در حسابداری واحدها و سازمان‌های مختلف، اصول خاصی برای ثبت و پیگیری دریافتی‌ها وجود داد که با محاسبه‌ی دقیق آن‌ها می‌توانیم بازدهی واحد کاری یا سازمان را مشخص کنیم. البته دریافتی‌ها گاهاً به آینده موکول می‌شوند و سیستم حسابداری باید بتواند گزینه‌هایی را برای انواع دریافتی‌ها در نظر بگیرد تا در نهایت نتیجه درستی از آن‌ها حاصل شود.
یکی از گزینه‌هایی که در هر نرم افزار حسابداری – اعم از شرکت‌های کوچک یا سازمان‌های بزرگ – باید در نظر گرفته شود، سیستم ثبت حسابداری مطالبات مشکوک الوصول است.
در ادامه، ضمن معرفی و بررسی انواع مطالبات، به روش‌های ثبت این مطالبات در سیستم‌های حسابداری می‌پردازیم تا اگر شما نیز در سیستم حسابداری و حسابرسی خود با مشکل ثبت چنین دریافتنی‌ها یا مطالبات روبه‌رو هستید، بتوانید این مورد را به درستی حل نمایید.
مطمئناً یک سیستم حسابداری جامع و کاربردی، علاوه بر ثبت حساب‌های اصلی، باید توان ثبت هرگونه داده مشکوک را نیز داشته باشد. با ما همراه باشید تا بیشتر این مورد را بررسی کنیم.
منظور از «مطالبات» یا «حساب‌های دریافتنی» چیست؟
مطالبات دریافتنی، حساب‌های دریافتی یا دریافتنی به حساب‌های جاری گفته می‌شود که این حساب‌ها کلیه مطالباتی که یک واحد یا مؤسسه باید در آینده دریافت کند را شامل می‌شود.
فروش‌های نسیه کالا و خدمات، از مهم‌ترین حساب‌های دریافتنی هستند که در زمان فروش کالا یا ارائه‌ی خدمت، هزینه کامل آن توسط مؤسسه دریافت نمی‌شود و بنا به دلایلی، پرداخت آن به آینده (از چند روز تا چند ماه) به تأخیر می‌اُفتد. البته این نوع از دریافتنی‌ها خود بر دو نوع زیر هستند که اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند:
- اسناد دریافتنی
اسناد دریافتی، حساب‌های دریافتنی آن دسته از مطالباتی هستند که در برابر آن‌ها، اسنادی مانند «چک»، «سفته» یا «برات» دریافت شده است. این گونه از دریافتنی‌هایی که با سند همراه هستند، بسیار راحت‌تر برای مؤسسات تسویه می‌شوند.
- حساب‌های دریافتنی
حساب‌های دریافتنی، به حساب آن دسته از مطالباتی گفته می‌شود که در برابر آن‌ها هیچ‌گونه سند و مدرکی دریافت نشده است، بلکه صرفاً برحسب اعتبار و اعتماد طرفین به هم صورت گرفته و گاهاً تسویه آن با مشکل صورت می‌گیرد.
حساب‌های دریافتنی مطالباتی که نام بردیم، همگی می‌توانند جزو مطالبات مشکوک الوصولی باشند که در ادامه آن را بررسی خواهیم کرد.
انواع مطالبات کدامند؟
اگرچه هر واحد کاری تمایل دارد تا تمام حساب‌هایش به‌راحتی تسویه شوند و هیچ نسیه، قسط یا … در آن وجود نداشته باشد، اما در اکثر موقعیت‌های بازار، امکان تسویه آنی وجود ندارد و بیشتر کسب‌وکارها علاوه بر تسویه‌های آنی که برابر فروش یا ارائه خدمت خود دریافت می‌کنند، حساب‌های دیگری نیز دارند که باید پیگیری شوند.
به‌صورت کلی، مطالبات یک واحد، مؤسسه یا شرکت، به سه نوع اصلی دسته‌بندی می‌شوند که گزینه‌های حسابداری مربوط به هرکدام از آن‌ها با دیگری تفاوت دارد و باید به‌صورت جداگانه بررسی شوند. این مطالبات بسته به نوع فعالیت سازمان و ساز و کار آن، بر سه نوع زیر هستند:
- مطالبات «قابل وصول»
مطالبات قابل وصول، به مطالبات دریافتنی گفته می‌شود که تسویه آن‌ها حتمی است و در موعد مقرر (با فرا رسیدن زمان سررسید) وصول خواهند شد.
