برای آن که وقتی کسب و کارها به گذشته خود نگاه می‌کنند، بتوانند تصویر روشنی از عملکرد خود داشته باشند، باید به درستی مراحل و چرخه حسابداری را طی کرده باشند. مانند هر فعالیت دیگری، حسابداری نیز از چند گام تشکیل شده است که در کنار یکدیگر یک کل منسجم را تشکیل می‌دهند.
هدف از دنبال کردن چرخه حسابداری این است که اطمینان حاصل شود، هر ریالی که در طول دوره کم و زیاد شده است، در صورت‌های مالی یک شرکت منعکس شود. مجموعه‌های خارجی مانند بانک‌ها، سرمایه‌گذاران و سازمان امور مالیاتی به صورت‌های مالی شما نگاه می‌کنند تا در مورد مواردی مانند این که به شما وام بدهند یا این که مالیات را به درستی پرداخت کرده‌اید تصمیم بگیرند.
می توانید چرخه حسابداری را به عنوان یک چک لیست در نظر بگیرید که باید در پایان دوره حسابداری تکمیل شود. وقتی همه مراحل بررسی شد ، می توانید با یک حساب پاک به دوره حسابداری بعدی بروید. این تنها یک تعریف ساده و کلی است، آن چه در این مقاله از شبکه دانش فراپیام قصد داریم ارائه دهیم، اطلاعات کاملی درمورد هر یک از مراحل این چرخه است.
مراحل چرخه حسابداری
بسته به این که از چه کسی در مورد مراحل چرخه حسابداری می‌پرسید، این فرآیند می‌تواند بین ۶ تا ۹ مرحله داشته باشد. برخی ترجیح می‌دهند چند گام را در یک مرحله ادغام کنند. در این مقاله ما نسخه کامل را ارائه می‌دهیم.
قبل از این که ما هر مرحله از چرخه و اصطلاحات حسابداری مرتبط با هر یک را مرور کنیم، لازم است به یاد داشته باشیم که این فرآیند از زمانی شروع شده است که حسابداران این مراحل را با دست در دفترهای فیزیکی و به ثبت می‌رسانند. اما مشخص خواهیم کرد که اکنون، کدام یک از این مراحل به لطف رایانه در پشت صحنه اتفاق می‌افتد و هر یک را مرور خواهیم کرد تا درک کاملی از روند کار داشته باشید.
- جمع‌آوری اسناد مربوط به معاملات و تراکنش‌ها
در اولین قدم بسیار مهم است که بتوانید ابزار اصلی کار را بیابید. اسناد، مدارک و اطلاعات مربوط به تراکنش‌ها و معاملات، ابزار اصلی کار هستند. مشخص است که بدون در دست داشتن رسیدها، فیش‌ها و هر مدرک دیگری که میزان دریافت‌ها و پرداخت‌ها را نشان می‌دهد، نمی‌توانید وارد مراحل دیگر حسابداری شوید. بنابراین توجه داشته باشید که به موقع سند مربوط به هر تراکنش را بایگانی کنید، تا در زمان نیاز گمراه نشوید.
در این بخش نحوه دسته‌بندی و دریافت سیدها و فیش‌ها، به نوع کار حسابداری مربوط است که آیا نقدی است یا تعهدی. اگر حسابداری نقدی در جریان باشد، با رد و بدل شدن پول نقد ثبت صورت می‌گیرد و اگر تعهدی باشد، هر زمان معامله انجام شد، حساب‌ها ثبت می‌شوند.
- ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات
در این مرحله باید بررسی شود اطلاعات و اسنادی که در دست است، چگونه روی وضعیت مالی مجموعه تأثیر گذاشته است. حتماً می‌دانید که دفتری با نام دفتر روزنامه وجود دارد، که اطلاعات روزانه در آن ثبت می‌شود.
در این دفتر تمام مبالغی که پرداخت یا دریافت می‌شوند نوشته شده و بسته به موقعیتی که دارند، بدهکار و بستانکار می‌شوند. چنین دفتری به شکل فیزیکی وجود دارد، با این حال از آن جایی که تکنولوژی وارد علم حسابداری شده است، با داشتن یک نرم‌افزار خوب می‌توان بدون خطا و دردسر این اسناد را به راحتی ثبت کرد.
پس از آن که به پایان یک دوره مالی رسیدیم، اسناد روزانه باید طبقه بندی شده و در جداول بدهکار و بستانکار دفتر کل، ثبت شوند. این کار نیز در نرم افزار حسابداری و نرم افزار مالی به سادگی صورت می‌گیرد و از آنجایی که به شکل خودکار انجام می‌شود دیگر زمان‌بر نیست. در پایان این مرحله سندی با نام سند حسابداری صادر می‌شود. صدور این ستند از مواردی است که باید در دفتر روزنامه قید شود.
