۱۵ نکته برای حسابداری شرکت های کوچک که از آن بی خبرید
شرکت ها و کسب و کارهای کوچک، بخشی از اقتصاد هستند که باعث پیشبرد کارآفرینی می‌شوند.نکته ای که در این خصوص وجود دارد، این است که بسیار دیده ایم که این شرکت ها با ورشکستگی مواجه شده و منحل شده اند. درواقع به صرف داشتن ایده خوب، موفقیت تضمین نمیشود.
اگر فردی هستید که رویای راه اندازی یک کسب و کار کوچک را دارید، باید بدانید که توانایی حفظ سرمایه به اندازه راه اندازی و ایده مهم است.
در این مقاله به نکاتی در خصوص حسابداری اشاره خواهیم کرد، که شرکت کوچک شما را از خطر نجات داده و راندمان کار را بالا میبرد.
چرا در بیان نکات حسابداری شرکت های کوچک را از مجموعه های با سابقه جدا میکنیم؟
عنوان این مقاله به ششرکت های کوچک برمیگردد. ممکن است این سؤال در ذهن شما پیش آید، که چرا چنین تفکیکی قائل شده ایم؟ در پاسخ باید گفت، شرکت های کوچک و نوپا بودجه کافی برای استخدام تمام عنوان های شغلی لازم یک مجموعه ندارند.
از آنجایی که این شرکت ها به دلیل ایده خوبی که مؤسسان آن داشته اند شکل گرفته اند، بنابراین این بودجه اندک صرف فعالیت اصلی و استخدام افراد مرتبط با آن میشود.
به این دلایل ممکن است، استخدام حسابدار اتفاق نیافتد. اما شرکت های کوچک بدون مدیریت امور مالی نیز نمیتوانند دوام داشته باشند. دلیل دیگر این است که این شرکت ها هنوز به تثبیت نرسیده اند و باید بیش از مجموعه‌های با سابقه در فکر آینده باشند.
به همین دلایل این مقاله را با هدف معرفی نکات حسابداری شرکت های کوچک تنظیم کرده‌ایم تا راهکارهایی برای حسابداری در اختیار صاحبان این مجموعه ها قرار دهیم.
-
مسائل مالی کاری و شخصی را از یکدیگر جدا کنید
هرچقدر که مشتریان و کارمندان کمی داشته باشید و حجم کسب و کارتان کوچک باشد، یکی بودن حساب کاری و شخصی تنها باعث سردرگمی شما خواهد بود. شیوه عقلانی رسیدگی به امور مالی، افراد را ملزم به بررسی دخل و خرج در پایان هر ماه میکند.
اگر برای کسب و کار خود حساب مجزا نداشته باشید، نمی‌توانید تفکیک درستی بین هزینه های شخصی و کاری قائل شوید.اگر قرار بر این است که از درآمد ماهانه خود مقداری را به عنوان حقوق برای خودتان در نظر بگیرید، حتماً حساب دیگری افتتاح کرده و این میزان را به آن منتقل کنید.
این تنها یک روی سکه است. شما ممکن است آنقدر به کسب و کار خود اهمیت دهید که حتی بودجه شخصی خود را نیز برای اهداف شرکت خرج کنید. به این ترتیب پس از مدتی خواهید دید که برای مخارج معمول خود با مشکل روبه‌رو هستید. بنابراین همیشه مرزی بین کار و مسائل شخصی قائل شوید.
-
پس انداز کردن را بیاموزید
اگر کسب و کار شما درآمد بسیار خوبی به همراه دارد، دلیل نمیشود بدون برنامه ریزی درآمد خود را خرج کنید. اتفاقات غیرمترقبه رخ خواهند داد و در چنین شرایطی خوب است برای جبران خسارات آماده باشید. بنابراین اگر چیزی حدود ۴۰ درصد درآمد خود را پس انداز کنید، اطمینان خواهید داشت که در صورت نیاز پشتوانه دارید.
پس خود را آماده کنید و با افتتحاح یک حساب پس انداز آینده نگری خود را نشان دهید. مقدار پس انداز ممکن است در ابتدا کم به نظر برسد، اما با پیشرفت کار رفته رفته زیاد خواهد شد و می‌توانید آن را به عنوان یک منبع ذخیره تلقی کنید.
-
از خدمات مالی آنلاین استفاده کنید
امروزه دوره مراجعه به بانک برای پیگیری حساب ها گذشته است. بهترین کار، در دسترس بودن ۲۴ ساعته اطلاعات حساب بانکی است. بنابراین در هر بانکی که حساب دارید، حتماً نت بانک و موبایل بانک خود را راه اندازی کنید، ت در هر زمان و مکانی قادر به بررسی حساب خود باشید.