روش ثبت این دسته از مطالبات به راحتی در سیستم حسابداری قابل انجام است و به گزینه‌های حاشیه‌ای بیشتر نیاز ندارد. همچنین این دسته از مطالبات جزو اصلی‌ترین حساب‌های دریافتنی هر سازمان هستند که همیشه می‌توان روی تسویه به موقع آن‌ها حساب کرد.
- مطالبات «غیر قابل وصول (لاوصول)»:
مطالبات غیر قابل وصول یا مطالبات لاوصول در مقابل مطالبات قابل وصول قرار می‌گیرند و به حساب‌های دریافتنی گفته می‌شوند که هیچ امیدی برای تسویه آن‌ها وجود ندارد.
هر حسابی که در گروه مطالبات لاوصول قرار بگیرد، دیگر نباید روی دریافت آن حساب کرد. این لاوصول شدن ممکن است به دلایل زیادی اتفاق بیفتد که بسته به نوع فعالیت سازمان، متفاوت است.
بهرحال هر واحد حسابداری ممکن است با این دسته از مطالبات نیز سروکار داشته باشند. بنابراین باید برای آن نیز گزینه‌های مجزایی را در نظر بگیرند.
- مطالبات «مشکوک الوصول»:
مطالبات مشکوک الوصول در مابین مطالبات قابل وصول و مطالبات لاوصول قرار می‌گیرند؛ به این معنی که تکلیف کلی آن‌ها مشخص نیست. در واقع، مطالبات مشکوک الوصول ممکن است تسویه شده و به گروه مطالبات قابل وصول بپیوندند یا کلاً از دست بروند و لاوصول شوند.
هرگاه حساب دریافتنی با بلاتکلیفی روبه‌رو شود و تسویه شدن یا نشدن آن مشخص نباشد، اصطلاحاً به آن مطالبات مشکوک الوصول یا مطالبات «Bad Debt» می‌گویند و باید برای بررسی و محاسبه‌ی آن نیز چاره‌اندیشی شود. در ادامه، شیوه بررسی این دسته از حساب‌ها را بررسی خواهیم کرد.
منظور از «مطالبات سوخت شده» چیست؟
مطالبات سوخت شده یا حساب‌های سوخت شده به حساب‌هایی گفته می‌شود که امکان دریافت و تسویه آن‌ها وجود ندارد. البته مطالبات سوخت شده به طور حتم در گروه «مطالبات لاوصول» قرار می‌گیرند.
اما ممکن است این مطالبات در ابتدا مشکوک الوصول بوده باشند و بعداً تکلیف آن‌ها مشخص شده باشند و سازمان فهمیده باشد که دیگر نباید روی آن حساب کند، یا اینکه این حساب‌ها از ابتدا در گروه مطالبات لاوصول قرار داده شده باشند.
در هر صورت، هرگاه امکان دریافت حسابی وجود نداشته باشد و احتمال تسویه آن برای سازمان صفر باشد، به آن «حساب سوخت شده» یا «Bad deft expense» می‌گویند که در ادامه به‌جای مطالبات لاوصول از همین اصطلاح استفاده خواهیم کرد.
لازم به ذکر است که تمام کسب‌وکارها با این مدل از مطالبات روبه رو نیستند. حتی برخی از سازمان‌ها با توجه به زمینه کاری و فعالیت خود، تماماً حساب‌های خود را به‌صورت نقدی یا حتی نسیه در برابر دریافت سندها و تضمین‌های قطعی تسویه می‌کنند و هرگز حساب سوخت شده‌ای ندارند.
اما خب گاهاً برای برخی از واحدها، ایجاد مطالبات سوخت شده، امری طبیعی و همیشگی است که نیاز به بررسی‌های عمیق دارد تا حساب کلی سازمان دچار خلل نشود.
