بی‌شک یکی از مهم‌ترین مراحل بخش مالیاتی یک شرکت مبحث پلمپ دفاتر تجاری است. عدم تکمیل اطلاعات مورد نیاط در دفاتر پلمپ می‌تواند برای شرکتها مشکل ساز شود. ممکن است تا کنون واژه پلمپ شرکت را در اخبار یا از دوستان و حتی در روزنامه‌ها؛ بارها خوانده یا شنیده باشید.
در واقع اگر شرکتی تاسیس کرده‌اید؛ و یا این که به زودی قصد انجام این کار را دارید. باید ابتدا با مبحث پلمپ دفاتر قانونی و مراحل انجام آن به خوبی آشنا شوید. به نظر شما اصلا چرا شرکتها اقدام به تکمیل اطلاعات مالی خود در دفاتر پلمپ می‌کنند؟
طبق ماده ۶ قانون تجارت افراد پس از ثبت شرکت حال چه حقیقی و یا چه حقوقی؛ موظف‌اند تا اظهارنامه‌هایی از درآمدها و هزینه‌های خود را در دفاتر پلمپ ثبت کنند. حال اگر شرکتی اقدام به ارائه اطلاعات مالی خود در این دفاتر نکند چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ آیا این شیوه از نام‌گذاری (دفاتر پلمپ) دلیل خاصی دارد؟
با ما تا انتهای این مقاله از شرکت نرم افزاری فراپیام همراه باشید تا به تمامی سوالات شما در این زمینه پاسخ دهیم. در ادامه این مقاله ما قدم به قدم مراحل پلمپ دفاتر قانونی در سامانه اداره ثبت شرکتها را نیز به شما توضیح می‌دهیم. پس با ما همراه باشید.
پلمپ دفاتر چیست؟
در ابتدای مقاله گفتیم که شرکتها موظفند تا در بازه‌های زمانی مشخصی دفاتر خود را پلمپ کنند. شاید برای‌تان سوال پیش بیاید که دفاتر پلمپ دقیقاً به چه معنا است؟ و یا این که روند پلمپ کردن به چه صورت است؟
در ابتدا باید به شما بگوییم که شرکتها موظفند؛ دفاتر خود را هم صورت روزنانه و به صورت کلی پلمپ کنند. پلمپ روزانه یعنی شرکتها موظفند طی هر روز اقدام به ثبت فعالیت‌های خود کنند.
تاجران باید سودها و زیان‌ها و تمامی هزینه‌های ریز و درشت خود را به صورت روزانه در این دفتر وارد کنند. فراموش نکنید که در دفاتر روزنانه؛ حتی مخارج شخصی که از هزینه‌های شرکت برداشت می‌شود باید درج گردد. حال این دفاتر روزنامه خود نیز به دو گروه مجزا تقسیم می‌شوند. دفاتر روزنامه عمومی و دفاتر روزنامه اقتصادی.
دفاتر کل نیز رویکردی تقریباً نزدیک به دفاتر روزنانه دارند. با این تفاوت که هزینه‌ها و فعالیت‌های مالی یک شرکت را در طول یک هفته در خود به ثبت می‌رسانند. لازم است بدانید از دفاتر کل برای پلمپ دفاتر تجاری استفاده می‌گردد. در واقع تاجران باید تمامی اطلاعاتی که در دفاتر روزنامه ثبت شده است را به دفاتر کل منتقل کنند. تاجران هر هفته اقدام به بررسی دفاتر روزنامه خود می‌کنند.
همچنین بخوانید : دفاتر پلمپ چیست؟
سپس پس از تعیین نوع معامله اطلاعات را به دفاتر کل انتقال می‌دهند. اگر به دنبال تعریفی کامل‌تر از دفاتر کل هستید؛ ماده ۸ قانون تجارت به طور دقیق‌تر به بررسی این موضوع پرداخته است. در واقع تاجران پس از بررسی دفاتر روزانه اقدام به تشخیص شناسایی انواع معاملات می‌کنند؛ در انتها اطلاعات شناسایی شده را در صفحات مربوطه در دفاتر کل درج می‌نمایند.
چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر پلمپ اقدام نمود؟
شما به عنوان یک تاجر باید هر سال و پیش از شروع سال مالی جدید؛ برای گرفتن دفاتر پلمپ خود اقدام کنید.
البته یک حالت استثنائی نیز وجود دارد. اگر صفحات دفاتر پلمپ شما قبل از به پایان رسیدن سال مالی کاملاً تمام گردد. در این صورت شما می‌توانید اقدام به دریافت دفاتر پلمپ جدید کنید. امسال شما به منظور دریافت پلمپ دفاتر قانونی خود تا پایان اسفند ۱۴۰۰ فرصت دارید.
اسفند ۱۴۰۰ را می‌توان آخرین فرصت به منظور دریافت پلمپ دفاتر دانست. البته به شما پیشنهاد می‌کنیم که زودتر اقدام به دریافت این موارد کنید؛ زیرا در انتهای هر سال ممکن است با شلوغی سامانه‌ها یا رد دفاتر روبه‌رو گردید.
