حساب های انتظامی در حسابداری چیست؟ صاحبان شرکت‌ها و کسب و کارها معمولا با مسائل مالی زیادی برخورد دارند و باید حساب امور مالی خود را داشته باشند. به همین منظور آنها اشخاصی را استخدام می‌کنند تا به این موارد رسیدگی کنند. در واقع حسابداران با قوانین و روش‌های حسابداری به خوبی آشنایی دارند و می‌توانند مسائل مربوط به امور مالی را بررسی کنند.
ممکن است تصور کنید شغل حسابداری کار راحتی است و هر فردی از پس آن برمی‌آید؛ اما در واقع به خصوص در شرکت‌های بزرگ همواره مسائل و حساب‌هایی وجود دارند که باید فردی ماهر و باتجربه به آنها رسیدگی کند. یکی از حساب‌هایی که معمولا شرکت‌ها با آن سروکار دارند، حسابهای انتظامی هستند.
این حساب‌ها بدون ماهیت بوده و مربوط به دریافت چک و سفته چیست هستند. در ادامه قصد داریم به بررسی بیشتر حسابهای انتظامی و نکات مربوط به آنها بپردازیم.
ماهیت حساب ها در حسابداری به چه معنا است؟
اول از هر چیز برای مشخص کردن ماهیت حساب‌ها در حسابداری نیاز به رسم کردن یک ترازنامه داریم. در یک ترازنامه برخی از حساب‌ها در سمت راست و برخی دیگر در سمت چپ نوشته می‌شوند. در واقع جایگاه دارایی‌ها سمت راست ترازنامه و جایگاه بدهی‌ها در سمت چپ آن است.
حساب‌ها از نظر ماهیت به سه دسته بدهکار، بستانکار و بدون ماهیت تقسیم می‌شوند. اگر حسابهای: دارایی جاری، هزینه‌ها، دارایی غیرجاری و بهای تمام شده در در سمت راست ترازنامه نوشته شوند ماهیت بدهکار دارند.
در صورتی که حسابهای بدهی جاری، بدهی غیرجاری، درآمد و حقوق صاحبان سهام در سمت چپ و جزو زیر مجموعه‌های بدهی یا سرمایه نوشته شوند، ماهیت بستانکار دارند. اما یک نوع حساب هم وجود دارد که در دسته بدهکار و بستانکار جای نگرفته و بدون ماهیت است.
این حساب، حساب انتظامی نام دارد. در ادامه با این نوع از حساب بیشتر آشنا می‌شویم.
حساب انتظامی چیست؟
حسابهای انتظامی برای نگهداری اسناد تضمینی یک شرکت مانند چک و سفته، جهت ایجاد شفافیت برای برخی از رویدادهای مالی به کار می‌روند. چنین حساب‌هایی در متن ترازنامه ثبت نشده و ممکن است فقط در ذیل ترازنامه به صورت یادداشت کوچکی آورده شوند.
در اصل حسابهای انتظامی بدون ماهیت در نظر گرفته می‌شوند و زمانی استفاده می‌شوند که شرکت مورد نظر برای ضمانت یک چک یا سفته پرداخت می‌کند.
پس این حساب‌ها وصول شدنی نیستند و قرار است تنها به صورت وثیقه کاربرد داشته باشند. این حساب‌ها به دلیل همین بدون ماهیت بودنشان در ترازنامه یا صورت سود و زیان جایگاهی ندارند.
