سند حسابداری چیست؟

همه چیز درباره سند حسابداری

حسابداری یکی از اصلی‌ترین و مهم ترین مساعل برای تنظیم و مدیریت رویدادهای مالی است. کلیه رویدادهای مالی که در یک شرکت یا یک سازمان اتفاق می‌افتند، به شکل سندهای مالی و حسابداری به ثبت می‌رسند. درواقع سند حسابداری مدرکی است که تمامی رویدادهای مالی یک سازمان در آن گردآوری شده است.

اما تنظیم سند حسابداری به چه منظور و چگونه انجام می‌شود و چه نکاتی را باید درباره آن رعایت کرد؟ هر سند حسابداری چه اجزایی دارد؟

همه این‌ها، سوالاتی هستند که در این مقاله به آن‌ها پاسخ خواهیم داد. برای آشنایی بیشتر با سندهای حسابداری، نحوه تنظیم آن‌ها و نکاتی که در این باره رعایت می‌شود، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

سند یا برگه حسابداری چیست؟

جهت به حداقل رساندن میزان خطا و اشتباهات در زمینه ثبت معاملات و دریافت جواز معاملات می‌توان از سند یا برگه حسابداری استفاده کرد.

در این سند یا برگه، کلیه اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی انجام شده مانند کلیه فاکتورهای مربوط به پرداخت وجه‌ها، رسیدهای پرداخت آب و برق و گاز، رسید اجاره نامه و… ثبت می‌شوند و درواقع به جای ارائه فاکتورها و فیش‌های مربوطه از این سند برای ثبت و انجام معاملات استفاده می‌شود.

اعتبار این سند مستلزم وجود امضا و مهر مقام مجاز؛ یعنی مدیرعامل شرکت، حسابدار اصلی، مدیر مالی و… است. این برگه پس از این که به امضای مدیر مربوطه رسید، به عنوان سندی برای ثبت رسمی و قانونی شناخته می‌شود.

به عنوان مثال: تصور کنید که می‌خواهید هزینه‌های مربوط به پرداخت آب و برق را در یک تاریخ مشخص به ثبت برسانید.

برای ثبت این هزینه‌ها، حسابدار به مدارک رسمی و قانونی نیاز دارد که این مدارک همان فیش‌های مربوط به پرداخت هزینه‌های آب و برق هستند که باید حتما مهر دریافت از بانک را داشته باشند. حسابدار با داشتن این فیش‌ها می‌تواند هزینه‌های مربوط به پرداخت آب و برق را در دفتر حسابداری به ثبت برساند.

اما روند کار در نرم افزار حسابداری به این شکل نبوده و متفاوت از موارد ذکر شده در قسمت قبل است. در سیستم‌های حسابداری، کلیه اسناد و مدارک مربوط به پرداخت قبوض و فیش‌ها در تاریخ‌های مختلف جمع آوری شده و مورد بررسی دقیق حسابدار قرار می‌گیرند‌.

سپس حسابدار کلیه این مدارک را همراه با تاریخ پرداخت آن‌ها روی یک برگه ثبت می‌کند. این برگه همان سند یا برگه حسابداری نام دارد.

پس از ثبت تمامی این سندهای مالی، فیش‌ها و قبوض پرداخت به این سندها متصل می‌شوند و این برگه حسابداری به همراه مدارک الصاقی به ثبت و امضای مسئولین مربوطه از جمله مدیران مالی، رئیس حسابداری و سایر افراد مسئول می‌رسد.

پس از تایید و امضای این مدارک توسط مسئولین، حسابدار آن‌ها را در دفاتر رسمی و قانونی ثبت می‌کند.

برگه یا سند حسابداری از چه اجزایی تشکیل شده است؟

برگه یا سند حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده است که وجود همه آن‌ها برای تشکیل این برگه لازم و ضروری است. اجزای مختلف برگه یا سند حسابداری عبارتند از:

• تاریخ سند حسابداری

رویدادهای مالی هرکدام در یک تاریخ و زمان مشخص اتفاق می‌افتند؛ درنتیجه هر سند حسابداری مستلزم وجود و ثبت تاریخ وقوع است. سندهای حسابداری به ترتیب تاریخ‌های مشخصی تنظیم می‌شوند و تنظیم یک سند حسابداری بدون وجود تاریخ ثبت، عملا غیرممکن است.

• شماره سند حسابداری

شماره سند حسابداری یکی از ملزومات تنظیم اسناد است به این صورت که هر سند حسابداری یک شماره دارد و این شماره‌ها بیانگر‌چینش اسناد حسابداری هستند.

• حساب‌های مالی

برای تنظیم هر رویداد مالی، دو نوع حساب بانکی مختلف مورد نیاز است. یکی از این حساب‌های بانکی باید متعلق به بدهکار و دیگری متعلق به بستانکار باشد.

• آرتیکل سندهای حسابداری

آرتیکل‌های سند حسابداری عبارتند از کدهایی که در یک سند با عنوان بدهکار و بستانکار شناخته می‌شوند. این آرتیکل‌ها باید حداقل دوتا باشند و در مجموع ضرورت دارد که آرتیکل‌های بدهکار و بستانکار باهم در مجموع برابر باشند.

