هر فروشگاهی که محصولاتی را به‌صورت عمده خریداری کرده و آن را به صورت خرده در اختیار مشتریان و مصرف کنندگان نهایی قرار دهد، یک شرکت بازرگانی محسوب می‌شود. این شرکت‌ها برای محاسبه سود و زیان حاصل از فعالیت خود به ثبت تمام حساب‌های خرید و فروش خود نیاز دارند. به همین خاطر در این مطلب می‌خواهیم در مورد حسابداری فروشگاه و نحوه انجام آن به بحث و بررسی بپردازیم.لطفاً با ما همراه باشید.
حسابداری فروشگاه چیست؟
اگر شما اهل بازار باشید و سابقه اداره یک فروشگاه را داشته باشید، حتماً می‌دانید که یادداشت کردن تمام خریدها، فروش‌ها، مقدار سود، مقدار زیان، موعد پرداخت یا گرفتن چک‌ها، حساب‌های نسیه و امانی، موجودی کالا یا انبار و …… جزو ضروریات فعالیت یک فروشگاه است.لازم به ذکر است فروشگاه ساز اینترنتی ویترین محصول فراپیام با قابلیت یکپارچگی خود مدیریت این مواد را بسیار آسان کرده است.
به انجام این عملیات و یادداشت کردن این موارد «حسابداری فروشگاه» گفته می‌شود که نبود آن، ضررهای مالی فراوان و ورشکستگی را به همراه خواهد داشت. امروزه تمام فروشگاه‌ها با روش‌های نوین به حساب‌های کاری خود رسیدگی می‌کنند که در نتیجه آن می‌توان به تمام سود و زیان حاصل از فعالیت یک فروشگاه پی برد.
چرا به حسابداری در فروشگاه نیاز داریم؟
وقتی کسی می‌خواهد یک فروشگاه برای فروش مواد غذایی، پوشاک، لوازم منزل، کالای دیجیتال، زیوآلات و ….. راه‌اندازی کند، اولین هدف او از ایجاد این فروشگاه، امرارمعاش و سود بردن از فروش محصولات در کنار خدمت‌رسانی به جامعه است. حال تصور کنید که شخصی فروشگاه خود را راه‌اندازی کند اما خرید و فروش‌های آن را اصلاً یادداشت نکند.
پس از یک ماه چه اتفاقی برای این کسب‌وکار می‌افتد؟ بنظر می‌رسد در یک ماه اتفاق خاصی نمی‌افتد اما پس از گذشت چند ماه، حتماً آن کسب‌وکار ورشکست می‌شود. دلیل این ورشکستگی هم صرفاً به نداشتن حساب و کتاب مربوط می‌شود. بنابراین داشتن یک بخش حسابداری در فروشگاه ضرورت است و اگر نباشد، راه‌اندازی کسب‌وکار مبتنی بر فروش دچار نقص و نابودی خواهد شد.پیشنهاد می کنیم مقاله حسابداری چیست را مطالعه بفرمایید.
حسابداری فروشگاه چگونه انجام می‌شود؟
حسابداری فروشگاه از دیرباز به صورت دستی و دفتری انجام مي‌شد. هنوز هم مغازه‌های کوچک از حساب دفتری برای حسابداری فروشگاه خود استفاده می‌کنند. در این نوع از حسابداری، کلیه خرید و فروش‌ها (قیمت خرید، قیمت فروش، محاسبه سود) در یک دفتر یادداشت می‌شود و به صورت هفتگی یا ماهانه توسط صاحب مغازه یا فروشگاه مورد بررسی قرار می‌گیرد.
صاحب مغازه پس از بررسی دفتر به سود و زیان حاصل از فعالیت خود پی می‌برد و می‌تواند برای خرید محصولات تازه اقدام کند. اما امروزه با توجه به اینکه فروشگاه‌ها حالت تخصصی پیدا کرده‌اند و بزرگتر از فروشگاه‌های قدیمی هستند، حساب‌های بیشتر و پیچیده‌تری نسبت به گذشته دارند. به همین خاطر حساب دفتری دیگر جوابگوی نیاز فروشگاه‌های امروزی نیست.
با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی و استفاده گسترده از رایانه در حسابداری‌ها، امروزه صاحبان فروشگاه‌ها از نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای یادداشت کردن تمام محاسبات کاری خود استفاده می‌کنند. در فروشگاه‌های امروزی تنها صاحب مغازه نیست که به حساب‌ها دسترسی دارد، بلکه معمولاً افرادی نیز به عنوان فروشنده استخدام می‌شوند که بخشی از امر محاسبات و یادداشت‌ها بر عهده آن‌ها قرار می‌گیرد.
