صندوق مکانیزه فروش چیست؟

امروزه در جهان تکنولوژی و پیشرفت زندگی می‌‌کنیم. تکنولوژی به کمک بشر آمده است تا فعالیت‌‌های مختلف را ساده‌‌تر انجام دهد. وقتی در بین فعالیت‌‌های مختلف صحبت از حسابداری می‌‌شود، نیاز به تکنولوژی بیشتر خود را نشان می‌‌دهد.

در فرآیندهای حسابداری بخش‌‌های مختلفی اعم از گردش کالا، محاسبه سود و زیان، مالیات و غیره وجود دارد، که در مجموعه‌‌های بسیار بزرگ محاسبه و رسیدگی به آن‌‌ ساده نیست. یکی از ابزارهایی که به کمک این فرایندها آمده است، صندوق مکانیزه فروش است، که در این مقاله درمورد چیستی آن صحبت خواهیم کرد.

صندوق مکانیزه فروش

حتماً در فیلم‌‌ها و مستندات قدیمی، دیده‌‌اید که در دهه‌‌های پیش از ظهور تکنولوژی از یک مخزن نگهداری پول به نام دخل در فروشگاه‌‌ها استفاده می‌‌شد که دارای یک کشو برای نگه داری پول نقد بود. این دستگاه دارای قفل بود و مانند یک گاو صندوق کوچک عمل می‌‌کرد.

صندوق مکانیزه‌‌ فروش نیز چنین چیزی است، با این تفاومت که یک کامپیوتر کوچک به این دخل متصل است. این کامپیوتر معمولاً با یک نرم ‌‌افزار حسابداری تجهیز می‌‌شود تا فروش‌‌ها، تعداد کالای فروخته شده، سود، زیان و گردش کالا را محاسبه کند.

حتماً این دستگاه‌‌ها را در فروشگاه‌‌های زنجیره‌‌ای، رستوران‌‌ها و هتل‌‌ها دیده‌‌اید. در فروشگاه‌‌ها معمولاً یک بارکدخوان نیز به آن متصل می‌‌شود تا فرایند بررسی خرید مشتریا راحت‌‌تر صورت گیرد و صف‌‌های طویل تشکیل نشود. در رستوران‌‌ها به کمک این دستگاه می‌‌توان سفارش مشتری را بر اساس منویی از پیش تعیین شده انتخاب کرد و به تبع آن پرداخت هر میز راحت‌‌تر صورت می‌‌گیرد.

چرا باید از صندوق مکانیزه فروش استفاده کنیم؟

دلایل استفاده از صندوق مکانیزه فروش به شرح زیر است:

1. سهولت و کاهش زمان

اولین مزیتی که چرایی استفاده از صندوق مکانیزه فروش را نشان می‌‌دهد، سهولت در انجام امور حسابداری است. طبیعی است که کم کردن از زمان محاسبات پیچیده، راهی خوب برای سهولت بخشیدن به روندها است. پیش از این دستگاه‌‌ها، فاکتورها به صورت دستی تنظیم می‌‌شدند، بنابراین جدای از زمانی که برای مدیریت آن‌‌ها لازم بود، ممکن بود نوشتن آن‌‌ها با اشتباه روبرو شود.

امروزه این طور نیست و صندوق مکانیزه فروش، به کمک بارکدخوان به راحتی تشخیص می‌‌دهد که هر شخص چه کالایی و از هر کالا چند عدد خریداری کرده است، یا این که چه غذایی، یا چه اتاقی رزرو کرده است.

2. گزارش‌‌گیری

نیاز به تنظیم گزارش‌‌های مالی مختلف در پایان روز، هفته یا ماه و در پایان پیک‌‌های خاص بسیار ضروری است. برای مثال خرید از فروشگاه در هفته پایانی اسفند ماه زیاد می‌‌شود و فروشگاه‌‌ها نیاز دارند تا هر ساله این هفته خاص را با زمان مشابه در سال‌‌های قبل مقایسه کنند. همچنین در تعطیلات خاص بررسی وضعیت درآمد هتل‌‌ها به آن‌‌ها کمک می‌‌کند تا برای آینده تصمیم‌‌گیری کنند.

