BPMS چیست و چه تفاوتی با BPM دارد؟

BPMS یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار محسوب می‌شود که استفاده از تحلیل و اتوماسیون آن به سازمان شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را ارتقا دهید.

یک BPMS بایستی این قابلیت را داشته باشد که قادر باشد تمام فرآیندهای کسب‌وکار را در سازمان شما مدل کرده، ایجاد کرده، ویرایش و اجرا کند. علاوه‌بر این بایستی توانایی جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه وتحلیل را نیز داشته باشد.

BPM یک سیستم مدیریتی در کسب‌وکار است که شامل مهارت و به کارگیری روش‌های نظارت، پیگیری و تجزیه و تحلیل روند کسب‌وکار است؛ در مسیر فناوری اطلاعات و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی، فرآیندهای تجاری را آنالیز می‌کند.

BPMS در حقیقت به ابزارهای مدیریت کسب‌وکار اشاره دارد که طبق نشانه و نمادهای گرافیکی استاندارد و مهم فرآیندهای کسب‌وکار طراحی شده است.

به صورت کلی از تفاوت BPM با BPMS می‌توان گفت که هدف از BPM بهبود فرآیند سازمانی با استفاده از الگوهای مدیریتی و فناوری اطلاعات است. BPMS نیز با یک تحول سازی در کسب‌وکار و با طراحی سیستم‌های مدیریتی مانند پیاده ‎سازی نرم افزار BPMS تا رسیدن به این هدف نقش تمام‌کننده‌ای را ایفا می‌کند.

مزایای مدیریت فرآیند های کسب‌ و کار (BPMS)

مدیریت روند کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند جهت تحول دیجیتالی قدم بردارند. همچنین کمک می‌کند اهداف سازمانی بزرگ‌تری را درک کنند. در ادامه قصد داریم به مزایای BPMS اشاره کنیم:

• چابکی بیشتر کسب‌ و کار

تغییر و بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار در یک سازمان بایستی مطابق با شرایط بازار باشد. BPMS به سازمان‌ها این اجازه را می‌دهد که در روند کسب ‌و کار تغییرات اجرایی را به صورت موقت متوقف و سپس مجددا اجرا کنند.

جریان کاری، استفاده مجدد و سفارشی‌سازی آن‌ها، روند کسب‌وکار را قادر می‌سازد که بیشتر واکنش‌گرا باشند. همچنین به سازمان‌ها بینش عمیق‌تری در رابطه با تاثیراتی که اصلاح فرآیندها دارد، می‌بخشد.

• کاهش هزینه ‌ها و افزایش درآمدها

ابزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار موجب از بین رفتن گلوگاه‌ها می‌‎شود. این موضوع خود باعث کم شدن هزینه‌ها در طول زمان می‌شود.

اثرات آن می‌تواند کاهش زمان فروش کالا، دسترسی فوری مشتری به محصولات و خدمات باشد که منتهی به افزایش فروش و بهینه‌سازی درآمدها می‌شود. علاوه‌بر این ابزار بی پی ام اس قادر است منابعی جهت کاهش هدررفت اختصاص دهد که این هزینه‌ها را نیز کاهش می‌دهد و منجر به بالا رفتن سود می‌شود.

همچنین بخوانید : نرم افزار تحت وب چیست؟

• کارایی بالاتر

یکپارچه‌سازی روند کسب‌وکار، پتانسیلی برای بهینه‌سازی کلی کارایی فرآیندها میسر می‌کند. مسئولین فرآیندها با داشتن اطلاعات صحیح قادرند تاخیرها را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی را به آن اختصاص دهند.

اتوماسیون و پاک کردن تسک‌های تکراری، کارایی بیشتری به فرآیند کسب‌ و کار اضافه می‌کند.

• دید بهتر

نرم افزار BPMS علاوه‌بر این‌ که نظارت در لحظه بر معیارهای عملکردی کلیدی را تضمین می‌کند، امکان اتوماسیون را میسر می‌نماید. این کار موجب بالا رفتن شفافیت در کار شده و به مدیریت بهتر و توانایی ویرایش کارآمد ساختارها و فرآیندها در عین پیگیری خروجی‌ها منجر می‌شود.

