راهکارهای خرید نرم افزار حسابداری

انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری کاری بسیار دشوار است و نیاز به تخصص دارد به علاوه خرید نرم افزار اشتباه بدون شک کسب و کار شما را دچار بحران خواهد کرد ، ولی اگر اطلاعات کافی در این زمینه داشته باشید می توانید خرید خود را با دید باز انجام دهید و انتخاب بهتری داشته باشید ، حال سوال اینجاست که هنگام خرید یک نرم افزار چه سوالاتی از خود بپرسیم ؟

در واقع هنگام خرید یک نرم افزار بهتر است سعی کنیم سوالات زیر را جواب بدهیم :

• در حال حاضر چه نیاز هایی داریم که خرید نرم افزار آنها را مرتفع می کند؟
• چشم انداز ما برای استفاده از این نرم افزار در آینده چیست و چه انتظاراتی از آن خواهیم داشت ؟
• چه مقدار می خواهیم برای این نرم افزار هزینه کنیم ؟

در حال حاضر چه نیاز هایی داریم که خرید نرم افزار آنها را مرتفع می کند ؟

داشتن یک نرم افزار حسابداری کمک شایانی به پیشرفت آن کسب و کار می نماید. در کنار این موضوع امکان گزارش گیری از وضعیت مالی و حسابداری، کنترل عملکرد و وضعیت حساب ها و موجودی ها برای تصمیم گیری راحت تر می تواند سختی کار روزانه را کمتر کند. لذا وجود چنین نرم افزاری در کسب و کار میتواند به آن کسب و کار رونق بیشتری دهد. پس بسیار مهم است که درک خوبی از وضعیت کسب و کار خود داشته باشیم مثلا :

اگر کسب و کار به تازگی راه اندازی شده است یا اینکه یک استارت آپ هستید

استفاده از نرم افزار حسابداری در شروع کسب و کارتان احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد. در واقع بهتر است شما از روز اول اطلاعات مالی خود را وارد نرم افزار کنید . عقب انداختن ثبت اطلاعات حسابداری در نرم افزار یک اشتباه بزرگ است.

اگر جزو کارآفرینان کهنه کار هستید

و در حال حاضر نرم افزاری که از آن استفاده می کنید جوابگوی شما نیست نیز بهتر است به زودی برای تعویض نرم افزار خود اقدام کنید چون هر چقدر بیشتر با نرم افزار نامناسب پیش بروید در آینده مشکلات بیشتری پیش روی شما خواهد بود.

حتی اگر کسب و کار شخصی خود را دارید

از نرم افزار مالی برای رسیدگی به حساب و کتاب های خود غافل نشوید چون این نرم افزار ها اطلاعاتی به شما خواهند داد که کسب و کارتان را به طور باور نکردنی ارتقاء خواهد داد .

بنابر این کسب و کارتان در هر وضعیتی که هست با تمرکز بر روی نیازها یتان می توانید بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید. برای اینکه بتوانید راحت تر نیاز های نرم افزاری خود را بشناسید می توانید نکات زیر را در نظر بگیرید :

آیا کارهای مالی شما به طور عجیبی دشوار و گیج کننده است :

با توجه به فرآیند ها و وظایف متنوع از جمله لیست حقوق و فروش روزانه و …. یک نرم افزار حسابداری می تواند تمامی فرآیند های شما را یکپارچه کند و اطلاعات شما را از سایر سیستم ها جمع آوری کند. بنابراین این یکپارچگی مالی برای شما سادگی روند مالی را به ارمغان خواهد آورد. البته در نظر داشته باشید همه نرم افزارهای حسابداری یکسان نیستند. بسیاری از نرم افزارها حسابداری بسیار پیچیده و دارای ویژگی هایی هستند که مناسب کسب و کارهای بزرگ بوده و برای کسب و کارهای کوچک مناسب نیست. اگر نرم افزار کنونی سازمانتان بسیار پیچیده است ، سریعا یک نرم افزار حسابداری ساده و متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید.

ممکن است کنترل تمام قوانین مالی و مالیاتی برایتان دشوار باشد :

اگر هیچ آگاهی وشناختی از قوانین حسابداری و یا مالیاتی ندارید؟ جای نگرانی ندارد، بسیاری از نرم افزارهای حسابداری شامل تمامی این قوانین می شوند. شما نمی توانید با محاسبات دستی و کاغذی این کارها را انجام دهید.