انواع تضمین در حساب های انتظامی
پس گفتیم که حسابهای انتظامی برای نگه داشتن اسناد تضمینی یک شرکت به کار می‌روند. اما سوالی که پیش می‌آید این است که انواع اسناد تضمینی یک شرکت چه هستند؟ معمولا بیشتر از هر چیزی برای ضمانت از چک استفاده می‌شود اما مثلا در معاملات دولتی، اغلب ضمانت نامه بانکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در زیر به برخی از اسناد تضمینی مهم که در حسابهای انتظامی به کار می‌روند اشاره می‌کنیم:
- سفته
- چک
- وجه نقد
- ضمانت نامه بانکی
- اسناد ملکی
حساب های انتظامی چگونه ثبت می‌شوند؟
در یک طبقه‌بندی کلی حسابهای انتظامی در زمان پرداخت دو نوع هستند. یا حسابهای انتظامی به عهده شرکت با ماهیت بدهکار هستند یا طرف حساب انتظامی به عهده شرکت با ماهیت بستانکار است. حال اگر شرکتی اسناد انتظامی را دریافت کند، ثبت حساب انتظامی به صورت زیر است:
- حسابهای انتظامی به نفع شرکت: بدهکار
- طرف حسابهای انتظامی: بستانکار
اما اگر شرکتی اسناد تضمینی را به عنوان ضمانت پرداخت کند، ثبت حساب انتظامی به صورت زیر است:
- حسابهای انتظامی به عهده شرکت: بدهکار
- حسابهای انتظامی: بستانکار
بستن حساب های انتظامی به چه صورت است؟
اول از همه باید گفت که منظور از بستن حساب صفر کردن مانده حساب است. بستن حساب‌ها اغلب در زمان دوره مالی و پایان دوره مالی انجام می‌گیرد.
در نتیجه برای بستن حسابهای انتظامی لازم است که عملیات مربوط به رویدادهای طی دوره مالی و پایان دوره مالی مورد بررسی قرار گیرد. به علاوه برای بستن حسابهای انتظامی لازم است اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل شوند.
ماهیت بدهکار در حسابداری چیست؟
دارایی‌های یک شرکت شامل: موجودی کالاهای آن شرکت، دارایی‌های ثابت، وجوه نقدی، حسابهای دریافتنی، هزینه‌ها و… است.
هر چیزی که به عنوان دارایی شرکت محسوب می‌شود در سمت راست ترازنامه نوشته می‌شود و دارایی‌ها و تمامی زیرمجموعه‌های آن ماهیت بدهکار دارند. اما ماهیت بدهکار و بستانکار در حسابداری چه معنی دارد؟ وقتی حسابی ماهیت بدهکار داشته باشد، افزایش در آن حساب باعث بدهکار شدن و کاهش آن باعث بستانکار شدن آن حساب می‌گردد.
منظور از ماهیت بستانکاری در حسابداری چیست؟
در شرکت‌ها و موسسات که با نرم افزار حسابداری کار می کنند حساب‌هایی مانند: حقوق صاحبان سهام و درآمد، سرمایه، بدهی‌ها، پیش دریافت و… ماهیت بستانکاری دارند.
در چنین حساب‌هایی بر خلاف حساب‌ها با ماهیت بدهکار، هرگاه موجودی حساب ما افزایش یابد بستانکار می‌شویم و هرگاه کاهش پیدا کند بدهکار خواهیم شد. اما برخی از حساب‌ها هم ماهیت دوگانه دارند و در ترازنامه و معادلات حسابداری می‌توانند هم در سمت چپ هم سمت راست قرار بگیرند.
حساب هایی با ماهیت خنثی در حسابداری
اگر یک حسابی هیچ گونه ماهیتی در حسابداری نداشته باشد، حسابی با ماهیت خنثی است و صرفا جنبه تعهد دارد. اگر چنان چه در چنین حساب‌هایی تغییراتی هم به وجود آید، این تغییرات رویداد مالی به حساب نمی‌آیند. حسابهای انتظامی دقیقا در این دسته جای گرفته و از نظر حسابداری جزو حسابهای خنثی محسوب می‌شوند. اگر می‌خواهید حسابهای خنثی را تشخیص دهید باید به این سه ویژگی توجه داشته باشید:
- در گزارش‌های مالی قید نمی‌شود و صرفا برای ارائه آمار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- این حساب‌ها طرف هیچ حساب مالی قرار نمی‌گیرند.
