حسابداری رستوران و نکاتی که باید رعایت شود

حسابداری رستوران چگونه است؟ آموزش حسابداری رستوران

ممکن است فکر کنید حسابداری در سراسر حیطه‌های کاری یکسان است، اما این طور نیست و دقیقاً برعکس، از یک صنعت به صنعت دیگر کاملاً متفاوت است. تمام صنایع در روند حسابداری خود، از تعدادی فعالیت مشترک نظیر استخراج جریان‌های نقدی، صورت‌های مالی مشابه و روش‌های مشابه هزینه‌یابی استفاده می‌کنند. با این حال هر صنعت و شغلی، هزینه‌های مختص خود را دارد که منحصر به فرد هستند.

در بحث رستوران داری نیز چنین حکمی صادق است، بنابراین حسابداری رستوران نکات ویژه خود را دارد. با ما در این مقاله همراه باشید تا با ویژگی‌های حسابداری رستوران و نکاتی که باید رعایت شود آشنا شوید.

روش ‌های حسابداری

مانند صنایع دیگر، رستوران‌ها نیز می‌توانند از روش نقدی یا روش تعهدی برای مدیریت امور حسابداری خود استفاده کنند.

روش نقدی

روش نقدی رایج‌ترین روش مدیریت امور حسابداری برای یک رستوران‌ است، زیرا مشتری‌ها بلافاصله هزینه غذا و خدماتی که دریافت کرده‌اند را پرداخت می‌کنند.

این بدان معناست که آن‌ها به شما بدهکار نمی‌مانند(مانند آنچه ممکن است برای یک پروژه ساختمانی اتفاق بیفتد). دنبال کردن این روش به این معنی است که، رستوران‌ها احتمالاً حساب مانده‌ای برای دریافت ندارند.

با استفاده از این روش، فعالیت‌ها به سادگی هنگام دریافت وجه ثبت می‌شوند. اگرچه این ممکن است ساده‌ترین روش برای رستوران‌ها باشد، اما لزوما دقیق‌ترین نیست.

روش تعهدی

از طرف دیگر در روش تعهدی معاملات هنگام وقوع، صرف نظر از زمان پرداخت ثبت می‌شوند. این روش تجزیه و تحلیل متفاوتی از فعالیت را امکان‌پذیر می‌کند و دیدگاه دقیق‌تری از چگونگی ایجاد هزینه‌ها، تولید، درآمد و نحوه مقایسه درآمد با هزینه را نشان می‌دهد.

انعام کارکنان

بسیاری از مشتری‌های رستوران ممکن است مبلغی برای انعام کارکنان در نظر بگیرند. در زمان تنظیم صورت‌های مالی و میزان درآمد مشمول مالیات، باید توجه شود که این انعام شامل مالیات نمی‌شود.

چرا که بخشی از درآمد کارکنان است نه رستوران و به همین سبب مشمول مالیات نیست. البته این به معنای چشم‌پوسی از مبلغ انعام نیست، بلکه باید در روند حسابداری درنظر گرفته شود. تنها مسئله‌ای که وجود دارد این است که نباید به عنوان درآمد مشمول مالیات گزارش شود.

دوره‌ های زمانی حسابداری

در رستوران داری، روزها مهم هستند. برای مثال احتملاً در روزهای پنجشنبه و جمعه تعداد مشتری بیشتری به رستوران مراجعه می‌کند. بنابراین توصیه می‌کنیم برای حسابداری رستوران از دوره‌های چهار هفته‌ای به جای ماهانه استفاده کنید.

به نظر می‌رسد این دو مورد یکسان باشد، اما فراموش نکنید، ممکن است اردیبهشت سال جاری، تعداد جمعه‌های متفاوتی از اردیبهشت سال بعد داشته باشد. بنابراین برای این که بتوانید مقایسه بهتری داشته باشید، خوب است از دوره‌های چهار هفته‌ای استفاده کنید.

