این نکات ضروری را در حسابداری حقوق دستمزد از دست ندهید

این نکات ضروری را در حسابداری حقوق دستمزد از دست ندهید

هزینه حقوق و دستمزد در مؤسسات و سازمان ها سهم نیروی کار را در تولید محصولات و ارائه ی خدمات نشان میدهد. و یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی اغلب موسسات به شمار می آید بنابراین به عنوان یک عامل مهم در هزینه مستلزم اندازه گیری، تجزیه وتحلیل مستمر و کنترل می باشد.

از مهمترین وظایف حسابداران رسیدگی به امور هزینه حقوق و دستمزد میباشد زیرا محاسبه دقیق و موشکافانه حقوق و دستمزد و پرداخت درست و به موقع به کارکنان شرکت در برقراری ارتباطی صمیمی و دوستانه میان کارکنان یک شرکت و کارفرمایان آن نقشی موثر دارد.

هزینه ی حقوق و دستمزد متشکل از مجموع مبالغ پرداختی به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه به کارمندان مؤسسه می باشد. هزینه حقوق و دستمزد علاوه بر دستمزد ثابت(حقوق پایه) ، شامل موارد ذیل نیز می باشد:

نوبت کاری، شب کاری، اضافه کاری، حق ایاب و ذهاب، حق اولاد و عائله مندی، حق مسکن و خواروبار، حق مأموریت، پاداش افزایش تولید، عیدی (پاداش آخر سال)، هزینه های کارآموزی، سهم از مؤسسه، بازخرید مرخصی، مزایای غیر نقدی مانند واگذاری اتومبیل و مسکن به کارکنان نیز می باشد.

علاوه بر موارد فوق به حقوق و دستمزد باید هزینه های بیمه بیکاری، تأمین اجتماعی در بخش سهم کارفرما و در بعضی موارد غذای رایگان کارکنان نیز اضافه شود.

ثبت حسابداری حقوق و دستمزد از اصلی ترین اسناد ثبتی در نرم افزار حسابداری شرکتی می باشد و در پایان هر ماه به عنوان آخرین سند ثبت میگردد .

بدین منظور لازم است تمامی هزینه ها را به تفکیک پروژه در سطح تفضیلی با عنوان هزینه حقوق ثبت گردد ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری در ۲ سند مجزا انجام میشود .

-۱ثبت سند شناسایی هزینه حقوق و دستمزد

۲-پرداخت حقوق و دستمزد و پرداخت سایر بدهیها مانند حق بیمه تامین اجتماعی و مالیات بر حقوق پرداختنی

در قسمت بدهکار سند سرفصل هزینه های حقوق و دستمزد بنا بر کارکرد ماهانه کارکنان ( پایه حقوق) ،اضافه کار ، عائله مندی ، حق مسکن ، بن های کارگری و ۲۳% سهم بیمه کارفرما (جمع حقوق و مزایای مشمول بیمه و .. لحاظ میشود

در قسمت بستانکار سند حقوق و دستمزد مطالبات کارکنان ( از جمله مساعده ها و علی الحسابها و …)که به مبلغ حقوق

در سر فصل کل حسابهای یرداختنی بستانکار میشود و سایر بستانکاران ( از جمله بستانکاران غیر تجاری )که سازمان امور مالیاتی (به مبلغ کسورات مالیات حقوق ) و اداره تامین اجتماعی (به مبلغ ۷%سهم بیمه شده ، ۲۳% بیمه بیکاری که البته معافیت بیمه ای باید مد نظر گرفته شود برای مثال کارفرما از بیمه بیکاری معافیت دارد و تنها ۲۰% سهم کارفرما را شامل میشود ) در معین با سر فصل سازمان امور مالیاتی و اداره تامین اجتماعی در زیر مجموعه حساب کل بستانکاران غیر تجاری – دولتی ثبت می گردد

قالب کلی سند حسابداری هزینه حقوق و دستمزد به شرح زیر است :