شاید کنترل عملکرد پرسنل شما را دچار مشکل کرده است :

با یک نرم افزارخوب شما قادر خواهید بود تا میزان فروش و خرید خود را کنترل و نظارت کنید. حتی اگر در سازمان حضور فیزیکی ندارید، قادر خواهید بود تا میزان منابع و مصارف سازمان خود را در سال و یا در لحظه کنترل کنید.

پس در قدم اول دغدغه های خود را با سوالاتی از این دست مطرح کنید تا نیازسنجی اولیه از وضعیت موجود به دست آوردید.

چه مقدار می خواهیم برای این نرم افزار هزینه کنیم؟

نرم افزار حسابداری با توجه به ویژگی ها و امکاناتی که شما انتخاب می کنید هزینه متفاوتی دارند. بعضی از توسعه دهنده های این نرم افزارها، مدل های اشتراکی برای هر کدام از بسته های نرم افزاریشان در نظر می گیرند، بعضی دیگر نسخه رایگان نرم افزار حسابداری را با عملکرد های ابتدایی یا تعداد کاربر محدود و یا تعداد سند محدود در اختیار مخاطبین قرار می دهند.

شما با هر هزینه ای می توانید صاحب یک نرم افزار حسابداری پایه شوید اما ممکن است این نکته را نادیده بگیرید که همیشه قیمت نمی تواند فاکتور اصلی برای تصمیم گیری باشد به این دلیل که شما ممکن است نرم افزاری با قیمت کم انتخاب کنید ولی شرکت تولید کننده نرم افزار نتواند پشتیبانی مناسبی به شما ارائه دهد یا اینکه به موقع و به میزان مناسب نرم افزار خود را ارتقاء ندهد اینها نکات بسیار مهمی است که به صورت غیر مستقیم در قیمت نرم افزار ها تاثیر گذارند بنابراین حتما به سابقه شرکت تولید کننده نرم افزار تنوع محصولات آن شرکت و میزان رسیدگی به محصولات را جدی بگیرید و فقط به مبلغ خرید توجه نکنید.

حال که نیاز های خود را کامل شناختید وقت این است که خصوصیات نرم افزار ها را نگاه کنید و نرم افزاری را که انطباق زیادی با کسب و کارتان دارد انتخاب کنید برای مثال خصوصیات زیر را می توان برای انتخاب یک نرم افزار مالی در نظر بگیرید.

وظایف پایه ای حسابداری:

نرم افزار انتخابی شما باید حداقل امکانات اصول حسابداری را داشته باشد بیشتر کسب و کارهای کوچک می توانند با نرم افزارهای حسابداری دارای حداقل قابلیت‌ها کار کنند. از جمله این ویژگی ها می توان ” ثبت فاکتور ، کنترل درآمدها و هزینه ها، گزارش گیری مالی و مدیریت مشتریان و فروشندگان” را نام برد.

ایجاد و ساختن قالب گزارش :

یک نرم افزار می تواند گزارشات روتین و کاربردی را دارند ولی بهتر است امکان طراحی گزارشات جدید را نیز داشته باشند.

ابزار های مناسب برای استخراج گزارشاتی که باید به سازمانها داده شود :

نرم افزاری که ویژگی هایی مثل: محاسبه خودکار مالیات با نرخ های مالیاتی متعدد و همچنین تهیه گزارش‌های مالیاتی را تنها با یک کلیک برایتان امکان پذیر می‌نماید و یا در ارائه گزارشات بیمه ابزارهای مناسب دارند می‌تواند خیال شما را از بابت این امور راحت کند .

دسترسی چند کاربر:

بیشتر نرم افزارهای حسابداری دارای قابلیت استفاده توسط چند نفر می‌باشند. ( چندکاربره بودن نرم افزار) بدین منظور که شما و حسابدارتان بطور همزمان میتوانید با نرم افزار کارکنید و شما مجبور نیستید تمام کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید.

ارتباط با ابزار هایی مثل بارکد خوان یا دستگاه ثبت ورود خروج پرسنل:

نرم افزاری که انتخاب می کنید بهتر است قابلیت اتصال با دستگاه ها و ابزارهایی از این دست را داشته باشد.