همچنین بخوانید : نکات مهم برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
-
انواع هزینه ها و نحوه تخصیص مالیات به آن ها را بیاموزید
به عنوان یک واحد تولیدی یا ارائه خدمات، درآمدهای شما شامل مالیات خواهند بود. بسیار مهم است که از چند و چون تخصیص مالیات اطلاعات کاملی داشته باشید. سازمان امور مالیاتی کشور، تمام ضوابط و قوانین را تنظیم کرده و شما میتونید با مراجعه به پورتال این سازمان قوانین را مطالعه کنید.
برای مثال هزینه هایی که برای استخدام کارکنان خود خرج میکنید، مشمول قانون پرداخت مالیات هستند. در مقابل برخی هزینه ها مشمول این قانون نمیباشند.
- از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید
نوشتن درآمد و خرج روی کاغذ و تلاش برای انجام محاسبات به روش سنتی جز سردرگمی نتیجه دیگری ندارد. شما باید یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید.
برای این کار نیازی به نرم افزارهای هزینه بر پیچیده نیست. برنامه ای مانند اکسل از مجموعه مایکروسافت آفیس نیز می‌توانید به خوبی پاسخگوی نیازهای شما باشد. با استفاده از این برنامه ها می‌توانید داده های مالی خود را ساماندهی کنید و در صورت نیاز گزارش عملکرد دریافت کنید.
یکی از نکات مهم در این خصوص، پیوند دادن حسابهای بانکی با نرم افزار حسابداری شما است. شما می‌توانید اطلاعات بانکی خود را بارگیری کرده و به صورت دستی در اکسل وارد کنید. اما اگر بتوانید این کار را به نرمافزار محول کنید، می‌توانید از صحت اطلاعات و مداومت این کار مطمئن شوید.
اگر میخواهید از یک شرکت نرم افزاری برنامه مناسب را دریافت کنید، باید بدانید که انتخاب یک نرم افزار خوب نیز مهم است. بنابراین برنامه ای را انتخاب کنید که پشتیبانی داشته باشد و بتوانید پیش نمایشی از ان را پیش از خرید ببینید.
-
امور مالی خود را مستند کنید
وقتی درمورد مستند سازی صحبت میکنیم، منظور نگهداری از اطلاعات به گونه ای است که در صورت لزوم بتوانید از آنها برای بررسی فعالیت های گذشته، یا اثبات حقیقتی به افراد دیگر مانند مأموران مالیاتی استفاده کنید. برای مثال فراموش نکنید که همیشه رسیدی از مشتریان خود در خصوص تحویل کالا، خدمات و فاکتورها دریافت کنید.
همچنین تمام هزینه ها را با شفافیت تمام مستند کنید تا در زمان تخصیص مالیات با مشکل مواجه نشوید. گاهی نیز ممکن است برای بررسی مشکلی نیاز به بررسی سوابق داشته باشید. به هر حال تهیه سند از فعالیت های مالی راه را بر مشکلات آینده خواهد بست.
همچنین باید مستندات خود را به روز نگهدارید. بدون به روز نگه داشتن اسناد، صاحبان و کارمندان تصویر روشنی از وضعیت مالی شرکت ندارند. دریافت و ضبط خودکار اطلاعات یکی از روش های به روز نگهداشتن اسناد است.
-
گزارش های ماهانه تهیه کنید
این که هر ماه از نظر مالی چطور میگذرد، بسیار مهم است. تهیه گزارشهای ماهانه و ذخیره آن در یک بایگانی نرم افزاری، یکی از اقدامات حرفه ای در اداره کسب و کارهای بزرگ و کوچک است.
به این ترتیب مقایسه عملکرد ماهانه بسیار راحتتر خواهد بود. از آنجایی که اصولاً ماه در سیستم کاری مطرح است چنین گزارشی جدای از هر مزیت دیگر میزان موفقیت کسب و کار را بهتر نشان میدهد.
-
منظم سازی فاکتورهای فروش را فراموش نکنید
نباید به صرف این که از پرداخت مشتری مطمئن هستید و او نیز از رسیدن وجه به شما مطمئن است، صدور فاکتور را فراموش کنید. این موضوع فقط در ارتباط با مشتری نیست و در مورد تهیه مواد اولیه نیز صدق میکند.