نرم‌افزار این امکان را به فروشگاه می‌دهد تا تمام حساب‌ها توسط تمام فروشنده‌ها در یک سیستم جامع ثبت و محاسبه شود. از جمله مزایای نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت تمام اطلاعات مشتریان به همراه حساب آن‌ها
- قابلیت صدور پیش‌فاکتور برای مشتریان
- قابلیت ارائه فاکتورهای چاپی برای مشتریان و ذخیره آن‌ها در سیستم
- قابلیت ثبت چک‌ها و یادآوری زمان پاس کردن یا پاس شدن آن‌ها
- قابلیت ارتباط با دستگاه‌های بارکدخوان
- قابلیت کنترل موجودی‌های انبار
- قابلیت ارائه گزارشات روزانه، ماهانه و سالانه فروش
- محاسبه پرداختی حقوق کارکنان
- و …..
آیا نرم‌افزارهای حسابداری با هم تفاوت دارند؟
نرم‌افزارهای زیادی برای امور حسابداری طراحی شده‌اند که هریک برای محیط کاری خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. مثلاً نرم‌افزارهای حسابداری صنعتی برای محیط‌های تولیدی مورد استفاده قرار می‌گیرند و نرم‌افزارهای حسابداری مالیاتی هم برای محیط‌های مناسب است که پرداخت مالیات در آن‌ها جزو امور ضروری است.
برخی از این نرم‌افزارها برای محاسبات شرکتی و تولیدی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما معمولاً برای حسابداری فروشگاه از نرم‌افزارهای حسابداری مالی استفاده می‌شود که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.
آیا استفاده از نرم افزار فروشگاهی رایگان توصیه می‌شود؟
شاید در سطح وب به بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی رایگان برخورد کرده باشید. نرم افزار حسابداری رایگان دارای یک سری اصول حسابداری برای محاسبات مالی یک فروشگاه است. کسب‌وکارهای کوچک به راحتی می‌توانند از انواع نرم افزار فروشگاهی رایگان استفاده کنند. اما وقتی پای اصول حسابداری اصلی به میان می‌آید و گزینه‌های بیشتری برای محاسبات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرند، نرم‌افزارهای رایگان نمی‌توانند چندان مفید باشند. برخی از بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی رایگان نیز در واقع گزینه‌های محدودی را در اختیار شما قرار می‌دهند. وقتی کسب‌وکار شما رونق پیدا کرده و تعداد اقلام و مشتریان شما بیشتر می‌شود، حالا باید نرم افزار حسابداری رایگان خود را ارتقا دهید. معمولاً ارتقای این نرم‌افزارها با هزینه همراه است. بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده‌ي نرم افزار فروش فروشگاهی، چنین امکانی را به کاربران می‌دهند تا در سطوح ساده از امکانات رایگان بهره بگیرند. اما برای استفاده از گزینه‌های پیشرفته‌ی بیشتر این نرم‌افزارها به پرداخت هزینه نیاز است.
حسابداری فروشگاهی تحت اکسل چیست؟
اکسل «Excel» یکی از برنامه‌های بسیار کاربردی گروه آفیس «Office» است که می‌توان از آن برای طبقه‌بندی داده‌ها استفاده کرد. امکان فرمول نویسی، ادغام جداول و دیگر امور ریاضی که می‌توان در آن انجام داد، آن را تبدیل به یک نرم افزار حسابداری ساده کرده است. اکسل می‌تواند در موارد خرد به عنوان یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی رایگان مورد استفاده قرار بگیرد. البته با استفاده از نرم افزار حسابداری حرفه‌ای هم، باز نیاز به اکسل در امور حسابداری دیده می‌شود. بنابراین اکسل در موارد ساده می‌تواند به عنوان یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده عمل کرده و در موارد پیچیده‌تر، یک مکمل برای برنامه حسابداری اصلی باشد. اکسل می‌تواند برای امور زیر در حسابداری فروشگاهی در کنار برنامه اصلی، مورد استفاده قرار بگیرد:
- ذخیره و طبقه‌بندی نام مشتریان و اطلاعات تماس آن‌ها
- ایجاد گزارشات مالی
- تهیه و تنظیم کاربرگ‌های حسابرسی و مالیاتی
- دسته‌بندی اطلاعات حقوق و دستمزد کارمندان
- تنظیم ترازنامه و صورت‌های سود و زیان شرکت
- نظارت بر موجودی کالاهای انبار
- و ……
اطلاعات می‌توانند به‌صورت کاملاً مرتب در شیت‌های اکسل جای بگیرند. این اطلاعات قابل تبدیل به پی‌دی‌اف بوده و در صفحات وب نیز قابلیت جاگذاری دارند. می‌توان کاربرگ‌های اکسل را چاپ کرده و مورد بررسی دقیق‌تر قرار داد. بهرحال از اکسل می‌توان به عنوان یک نرم‌افزار مکمل کاربردی برای دیگر نرم‌افزارهای اصلی حسابداری یاد کرد. تسلط بر حسابداری فروشگاهی تحت اکسل هم برای حسابداران ضروری است.