• تطبیق، ایمنی و امنیت

یک BPMS کامل مطابقت سازمان با استانداردها را ضمانت می‌کند و با قوانین جدید آپدیت می‌شود. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار علاوه‎‌بر این قادرند ایمنی و امنیت که از طریق رویه‌های سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازه‌گیری می‎‌شود را تامین کند.

بنابراین، سازمان‌ها قادر هستند کارمندان خود را به محافظت از دارایی‌های سازمان، همچون اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در برابر استفاده اشتباه، دزدی یا مفقود شدن، ترغیب کنند.

چرا سازمان ‌ها از BPM استفاده می‌ کنند؟

اگرچه شرکت‌های بزرگ و کوچک چالش‌های متعددی را تجربه می‌کنند، ولی در برخی مشکلات مشترک هستند، که این مشکلات عبارتند از:

• پیگیری روندهای دستی و کاغذی سخت است.
• برای بررسی اطلاعات، یافتن نسخه‌های کاغذی و پر کردن آن‌ها زمان بسیاری صرف می‌شود.
• محدود بودن یا عدم امکان رویت پروسه تایید یا فعالیت‌هایی که از طریق افراد صورت می‌گیرد.
• طولانی شدن پروسه تایید به سبب اطلاعات اشتباه یا مفقود شده
• هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمع‌آوری پوشه‌های کاغذی
• امکان سرایت اشتباهات دستی در اطلاعات
• گزارش ندادن در لحظه یا نبود توانایی در دسترسی یا جست‌وجوی اسناد
• عدم نظم و انضباط در پروسه‌ تایید
• نیاز به بررسی سطح برای انطباق با قوانین

تمام این مشکلات از طریق BPMS قابل برطرف شدن است.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب ‌و کار (BPMS)

سیستم‌های BPMS قادرند طبق اهداف خود طبقه‌بندی شوند. در نتیجه ۲ نوع مدیریت فرآیند کسب ‌و کار وجود دارد که در ادامه قصد داریم به آن‌ها اشاره کنیم:

• Bpm سیستم محور (System-Centric BPM یا Integration-Centric BPM)

این نوع سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، بدون درگیر شدن زیاد نیروی انسانی فرآیندهایی را مهار می‌کنند که در درجه اول به سیستم‌های کسب‌وکار موجود وابسته هستند؛ مانند (HRMS، CRM، ERP). نرم افزار BPMS به صورت سیستم محور عمل می‌کند.

همچنین یک‌پارچگی گسترده و دسترسی API که می‌تواند فرآیندهای کسب‌وکار فوری و کارآمد ایجاد کند را بسیار آسان کرده است. API از نمونه فرآیندهای یکپارچه محور، بانکداری آنلاین است که قادر است دربرگیرنده سیستم‌های نرم افزاری متعدد که کنار هم قرار می‌گیرند باشد.

• BPM با محوریت نیروی انسانی (Human-Centric BPM)

این نوع BPM در درجه اول نیروی انسانی را مورد توجه قرار می‌دهد و از طریق کارکردهای اتوماسیون متعدد پشتیبانی می‌شود. این نوع فرآیندها ابتدا از طریق نیروی انسانی اجرا می‌شوند و اتوماسیون به سادگی قادر نیست جایگزین آن‌ها شود.

معمولا، تاییدیه‌ها و تسک‌های بسیاری دارند که از طریق افراد صورت می‌گیرند. نمونه BPM با ماموریت نیروی انسانی دربرگیرند ارائه خدمات به مشتری، رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار، انجام فعالیت‌های تجارت الکترونیکی و پر کردن گزارش هزینه‌ها است.

چرا باید برای سازمان خود یک BPMS داشته باشید؟

امروزه، در دنیایی که همه در حال رقابت هستند، کلیه شرکت‌ها مستلزم‌اند که تا حد ممکن کارایی و خدمات‌رسانی خود را افزایش داده و بتوانند خود را ثابت و باقی نگه دارند. روندهای دستی و سنتی موجب می‌شوند تا صاحبان کسب‌وکار، زمان را از دست بدهند و پول خود را برای امور بیهوده و بی‌ثمر در شرکت خود از بین ببرند.