بنابراین تهیه گزارش از فرآیندهای مهم است که امکان تنظیم بدون خطای دستی آن به هیچ وجه وجود ندارد. صندوق مکانیزه فروش، می‌‌تواند این کار را به راحتی انجام دهد.

3. انجام سریع محاسبات

سرعت در انجام محاسبات منجر به مزیت اول، یعنی کاهش زمان انتظار می‌‌شود. تصور کنید ۲۰ نفر از یک فروشگاه خرید کرده‌‌اند و حالا در صفی منتظر هستند تا نوبت به آن‌‌ها برسد. مسلماً اگر محاسبات دستی انجام شود، هرچند با دقت و بدون خطا، زمان انتظار را زیاد می‌‌کند. بنابراین از صندوق مکانیزه فروش، استفاده می‌‌شود تا بلافاصله بعد از گذر کالا از بارکدخوان، قیمت آن ثبت شده و با سایر کالاها جمع زده شود.

4. کاهش خطا در ثبت

سرعت خوب است، اما کاهش خطا مهم‌‌تر از آن است. خوشبختانه صندوق مکانیزه فروش، خطاهای انسانی دخیل در ثبت اطلاعات را به حداقل می‌‌رساند. از آن جایی که اطلاعات حسابداری اعداد و ارقام هستند، امکان خطا در آن‌‌ها بیشتر است.

دست خط‌‌های مختلف ممکن است خواندن آن‌‌ها را دشوار کند و جا به جایی یک رقم کوچک می‌‌تواند تفاوت زیادی در محاسبات نهایی ایجاد کند. بنابراین ثبت الکترونیک فروش‌ها راه‌‌حل خوبی برای کاهش خطا است.

5. افزایش دقت در محاسبات

استفاده از صندوق مکانیزه فروش، این امکان را فراهم می‌‌کند که از نرم‌‌افزارهای دقیق برای محاسبات استفاده کنیم. نرم افزار مالی تمام فرمول‌‌های موجود، روندها و مفاهیم را به شکا کد درآورده‌‌اند و شما کافی است از هر روندی که مدنظر دارید استفاده کنید. این برنامه‌‌ها بسیار مهم هستند، بنابراین تیم‌های مجرب برنامه‌‌نویسی آن را طراحی و پیاده سازی می‌‌کنند که از هر نظر بهینه و دقیق هستند.

استفاده از صندوق مکانیزه فروش برای چه مشاغلی مفید است؟

تا به این جا به فروشگاه‌‌ها، رستوران‌‌ها و هتل‌‌ها به عنوان سه شغلی که استفاده از صندوق مکانیزه فروش، برای آن‌‌ها مفید و مناسب است اشاره کردیم. اما به جای آن که یک به یک مشاغل را نام ببریم، می‌‌توانیم چنین تعریفی ارائه دهیم:

1. صندوق مکانیزه فروش برای مشاغلی مناسب است که، کالاهای مختلفی می‌‌فروشند و انبار آن‌‌ها نیاز به مدیریت دقیق داد. این فروش می‌‌تواند عمده یا خرد باشد.
2. مجموعه‌‌های خدماتی، که خدمات متنوعی دارند. در واقع وقتی از تعداد محصولات و خدمات صحبت می‌کنیم به این منظور به صندوق مکانیزه فروش، نیاز است که می‌‌توان به راحتی انتخاب انجام داد.
3. بنابراین چه از دید مشتری و چه از دید فروشنده یا ارائه‌‌دهنده محصولات و خدمات، صندوق مکانیزه فروش راهی برای طی کردن فرایندی راحت‌‌تر و مطمئن‌‌تر است.