هر هفته باید از شنبه شروع شده و تا پایان روز جمعه ادامه پیدا کند. در صنایع دیگر ممکن است این مسئله مهم نباشد، اما در رستوران‌داری اهمیت دارد.

همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

انواع هزینه ‌های رستوران

رستوران‌ها نیز مانند مشاغل دیگر هزینه‌های ثابت و متغییر دارند. هزینه‌های ثابت شامل اجاره بها و بیمه کارکنان و بازپرداخت وام‌ها می‌باشد. بودجه‌بندی هزینه‌های متغییر دشوارتر است. تصور کنید در یک هفته، ۱۰ میلیون تومان درآمد داشته‌اید و در یک هفته دیگر ۵ میلیون تومان.

طبیعی است هزینه‌هایی که برای هفته ۱۰ میلیون تومانی کرده‌اید که شامل مواد اولیه، قبض آب و برق و سایر اقلام متغییر است بیشتر از هفته ۵ میلیونی بوده. درواقع هرچه مشتری بیشتری داشته باشید هزینه‌های متغییر نیز بیشتر خواهد بود.

بنابراین برای محاسبه این میزان نمی‌توانید مانند هزینه‌های ثابت مبلغ تعیین کنید بلکه باید با مقیاس درصد محاسبه را انجام دهید.

مدیریت موجودی کالا

در حالی که سایر مشاغل، مانند فروشگاه‌های خرده فروشی ممکن است نیازی به تهیه موجودی خود به صورت مکرر نداشته باشند (بسیاری از مشاغل می‌توانند این کار را ماهانه، سه ماهه یا حتی یک بار در سال انجام دهند) رستوران‌ها باید موجودی خود را هفتگی کنترل کنند.

چرا که موجودی رستوران غذایی است که بیشتر آن فاسدشدنی است و قبل از پایان یک ماه خراب می‌شود؛ علاوه‌بر این نباید کم و کسری در موجودی وجود داشته باشد؛ با دسته‌بندی شروع کنید. به عنوان مثال گوشت، لبنیات و میوه‌ها. سپس می‌توانید برای هر گروه درصدی را به عنوان حداقل مجاز تعیین کنید که مدیریت آن را آسان‌تر می‌کند.

همچنین به حداقل رساندن ضایعات مهم است. مواد تشکیل‌دهنده هر غذا را باید با دقت اندازه‌گیری کنید و اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان نیز همین کار را انجام می‌دهند. اگر در یک دستورالعمل یک چهارم فنجان پنیر لازم باشد، اما به طور مداوم از یک و نیم فنجان استفاده ‌شود، این می‌تواند هزینه شما را برای پنیر دو برابر کند. این هزینه‌ها تأثیر قابل توجهی دارند.

صورت جریان ‌های نقدی و سود و زیان

مانند موجودی کالا‌، برخی از مشاغل ممکن است صورت سود و زیان را به صورت ماهیانه یا فصلی انجام دهند(اگرچه می توانید آ‌نها را به دفعات مورد نیاز انجام دهید). تنظیم صورت سود و زیان هفتگی برای رستوران‌ها هوشمندانه است، زیرا می‌تواند به مدیریت موجودی کالا کمک کند. گزارش‌های جریان نقدی نیز باید به همین دلیل بیشتر باشند.

نسبت‌ ها و نرخ‌ های مهم در رستوران

در حسابداری رستوران، تعدادی نسبت مهم وجود دارد. یکی نسبت غذا و نوشیدنی به هزینه‌ها و دیگری نسبت درآمد به هر صندلی است.

هزینه‌های غذا و نوشیدنی به نسبت فروش می‌تواند به شما بگوید که از یک مورد خاص منو چقدر سود می‌کنید. شما هزینه مواد اولیه مورد نیاز برای تهیه یکبار غذا را می‌گیرید و آن را بر قیمت غذا در منو تقسیم می‌کنید. هزینه غذا باید ۳۰ درصد یا کمتر باشد.