روش‌های محاسبه مطالبات سوخت شده
برای محاسبه مطالبات سوخت شده در حسابداری، باید صرفاً این دسته از حساب‌ها به نوعی حذف شوند. بنابراین وقتی سخن از محاسبه مطالبات لاوصول می‌شود، منظور حذف این حساب‌ها به صورتی است که حساب‌های کلی سازمان با مشکل مواجه نشود. دو روش کلی برای محاسبه و حذف حساب‌های سوخت شده وجود دارد که این دو روش به قرار زیر هستند:
- روش «حذف مستقیم»
زمانی از روش حذف مستقیم برای محاسبه مطالبات سوخت شده استفاده می‌کنیم که از لاوصول بودن این حساب‌ها اطمینان کامل داشته باشیم. آن‌گاه با بدهکار کردن هزینه مطالبات سوخت شده از حساب‌های غیرقابل وصول و همچنین با بستانکار کردن حساب‌های دریافتی به انجام می‌رسانیم. گزینه‌هایی که باید برای این محاسبه در نظر گرفته شوند به قرار زیر هستند:
- وصول مطالبات در زمان حذف مطالبات:
هزینه مطالبات سوخت شده ** حساب‌های دریافتنی **
- وصول مطالبات پس از زمان حذف مطالبات:
حساب‌های دریافتنی ** بازیافت مطالبات سوخت شده یا سایر درآمدها
موجودی نقد ** حساب‌های دریافتنی
آن‌گاه با بررسی گزینه‌های فوق، کل حساب‌های سوخت شده از سیستم اصلی حذف می‌شود و می‌توان حساب و کتاب دوره‌ای سازمان را با گذر از آن‌ها پیگیری کرد.
- روش «ایجاد ذخیره»
زمانی از روش ایجاد ذخیره برای محاسبه حساب‌های سوخت شده استفاده می‌کنیم که حساب‌هایی که قبلاً به عنوان حساب مشکوک والوصول اعلام کرده‌ایم، به صورت کلی در گروه حساب‌های لاصول یا سوخت شده قرار بگیرند.
آن‌گاه با بدهکار کردن حساب مطالبات مشکوک الوصول و همچنین با بستانکار کردن حساب‌های دریافتنی، محاسبه خود را به انجام می‌رسانیم. گزینه‌هایی که برای این محاسبه باید در نظر گرفته شوند به قرار زیر هستند:
- هزینه مطالبات سوخت شده در زمان ایجاد ذخیره:
هزینه مطالبات مشکوک الوصول ** ذخیره مطالبات مشکوک الوصول **
- ایجاد ذخیره در زمان سوخت مطالبات:
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ** حساب‌های دریافتنی **
هر مؤسسه می‌تواند بسته به شرایط کاری خود و همچنین با توجه به شرایط حساب‌های سوخت شده‌ای که دارد، از گزینه‌های نامبرده برای محاسبه و حذف سوخت شده‌ها بهره بگیرد. اما مشخص کردن حساب‌های مشکوک والوصول نیز خود روش‌های دیگری دارد که در ادامه، آن‌ها را نیز بیان خواهیم کرد.
روش‌های شناسایی مطالبات و حساب‌های مشکوک الوصول
چهار روش برای ارزیابی و جدا کردن حساب‌های مشکوک الوصول از دیگر مطالبات وجود دارد که این چهار روش به قرار زیر هستند:
- روش «بررسی موردی»
در روش بررسی موردی، حسابدارها، کلیه حساب‌های دریافتنی را تک به تک بررسی می‌کنند و حساب‌هایی که مشکوک الوصول باشند را جدا کرده و ذخیره‌های لازم را در مورد آن‌ها انجام می‌دهند. این روش برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که حساب‌های محدودی دارند. چراکه اگر حساب‌ها از حد مجاز بیشتر باشند، به‌صورت تک به تک قابل بررسی نیستند و باید از سایر روش‌ها بهره گرفته شود.
- روش «تجزیه سنی حساب‌های دریافتنی»
در روش تجزیه سنی حساب‌های دریافتنی، همانطور که از نام آن هم پیداست، سن و مدت زمان ثبت شدن حساب‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد.
آن‌گاه برای حساب‌هایی که مدت زمان کمتری از ثبت آن‌ها گذشته و هنوز تاریخ سررسیدشان فرا نرسیده است، درصد کمتری مطالبات مشکوک الوصول و از حساب‌هایی که مدت زمان زیادی از ثبت آن‌ها گذشته است، درصد بیشتری از مطالبات مشکوک و الصول استخراج کرده و ذخیره می‌کنند.
- روش «درصدی از فروش‌های نسیه»
در روش درصدی از فروش‌های نسیه، حسابداران در دوره‌های زمانی موردنظر خود، درصدی از مانده حساب‌های فروش نسیه خالص را به عنوان مشکوک الوصول اعلام کرده و ذخیره می‌کنند. آن‌گاه حساب مربوط به نسیه‌ها تاحدی مشخص می‌شود و نیازی به بررسی کلی حساب‌های دریافتنی نیست.