تأثیر استفاده از صندوق مکانیزه فروش بر اقتصاد

نظام مالیاتی بخشی از اقتصاد حاکم بر کشور است. چنانچه کسب و کارها بتوانند درامد، سود و زیان خود را به درستی ثبت کنند، مالیاتی که باید بپردازند به درست‌‌ترین شکل ممکن محاسبه می‌‌شود. این فقط بخشی از ماجرا است. برای پرداخت مالیات نیاز به گزارش‌‌ها و صورت‌‌های مالی مختلف است.

چنانچه تمام موارد ریز و درشت مالی با استفاده از صندوق مکانیزه فروش، ثبت شودف استخراج صورت‌‌های مالی نیز راحت‌‌تر خواهد بود. بنابراین نه تنها مجموعه رقم اشتباهی خواهد پرداخت، بلکه می‌‌تواند فرآیندهای قانونی مربوط به مالیات را نیز به درستی طی کند. 

همچنین مردم خود علاقه بیشتری به استفاده از این دستگاه‌ها دارند، چرا که شفافیت اقتصادی را به دنبال دارد. برای مثال تصور کنید در یک فروشگاه محصولاتی که بارکد دارند و قیمت روی آن‌ها به صورت واضح درج نشده است را به صورت سنتی خریداری کنید. اتفاقی که می‌‌افتد این است که هرگز نمی‌‌توانید مطمئن شوید که آیا فروشنده جانب صداقت را رعایت کرده است یا خیر.

اما وقتی از صندوق مکانیزه فروش مجهز به بارکدخوان استفاده می‌‌شود، شما می‌‌تواندی مطمئن شوید که قیمت براساس میزان مشخص محاسبه می‌شود و دخل و تصرفی در آن نشده است.

نحوه دریافت صندوق مکانیزه فروش

تهیه و استفاده از صندوق مکانیزه فروش، باید بر طبق قوانین مصوب انجام گیرد. برطبق قانون، سه گروه شغلی مجاز به دریافت این دستگاه هستند. همانطور که پیش‌‌تر اشاره کردیم، بحث تأثیر بر شفافیت اقتصادی وجود دارد، که همین امر موجب نیاز به تنظیم قانون شده است. بر اساس قانون مشاغل به سه دسته زیر تقسیم می‌‌شوند:

دسته اول

• سازندگان و فروشندگان جواهر اعم از عمده فروش، خرده فروش، طلاساز و جواهر ساز
• فروشندگان عمده و خرد آهن آلات
• فروشندگان عمده و نمایندگان فروش لوازم صوتی و تصویری
• فروشندگان عمده و نمایندگان فروش انواع رایانه و قطعات سخت‌افزاری
• فروشندگان عمده و نمایندگان فروش ماشین‌های اداری و لوازم و قطعات و تجهیزات مربوط به آن‌‌ها
• فروشندگان عمده و نمایندگان فروش لوازم خانگی شامل برقی، گازی و نفتی
• هتل و هتل آپارتمان که سه ستاره یا بیشتر دارند
• تالارهای پذیرایی
• رستوران‌‌ها اعم از سنتی و معمولی
• مشاوران املاک و مستغلات
• داروخانه‌ها

دسته دوم

• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش لوازم یدكی خودروهای سبك و سنگین و ماشین‌آلات راه ‌سازی، کشاورزی و ساختمانی
• صاحبان تعمیرگاه‌‌های مجاز خودروهای سبک و سنگین و انواع و ماشین‌‌‌آلات راه‌‌‌سازی، كشاورزی و ساختمانی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش تجهیزات و تأسیسات حرارتی و برودتی، شوفاژ و تهویه مطبوع و لوازم مربوط
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش لوازم بهداشتی ساختمان
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش تزئینات ساختمان اعم از موكت، كفپوش، پرده، كاغذ دیواری، شومینه و تزیینات چوبی و فلزی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش انواع تلفن‌‌های ثابت و بی‌سیم، به همراه تجهیزات جانبی آن
• تولیدكنندگان و فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش مبل، دست سازه‌‌های چوبی و فلزی و غیرفلزی اعم از اداری و خانگی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش فرش ماشینی، تابلو فرش، موكت و قالیچه
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش لوازم آرایشی و بهداشتی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش لوازم طبی بیمارستانی، آزمایشگاهی و دندان پزشکی و دندان سازی و انواع لوازم وتجهیزات پزشکی

