مقایسه‌ی مفاهیم کنترل هزینه و تقلیل هزینه

مقایسه‌ی مفاهیم کنترل هزینه و تقلیل هزینه

کنترل هزینه و کاهش هزینه که با نام تقلیل هزینه نیز شناخته می‌شود از مهم‌ترین دغدغه‌های بسیاری از ما هستند. کنترل هزینه و تقلیل هزینه هر دو می‌توانند نتایج بسیار مثبتی را برای ما به همراه داشته و منجر به افزایش بهره‌وری شوند، اما باید توجه داشته باشید که از دیدگاه تخصصی این دو با هم تفاوت‌هایی دارند.

ما در این مقاله از شبکه دانش فراپیام قصد داریم تا علاوه‌بر آشنایی شما با مفاهیم کنترل هزینه و تقلیل هزینه، به مقایسه آن‌ها بپردازیم تا بتوانید به طور تخصصی‌تر به این واژه‌ها نگاه کنید و سعی در افزایش بازده کسب‌وکار خود با کاهش هزینه‌های تولید در شرکت خود داشته باشید.

منظور از کنترل هزینه چیست؟

آیا تا به حال تلاش کرده‌اید تا هزینه‌های جاری خود را کاهش دهید؛ یا این که سعی کنید از هزینه بیش از حد در شرکت، کارخانه و یا حتی در زندگی خود جلوگیری کنید.

این اقدام‌های بازدارنده با نام کنترل هزینه شناخته می‌شوند. اگرچه در نگاه اول معنی کنترل هزینه برای ما روشن است؛ زیرا که حتی مردم عادی هم در زندگی روزمره خود سعی دارند تا با کنترل هزینه‌های زندگی خود پس‌انداز بیشتری برای آینده خود داشته باشند.

اما به طور خاص در کسب‌وکارهای بزرگ کنترل هزینه معنایی پیچیده‌تر خواهد داشت. به گونه‌ای که موفقیت در برنامه‌ریزی کارها در هر شرکتی از نیازهای اولیه کنترل هزینه در آن شرکت خواهد بود. عده‌ای بر این باور هستند که در فعالیت‌های اقتصادی کنترل هزینه فرایندی است که باید با برنامه‌ریزی دقیق شروع شود و به طور سالانه با بودجه‌بندی مناسب دنبال شود.

با توجه به این دیدگاه می‌توان فهمید که کنترل هزینه در یک شرکت یا کارخانه با بودجه‌بندی آغاز خواهد شد و با ثبت هزینه‌ها و درآمدها در طول سال ادامه پیدا خواهد کرد. با این حساب باید برای شما روشن شده باشد که در یک کسب‌وکار بزرگ کنترل هزینه‌ها کار بسیار سخت‌تری نسبت به کنترل هزینه در زندگی روزمره مردم است.

گاهی برای کنترل هزینه‌ها نیاز است تا نتایج برنامه‌ریزی شده در بودجه سالانه با نتایج واقعی هزینه‌ها و درآمدها در طول سال مقایسه شود تا بتوان موفق به کنترل هزینه‌ها در آینده شرکت شد.

ما در بخش بعد در این مورد بیشتر توضیح خواهیم داد که هدف از کنترل هزینه چیست؟ و چگونه می‌توان با مقایسه نتایج برنامه‌ریزی شده در بودجه و نتایج واقعی هزینه‌های تولید در شرکت می‌توان به اهداف خود در کنترل هزینه دست یافت؟

هدف از کنترل هزینه چیست؟

در یک جمله خلاصه می‌توان گفت که هدف از کنترل هزینه کاهش هزینه‌های نهایی شرکت است و در یک شرکت تولیدی می‌توان با ثبت و بررسی دوره‌ای هزینه‌ها در نرم افزار حسابداری موفق به برنامه‌ریزی درست برای کنترل هزینه آن شرکت شد. برای همین بررسی دوره‌ای هزینه‌ها است که گفته می‌شود کنترل هزینه فرایندی موقتی است و گاهی با توجه به برآوردهایی که از هزینه‌های جاری هر شرکتی صورت می‌پذیرد می‌توان با این ابزار هزینه‌ نهایی تولید را در شرکت کاهش داد.

کنترل هزینه با مقایسه هزینه‌های پیش‌بینی شده در بودجه و نتایج واقعی

ممکن است که هر مدیری برای هزینه‌های شرکت خود محدودیت‌هایی قائل شود و برای همین هم با ثبت دوره‌ای نتایج و آمار هزینه‌ها گاهی نیاز است تا به کنترل آن‌ها اقدام کند. می‌توان با اقدام‌های بازدارنده در مقاطعی موفق به کنترل هزینه‌ها شد و این اقدام‌ها همان چیزی است که بسیاری از صاحبان مشاغل با استفاده از آن موفق به کاهش هزینه‌های نهایی شرکت خود می‌شوند.