حسابداری فروشگاهی اندروید چیست و چگونه انجام می‌شود؟
حسابداری فروشگاهی اندروید هم نمونه‌ای از حسابداری در سطح کوچک است که می‌تواند روی گوشی‌های تلفن همراه انجام شود. نرم‌افزارهای اندرویدی بسیاری وجود دارد که نسخه آی‌او‌اس (IOS) آن‌ها نیز برای گوشی‌های آیفون طراحی شده است. از این نرم‌افزارها می‌توان به‌صورت انفرادی برای انجام حساب‌وکتاب‌های یک کسب‌وکار شخصی استفاده کرد. اما رئیس، مدیران ارشد و صاحبان کسب‌وکارهای بزرگ می‌توانند از حسابداری فروشگاهی اندروید برای آسان سازی امور خود استفاده کنند. این نوع حسابداری می‌تواند برای اهداف زیر بسیار مفید باشد:
- ارسال فاکتور به مشتریان، خرده فروشان، عمده‌فروشان و …
- قبول و تأیید پرداختی‌های انجام شده
- پیگیری پرداختی‌ها و دریافتی‌ها
- برنامه‌ریزی برای بودجه بندی امور
- زمان‌بندی فعالیت‌ها
- انتقال بانکی سریع
- و ….
در حال حاضر، برنامه‌های حسابداری فروشگاهی اندروید بسیاری وجود دارند. افراد می‌توانند این برنامه‌ها را دانلود کرده و از آن‌ها استفاده نمایند. اما اگر شما یک نرم افزار جامع فروشگاهی دارید، می‌توانید از نسخه اندرویدی آن‌ها برای مواقعی استفاده کنید که به نرم افزار فروشگاهی دسکتاپتان دسترسی ندارید. اگر دنبال یک نسخه اندرویدی اختصاصی هستید، می‌توانید آن را از یک شرکت طراحی نرم‌افزارهای حسابداری سفارش دهید. در این‌صورت نرم افزار حسابداری اندرویدی شما با نرم افزار حسابداری اصلی شما در تعامل مستقیم خواهد بود.
چه گزینه‌هایی را باید در حسابداری فروشگاهی بررسی کنیم؟
در اصول حسابداری، باید گزینه‌های بسیاری را برای بررسی امور مالی کسب‌وکارها لحاظ کرد. اما گزینه‌های مربوط به فروش هر محصول با محصول دیگر، می‌تواند تا حدی متفاوت باشد. در اینجا به بررسی برخی از گزینه‌های مشترک بین تمام واحدهای فروشگاهی در سیستم نرم افزار حسابداری آن‌ها می‌پردازیم:
- ثبت موجودی کالاهای انبار
در فروش محصولات فیزیکی، مقدار موجودی هر کالا برای فروشگاه بسیار اهمیت دارد. چراکه با کمتر شدن موجودی کالا، باید صاحبان کسب‌وکار به‌موقع از این موضوع آگاه شده و برای خرید عمده محصولات جدید اقدام نمایند. اما در حسابداری فروشگاهی آنلاین برای فروش محصولات غیرفیزیکی، نیازی به ثبت موجودی انبار نیست. برای مثال، یک کسب‌وکار که محصولات آنلاین و دانلودی مثل ویدئو یا کتاب‌های الکترونیکی (PDF) می‌فروشد، نیازی به انبارداری ندارد. چراکه محصولات آنلاین می‌توانند یکبار بر سطح وب آپلود شده و هزاران بار دانلود شوند. اما در فروش کاهای فیزیکی حتماً باید سیستم انبارداری را در نرم‌افزارها مورد استفاده قرار داد.