این‌جا همان محلی است که BPMS خود را نشان می‌دهد. اجرای یک سرویس BPMS مزایای بسیاری را به دنبال خواهد داشت که این مزایا عبارتند از:

• افزایش هوشمندی در عملیات

با استفاده از قابلیت BPMS می‌توانید کارایی و بازدهی در فرآیندهای شرکت خود را افزایش دهید. در حقیقت بی پی ام اس با از بین بردن دوباره‌کاری‌ها و کارهای بی‌ارزش که بسیاری از زمان و انرژی شرکت به شکل ناخواسته صرف آن‌ها می‌شود؛ موجب می‌شود تا بازدهی افزایش پیدا کند.

علاوه‌بر این BPMS دیدگاه بسیار مناسب از گلوگاه‌های موجود در هر کدام از فرآیندها به شما می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری را بگیرید و این گلوگاه‌ها را رفع کنید. در این صورت، هوشمندی عملیات افزایش پیدا خواهد کرد.

• چابکی سازمان

فرآیندهای غیرانعطاف یافته در سازمان موجب می‌شوند تا شما در دریای رقابت، غرق شوید. چابکی همان کلید اصلی است که به شرکت کمک میکند تا بتواند کسب‌وکار خود را زنده نگه دارد.

چنان‌چه سازمان شما قادر نباشد خود را با سرعت و تغییرات وفق دهد، مشتریان شما به سمت دیگر رقبا خواهند رفت. BPMS این امکان را به شما میدهد تا به سرعت تغییر کرده و تجربه‌ی بهتری را بدون هیچ‌گونه برای مشتریان خود میسر کنند.

۱ – نوشتن فرایند

۲ – موتور فرایند

۳ – جریان‌های کاری قاعده‌مند

۴ – ایجاد فرم

۵ – توانایی یکپارچه‌سازی با دیگر سیستم‌ها

۶ – تجزیه و تحلیل

۷ – ارتباطات

چه زمان سازمان باید از BPMS استفاده کند؟

 در موارد زیر اجرای BPM می‌تواند سود بسیار بالایی را برای شرکت به همراه داشته باشد.

• فرآیندهای پویا که نیاز به تغییرات انطباقی نظارتی دارند؛ همچون یک تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری بعد از تغییرات در قوانین مالی و حریم خصوصی.
• فرآیندهای پیچیده کسب‌وکار که نیاز است میان چندین واحد و قسمت بیزنسی، دپارتمان‌های عملی یا کارگروه‌ها هماهنگی ایجاد کند.
• فرآیندهای ماموریتی قابل اندازه‌گیری که به صورت مستقیم یک معیار عملکردی حیاتی را بهینه سازی می‌کند.
• فرآیندهای بیزنسی که برای اتمام آن‎ها نیاز به یک یا چند اپلیکیشن دارند.
• فرآیندهای کسب‌وکار به جزء آن‌ها که به شکل دستی صورت می‌گیرند و یا ملزم به چرخش فوری هستند.

برحسب مواردی که گفته شد، نوع نرم افزار BPM که برای کسب‌وکار خود برمی‌گزینید، بسیار مهم است. پس بهتر است در تهیه و انتخاب آن بسیار توجه نمایید.

معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست ؟

در زمان جست‌وجو BPMSها در اینترنت و انتخاب و خرید یکی از آن‌ها، بررسی نمایید که نرم افزار انتخاب شما از ویژگی‌‌های زیر برخوردار است:

• ابزار نمودارسازی فرآیند بصری

با استفاده از ابزار طراحی فرآیند بصری، کاربر بیزینس شما را کمک می‌کند؛ چرا که کاربران اکثرا فرآیندها را بهتر از حتی برنامه نویسان داخلی سازمان یا تیم داخلی IT درک می‌کنند.

• طراحی کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop)

نرم افزاری را انتخاب نمایید که طراحی فرم‌ها را ساده کند. ابزارهای پیچیده طراحی فرم قادرند کارمندان‌تان را از پذیرش کامل ابزار BPM شما بازدارد.

• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات بیزینسی در فرم‌ها و اسناد از حساسیت بالایی بهره‌مند هستند. در نتیجه بی پی ام اس انتخاب نمایید که با استفاده از دسترسی گزینشی، از اطلاعات حفاظت کند.

• پشتیبانی موبایل

مطمئن شوید که ابزار شما حداقل از اندروید و IOS پشتیبانی می‌کند. اغلب BPMSهای ابری این قابلیت را عرضه می‌کنند.

نحوه اجرای موفق BPMS با استفاده از یک چک لیست ۱۰ موردی

موفقیت در بهره‌مندی از BPM فقط با انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما به اتمام نمی‌رسد، این‌جا در حقیقت یک نقطه آغاز است. عامل اصلی که بر میزان موفقیت یک نوآوری در مدیریت فرآیند اثر گذار است، پیاده‌سازی آن است.

در این‌جا ۱۰ نکته آمده است که پیش از اجرای BPMS بایستی بررسی نمایید:

1. انتخاب پلت فرم
2. انتخاب فرآیند
3. شناسایی مالک فرآیند
4. تنظیم معیارها
5. دیاگرام گردش کار
6. شامل بودن همه ذی‌نفعان
7. هدایت جریان کار BPM
8. ترکیب آسان
9. آموزش کاربران
10. اندازه‎ گیری و بهینه سازی

بهترین نرم افزارهای BPMS

• نرم افزارهای cloud در مقایسه با On-premise

نرم افزار cloud یا فضای ابری، روی سرورهایی قرار می‌گیرد که توسط مرورگر وب از هر مکان قابل دسترسی است. غیر از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر، مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز به عهده فروشنده است.

این قابلیت‌ها موجب می‌شود مشتریان هزینه‌های کمتری را شامل شوند. نرم افزارهای On-premise روی یک سیستم منحصربه‎فرد نصب می‎شوند. از مزایای مهم نرم افزارهای On-premise تمام داده‌های شرکت را به صورت داخلی ذخیره شده و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن اطلاعات می‌دهد.

• نرم افزار Open-source در مقابل Licesed

در نرم افزارهای BPMS با منبع باز فروشنده دسترسی به کد منبع خود را برای عموم آزاد گذاشته است. در این صورت شرکت می‌تواند کد منبع را دانلود کرده و هر تغییری را که قصد دارد روی آن انجام داده و نرم افزار را سفارشی کند.

نرم افزار مجوزی، در رابطه با این‌که تا چه میزان سفارشی سازی می‌توان روی آن صورت داد محدودیت خواهد داشت. در دنیای فرآیندهای کسب‌وکار، نرم افزارهای منبع باز، پیچیده‌تر هستند و برای ایجاد هر گونه تغییری در آن‌ها نیاز به کمک یک برنامه نویس است. نرم افزارهای مجوزی اغلب تمایل به انسان محور بودن دارند.

همچنین بخوانید : رایانش ابری چیست؟

از سوی دیگر این نوع از ابزرها برحسب این‌که در اختیار خود ما هستند بنابراین از امنیت بالایی برخوردارند. حال بایستی دید کدام یک از این ابزارها از استانداردهای مطرح مدل‌سازی مانند BPMN 2.0 پشتیبانی می‌کنند.

دستاوردهای پیاده سازی BPMS در سازمان‌ها :

• روند درخواست‌ها را اتوماتیک می‌کند.
• زمان پردازش داخلی را کاهش می‌دهد.
• فعالیت‌های دستی و تاخیر غیرضروری، کاغذبازی را کاهش می‌دهد.
• پخش بهبود و تخصیص دوباره حجم کار، منابع و مسئولیت‌ها
• در زمان به سبب کاهش آرشیو و بایگانی اسناد صرفه جویی می‌کند.
• در تکثیر و انطباق فرآیندها با بخش‌های دیگر سازمان سریع عمل می‌کند.
• سازگاری با تغییر و رشد گسترش کسب‌وکار به آسانی
• کاهش یا حذف اشتباهات انسانی

نویسنده: احسان مهدیزاده