طی هر جلسه نکات اصلی آن را یادداشت کنید. پس از نوشتن این موارد می‌توانید آن را برای همه شرکت‌کنندگان و یا کارمندان خود ارسال کنید. در واقع کارمندان با داشتن یک خلاصه از آن‌چه که باید انجام دهند می‌توانند بسیار بهتر عمل کنند.
نتیجه گیری
شاید بتوان COVID-19 را یک فرصت طلایی برای شناخت و ارتقای جلسات آنلاین در دنیای تجارت و آموزش شناخت. نکته جالب در مورد جلسات آنلاین این است که این جلسات می‌توانند با کاهش هزینه‌های عملیاتی و صرفه‌جویی در وقت شما به بهبود همکاری و بازده کلی منجر شوند. ما در این مقاله از شبکه دانش فراپیام سعی کردیم تا شما را با ۱۰ نکته مهم و جالب در مورد جلسات آنلاین در دوران قرنطینه آشنا کنیم.
