پرداخت نقدی برای خریدهایی که قیمت بالایی دارند معمول نیست. به همین منظور ابزارهای مالی مختلفی وجود دارد، تا کار نقل و انتقال پول، راحت‌تر صورت بگیرد. چک، سفته و برایت چنین ابزارها، یا به عبارت بهتر اسنادی مالی هستند، که به این منظور از آن‌ها استفاده می‌شود. طبیعی است هر یک ویژگی‌های مخصوص به خود را دارند. در این مقاله از شرکت نرم افزاری فراپیام می‌خواهیم درمورد سندی به نام سفته و نحوه ثبت آن در دفاتر حسابداری صحبت کنیم.
سفته چیست؟
در ماده ۳۰۷ قانون تجارت، به سوال سفته چیست این گونه پاسخ داده شده است:
سفته سندی است برای انتقال غیر نقدی پول بین دو طرف یک معامله. بر اساس این سند، صادر کننده آن متعهد می‌شود که در تاریخ مشخص یا به صورت عندالمطالبه، مبلغی که در آن معین شده است را پرداخت کند. درمورد پرداخت معمولاً چنین گفته می‌شود که مبلغ باید در یکی از حالات در وجه حامل، شخص معین یا به حواله کرد آن شخص باشد.
روی هر سفته مبلغی به نام «مبلغ اسمی» درج شده است. شخص صادر کننده نمی‌تواند مبلغی بیشتر از آن برای سفته خود در نظر بگیرد. بنابراین اگر یک سفته با مبلغ اسمی ۱۰ میلیون به فروش می‌رسد، نمی‌توان آن را برای مبلغ ۱۱ میلیون صادر کرد. شما می‌توانید سفته را به راحتی و حتی از دکه روزنامه فروشی نیز تهیه کنید. البته باید امکان جعل را نیز در نظر بگیرید.
بنابراین توصیه می‌شود چنین اسناد مهمی را از بانک تهیه کنید. هزینه خرید سفته به مبلغ اسمی آن بستگی دارد و این هزینه مالیاتی است که باید برای صدور سفته مورد نظر پرداخته شود.
دفتر حسابداری
هر مجموعه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی خود به دفاتری نیاز دارد که دارای تقسیم‌بندی معین بوده و امکان ثبت امور مالی مختلف در آن وجود داشته باشد. وقتی از اصطلاح دفتر استفاده می‌کنیم، دقیقاً منظورمان دفتر است!
دفتر با صفحات جدول‌بندی شده و آماده برای ثبت وقایع مالی. این دفاتر به راحتی قابل تهیه هستند و در انواع مختلف اعم از دفتر کل، روزنامه عمومی و اختصاصی، دارایی، کپیه، معین و تفصیلی تولید می‌شوند. آن چه مسلم است برای مجوعه‌های بزرگ چنین ابزاری کاربرد زیادی ندارد و نرم افزار حسابداری که مدام در حال پیشرفت هستند جای این شیوه‌های سنتی را گرفته‌اند.
فارغ از نوع دفتر و شیوه ثبت اسناد و وقایع مالی، این کار باید انجام شود. دلیل این کار هم نیاز به شفاف بودن وضعیت مالی و جلوگیری از اشکالات محاسباتی است، که می‌توانند باعث ایجاد هرج و مرج در حساب‌ها شوند. همچنین صدور صورت‌ها و گزارش‌های مالی برای ارائه به متخصصان سازمان مالیات نیاز دارد که روندها به درستی ثبت شوند.
ثبت سفته
سفته هم یکی از رویدادهای مالی است که ممکن است برای مجموعه‌های مختلف رخ دهد و مشخص است که مانند هر سند دیگری نیاز به ثبت دارد.
افراد یا مجموعه‌های مختلف ممکن است به دلایل مختلف نظیر خرید نسیه کالا، خرید نسیه دارایی‌ها، تصفیه حساب جهت بازپرداخت بدهی‌ها و دریافت وام، نیاز به صدور سفته داشته باشند. بنابراین در چنین فعالیتی، دو طرف وجود دارند، یکی صادر کننده و دیگری دریافت کننده سفته. بنابراین سفته باید در دو دفتر ثبت شود. چنین اسنادی در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند.
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر حسابداری روزنامه، برای ثبت وقایع روزانه در نظر گرفته می‌شود. تراکنش‌ها و مبادلاتی که در طول یک روز انجام می‌شوند در چنین دفتری ثبت می‌شوند. بر طبق خواسته قانون گذاران، تمام مبادلات مالی، باید در این دفتر ثبت شوند. دفتر روزنامه در دو نوع عمومی و خصوصی وجود دارد.
- دفتر روزنامه عمومی
در این دفتر تمام امور مالی در زمینه‌های مختلف حسابداری در کنار یکدیگر ثبت می‌شوند.
- دفتر روزنامه خصوصی
دفتر روزنامه اختصاصی، به این صورت تنظیم می‌شود که، زمینه‌های مختلف از یکدیگر جدا می‌شوند. برای مثال، خرید، فروش، پرداخت‌های نقدی، پرداخت‌های غیرنقدی و غیره جداگانه ثبت می‌شوند.