بنابراین منظم کار کنید و حتماً در ازای خرید مواد اولیه فاکتور دریافت کرده و فاکتورهای مشتریان را به دست آنها برسانید. فاکتورهای فروش، یکی از موارد مهم مستندسازی نیز هستند.
البته ممکن است تسویه نقدی صورت بگیرد، که در چنین شرایطی لزومی برای صدور فاکتور نیست، اما نباید رسید پرداخت و دریافت کالا یا خدمات در ازای آن را فراموش کنید.
وقتی صحبت از فاکتور و رسید میکنیم، درواقع درمورد روش معامله شرکت نیز صحبت میکنیم. شما می‌توانید دو روش برای معاملات و پرداخت های خود داشته باشید، یکی نقدی و دیگری اعتباری.
در روش پرداخت نقدی، پرداخت وجه بلافاصله بعد از دریافت یا تحویل محصول و خدمات انجام میشود. یعنی تسویه آنی است.
اما در روش اعتباری برای مثال اگر شما از یک عمده فروش مواد اولیه تهیه میکنید، تسویه را در زمان تحویل انجام می‌دهید و به جای آن در ازای موعد مقرر فاکتوری تنظیم میشود. سپس در زمان مشخص شده، پرداخت صورت میگیرد.
-
حسابداری شرکت خود را برون سپاری کنید
حسابداری به هیچ عنوان کار ساده ای نیست. اگر ارتباطات مالی زیادی دارید، بهترین گزینه برون سپاری حسابداری است.
با این کار خیال خود را از جنبه مالی راحت میکنید و می‌توانید تمام تمرکز خود را روی کار اصلی بگذارید. حسابداران خبره از تمام جنبه های امور مالی آگاه هستند و می‌توانید هزینه های شما را مدیریت کرده و مسائل مالیاتی را نیز حل و فصل کنند.
-
نحوه کار حسابدار را رصد کنید
برونسپاری حسابداری به معنی کنار کشیدن ۱۰۰ درصدی از امور مالی نیست. با اینکه اساس کار بر اعتماد است، اما شما باید از چند و چون کار مطلع باشید. بنابراین همیشه از حسابدار خود درخواست گزارش کنید تا از صحت کار او مطمئن شوید. همچنین به عنوان مدیر یک شرکت کوچک، خوب است از برخی مسائل مالی اطلاع داشته باشید.
-
دستمزد کارمندان خود را به موقع پرداخت کنید
کارمندان شما کسانی هستند که شرکت را برای رسیدن به اهداف بزرگتر یاری میدهند. چنانچه در پرداخت به موقع به آنها ناتوان باشید، در آنها دلسردی ایجاد میشود.
با بروز مشکلات مالی ممکن است نتوانید حقوق یک ماه را بپردازید، بنابراین خوب است بیش از حقوق یک ماه کارمندان خود ذخیره داشته باشید. حساب پس اندازی که درمورد ان صحبت کردیم در چنین مواقعی به کمک شما می‌آید.
طبیعی است که در ابتدای فعالیت خود نتوانید درآمد کافی داشته باشی و همچنین نیاز به کارمند برای پیشبرد کارها دارید. بنابراین حساب ذخیره را فراموش نکنید و با پرداخت به موقع ایجاد اعتماد کنید.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟
البه برای کاهش هزینه ها می‌توانید از پیمانکاران پروژهای کمک بگیرید. چنین افرادی برای انجام کار شما نیاز به کار تمام وقت ندارند، بنابراین بدون استخدام دائم می‌توانید با هزینه کمتر از این افراد کمک بگیرید. طبیعی است کعه عدم استخدام دائم نیاز به پرداخت بیمه، پاداش و سنوات را نیز از بین میبرد.
-
اطلاعات درست را به سازمان امور مالیاتی ارسال کنید
هر کسب و کار کوچک باید مجموعه ای از قوانین را برای تعیین زمان گزارش درآمد و هزینه انتخاب کند. این روش، حسابداری سازگار برای اهداف مالیاتی را فراهم میکند. سازمان امور مالیاتی در دو فاز از شما گزارش دریافت میکند و براساس ان وضعیت مالی شما بررسی میشود.
یکی گزارش درآمد سالینه و دیگری گزارشی که نتیجه حسابرسی شرکت شما است. چنانچه منافاتی بین این دو وجود داشته باشد، ممکن است محکوم به فرار مالیاتی شوید. بنابراین تنظیم گزارش و ثبت اسناد و مدارک را جدی بگیرید.