مطمئن شوید که نرم افزار ی که تهیه می کنید راهکارهای مناسب با کسب و کار شما ارائه دهد:

عموما نرم افزارها راهکارهایی متناسب با انواع کسب و کار ها ارائه می دهند توجه کنید نرم افزاری که انتخاب می کنید برای کسب و کار شما مناسب باشد

به علاوه هنگام خرید باید به موارد زیر نیز دقت کنید

• • نرم افزار حسابداری از نظر ابعاد ، مناسب چه کسب و کارهایی است؟

کسب کارهای ۱-۱۰ نفر – کسب کارهای ۱۰-۱۰۰ نفر -کسب کارهای ۱۰۰-۲۰۰ نفر و بزرگتر

• • تنوع سبد محصول نرم افزار چقدر است ؟

شرکت های بازرگانی – شرکت های تولیدی – شرکت های خدماتی – کسب و کارهای آنلاین و….

• • نرم افزار قابلیت ارائه چه گزارش هایی را دارد ؟

گزارشات لحظه ای – گزارشات تحلیلی – گزارشات هوش تجاری – تولید گزارشات توسط خود کاربر

• • پشتیبان گیری از داده ها به چه شکل است؟

اتوماتیک و خودکار – به شکل دستی – امکان استفاده از فضای ابری و…..

• • امنیت اطلاعات و سطوح دسترسی در نرم افزار چگونه پیاده سازی شده است ؟

از طریق قفل سخت افزاری و امضای دیجیتال – از طریق نام کاربری و رمز عبور – از طریق خاصیت های بیولوژیکی کاربر

• هزینه خرید نرم افزارو ارائه پشتیبانی نرم افزار در طول پنج سال چگونه است ؟

پشتیبانی سالانه و در محل مشتری – پرداخت به شکل نقد – اقساط و…

با در نظر گرقتن تمامی مواردی که گفته شد شما می توانید نرم افزاری متناسب با کسب و کار خود انتخاب کنید البته فراموش نکنید که انتخاب نرم افزار قدم اول در مرحله بعد باید تمرکز خود را روی راه اندازی نرم افزار خریداری شده بگذارید تا بتوانید بهترین بهره را از خرید خود ببرید در مقالات بعدی حتما به این موضوع می پردازیم.

نبایدهای انتخاب نرم افزار حسابداری

به غیر از تمام بایدها و نکاتی که تا به اینجا برای انتخاب صحیح نرم افزار حسابداری عنوان کردیم، حال وقت آن است که گریزی هم به نبایدهای این موضوع داشته باشیم. در واقع گاهی، یک سری از توقعات نادرست از سیستم‌های حسابداری، صاحبان کسب‌وکار را دچار مشکل می‌کند. با آگاهی و رفع این توقعات نادرست می‌توان نرم افزار حسابداری بهتری را به کار گرفت. نبایدهای این امر به قرار زیر هستند:

• نباید به دنبال بهترین نرم‌افزار حسابداری باشید!

برخی از صاحبان کسب‌وکارها در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری، در صدد یافتن بهترین نرم‌افزارها هستند. اما این یک روش اشتباه برای انتخاب این نوع نرم‌افزارها است. چون در یک نگاه کلی، نرم‌افزاری کامل به حساب می‌آید که دارای گزینه‌های متعددی باشد. این در حالی است که اگر کسب‌وکار شما یک کسب‌وکار متوسط یا کوچک باشد، در صورت استفاده از چنین نرم‌افزاری، بیشتر گزینه‌های آن برای شما بلااستفاده باقی می‌مانند. یعنی مجبور می‌شوید بخاطر کامل‌تر بودن نرم‌افزار، هزینه بسیار بیشتری را بابت آن پرداخت کنید، در حالی‌که کارایی بیشتری برای شما نخواهد داشت. بنابراین طبق آن‌چه که تا به اینجا مورد بحث قرار دادیم، به دنبال نرم‌افزار متناسب با فعالیت کاری خود باشید و ایده یافتن بهترین نرم افزار حسابداری را کلاً از ذهن‌تان بیرون کنید.

• نباید ساده از پشتیبانی نرم‌افزار عبور کنید!