ثبت سفته در دفتر حسابداری صادر کننده
در دفاتر حسابداری، بخشی به نام اسناد پرداختنی وجود دارد. همان طور که از نام آن پیدا است، مجموعه اسنادی که نشان می‌دهد شخص یا مجموعه چه میزان باید بپردازد، پرداختنی نام دارد. به عبارت بهتر، مواردی که در بخش پرداختنی دفاتر یک مجموعه ثبت می‌شوند، بدهی‌های آن هستند. بنابراین وقتی سفته‌ای در این لیست ثبت می‌شود، باید آن را به صورت بستانکار درآورند.
برای مثال اگر شرکت «الف»، مجموعه دارایی‌هایی را به ارزش ۲ میلیارد ریال از شرکت «ب» به صورت نسیه خریداری کند، باید در دفتر حسابداری خود، خریدی را ثبت کند، که به ارزش ۲ میلیارد ریال بدهکار است و اسناد پرداختنی آن به ارزش ۲ میلیارد ریال بستانکار خواهد بود.
همچنین باید رد این دفتر ثبت شود که سفته صادر شده برای چه موعدی تنظیم شده است و شرحی از دلیل صدور آن نیز لازم است.
ثبت سفته در دفتر حسابداری دریافت کننده
این بار از زاویه دیگری به ماجرا نگاه می‌کنیم. شرکت‌ها ممکن است در ازای فروش نسیه و سایر مواردی که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، از طرف حساب خود سفته دریافت کنند. در این صورت این افراد موظف هستند آن را در دفتر حسابداری روزنامه خود ثبت کنند. برعکس مورد قبل، در این مورد سند به صورت دریافتنی ثبت می‌شود. دریافتنی به مبالغی گفته می‌شود که افراد طلبکار هستند.
به مثالی پیش‌تر زدیم بر می‌گردیم، اما از دید شرکت «ب» به ماجرا نگاه می‌کنیم. شرکت «ب» در ازای ۲ میلیارد سفته، دارایی‌هایی را به شرکت «الف» فروخته بود. حالا باید این مبادله را در دفتر حسابداری روزنامه خود ثبت کند.
به این منظور باید یک سند دریافتنی ثبت کرده و مبلغ ۲ میلیارد ریال را برای آن بدهکار کند. سپس باید ثبت شود که در این میان فروشی صورت گرفته است که برای آن مبلغ ۲ میلیارد ریال، بستانکار است. همچنین باید دلیل دریافت سفته و موعد سررسید پرداخت آن نیز در دفتر ثبت شود.
سفته‌های دریافت شده حاضر در صندوق
وقتی سفته‌ها وصول شوند، مبلغ آن‌ها وارد صندوق شرکت می‌شود. بنابراین باید به عنوان سند دریافتنی در صورت مالی ثبت شوند و پس از آن که وصول شوند، جزئی از دارایی‌های مجموعه هستند. در این مواقع دو حالت ممکن است رخ دهد:
- اگر موعد وصول سفته کمتر از یک سال با تاریخ صدور ترازنامه اختلاف داشته باشد، سند دریافتنی کوتاه مدت تلقی می‌شود.
- اگر موعد وصول سفته بیشتر از یک سال با تاریخ صدور ترازنامه اختلاف داشته باشد، سند دریافتنی بلند مدت تلقی می‌شود.
ثبت تعویض سفته با سفته جدید در دفتر حسابداری
صادر کننده سفته ممکن است در تاریخ وصول، به جای پرداخت بدهی خود، سفته قبلی را با سفته‌ای جدید تعویض کند. در چنین شرایطی این مورد باید در دفتر حسابداری سطری جدید ایجاد شده و انتقال جدید، با جزئیات ذکر شود.
برای مثال شرکت «الف» که صادر کننده است، باید سند پرداختنی جدید ثبت کند که همان مبلغ ۲ میلیارد ریال را داشته باشد و ذکر کند که صدور سفته شماره ۲ بابت تعویض سفته شماره ۱ صورت گرفته است. به همین ترتیب، شرکت «ب» نیز باید ۲ میلیارد ریال برای اسناد دریافتنی بدهکار کند و در سطری که برای تعویض ایجاد کرده است، مبلغ ۲ میلیارد را بستانکار قرار دهد. البته برای تعویض سفته می‌توان فقط تاریخ جدید را درج کرد و به ترتیبی که توضیح دادیم، جزئی عمل نکرد.
ثبت وصول سفته در دفتر حسابداری
برای دریافت وجه سفته یا به اصطلاح وصول آن دو راه وجود دارد.
- یکی این که در زمان سررسید، دارنده به بانک مراجعه کند و مبلغ را دریافت کند. برای این روش لازم است که در زمان صدور سفته، بخش مربوط به بانک تکمیل شده باشد.