بنابراین این مرحله خود شامل سه گام است:
- تجزیه و تحلیل اسناد به منظور یافتن جایگاه و نقش آنها در امور مالی
- تنظیم سند حسابداری و ثبت آن در دفتر روزنامه
- ثبت رویدادهای مالی به تفکیک در دفتر کل
- انتقال اطلاعات به دفتر معین
در این مرحله سند حسابداری که شامل برخی اطلاعات معاملات است، در کنار سایر اقلام ریز و درشت مالی مجموعه جمع شده و به دفتر معین انتقال می‌یابند. در این دفتر تمام تراکنش‌ها باید با جزئیات کامل ثبت شوند.
برای مثال یک تراکنش بانکی را در نظر بگیرید. این عملیات، دو طرف دارد، دلیلی وجود داشته که تراکنش صورت گرفته است و اطلاعات بانکی و مبلغ این تراکنش نیز مهم هستند. تمام این موارد باید در دفتر معین برای تمامی معاملات ثبت شوند.
- محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده
مراحلی که تا به این جا توضیح دادیم، در طول دوره حسابداری انجام می‌شوند. محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده اولین گامی است که فقط پس از پایان دوره و شناسایی و ثبت کلیه معاملات در دفتر کل می‌تواند انجام شود. از آنجا که هر معامله‌ای به عنوان بدهی و اعتبار ثبت می‌شود، هدف از این مرحله اطمینان از برابر بودن کل مانده بدهی و کل مانده اعتبار شما است.
کشف ناهنجاری در اسناد هدف اصلی این مرحله است. بنابراین وقتی عدم تطابق مشاهده شد باید برای رفع آن شروع به جستجو و بررسی دوباره اسناد کنید. به هر حال، تراز آزمایشی تنظیم نشده به سادگی تمام بدهی‌ها و اعتبارات شما را در یک جدول نشان می‌دهد.
- تنظیم ورودی‌ها
این مرحله به منظور رفع ناهنجاری ایجاد شده است. در ابتدا، شما مشخص می‌کنید که چه عواملی باعث عدم انطباق بدهی‌ها و اعتبارات می‌شوند. سپس برای رفع آنها ورودی‌های ژورنالی ایجاد می‌کنید.
- ایجاد تراز ازمایشی اصلاح شده
حال باید برای آخرین بار به کمک تراز اصلاح شده اسناد و اعداد و ارقام را بررسی کنید. این جدول تراز اصلاح نشده، ورودی‌های تعدیل کننده، مبالغ تعدیل شده، استهلاک دارایی‌های ثابت، ذخیره مطالبات مشکوک الوصول، هزینه اجاره و بیمه پرسنل و حقوق و دستمزد پرداخت نشده را نشان می‌دهد. تنظیم و بررسی این جدول، آخرین کار پیش از تنظیم صورت‌های مالی است، بنابراین باید با دقت صورت گیرد.
- تنظیم صورت‌های مالی
صورت‌های مالی شما بزرگترین تحلیلی است که در نتیجه چرخه حسابداری دریافت خواهید کرد. صورت سود و زیان و ترازنامه سوابق دقیقی از آنچه در آخرین چرخه حسابداری در تجارت شما اتفاق افتاده است، ایجاد می‌کند.
صورت‌های مالی اسنادی مهم برای صاحبان مشاغل و افرادی هستند که از بیرون به مجموعه شما نگاه می‌کنند، چرا که به عنوان مبنایی برای مقایسه در نظر گرفته می‌شوند. دانستن این که چگونه صورت‌های مالی خود را بخوانید و تفسیر کنید می‌تواند به شما کمک کند تا از امور اقتصادی خود آگاه باشید و برای رشد، استراتژی مناسبی تعیین کنید.
- تنظیم صورت سود و زیان
به صورت سود و زیان، صورت درآمد و هزینه نیز گفته می‌شود. در واقع این سندی است که تمام هزینه‌ها، درآمدها و سود و زیان حاصل از فعالیت‌های عملیاتی و غیر عملیاتی در آن جمع می‌شوند.
صورت سود و زیان باید در پایان هر دوره مالی تنظیم شود. این سند به افراد دیگر که خارج از مجموعه هستند کمک می‌کند تا درمورد مسائلی مانند سرمایه‌گذاری در آن تصمیم بگیرند، چرا که نشان می‌دهد عملکرد شما چگونه بوده است. همچنین خود شما می‌توانید با استناد به آن برای اهداف آینده برنامه‌ریزی کند و نقاط قوت و ضعف کار خود را بیابید.