- ثبت یکسانی در حسابهای دریافتی و پرداختی دارند.
آشنایی با چند ماهیت در حسابداری
- ماهیت خرید در حسابداری: ماهیت خرید در حسابداری به صورت بدهکار است. در واقع قیمت و هزینه کالاهایی که در یک دوره مالی خریداری شده‌اند، در حساب خرید ثبت می‌شوند. هر گاه کالا و خدمات را خریداری کنیم، حساب خرید ما افزایش یافته و بدهکار می‌شود.
- ماهیت فروش در حسابداری: فروش در حسابداری ماهیت بستانکار دارد. برای افزایش حساب فروش، آن شرکت یا موسسه باید کالا یا خدمات خودش را به فروش برساند. در این صورت حساب فروش ثبت بستانکار می‌خورد.
- ماهیت درآمد در حسابداری: حساب درآمد نیز ماهیتی بستانکار دارد پس در سمت چپ ترازنامه نوشته می‌شود. هر گونه درآمدی که از فروش کالا یا ارائه خدمات کسب شود، باعث افزایش سرمایه می‌شود.
حساب انتظامی در حسابداری چیست؟
حساب انتظامی چیست؟
برای این که با حسابهای انتظامی آشنا شویم و بدانیم که آنها چه حساب‌هایی هستند، در ابتدا اول باید با ماهیت حساب‌ها و انواع آن آشنایی پیدا کنیم. در حسابداری برای تعیین کردن جایگاه یک حساب از ترازنامه‌ها استفاده می‌شود.
این ترازنامه به این صورت است که در سمت چپ حسابهای بدهی و در سمت راست دارایی‌ها نوشته می‌شود. حساب‌ها سه دسته‌اند: بدهکار، بستانکار و بدون ماهیت تقسیم می‌شوند. مثلاً هزینه‌ها، قیمت‌های تمام شده و غیره … حساب‌هایی هستند که می‌توانند ماهیت بدهکاری یا بستانکاری باتوجه‌به نوع خود در ترازنامه داشته باشند و ثبت شوند.
حسابهای بدون ماهیت چه حساب‌هایی هستند؟
به حسابهای بدون ماهیت، حسابهای انتظامی گفته می‌شود. این نوع حساب‌ها در جایی ثبت نمی‌شوند و یا در هیچ یک از جایگاه‌های حساب‌ها قرار نمی‌گیرند و فقط به‌عنوان یادداشت به بقیه صورت‌های مالی پیوست می‌شوند. کاربرد این حساب‌ها در دادن چک یا سفته است. یعنی این که این حسابهای انتظامی قابل وصول نیستند و زمانی که شرکتی برای ضمانت چک یا سفته می‌دهد، از این سندها به‌عنوان وثیقه استفاده می‌شوند.
کاربرد حسابهای انتظامی
حسابهای انتظامی در حسابداری‌های دولتی کاربردهای فراوانی دارند ثبت بدهی‌های احتمالی در شرکت‌های بازرگانی یکی دیگر از کاربردهای حسابهای انتظامی است.
یکی دیگر از کاربردهای حسابهای انتظامی این است که وقتی دو طرف معامله‌ای نمی‌توانند حسن‌نیت خود را به‌طرف مقابل اعلام کنند و توانایی ارائه کالا و یا سرمایه خود را در همان لحظه ندارند حسابهای انتظامی اینجا به کمک آنها می‌آید. از این نوع حساب‌ها در حسابداری‌های مالیاتی زمانی که افراد موظف به پرداخت مالیات‌های سنگین یا مالیات‌هایی ک معوقه‌های زیادی دارند استفاده می‌شوند.