دسته سوم

• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش لاستیک
• نمایشگاه‌‌‌های اتومبیل اعم از سواری، باری، مسافربری، ماشین‌‌‌آلات راهسازی، کشاورزی و صنعتی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش مصالح ساختمانی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش تأسیسات الکترونیکی، مکانیکی ساختمان
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش انواع رنگ ساختمان، صنعتی و اتومبیل
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش مواد شیمیایی
• نمایندگی فروش شرکت‌های توزیع کالاهای داخلی و وارداتی
• نمایندگی فروش شرکت‌‌ها و موسسات تجاری و صنعتی اعم از داخلی و خارجی
• فروشندگان عمده، خرد و نمایندگان فروش یخچال ‌‌های صنعتی و ویترینی
• بار‌فروشان و فروشندگان میوه و تره‌بار و صاحبان میادین تره‌‌بار

اقدام برای دریافت صندوق مکانیزه فروش

لیست مشاغل را سازمان مالیات اعلام کرده است. افرادی که مشمول هستند، باید بسته به گروه شغلی، از سایت سامانه صندوق مکانیزه فروش و حسابداری اصناف ایران، نرم‌‌افزار مربوط به خود را دانلود کرده و در سیستم فروش خود نصب کنند.

در این سامانه نحوه استفاده از سیستم به خوبی توضیح داده شده است و صاحبان مشاغل با ایجاد یک حساب کاربری برای خود قادر به استفاده از امکانات مختلف سامانه خواهند بود. به افراد مشمول قانون استفاده از این دستگاه که جدیداً کسب و کار خود را راه­اندازی کرده­اند، توصیه می­کنیم قوانین را مطابق تاریخ پیگیری کنند، چرا که ممکن است تغییری در آن ایجاد شود.

ثبت در سامانه حافظه مالیاتی

وقتی که مؤدیان مشمول، دستگاه صندوق مکانیزه فروش خود را خریداری کرده و سیستم نرم‌‌‌‌افزاری مناسب را روی آن نصب کردند، باید به منظور شفاف‌‌‌‌سازی وضعیت مالیاتی در سامانه حافظه مالیاتی در سایت سازمان مالیات کشور ثبت نام کنند.

مراحل ثبت نام به این صورت است که ابتدا وارد سایت شده و اطلاعات واحد صنفی را انتخاب می‌‌‌‌کنند. سپس نوع دستگاه صندوق مکانیزه فروش یا نرم‌‌‌‌افزار مورد استفاده را انتخاب می‌‌‌‌کنند. در این مرحله اگر بر اساس دستگاه پیش بروند، باید موارد زیر را مشخص کنند:

• مدل
• سریال
• تاریخ خرید
• تاریخ نصب
• شروع به کار
• شماره فاکتور
• مشخصات فروشنده

حال اگر ثبت نام بر اساس نرم‌‌‌‌افزار حسابداری صورت بگیرد، این اطلاعات به شکل زیر دریافت خواهند شد:

• شرکت تولید کننده
• نام نرم افزار
• نسخه نرم افزار
• قابلیت‌ها
• تاریخ نصب و بهره برداری

در مرحله بعد از شما خواسته می‌‌‌‌شود اطلاعات جزئی‌‌‌‌تری از دستگاه و نرم‌‌‌‌افزار خود ارائه دهید. در مرحله آخر فرآیند ثبت نام، رمزی دریافت خواهید کرد که برای مراجعات بعدی و انجام ویرایش در اطلاعات به آن نیاز خواهید داشت. نکته‌‌‌‌‌ای جالب وجود دارد، که اگر مؤدیان از نرم‌‌‌‌‌افزارهای حسابداری متناسب با نوع شغل خود و مطابق با آخرین قوانین مالیاتی باشد استفاده کنند، می‌‌‌‌‌توانند مشمول قوانین معافیت مالیاتی شوند.