برخی از اقلام نسبت به موارد دیگر نسبت هزینه به سود غذای کمتری برای شما فراهم می‌کنند، یعنی سودآوری خوبی دارند. چنین غذاهایی را می‌توانید در منو پیشنهادی قرار دهید و برای ان تبلیغ کنید.

درآمد هر صندلی با تقسیم درآمد یک روز مشخص بر تعداد صندلی‌ها محاسبه می‌شود. این مورد می‌تواند بسیار مفید باشد، زیرا پس از مدتی کسب تجربه، خواهید دید که در برخی روزها صندلی‌های کمتری نیاز است.

درواقع اگر تمام صندلی‌ها برای استفاده محیا باشند به معنی آماده‌سازی غذای بیشتر و کمک گرفتن از پیشخدمت و کارکنان بیشتر و درنتیجه هزینه بیشتر است؛ اما اگر می‌بینید که در روزهای ابتدای هفته یا در وعده ناهار برخی روزها، مشتری کم‌تر است می‌توانید بخشی از رستوران را بدون استفاده بگذارید؛ یعنی در آن وعده و روز خاص تعداد صندلی‌ها را کم کنید.

مدیریت صندلی‌ها و کارکنان می‌تواند به صرفه‌جویی منجر شود. حسابداری رستوران در محاسبه‌های لازم این کار به شما کمک زیادی می‌کند.

نکاتی که در حسابداری رستوران باید رعایت شود

آن چه تا این جا گفتیم، اصول اولیه‌ای است که باید درمورد هزینه‌های رستوران و نحوه مدیریت آن‌ها بدانید. اما حسابداری رستوران به همین راحتی نیست و نکاتی در آن وجود دارد که باید رعایت شود. در ادامه مقاله تعدادی از این نکات را معرفی می‌کنیم.

با اصطلاحات حسابداری آشنا شوید

اگر نمی‌خواهید حسابدار استخدام کنید، باید اطلاعات خوبی درمورد اصطلاحات حسابداری و مفهوم هریک داشته باشید. اگر چه باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید این اصلا کافی نیست. شما باید به خوبی مفهوم صورت‌های مالی،مشمولیت‌ها و معافیت‌های مالیاتی، بدهکار و بستانکار، هزینه و درآمد و سایر اصطلاحات حسابداری را بدانید.

حتی اگر حسابدار نیز استخدام می‌کنید، به عنوان صاحب رستوران باید این اطلاعات را داشته باشید. به این ترتیب از روندهای مالی آگاه شده و می‌توانید ارتباط بهتری با حسابدار خود داشته باشید.

ابزار مناسبی انتخاب کنید

سیستم حسابداری، ابزاری است که شما لازم دارید. اگر حسابدار استخدام می‌کنید، او می‌تواند در انتخاب بهترین نرم ‌افزار حسابداری به شما کمک کند.

در غیر این صورت، باید جستجو و پرس و جو کنید تا بهترین نرم‌افزار برای محاسبه حقوق و دستمزد، مالیات و گزارش‌دهی را برای رستوران انتخاب کنید. اگر چه بیشتر نرم افزارهای حسابداری کاربری عمومی دارند؛ اما برخی برای کسب و کاری مانند رستوران مناسب‌تر هستند.

بررسی موجودی انبار

موجودی انبار یک رستوران، شامل مواد اولیه و احتیاجات روزانه است. حسابداری درست به شما کمک می‌کند تا انبار را به بهترین شکل مدیریت کرده و هرگز دچار کمبود نشوید. به هر حال انبارداری از زیرمجموعه‌های حسابداری است و در چنین کسب و کارهایی حرف اول را می‌زند.

به این ترتیب نه تنها موجودی همیشه کافی است، بلکه بودجه نیز برای تأمین کسری‌ها مدیریت می‌شود.

آمار و گزارش صندوق را داشته باشید

آن چه در گزارش صندوق ثبت می‌شود، اطلاعات لازم درمورد پرداختی‌ها و وجه‌های ورودی و خروجی است. بنابراین گزارشی مهم محسوب می‌شود. در دست داشتن گزارش دقیق به شما کمک می‌کند از هدر رفت هزینه جلوگیری کنید.