به طور معمول شرکت‌های بزرگ هر ساله به برآورد هزینه‌های جاری بخش‌های مختلف شرکت می‌پردازند تا بتوانند با بودجه‎بندی مناسب این هزینه‌ها را تامین کنند. از نگاه عده دیگری کنترل هزینه به معنای تصمیم‌گیری برای آینده شرکت به منظور کاهش این هزینه‌ها است. زیرا که در عمل دیده می‌شود که در موارد زیادی هزینه‌های بخش‌هایی از شرکت بیش از آن‌چه پیش‌‌بینی شده بود می‌شود.

در این‌جا هم می‌توان با ثبت و مقایسه هزینه‌ها به خوبی مدیر هزینه‌ها در شرکت خود باشید. توجه داشته باشید که گاهی کنترل هزینه‌ها ممکن است که منجر به کاهش کیفیت خدمات و محصولات عرضه شده توسط شرکت‌ها شود. زیرا که در این جا هیچ ضمانتی برای این که محصولات شرکت پس از کنترل هزینه‌ها هنوز هم کیفیت قبل خود را داشته باشند وجود ندارد.

در حالی که هنگام تقلیل هزینه‌ها هرگز کیفیت فدای کاهش هزینه‌ها نمی‌شود. ما در ادامه با تشریح مفهوم تقلیل هزینه در یک شرکت برای تولید محصول، سعی می‌کنیم تا به مقایسه کامل کنترل هزینه و تقلیل هزینه بپردازیم.

منظور از تقلیل هزینه چیست؟

بسیار روشن است که در یک واحد تولیدی و یا در یک شرکت، بالا بودن هزینه‌ها به معنی سود کمتر است. برای همین است که هر شرکتی می‌خواهد با کاهش هزینه‌ها سود بیشتری به‌دست آورد. تقلیل هزینه به معنای کاهش هزینه‌ها بدون کاهش کیفیت محصولات است و این تفاوت بارزی است که ما در ادامه در مورد آن بیشتر صحبت خواهیم کرد.

در زمان تقلیل هزینه باید بسیار دقت شود تا از کیفیت محصولات کاسته نشود؛ زیرا این کار می‌تواند با کاهش فروش محصولات شرکت، منجر به کاهش سود کسب شده به طور سالانه در شرکت شما باشد. روش‌های مختلفی برای کاهش یا تقلیل هزینه یک شرکت وجود دارد. همه آن‌ها می‌توانند هزینه‌ها را بدون کاهش کیفیت محصولات تقلیل دهند. البته این روش‌ها نیاز به برنامه‌ریزی گسترده و احتیاط بسیار بالایی در زمان اجرای خود دارند.‌‌

به‌طور کلی هر واحد تولیدی و یا هر شرکتی می‌تواند با ارزیابی درست هزینه‌ها (البته به طور مداوم) موفق به تقلیل هزینه‌های تولید محصولات خود شود. یکی از بهترین روش‌ها برای تقلیل هزینه در شرکت‌ها هم بازاریابی درست است که ما در بخش‌های بعد در مورد آن صحبت می‌کنیم.

حال که شما با دو مفهوم تقلیل هزینه و کنترل هزینه آشنا شدید، ما به مقایسه بیشتر این دو خواهیم پرداخت تا بتوانید به طور کامل این دو را از هم تفکیک و در صورت نیاز به تغییر در فرایندهای در حال اجرا در شرکت خود، یا پایش هزینه‌ها و درآمدهای خود پرداخته و راهکار درست را برای موفقیت بیشتر در آینده انتخاب کنید.

تفاوت بین کنترل هزینه با کاهش هزینه

با توجه به مطالب گفته شده مهم‌ترین تفاوت‌هایی که بین کنترل هزینه و کاهش هزینه وجود دارند در زیر برای شما لیست شده است:

• کنترل هزینه یک فرایند مدیریتی موقت است که با مقایسه آمارها و ثبت هزینه‌های شرکت همراه است. تقلیل هزینه یک فرایند همیشگی به منظور یافتن بهترین متد برای کاهش هزینه تولید هر واحد محصول است.
• پروسه کنترل هزینه با رسیدن به هدف مدنظر متوقف خواهد شد. این در حالی است که پروسه تقلیل هزینه به طور دائم در شرکت برای جلوگیری از هزینه‌های بیخود یا اسراف منابع انسانی و مالی شرکت در جریان است.
• کنترل هزینه روی کاهش هزینه نهایی تولید تمرکز دارد. این در حالی است که تقلیل هزینه به ما کمک می‌کند تا بتوانیم هزینه تولید هر واحد محصول را کاهش دهیم و از این راه سود بیشتری بدون کاهش کیفیت محصول به دست آوریم.
• در نهایت مهم‌ترین تفاوت این است که کنترل هزینه‌ها ممکن است که با کاهش کیفیت محصولات همراه باشد. این در حالی است که تقلیل هزینه به ما این اطمینان را می‌دهد که کیفیت محصولات تولید شده به طور ۱۰۰ درصد تضمین خواهد شد.

با کمی دقت می‌توان متوجه شد که کنترل هزینه یک فرایند بازدارنده برای کم‎کردن هزینه‌های شرکت است و به دلیل بازدارندگی خود گاهی ممکن است با کاهش کیفیت محصولات همراه باشند؛ اما تقلیل هزینه یک سازوکار اصلاحی در درون هر شرکتی است که به هیچ وجه روی کیفیت تاثیر نخواهد گذاشت.

بهترین زمان یا راهکار برای کنترل و تقلیل هزینه

یکی از مهم‌ترین زمان‌هایی که نیاز است بسیار بیشتر به کنترل هزینه و تقلیل هزینه توجه شود هنگام طراحی محصولات است. در این زمان می‌توان با استانداردسازی محصول و ساده‌سازی آن، هم موفق به تقلیل هزینه تولید هر محصول و هم موفق به کنترل هزینه نهایی تولید آن شد.

همین که طرح محصول انتخاب شد، شرکت شما محدودیت‌ها و انتخاب‌های محدودتری در جهت کاهش ‌هزینه‌های تولیدی و نهایی خود خواهد داشت. هنوز هم روش تولید محصول و توجه به آن پس از طراحی محصول از مهم‌ترین موضوعاتی است که برای تقلیل هزینه‌های تولید هر محصول باید به آن توجه شود.

در این راستا تقسیم‌بندی کارها در سازمان می‌تواند از بهترین راه‌ها برای تقلیل هزینه‌ها بدون کاهش کیفیت محصول طراحی شده باشد.

در نهایت یکی از بهترین راه‌کارها برای تقلیل هزینه، بازاریابی مناسب است. این بازاریابی است که مهم‌ترین تاثیر را در تقلیل هزینه‌های شما به جا خواهد گذاشت و با توجه به اهمیت این موضوع ما آن را در بخش جداگانه‌ای بررسی خواهیم نمود.

اهمیت بازاریابی بر تقلیل هزینه‌ها

یک بازاریابی خوب می‌تواند بدون کم شدن از کیفیت محصول، هزینه کمتری را برای رساندن هر واحد محصول به مشتری به همراه داشته باشد. با بازاریابی مناسب، شما می‌توانید بهترین مکان‎ را برای فروش محصول خود به گونه‌ای انتخاب کنید که هزینه‌های حمل یا ارسال محصولات و رساندن آن به دست مشتری حداقل شود.

یافتن راه‌های ارتباطی مناسب و افزایش مشتری‌ها از کانال‌های مختلف منجر به ایجاد شبکه‌ای گسترده برای توزیع کالاها و محصولات شما خواهد شد. حتی ممکن است که موفق شوید محصول بیشتری تولید کرده و آن‌ها را در حجم بالاتری به فروش برسانید.

درست است که تصمیماتی که برای کنترل هزینه استفاده می‌شوند باعث کاهش کیفیت محصول نهایی می‌شود و شاید تقلیل هزینه در فرایند تولید محصول در داخل سازمان کار سختی باشد؛ اما به طور حتم پس از تولید محصول، بازاریابی مناسب یکی از راه‌کارهای کلیدی برای تقلیل هزینه‌های شما خواهد بود که نیازمند استفاده شما از همه کانال‌های ارتباطی موجود برای بازاریابی و از جمله دیجیتال مارکتینگ است.

نتیجه گیری

ما در این متن به بررسی اصطلاحات کنترل هزینه و تقلیل هزینه به طور تخصصی پرداختیم و تفاوت‌های این دو را برای شما بیان کردیم. با بررسی و مقایسه راهکارهای موجود، امید داریم که شما به خوبی بتوانید با انتخاب استراتژی‌های مناسب موفق به دست‌یابی به اهداف خود در کاهش هزینه‌های شرکت یا واحد تولیدی خود شوید.

نویسنده: احسان مهدیزاده