- عملیات فاکتوردهی
شاید در خرید یک قلم از یک جنس خاص، نیازی به دریافت فاکتور از فروشگاه نداشته باشیم. اما خود آن فروشگاه نیاز دارد تا اطلاعات خرید ما را در سیستم حسابداری خود ثبت نماید. بنابراین در هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی، قسمتی برای وارد کردن فاکتورهای فروش وجود دارد که لیست اقلام، قیمت هر قلم، قیمت نهایی و تاریخ فروش در آن قید شده است. در صورت فروش چند قلم می‌توان از فاکتور ثبت شده با پرینتر خروجی گرفت و تحویل مشتری داد.
- امور دریافت و پرداخت
در هر نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده یا حرفه‌ای، بخش‌های «بدهکاری» و «بستانکاری» مشخص شده است. برای محاسبه سود ماهانه یا دوره‌ای هر کسب‌وکار، باید بدهکاری‌ها و بستانکاری‌ها کاملاً مشخص باشند. همچنین برای پیگیری بستانکاری‌ها و پرداخت بدهکاری‌ها نیز باید اعلان‌هایی وجود داشته باشد. بنابراین امور دریافت و پرداخت جزو گزینه‌های ثابت نرم‌افزارهای حسابداری هستند و از اصول حسابداری فروشگاهی و حتی غیرفروشگاهی به حساب می‌آیند.
- محاسبات مالیاتی
مالیات مفهومی است که در سال‌های اخیر مورد توجه نهادهای دولتی کشورمان قرار گرفته است. اما خارج از آن، موضوع مالیات بر ارزش افزوده در واحد فروش بسیار اهمیت دارد. یک نرم افزار فروش فروشگاهی باکیفیت، باید گزینه‌ای اختصاصی برای این محاسبه مالیاتی را داشته باشند. البته اصول مالیاتی آن باید دقیقاً برحسب اصول مالیاتی کشورمان تنظیم شده باشد.
- حقوق و دستمزد
حتی اگر یک کسب‌وکار، یک کارمند تحت عنوان فروشنده داشته باشد، بخش حقوق و دستمزد نرم افزار حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. حقوق می‌تواند شامل یک گزینه ثابت و یک گزینه پورسانتی باشد. بهرحال یک نرم‌افزار جامع، کلیه این امکانات را در اختیار حسابدار قرار می‌دهد.
- هزینه‌های کسب‌وکار
هر کسب‌وکاری، در کنار درآمدی که دارد، یک سری هزینه‌های دارد. هزینه‌های کسب‌وکار به دو بخش «هزینه‌های ثابت» و «هزینه‌های متغیر» طبقه‌بندی می‌شوند. حقوق و دستمزد کارکنان می‌تواند زیرمجموعه این هزینه‌ها باشد.
- محاسبه سود خالص
تمام گزینه‌های فوق را بررسی، یادداشت و پیگیری می‌کنیم تا در نهایت بفهمیم که چقدر سود نهایی برایمان باقی مانده است. اگر دیگر گزینه‌های نامبرده را به صورت کاملاً صحیح و کارآمد در سیستم حسابداری خود بررسی نکنیم، نمی‌توانیم بفهمیم فروش خالص و درآمد یا سود خالص ما از فروشگاهمان چقدر بوده است. برای بدست آوردن سود خالص، باید کلیه هزینه‌ها، مالیات‌ها و دیگر گزینه‌ها از درآمد نهایی کم شود.
سخن نهایی
حسابداری فروشگاهی آنلاین یا غیر آنلاین به یک سری گزینه‌های اصلی نیاز دارد. برخی از این گزینه‌ها را در قسمت فوق بیان کردیم. نرم افزارهای حسابداری بسیاری وجود دارد؛ اما صرفاً تعدادی از آن‌ها از کیفیت و گزینه‌های کافی برای یک حسابداری اصولی برخوردارند. کلیه امور حسابداری سفارشی و آماده در گروه نرم افزاری «فراپیام» برای صاحبان کسب‌وکارها پوشش داده شده است. شما به عنوان یک حسابدار یا یک صاحب کسب‌وکار، چه انتظاراتی از یک سیستم حسابداری اصولی دارید؟ نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا بتوانیم سیستم‌های جامع‌تری برای شما طراحی کنیم.
نتیجه‌گیری
تمام کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ برای مدیریت حساب‌های خود به حسابدار و نرم‌افزارهای حسابداری نیاز دارند.در آخر پیشنهاد می کنیم مقاله اصول حسابداری را هم بخوانید.