آمار هزینه‌ های اجرایی را داشته باشید

در این مورد صحبت کردیم که هزینه‌های رستوران به دو دسته ثابت و متغییر تقسیم می‌شود. این هزینه‌ها هرچه که هستند باید به درستی ثبت شوند و قابل بررسی باشند. به این ترتیب قادر خواهید بود با مقایسه این هزینه‌ها و هزینه‌های عملیاتی مشکلات موجود را پیدا کرده و راه‌حلی برای آن‌ها پیدا کنید.

همه‌  چیز را ثبت کنید

تصور نکنید مبالغ اندک ارزش ثبت شدن ندارند. همین مبالغ حتی اگر در حد ۱۰۰۰ تومان نیز باشند، در چهار هفته اختلاف قیمت زیادی ایجاد می‌کنند. چنین بی‌توجهی‌هایی هر چند کوچک در پایان سال زمانی که می‌خواهید صورت‌های سود و زیان و میزان مالیت را مشخص کنید برای شما مشکل ایجاد خواهند کرد.

از ریز هزینه ‌های خود آگاه باشید

تلاش علم حسابداری ثبت تمام وقایع مالی و از بین بردن هزینه‌های بیهوده است. بنابراین شما باید از ریز هزینه‌های خود در دوره حسابداری آگاه باشید؛ اگر برای چند دوره چهار هفته‌ای این کار را انجام دهید خواهید دید که می‌توانید از برخی هزینه‌ها کم کنید.

اگر این کار باید همیشه انجام شود در طولانی مدت می‌توانید نتیجه مثبت آن را ببینید.

تنظیم صورت سود و زیان

صورت مالی سود و زیان شامل تمام اطلاعات مربوط به هزینه‌ها و درآمدها است. اگر اطلاعات مالی را به درستی در سیستم وارد کرده باشید، تهیه گزارش آن به راحتی صورت می‌گیرد. این گزارش سندی است، که بررسی آن در حذف هزینه‌های اضافی کمک کند. این سند را می‌توانید، هفتگی، ماهیانه یا سالیانه دریافت کنید.

تهیه گزارش به صورت منظم

رستوران‌ها از جمله کسب و کارهایی هستند که باید به صورت مستمر و در بازه زمانی کوتاه بررسی شوند، تا مشکلات مالی ریشه‌دار نشوند. به این منظور باید دائماً از وضعیت مالی گزارش تهیه کرده و شرایط را بررسی کنید. این کار به اندازه ارائه غذای باکیفیت مهم است.

از هم صنف ‌های خودتان کمک بگیرید

همگی می‌دانیم که در کار رستوران‌داری، بسیاری امتحان خود را پس داده و از هر نظر رستوران درجه یکی اداره می‌کنند. همچنین احتمالاً دوستانی دارید که با شما همکار هستند. این افراد بهترین کمک به شما می‌باشند. کافی است از آن‌ها مشورت بگیرید و از تجربیات آن‌ها استفاده کنید. مطمئناً بخشی از موفقیت خود را مدیون حسابداری درست هستند.

سخن پایانی

هیچ کسب و کاری نمی‌تواند بدون مدیریت درست منابع مالی دوام داشته باشد. عدم توجه به این مسئله ممکن است به قیمت از بین رفتن کسب و کار باشد. اداره رستوران از جمله کارهایی است که در عین حالی که بسیار درآمدزا است، اگر به حسابداری آن توجه نشود رو به انحلال خواهد رفت.

اگر صاحب رستوران هستید، حتماً از این مقاله برای آشنایی اولیه با اصول و نکات حسابداری رستوران استفاده کنید، تا برای مدیریت در جهت درست گام بردارید و آسیب‌های احتمالی را به حداقل برسانید.

نویسنده: احسان مهدیزاده