هزینه حقوق پایه *****

هزینه فوق العاده مسکن و خوابار *****

هزینه حق اولاد *****

هزینه بن کارگری *****

۲۳%سهم کارفرما *****

کارانه *****

ماموریت و اضافه کاری و سایر *****

حقوق و دستمزد پرداختنی *****

مالیات بر حقوق پرداختنی *****

۳۰%حق بیمه تامین اجتماعی *****

نکات و دانستنی های مربوط به سیستم حقوق و دستمزد

با توجه اهمیت حقوق و دستمزد در سازمانها توجه و رعایت برخی نکات در این بخش میتواند در ایجاد شفافیت بیشتر در سازمانها مورد توجه قرار گیرد

حال ممکن است در برخی موارد شرکت با آیتمهای خاص پرداخت مانند پرداختهای ساعتی و پروژه ای و پاره وقت و.. روبرو باشد بهتر است این قبیل پرداختها نیز مانند سایر اقلام در لیستی با همین عنوان به همراه جزئیات و نحوه محاسبه جهت جلوگیری از هرگونه ابهام در اختیار کارفرما قرار گیرد .

ضمن اینکه در زمان ثبت هزینه حقوق و دستمزد باید بیشترین میزان دقت در طبقه بندی اقلام رعایت گردد برای مثال اگر در یک فیش مبلغ بن ، اضافه کاری و حق ماموریت داشته باشیم باید هر کدام از اقلام به حساب مربوطه تعلق گرفته و از ثبت کلی هزینه های مربوط به حقوق دستمزد و پرداختهای آن جدا خودداری گردد زیرا این عمل ممکن است در دراز مدت نتایج غیر قابل جبرانی برای موسسه به عمل آورد.

از دیگر نکات حائز اهمیت در حسابداری حقوق و دستمزد ارائه اطلاعات دقیق و به موقع به سازمان امور مالیاتی و بیمه تامین اجتماعی است دستور العمل و نحوه ارائه لیستهای ماهانه هر یک از این مراجع در سامانه مربوطه قرار گرفته است بهتر است جهت اطمینان از ارسال به موقع و صحیح اطلاعات هموراه جدیدترین قوانین و مقررات را مطالعه و در صورت هرگونه تغییر در دستور العملهای مزبور تغییرات را در لیست ارسالی اعمال گرددضمن اینکه هیچ وقت نبایدارسال لیست را به لحظات پایانی ماه موکول نمود زیرا ممکن است با کوچکترین مشکل امکان ارسال لیست مربوطه را در زمان مقرر از دست داده و مشمول جرائم گردید .

در حال حاضر با توجه به سیستمی شدن تمامی کارها می بایست از حالت قدیمی و سنتی و بازی نمودن با کاغذها خارج شده و سمت سیستمی شدن فرآیند کاری برویم. چیزی که امروزه در اغلب شرکت ها و موسسات رایج و متداول است.

شرکت نرم افزاری فراپیام سیستم ها ی حقوق و دستمزد خود رابه گونه ای طراحی و تنظیم نموده است که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری نموده و با در نظر گرفتن کسورات و مزایای هر فردی در طی پروسه یک ماهه فعالیت وی را بتوان به سادگی تخمین زد و دیگر نیازی به حساب و کتاب بر روی کاغذ و دردسرهای اجتناب ناپذیر آن نیست که با درصد و ضریب خطای بسیار زیادی مواجه میگردید. بلکه تمامی این کارها را می توان از طریق این سیستم حقوق و دستمزد به راحتی هرچه تمام تر در کوتاهترین زمان ممکن بدست آورید واز آنجایی که قوانین و مقررات حاکم شرکتها را مکلف به ارائه اطلاعات به مراجع ذیربط در مورد تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد آنان با در نظر گرفتن مزایای مربوط به آنان در یک ماه کاری نموده است وجود یک سیستم حقوق و دستمزد کارآمد که امکان ارسال تمامی خروجی های لازم را با در نظر گرفتن قوانین برای دستگاهای اجرایی را داشته باشد ضروری و واجب به نظر میرسد.

سخن آخر :

بسیار خرسندیم که همراه ما هستید شما نیز بدون شک در انجام امور مربوط به حقوق دستمزد دچار مشکلاتی شده اید و یا ایده های نابی دارید پس حتما دیدگاه های خود را با ما در میان بگذارید تا سایرین نیز از دیدگاه های ارزشمندتان بهره مند گردند.

نویسنده: احسان مهدیزاده