- روش دوم این است که صادر کننده در زمان سررسید به صورت نقد مبلغ را پرداخت کند. در این روش نیازی به مراجعه به بانک وجود ندارد. پس از پرداخت نیز، صادر کننده می‌تواند سفته را پس بگیرد. در این شرایط نیز باید در دفتر ثبت صورت بگیرد.
شرکت «الف»، یعنی صادر کننده سفته، باید اسناد پرداختنی را به مبلغ ۲ میلیارد ریال بدهکار کند و وجه نقدی که پرداخته است را بستانکار ثبت کند. همچنین باید دلیل این پرداخت را به این صورت ذکر کند: «بابت پرداخت وجه سفته به شرکت «ب».همچنین شرکت «ب»، باید مبلغ ۲ میلیارد ریال را به عنوان وجه نقد بدهکار کرده و سندی دریافتنی به همان مبلغ بستانکار کند. این شرکت نیز باید، دلیل وجود مبلغ را «بابت دریافت وجه سفته از شرکت «الف»» عنوان کند.
اگر پرداخت در بانک صورت گرفته باشد، شرکت «الف»، باید آن را با عنوان حساب بانکی در دفتر ثبت کند، حال آن که شرکت «ب»، باید عنوان «اسناد دریافتنی در جریان وصول» را ثبت کرده و ذکر کند که سفته برای وصول به بانک فرستاده شده است. در نهایت و پس از وصول کامل، مطابق آن چه برای وجه نقد توضیح دادیم، حساب ثبت می‌شود و نام بانک(وجه نقد) برای آن ثبت می‌شود.
ثبت عدم پرداخت وجه سفته در زمان سررسید در دفتر حسابداری
ممکن است صادر کننده چک در زمان سررسید، وجه مورد نظر را پرداخت نکند. در این صورت از اصطلاح نکول سفته استفاده می‌شود. چنین سفته‌هایی از ارزش قبلی خود ساقط هستند و از طرف دارنده آن‌ها برای وصول آن تردید وجود دارد.
برای وصول چنین مطالباتی، باید به مراجع قانونی مراجعه شود. در چنین شرایطی در دفتر صادر کننده که در مثال، شرکت «الف» بود، چیزی ثبت نمی‌شود.
اما در دفتر دریافت کننده، سطری با نام حساب دریافتنی با مبلغ سفته به عنوان بدهکار و سطری با نام اسناد دریافتنی با مبلغ سفته بستانکار شکل می‌گیرد، که برای سطر دوم باید مشخص شود که این وجه بابت نکول سفته دریافت شده از شرکت «الف» ثبت شده است.
ثبت سفته تضمین در دفتر حسابداری
گاهی ممکن است شرکت‌ها به منظور تضمین برای دریافت وام از بانک یا شرکت‌های دیگر، سفته ارائه دهند. صادر کنندگان این سفته‌ها در دفتر خسابداری خود چنین اسنادی را با عنوان حساب‌های انتظامی ثبت می‌کنند. سفته تضمین، بدهی نیست، بنابراین از آن به عنوان سند پرداختنی یاد نمی‌شود.
حال تصور کنید شرکت «الف»، برای آن که بتواند از شرکت «ب» وام دریافت کند، سفته‌ای به مبلغ ۲ میلیارد ریال به منظور تضمین ارائه کرده است.
حال این شرکت به عنوان صادر کننده، باید سطری با نام حساب‌های انتظامی ایجاد کرده و مبلغ ۲ میلیارد ریال را برای آن بدهکار می‌کند. همچنین باید سطری برای طرف حساب‌های انتظامی ایجاد کرده و قید کند که این سفته جهت تضمین دریافت وام صادر شده است و مبلغ ۲ میلیارد برای آن بستانکار است.
شرکت «ب» نیز باید در دفتر خود ثبتی انجام دهد. به موجب این ثبت، طرف حساب‌های انتظامی، با مبلغ ۲ میلیارد ریال بدهکار می‌شوند و حساب‌های انتظامی با شرح این که استرداد سفته در صورت انجام تعهدات به شرکت «الف» پس داده خواهند شد، به مبلغ ۲ میلیارد ریال بستانکار می‌شوند.
سخن پایانی
انجام امور مالی و حسابداری به سادگی ظاهر آن‌ها نیست. در ظاهر چنین است که بین طرفین معامله مبلغی به صورت نقدی یا غیرنقدی جا به جا می‌شود و این افرد از وضعیت معامله خود آگاه هستند.
اما واقعیت بسیار پیچیده‌تر است. با وجودی که معامله‌ها بر اساس اعتماد طرفین شکل می-گیرند، برای آن که شک و شبهه‌ای باقی نماند و این که مدارک و اسناد معتبری برای فرآیندهای بعدی در اختیار باشند، همه چیز باید ثبت شود.
در بین امور حسابداری، نقل و انتقالات سفته یکی از رایج‌ترین‌ها است. به این منظور قوانین مشخصی برای آن وجود دارد. آن چه اهمیت دارد این است که به هر دلیلی که سفته ارائه و دریافت می‌شود، باید در اسناد حسابداری یا نرم افزار مالی ثبت آن‌ها صورت بگیرد.
بیشتر بخوانید :