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
- کپی از شناسنامه متقضی
- کپی از کارت ملی متقضی
- به همراه داشتن اظهارنامه دریافت شده از سامانه مربوطه
- فرم اظهارنامه کامل شده
- کپی مجوز یا پروانه کسب متقضی
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی
- کپی از کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
- کپی از شناسنامه ملی مدیر عامل
- یک نسخه کپی از روزنامه رسمی و ثبت شده
- اصل و کپی اضهارنامه دریافتی از سامانه
دلایل رد دفاتر پلمپ چیست؟
یک‌سری موارد وجود دارد که عدم رعیت آن‌ها منجر به رد شدن درخواست پلمپ دفاتر می‌گردد. شناخت این موارد می‌تواند به شما در دوری گزیدن از انجام این فعالیت‌ها کمک کند.
به منظور قبول شدن درخواست اخذ دفاتر بهتر است در زمان درصحیحی اقدام به ارائه آن کنید. با توجه به سخت گیری‌ها و آیین‌نامه‌های موجود به منظور پایبندی به مقررات مربوط به دفاتر پلمپ؛ دیگر شرکتها موظف‌اند تا اطلاعات بسیار شفاف و دقیقی در خصوص عملکردهای خود در این دفاتر ارائه دهند.
طبیعی است که وجود هر گونه ایراد و یا نقص در دفاتر سبب رد درخواست شما گردد. این مقررات و آیین‌نامه‌های مشخص شده در خصوص چگونگی درج اطلاعات در دفاتر پلمپ؛ توسط سازمان امور مالیاتی کشور تعیین و ارائه شده است. همچنین توجه داشته باشید که رد شدن دفاتر باعث می‌شود مجبور به پرداخت جریمه‌های مالیاتی سنگینی شوید.
صلاحیت این دفاتر توسط کارشناسان اداره امور مالیات بررسی می‌گردد. اطلاعات درج شده در دفاتر پلمپ با استانداردهای تعیین شده ازجانب اداره امور مالیات سنجیده می‌شود. در ادامه برخی از اصلی‌ترین دلایلی که منجر به رد شدن دفاتر پلمپ می‌شوند را برای‌تان ذکر کرده‌ایم.
دلایل رد شدن دفاتر پلمپ برخی از شرکتها عبارتند از:
- ارائه دفاتر پلمپ سال‌های گذشته
- استفاده از هرگونه اطلاعات غیر واقعی در دفتر
- سوء استفاده و سفید گذاشتن بخش زیادی از صفحات دفاتر پلمپ
- جا انداختن و یا ثبت نکردن برخی از فعالیت‌ها
- هر گونه اقدام به منظور هر فرد و یا مخدوش کردن مطالب درج شده در دفتر
- خارج کردن دفاتر از حالت پلمپ و یا گم شدن چند برگ از آن
- خارج کردن دفاتر از حالت پلمپ
- عدم رعایت تقدم ثبت معاملات با توجه به تاریخ‌های آن‌ها
- وجود هرگونه اشتباه در حساب و کتاب‌ها
- اطلاعات دفتر نباید با مداد نوشته شود
- ثبت اطلاعات مالیاتی که به هیچ عنوان رخ نداده‌اند
نحوه و مراحل پلمپ دفاتر قانونی در سامانه اداره ثبت شرکت ها
در این بخش از مقاله قصد داریم تا مراحل پلمپ دفاتر قانونی را به شما آموزش دهیم. ابتدا باید وارد سامانه اداره ثبت شرکتها بشوید. سپس به منظور ثبت و تکمیل پلمپ دفاتر قانونی خود مراحل ذکر شده در زیر را گام به گام دنبال کنید:
- ورود اطلاعات متقاضی
در این بخش شما باید اقدام به ثبت اطلاعات متقاضی پلمپ دفاتر کنید.
در ابتدا باید حقیقی و یا حقوقی بودن اطلاعات متقاضی را با توجه به شرایط خود پر کنید. پس از درج این اطلاعات؛ باید در خصوص نوع تقویم مالی و شروع سال مالی شرکت خود نیز اطلاعاتی ثبت کنید.
می‌توانید بر اساس تقویم شمسی و یاحتی میلادی نوع تقویم مالی خود را مشخص نمایید. به شما توصیه می‌کنیم که اگر صادرات و واردات به خاصی با کشورهای خارجی ندارید؛ تقویم و مالی شمسی را انتخاب کنید.
فراموش نکنید که شروع ماه مالی و روز مالی خود را نیز باید در این بخش به صورت شفاف مشخص کنید.