انواع ثبت حسابهای انتظامی
همان‌طور که در بالا اشاره کردیم به‌صورت کلی کاربرد حسابهای انتظامی برای استفاده از ضمانت، سود و منفعت شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. شرکتی که از سندهای انتظامی استفاده کند ثبت حسابداری‌های آن به دو بخش تقسیم می‌شود:
۱٫بدهکار: حساب‌هایی است که به نفع شرکت در حسابداری انتظامی است
۲٫بستانکار: طرف حسابهای انتظامی
اگر شرکت یا سازمانی اسنادی را برای ضمانت ثبت کنند در این صورت تقسیم‌بندی به دودسته دیگر خواهد بود
۱٫بدهکار: حسابهای انتظامی است که بر عهده شرکت می‌باشد
۲٫طرف حسابهای انتظامی که شرکت باید اسناد را ارائه دهد.
انواع ضمانت‌های حساب انتظامی
ضمانت‌ها برای تبادلات مالی بین شرکت‌ها، سازمان‌ها و داشتن تضمین استفاده می‌شود و معمولاً برای ضامنت از ثبت چک ضمانت در حسابداری انتظامی یا سفته در حسابهای انتظامی در شرکت‌ها، بنگاه‌ها استفاده می‌شوند از جمله ضمانت‌های دیگر می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
– چک: همان‌طور که گفتیم بیشترین استفاده از ضمانت‌ها چک است. چک ها توسط اشخاص ارائه می‌شود و یا بانک این کار را انجام می‌دهد که هرکدام قوانین خاص خودشان را دارند.
– سفته: سفته هم مانند چک کاربرد فراوانی دارد. با این که بین چک و سفته تفاوت‌ها فراوانی وجود دارد. مثل سفته تا یک سقف مشخصی اعتبار دارد و تا جای مشخص شده می‌تواند ضمانت کند اما چک این‌طور نیست.
– ضمانت‌نامه‌های بانکی: در معاملات بزرگ مثل معاملات دولتی چک یا سفته برای ضمانت کافی نیست و از ضمانت‌نامه‌های بانکی استفاده می‌شود.
– وجوه نقد: در این روش از ضمانت مبلغی از پول را که قرار است در آینده مثلاً ۶ ماه دیگر پرداخت شود در همان جا به‌صورت ضمانت نگهداری می‌کنند.
– سندهای ملکی: این سندها معمولاً در آزادکردن زندانی‌ها، گرفتن وام‌های کلان و بزرگ کاربرد دارند.
طبقه بندی حسابهای انتظامی
در هنگام دریافت سند ضمانت برای کنترل‌های حسابرسی حسابهای انتظامی به نفع شرکت‌ها با ماهیت بدهکار طبقه بندی حسابهای انتظامی تأمین می‌شود و در هنگام پرداخت در صورت نیاز این طبقه‌بندی بر عهده شرکت با ماهیت بدهکار است و طرف حساب انتظامی به عهده شرکت با ماهیت بستانکار می‌باشد.
چگونگی بستن حسابهای انتظامی
زمانی که می‌خواهیم حساب را ببندیم یعنی اینکه ما آن حساب را صفر خواهیم کرد و این فرایند در یک پایان دوره مالی انجام می‌شود. به‌صورت خلاصه می‌توان گفت بستن حسابهای انتظامی با جابه‌جا کردن بدهکاری انتظامی و بستانکاری طرف حساب انتظامی با هم دیگر در پایان سال یک دوره مالی انجام می‌گیرد.
کدینگ حسابهای انتظامی
امروزه با گسترش جوامع و پیچیده شدن آن حسابداری هم نسبت به هر دوران دیگری امروزه پیشرفت زیاد و پیچیده‌ای کرده است و انواع حسابهای زیادی را شامل می‌شود در نرم‌افزارهای حسابداری که اسم هر حساب مشخص است برای آسان‌تر شدن کارهای حسابداری به‌حساب علاوه بر اسم خود حساب یک کد نیز می‌دهند.