غیر از این موضوع، سازمان امور مالیاتی، مالیات هر شرکت را براساس اطلاعات ثبت شده آن تنظیم میکند. بنابراین برای جلوگیری از پرداخت اضافی، در هنگام ثبت شرکت دقت کافی داشته باشید تا نوع تجارت را به درستی انتخاب کنید.
-
مفهوم درآمد خالص و ناخالص را درک کنید
اگر برای تولید یک محصول ۱۰۰ هزار تومان هزینه میکنید و آن را ۱۵۰ هخزار تومان میفروشید، تصور نکنید که ۵۰ هزار تومان سود کرده اید. این تنها سود ناخالص شما است. از این سود قسمتی صرف تأمین انرژی پرداخت مالیات و حقوق کارمندان میشود.
در نهایت از هر محصولی که میفروشید، ممکن است تنها ۲۰ هزار تومان سود خالص برده باشید. چنانچه این موضوع را در نظر نگیرید، ممکن است با خرج های زیاد از پرداخت های اصلی باز بمانید، که جبران آن بسیار دشوار خواهد بود.
-
بخشی از درآمد خود را سرمایه گذاری کنید
سرمایه گذاری در بورس یکی از روش هایی است که با افزایش سرمایه به امور مالی و حسابداری شرکت کمک خواهد کرد. اگر بتوانید شرکت خود را وارد بورس کرده و از طریق جذب سرمایه گذار کسب و کار خود را گسترش دهید، نیز بسیار خوب خواهد بود.
بازار سرمایه امروزه یکی از روش های خوب برای سرمایه گذاری و کسب درآمد است. اگر بتوانید دانش خود را درمورد بورس افزایش دهید و از یک مشاور متخصص کمک بگیرید، به شما توصیه میکنیم که این گزینه را در در یاد داشته باشید.
سرمایه گذاری مقداری از بودجه روی سهام های سودآور، میتواند منبع درآمد جانبی خوبی برای کسب و کار شما باشد.
همچنین شما می‌توانید این بودجه اضافی را دوباره در کسب و کار خودتان سرمایه گذاری کنید. یعنی از ان برای گسترش فعالیت ها و خرید دارایی های مرتبط استفاده کنید.
-
طرح کارآمدی برای اداره امور بریزید
طرحی که برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود انتخاب میکنید باید کارآمد باشد. اگر نمی‌دانید چه طرحی برای تجارت شما مناسب است، حتماً از یک مشاور یا حسابدار حرفه ای کمک بخواهید.
این طرح شامل تخصیص هزینه ها میباشد. این که کارمندان باید چه حقوق و مزایایی دریافت کنند و این که سرمایه گذاری در چه بازاری مناسب است. یکی از اولین گام ها در ایجاد یک طرح تجاری، پیشبینی درآمد و لیستی از هزینه ها و سپس مقایسه آن با بودجه و درآمد واقعی است.
در انتخاب طرح تجاری، این که شرکت خود را کسب وکاری کوچک می‌دانید یا یک استارتآپ میتواند مهم باشد. ممکن است عموم مردم تفاوتی بین این دو قائل نباشند، اما واضح است که از نظر ایده شروع استارتآپ با کسب و کار کوچک متفاوت است.
سخن پایانی
فعالیت های تجاری بدون مدیریت هزینه سر پا نمی‌مانند. به عنوان یک کارآفرین که شرکت کوچکی را اداره میکند، خوب است بدانید که اندازه سازمانی، هیچ تأثیری بر این حقیقت ندارد.
بنابراین مهمترین اقدامی که پس از تأسیس شرکت باید انجام دهید، انتخاب یک طرح مالی درست برای شرکت است. این طرح باید شامل اجزای مختلفی که به ان اشاره کردیم باشد. در هر حوزه ای از تجاری که فعالیت میکنید، مسئل مالی را در اولویت قرار دهید و اجازه ندهید کم کاری در این زمینه موجب انحلال کسب و کارتان شود.
فراموش نکنید که ایده ای که برای آن شرکت را تأسیس کرده اید، ارزش نگهداری دارد. چرا که متعلق به شما است و زحمت بسیاری برای ثبت ان کشیده اید. بنابراین با ساده انگاشتن امور حسابداری، آن را از دست ندهید.
آمار و ارقام نشان میدهند هرچه کسب و کارهای کوچک بیشتر روی مسائل مالی و بازبینی آنها تمرکز کنند، سلامت مالی بیشتری خواهند داشت و در نتیجه با موفقیت و رشد بیشتری روبه‌رو خواهند شد.
همچنین بخوانید :