- تنظیم صورت سرمایه
صورت سرمایه یکی دیگر از گزارش‌های مالی است، که باید در چرخه حسابداری تنظیم شود. این سند، میزان سرمایه مجموعه را در زمانی خاص نشان می‌دهدو طبیعی است که سود و زیان در کم و زیاد شدن سرمایه تأثیر دارد، بنابراین باید به روشنی مشخص شود که در پایان هر دوره مالی، چه اتفاقی برای سرمایه می‌افتد.
- تنظیم ترازنامه
ترازنامه یا صورت وضعیت مالی، در پایان هر دوره مالی تنظیم می‌شود و از اساسی‌ترین اسنادی است که باید تنظیم شود. دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه در این سند در کنار هم جمع می‌شوند. بنابراین در سند باید مشخص شود که دارایی‌های مجموعه اعم از ساختمان و زمین و نقدینگی چیست و چه مقدار است، بدهی‌ها چقدر است و به چه کسانی باید پرداخت شود و این که سرمایه مجموعه چقدر است و در چه بخش‌هایی هزینه می‌شود.
چرخه حسابداری و فناوری
پیش‌تر اشاره کردیم که تکنولوژی‌های کامپیوتری حسابداری را دست خوش تغییراتی کرده است. این تغییرات به این شکل هستند که برخی از مراحلی که گفتیم، دیگر به دست حسابداران انجام نمی‌شوند و در پس پرده صورت می‌گیرند. درواقع حسابداری خودکار باعث شده است، که آنها کمتر با حسابداران و صاحبان مشاغل مرتبط باشند و نیازی به اقدام مستقیم از طرف آنها برای انجام این مراحل وجود نداشته باشد.
اگر امروز بخواهیم از دریچه چشم یک حسابدار به چرخه حسابداری نگاه کنیم، روند کار کمی متفاوت به نظر می‌رسد. به عنوان مثال، دفتر کل امروز به شکل سنتی وجود ندارد، بنابراین نیازی به نوشتن معاملات در آن نیست. بلکه سیستم تشخیص می‌دهد که چگونه از اطلاعات دفتر روزنامه که آن هم سیستمی است، دفتر کل را نتیجه بگیرد.
چرخه حسابداری منعکس کننده قوانین و فرآیندهایی است، که همه مشاغل برای داشتن اعداد دقیق باید از آنها پیروی کنند، بنابراین دانستن همه مراحل، حتی مراحل پشت صحنه مهم است. با این وجود، همچنان که تکنولوژی و حسابداری با هم مخلوط می‌شوند، چرخه حسابداری بسیار کمتر دستی و به طور قابل توجهی سریع‌تر می‌شود.
اهمیت چرخه حسابداری
به این موضوع اشاره کردیم که صورت‌های مالی تا چه اندازه در تصمیم‌گیری‌های آینده مجموعه و افراد خارج از آن مهم هستند. نکته دیگری که وجود دارد، بحث مالیات است.
ترازنامه‌هایی که شرکت‌ها تهیه و تنظیم می‌کنند نهایتاً توسط مراجع مربوط بررسی می‌شود و پس از آن که مشخص شد مطابق قانون تنظیم شده و هیچ مشکلی در آن وجود ندارد، برای تخصیص مالیات در سازمان مالیات کشور بررسی می‌شوند. بنابراین اعلام اشتباه مبلغ‌ها و اعداد و ارقام مندرج در آن می‌تواند موجب اشتباه در مشمولیت‌های مالیاتی شود. حال آن که خوش حسابی و صداقت به معافیت‌های مالیاتی منجر می‌شود.
چرخه حسابداری؛ اطمینان از درستی فعالیت‌های مالی
آن چه از مراحل یاد شده آموختیم، هدف از انجام چرخه حسابداری، رسیدن به شفافیت در تمام ابعاد مالی شرکت‌ها و تنظیم ترازنامه که مهم‌ترین سند مالی است، است.
امروزه که سیستم‌ها و رایانه تمام فعالیت‌های تحلیلی و گزارش‌گیری را انجام می‌دهند، احتمالاً مهم‌ترین مرحله، مرحله اول کار یعنی استخراج اطلاعات و اسناد است. با این حال حسابداران باید همیشه هوشیار باشند و تمام گزارش‌های سیستم را به طور کامل بررسی کنند.
چرخه حسابداری در بقای تمام مجموعه‌ها مهم است. هر کسب و کاری باید برای آینده و پیشرفت خود این چرخه را جدی گرفته و برای رسیدن به نتایج درست، نهایت دقت را به خرج دهد.
بیشتر بخوانید :