- روش «درصدی از مانده حساب‌های دریافتنی»
در روش درصدی از مانده حساب‌های دریافتنی، در پایان هر دوره مالی، برخی از حساب‌های دریافتنی به عنوان حساب‌های مشکوک الصول شناسایی شده و ذخیره می‌شوند.
معمولاً این کار با توجه به تجارب دوره‌های مالی قبلی هر سازمان صورت می‌گیرد تا نتایج موردنظر سریع‌تر حاصل شود و راحت‌تر بتوان حساب‌های مشکوک را از دیگر حساب‌ها تمیز داد.
هر سازمان، شرکت یا واحد کاری می‌تواند با توجه به حجم داده‌های مالی خود، از یکی از روش‌های فوق برای برآورد و تفکیک حساب‌های مشکوک الوصول از حساب‌های دیگر اقدام کند.
در حال حاضر، بیشتر واحدهای حسابداری کوچک از روش موردی و واحدهای حسابداری بزرگتر از روش‌های دیگر برای این برآورد بهره می‌گیرند. شما می‌توانید بسته نوع فعالیت، تسویه مشتریان، مدت‌زمان سررسیدها و دیگر فاکتورهای مربوط به کسب‌وکارتان از مناسب‌ترین روش ممکن کمک بگیرید.
مطالبات مشکوک الوصول در قوانین مالیاتی
پذیرش ذخیره مطالبات مشکوک الوصول سازمان‌های مختلف، با توجه به مفاد مندرج در بند ۱۱ ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم در نظر گرفته می‌شود.
براساس این قانون که مصوب مورخ ۲۷/۱۱/۱۳۸۰ است، هزینه مطالبات مشکوک والصول هر واحد و منظور نمودن ذخیره اطلاعات آن در صورتی مورد تأیید حساب‌های مالیاتی است که دارای شرایط زیر باشد:
- هزینه منظور شده برای مطالبات مشکوک الوصول، منحصراً باید در ارتباط با فعالیت مؤسسه موردنظر باشد.
- میزان ذخیره مطالبات مشکوک الوصول برای هر یک از بدهکاران که احتمال غیرقابل وصول (لاوصول) بودن طلب آن موجود باشد، به صورت جداگانه مشخص و تعیین شده باشد.
- اسناد و مدارک مربوط به احتمال غیر قابل وصول (لاوصول) ماندن طلب مؤسسه که برای آن ذخیره منظور شده است، از کفایت لازم برخوردار باشد.
- هزینه مطالباتی که مربوط به طلب از کارمندان، مدیران، سهامداران یا شرکاء و شرکت‌های تابعه است، قابل قبول نخواهد بود.
- چنانچه مطالبات مؤسسه از پوشش بیمه‌ای برخوردار باشند، در صورت غیر قابل وصول (لاوصول) بودن آن، مازاد میزان پوشش بیمه‌ای قابل قبول برای ایجاد ذخیره خواهد بود.
- ذخیره ایجادی مطالبات مشکوک الوصول بایستی در دفاتر مؤسسه به حساب مخصوص منظور شده باشد، تا زمانی که طلب وصول شده یا غیر قابل وصول بودن آن محقق شود.
- مطالبات غیر قابل وصول (لاوصول) به شرط اثبات آن به موجب اسناد و مدارک مثبته تا میزان ذخیره مطالبات مشکوک الوصول از محل مزبور تامین و در صورت مازاد بر میزان ذخیره، در هزینه سال مورد رسیدگی که لاوصول شدن آن محقق شود، قابل احتساب خواهد بود.
شما می‌توانید به صورت مستقیم به مفاد بند ۱۱ قانون ۱۴۸ قوانین مالیات مستقیم مراجعه کرده و با توجه به پی‌نوشت‌های موجود، موارد عنوان شده را با دقت بیشتری بررسی نمایید.
در هر صورت برای اثبات لاوصول بودن برخی از مطالبات مشکوک والوصول خود به سیستم مالیاتی، به شروط فوق نیاز خواهید داشت.
بنابراین در صورت داشتن حساب‌های مشکوک الوصول یا لاوصول پی در پی در سیستم حسابداری خود، یا حتی در صورت داشتن چند حساب محدود مشکوک الوصول یا لاوصول با مبالغ بالا، حتماً شرایط موجود در قوانین مالیاتی برای این نوع از حساب‌ها را جدی بگیرید.
بیشتر بخوانید :