در سیستم حسابداری ۹ کد و گروه‌بندی وجود دارد که آخرین گروه یعنی گروه نهم به‌حساب‌های انتظامی، انحراف و غیره … تعلق می‌گیرد.
گروه یک: دارایی جاری
گروه دو: دارایی غیرجاری
گروه سه: بدهی جاری
گروه چهار: بدهی غیرجاری
گروه پنج: حقوق صاحبان سرمایه
گروه شش: درآمدها
گروه هفت: قیمت‌های تمام شده کالاهای فروخته شده
گروه هشت: هزینه‌ها
و گروه نهم: سایر حساب‌ها …
در نتیجه برای کدینگ حسابهای انتظامی در حسابداری پیش‌شماره ۹ ثبت می‌شود و پس از تشخیص سطح حساب‌ها و تعداد رقم‌ها باقی شماره‌های آن را هم تعیین می‌کنند.
ثبت حسابهای انتظامی در حسابداری (ثبت چک ضمانت در حسابداری)
نرم‌افزارهای چک و بانک که در حسابداری‌هایی شرکت‌ها و سازمان‌ها نقش بسیار پررنگی دارند یکی از زیرسیستم‌های نرم‌افزاری حسابداری به‌حساب می‌آید. در این نرم‌افزار تمام چک‌هایی که صادر می‌شوند و چک‌های که از مشتریان دریافت می‌کنند را ثبت می‌کند.
حسابهای انتظامی و نرم‌افزارهای حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری بهترین راه برای ثبت تمامی حسابهای انتظامی هستند و شما با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری انتظامی دیگر نباید نگران مفقود شدن یا فراموشی چک‌های خود شوید.
ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری
در ابتدا برای ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری باید ثبت سند بدهکار حقوق و دستمزد را مورد بررسی قرار بدهیم.سطح حقوق بر اساس هر بنگاه اقتصادی متفاوت است که این سطح می‌تواند شامل حقوق کارکرد، حقوق مسکن، حقوق اولاد، اضافه‌کاری و غیره … می‌باشد.
بخش دیگری از هزینه حقوق بیمه سهم کارفرما و بیمه بیکاری است حقوق فرد فقط شامل ۲۰ درصد می‌شود.
در استفاده از حسابهای انتظامی باید واقع‌بینانه عمل کنید. اگر شما خریدی می‌کنید یا ضمانتی می‌دهید و نمی‌توانید آن را پرداخت و انجام دهید، باید برای همیشه با اعتبار خوبی که داشتید خداحافظی کنید. شما در بازار با اعتبار خود معامله می‌کنید و باید برای و حفظ اعتبار خودتان تلاش کنید.
خلاصه مقاله و نتیجه گیری
مقوله حسابداری و اصول حسابداری مبحث پیچیده و گسترده‌ای است و نیاز به دانش و مهارت بالایی دارد. شرکت‌ها و موسسات برای منظم کردن حسابهای خود و افزایش بازدهی کارشان باید یک حسابدار باتجربه داشته باشند. در علم حسابداری با مفاهیمی مانند بدهی، سرمایه، وجوه نقدی، حسابهای دریافتنی، هزینه‌ها و… سر و کار داریم.
برای نظم دادن به این حساب‌ها، معمولا حسابداران حساب‌ها را به سه دسته بدهکار، بستانکار و حساب خنثی یا بدون ماهیت تقسیم‌بندی می‌کنند. حسابهای انتظامی در دسته حسابهای خنثی طبقه‌بندی می‌شوند. این گونه حساب‌ها قابل وصول نیستند و تنها به صورت وثیقه کاربرد دارند.
این حساب‌ها در متن ترازنامه و سود و زیان هم قید نمی‌شوند. برخی از اسناد تضمینی که در حسابهای انتظامی به کار می‌روند عبارتند از: چک، وجه نقدی، ضمانت نامه بانکی و سفته که البته در اکثر مواقع چک کاربرد بیشتری دارد.