متأسفانه بیشتر نرم افزارهای حسابداری، فاقد پشتیبانی مناسب هستند. این امر ممکن است برای مصرف کنندگان، مشکلات جدی ایجاد کند. به همین خاطر در هنگام بررسی فاکتورهای لازم جهت انتخاب نرم‌افزار حسابداری، به پشتیبانی آن دقت داشته باشید. به طوری که اگر زمانی در استفاده از نرم‌افزار به مشکل برخورد کردید، تیم پشتیبانی آن پاسخگوی مشکل شما باشند و برای رفع آن شما را راهنمایی نمایند. برای این موضوع می‌توانید در مرحله پیش از خرید، به پشتیبانی وبسایت شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار حسابداری موردنظر خود پیام بدهید و سرعت و دقت پاسخگویی آنلاین ایشان را بسنجید. یادتان باشد که یک نرم افزار حسابداری، هرچقدر هم متناسب با کسب‌وکار شما و ایده‌آل باشد، باز هم ممکن است در استفاده از آن نیاز به راهنمایی داشته باشید. پس به راحتی از پشتیبانی آن عبور نکنید.

• نباید نظر پرسنل خود را نادیده بگیرید!

برخی از صاحبان کسب‌وکارها در انتخاب نرم‌افزار حسابداری به نظرات پرسنل خود توجه نمی‌کنند. بلکه صرفاً خود به دنبال انتخاب یک نرم‌افزار مناسب می‌روند و اغلب هم در انتخاب این مهم با مشکل روبه‌رو می‌شوند. گاهاً پرسنل یک کسب ‌و کار بسیار بهتر از صاحب آن کسب ‌و کار با جزئيات حسابداری آن آشنایی دارند و بهتر می‌توانند در انتخاب نرم‌افزار حسابداری اقدام نمایند. پس اگر در آستانه انتخاب نرم‌افزار حسابداری هستید و افرادی به عنوان پرسنل و کارمندان شما در حال فعالیت هستند، حتماً قبل از مراجعه برای خرید نرم‌افزار حسابداری، نظر آن‌ها را جویا شوید.

• نباید همه چیز را به حسابدارتان بسپارید!

اگر شما خود صاحب کسب‌وکار هستید اما دانش و تخصصی در زمینه حسابداری ندارید، باید در اسرع وقت دانش کافی در این زمینه را کسب نمایید. البته لازم نیست به اندازه یک حسابداری حرفه‌ای در امر حسابرسی مهارت داشته باشید؛ بلکه صرفاً باید یک دانش اولیه در مورد آن به دست آورید. در این صورت، خود شخصاً می‌توانید به صحیح یا ناصحیح بودن امور حسابرسی پی ببرید. بیشتر صاحبان کسب‌وکار که خود هیچ‌گونه دانش حسابداری ندارند، نه تنها در انتخاب نرم‌افزار، بلکه در کلیه امور، همه چیز را به دست حسابدار می‌سپارند. این به معنی بی‌اعتمادی نسبت به حسابدار نیست؛ اما وقتی صاحب یک کسب‌وکار خود بتواند تا حدی از امور حسابداری سر دربیاورد، در امر حسابداری نیز بهتر می‌تواند به حسابدار خود کمک کند. در امر انتخاب نر‌م‌افزار حسابداری هم، اگر خود صاحب کسب‌وکار، حسابدار و دیگر پرسنل با هم در این باره تصمیم بگیرند، یقیناً نرم‌افزار کارآمدتری انتخاب خواهد شد.

می‌بینید که با در نظر گرفتن این نبایدها، بهتر می‌توانید به انتخاب یک نرم‌افزار متناسب با فعالیت خود بپردازید. این در حالی است که اگر نکات نامبرده را رعایت نکنید، امکان انتخاب یک نرم‌افزار نامناسب بیشتر می‌شود. آن‌گاه هربار مجبور می‌شوید پس از تمام شدن یک دوره مالی،‌ نرم‌افزار خود را تغییر دهید. اما توصیه ما به شما این است که یکبار با در نظر گرفتن نکات بیان شده، به درستی به انتخاب نرم افزار حسابداری خود بپردازید تا بعدها مجبور نباشید آن را تغییر دهید.

کلام آخر

مقاله فوق بخش کوچکی از مسیر انتخاب یک نرم افزار وب است حتما شما نیز در این زمینه تجاربی دارید که بسیار ارزشمند است پس حتما تجارب خود را با ما درمیان بگذارید.

نویسنده: احسان مهدیزاده