اگر این نکات به طور دقیق رعایت نشوند، اسناد به صورت ثبت شده در گزارشات لحاظ نخواهند شد. آرتیکل سندهای حسابداری از اجزای مختلفی به شرح زیر تشکیل شده‌اند:

• کد حساب

تعداد کدهای حساب‌ها به تعریف حسابدار از کدینگ بستگی دارد و یک یا چند کد را شامل می‌شود.

• شرح آرتیکل‌ها

شرح آرتیکل‌ها عبارت است از توضیحاتی که در رابطه با بدهکاری و بستانکاری کد حساب‌ها و دلایل آن‌ها ارائه می‌شود.

همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

• مبلغ

مبالغ در سندهای حسابداری در غالب دو ستون هستند که این ستون‌ها عبارتند از ستون بدهکار و بستانکار. برای هر یک از این آرتیکل‌ها تنها می‌توان یک ستون بدهکار یا یک ستون بستانکار تعریف کرد. عدد ثبت شده در این ستون‌‌ها باید حتما بالاتر از صفر و مثبت باشد. هیچ آرتیکلی را نباید بدون مبلغ ثبت کرد.

• جمع استاد

جمع مبالغ ذکر شده در هر یک از ستون‌های بدهکار و بستانکار در قسمت پایینی هر کدام از این ستون‌ها ثبت می‌شود. برای تراز شدن این ستون‌ها لازم است که جمع هر دو ستون باهم برابر باشند.

• پیوست سند

کلیه اسناد مربوط به سندهای حسابداری مانند فاکتورهای فروش و پرداخت، رسیدها، حواله‌ها و… باید به سند حسابداری پیوست شوند. همچنین تعداد این برگه‌ها باید در پیوست سند به طور دقیق ثبت شود.

فهرست حساب‌ها چیست و چه کاربردهایی دارد؟

با توجه به تعدد حساب‌‌ها در نرم افزارهای مالی، جهت جلوگیری از ایجاد پیچیدگی در امر حسابداری و تسهیل این فرایند، به هر حساب یک کد مشخص تعلق می‌گیرد که انجام این فرایند را اصطلاحا کدینگ یا فهرست حساب می‌گویند.

برای مثال چنان چه یک حساب بانکی بدهکار باشد، بدهی او را به این صورت اعلام می‌کنند که حساب شماره … بدهکار است.

این کدها یا شماره‌ها تنها برای تسهیل کار سیستم‌های حسابداری کاربرد دارند و برای ثبت حساب‌ها در دفاتر رسمی و قانونی به هیچ وجه از این شماره‌ها استفاده نمی‌شود؛ بلکه مشخصات حساب و مالک آن به طور کامل قید می‌شوند.

قواعد کدینگ در حسابداری

برای شماره گذاری و کدینگ حساب‌ها قوانینی وجود دارد که رعایت آن‌ها ضروری است. بعضی از این نکات و قوانین عبارتند از:

• شماره گذاری کلیه حساب‌ها باید با توجه به حجم معاملات و فعالیت‌های مالی سازمان انجام شود.
• حساب‌ها و شماره گذاری آن‌ها باید به لحاظ تعدادی طبق نیازهای سازمان صورت بگیرند.
• شماره گذاری حساب‌ها باید به صورتی انجام شود که بتوان از روی شماره هر حساب به نوع و طبقه آن پی برد.
• شماره گذاری حساب‌ها باید به گونه‌ای انجام شود که اگر حساب جدیدی به لیست حساب‌های قبلی افزوده شد، ترتیب و نظم شماره گذاری‌ها به هم نخورد.
• ترتیب شماره گذاری حساب‌های مختلف عبارت است از: تعیین دارایی‌های موجود در حساب با شماره ۱، مشخص کردن حساب‌های بدهی با شماره ۲، مشخص کردن حساب‌های سرمایه گذاری با شماره ۳، اختصاص عدد ۴ به حساب‌های درآمدی و مشخص کردن هزینه‌ها با عدد ۵.

نتیجه گیری

در این مقاله به طور مختصری مفهوم سند حسابداری را تعریف کردیم و کاربردهای آن را برای شما شرح دادیم. همچنین برای شما توضیح دادیم که چرا استفاده از سندهای حسابداری در مدیریت حساب‌ها می‌تواند مفید باشد.

همانطور که گفته شد، سندهای حسابداری از اجزای مختلفی تشکیل شده‌اند و کلیه این اجزا باید برای مدیریت حساب‌ها از طریق سند حسابداری موجود باشند و رعایت شوند که توضیحاتی درباره تک تک آن‌ها ارائه کردیم. در پایان درباره کدینگ حساب‌ها و نحوه کد گذاری با شما صحبت شد.

امیدواریم که مطالب ذکر شده در این مقاله برای شما مفیر واقع شده باشند و توانسته باشند توجه شما را جلب کنند.

نویسنده: احسان مهدیزاده