همچنین بخوانید : تفاوت شخص حقیقی و حقوقی
- تکمیل اطلاعات شخصیت حقوقی
با توجه به نوع شخص متقاضی که در مرحله قبل پر کرده‌اید. در این مرحله باید نسبت به تکمیل اطلاعات خواسته شده سامانه اداره ثبت شرکتها اقدام کنید. در این بخش اطلاعاتی از جمله آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ، شماره تلفن، شماره ملی و موارد این چنینی باید پر شود. حتماً از صحت اطلاعات درج شده در این بخش اطمینان خاطر کسب کنید.
- اطلاعات تکمیلی اظهارنامه
در این بخش باید اقدام به پر کردن اطلاعات شخص متقاضی برای دریافت اظهارنامه کنید. فراموش نکنید که صحت اطلاعات درج شده در این بخش بسیار مهم است.
- مشخص کردن هیئت مدیره
در این مرحله تنها باید اطلاعات اعضای هیئت مدیره که قرار است در آینده در یک شرکت مشغول به کار شوند را مشخص کنید.
- سمت هیئت مدیره شرکت
پس از تعیین هیئت مدیره باید در این بخش سمت هر یک از اعضا را مشخص کنید. سپس اطلاعات تکمیلی در خصوص آن‌ها را نیز پر کنید.
فراموش نکنید که پس از درج اطلاعات افراد در انتها روی “ثبت سمت شخص” کلیک کنید. برخی از افراد نیز می‌توانند در یک شرکت دارای چندین سمت باشند. در چنین شرایطی شخص در ازای هر سمتی که دارد باید یک بار انتخاب شود.
- دفتر پلمپ تقاضا شده
در این بخش باید تعداد دفاتر مورد نیاز، نوع آن و تعداد برگه‌های لازمه را به درستی مشخص کنید. پس از اینکه تمامی اطلاعات را به درستی درج کردید و از صحت آن مطمئن بودید؛ به راحتی بر روی دکمه “ذخیره دفتر مورد تقاضا” کلیک کنید. فراموش کنید شما باید هر دو دفتر کل و دفتر روزنامه را انتخاب کنید.
- تایید صحت اطلاعات درج شده
وقتی تمامی مراحل گفته شده را ثبت کردید. اطلاعات ثبت شده اظهارنامه به شما ما نشان داده خواهد شد. آن را بخوانید و در صورتی که مورد تایید شما است؛ روی گزینه“پذیرش نهایی” کلیک کنید.
- تحویل دادن مدارک به اداره پست
در مرحله‌ی آخر باید اقدام به چاپ اظهارنامه با مهر و امضا خود کنید. مدارک خواسته شده در مرحله آخر را به اداره پست منطقه خود ببرید. با استفاده از پاکت مخصوص پلمپ آن را ارسال کنید. پس از دریافت رسید پستی از مامور پست دوباره به سایت سامانه اداره ثبت شرکتها وارد شوید. به بخش پیگیری‌ها بروید و موارد خواسته شده را تکمیل کنید.
پس از پرداخت هزینه پلمپ باید منتظر باشید تا دفاتر پلمپ به دست‌تان برسد.
چگونه دفاتر روزنامه و کل را پلمپ می‌کنند؟
در این بخش قصد داریم تا روند پلمپ دفاتر تجاری را به شما آموزش دهیم. در ابتدا باید بدانید که پلمپ دفاتر تنها توسط مرجع ثبت شرکتها صورت می‌پذیرد.
کارشناسان این مراکز ابتدا اقدام به شماره گذاری تمامی صفحات دفاتر پلمپ می‌کنند. در مرحله بعدی با استفاده از شماره ثبت شرکت متقاضی و همچنین با استفاده از مهر اداره ثبت شرکتها صفحات را نشانه گذاری می‌کنند.
انجام این کار می‌تواند از هر گونه سوء استفاده و تقلب در این زمینه جلوگیری کند. همان طور که گفتیم تاجران باید اقدام به پر کردن اطلاعات روزنامه و کلی در دفاتر پلمپ کند.
پس از پایان سال مالی نیز موظفند دفاتر پلمپ را به مراکز مرتبط تحویل دهند. در خصوص دفاتر پلمپ لازم است بدانید این دفاتر در قالب ۵۰ و ۱۰۰ برگ و ۲۰۰ برگ به مشتریان ارائه می‌شوند. در واقع تاجران و مشتریان این دفاتر را با توجه به تعداد معاملات و بزرگی شرکت خود خریداری می‌کنند.
به طور کلی دفاتر به سه دسته روزنامه، کل و دارایی تقسیم می‌شوند. برای کسب اطلاعات از قیمت دفاتر پلمپ قانونی می‌توانید به سامانه اداره ثبت شرکتها مراجعه کنید.
نتیجه گیری
ما در این مقاله با توجه به اهمیت دفاتر پلمپ؛ سعی کردیم تا مراحل پلمپ دفاتر قانونی را در سامانه اداره ثبت شرکتها به شما آموزش دهیم. همچنین در ادامه مقاله اطلاعات تکمیلی‌تری در خصوص چیستی و چگونگی استفاده از دفاتر پلمپ برای‌تان ارائه کردیم.
بیشتر بخوانید :