امکان استفاده از صندوق مکانیزه فروش

به این موضوع اشاره کردیم که قوانینی برای استفاده و دریافت این دستگاه‌‌‌ها و سیستم‌‌‌های مرتبط با آن‌‌‌ها تنظیم شده است. در بخشی از این قانون که در سال ۱۳۹۸ تصویب شده است، در هر استان کارگروهی جهت رسیدگی به این امور تشکیل شده است.

برخی افرادی که مشمول بهره‌‌‌گیری از صندوق مکانیزه فروش هستند، ممکن است ادعا کنند که امکان استفاده از آن را ندارند. کارگروه ذکر شده باید بررسی کند که دلیل این ناتوانی چیست. عموماً یکی از موارد زیر ممکن است دلیل این عدم توانایی باشد.

• ویژگی‌های جسمی
• منطقه جغرافیایی
• سابقه مالیاتی
• زیرساخت­ها و امکانات سخت افزاری و نرم‌‌‌ افزاری

چنانچه مشخص شود که هر یک از این دلایل باعث عدم استفاده مؤدیان مشمول از صندوق مکانیزه فروش شده است، شرکت‌‌‌های معتمد ارائه دهنده خدمات منطقه موظف هستند، جهت راه اندازی سیستم، ایجاد زیر ساخت‌‌‌ها و آموزش مؤدیان اقدام کنند.

این خدمات به نحوی ارائه می‌‌‌شود که در صورت هرگونه دیرکرد مالیاتی، مسئولیت‌‌‌ها و جریمه‌‌‌های آن بر عهده شرکت ارائه خدمات مالیاتی خواهد بود.

سخن پایانی

ما هر روزه با دستگاه‌‌های صندوق مکانیزه فروش، روبرو هستیم و چه به عنوان مشتری، چه به عنوان فروشنده محصول یا خدمت از آن استفاده می‌‌کنیم. به عنوان مشتری، مزیتی که این دستگاه ما را از آن بهره‌‌مند می‌‌کند، اطمینان از قیمت‌‌ها و به حداقل رساندن زمان انتظار است. اما اگر از صاحبان مشاغل باشیم، موضوع جدی‌‌تر است.

به صندوق مکانیزه فروش، باید به عنوان راه‌‌حلی برای پیچیدگی‌‌های حسابداری نگاه کرد. خوشبختانه علم و تکنولوژی در این دستگاه و سامانه‌‌های نرم‌‌افزاری آن در کنار یکدیگر آمده‌‌اند تا تجربه‌‌ای عالی از امور حسابداری کسب و کار خود به دست آوریم.

از آن جایی که دولت خود قانون استفاده از صندوق‌‌‌‌‌‌های مکانیزه فروش را تصویب کرده است و برای آن جزئیات مختلفی را در نظر گرفته است، باید به گوییم که استفاده از این دستگاه‌‌‌‌‌‌ها، مزایای گسترده‌‌‌‌‌‌تری دارد که در جهت رفع مشکلات مالیاتی و مدیریتی سازمان مالیات کشور هستند.

بیشتر بخوانید :

• طراحی نظام های مالی مکانیزه
• نرم افزار خدمات پس از فروش فراپیام
• فروشگاه ­های اینترنتی و دغدغه تأمین کالا
• صنعت لوازم خانگی و نرم افزار خدمات پس از فروش
• مدیر فروش (Sales Manager) کیست؟

نویسنده: احسان مهدیزاده