تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

هدف از ایجاد تنخواه تأمین پول نقد کافی جهت هزینه­ های جزئی یک شرکت یا واحد تجاری است. تنخواه گردان حسابداری نیز کسی است که مسئول حفاظت از وجوه نقدی خُرد را داشته و رسیدها و سوابق دقیق برای پشتیبانی از کلیه معاملات را نگهداری می­نماید. با بزرگ ­تر شدن و توسعه یافتن شرکت ­ها و موسسات، فعالیت ­های آنها نیز گسترش می­یابد. هر یک از این فعالیت ­ها خود متشکل از هزینه­ هایی هستند که باید به خوبی این­ها را مدیریت نمود.

 در گذشته برای اینکه هزینه­ های فعالیت ­های گوناگون پرداخت شود باید مجموعه ­ای از فرآیندهای اداری طی می­شد که این یک روند طاقت­ فرسا و زمان­بر به شمار می­رفت. اما امروزه با وجود تنخواه گردان در حسابداری در کنار نرم افزار حسابداری و مالی دیگر مشکلی در پرداخت این هزینه­ ها رخ نداده و به مقداری زیادی در زمان صرفه ­جویی می­شود. در این مقاله قصد داریم در مورد تنخواه گردان حسابداری، هدف و انواع آن و … توضیح دهیم. با ما همراه باشید.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری (Imprest Funds) مقداری وجه نقد است که برای استفاده در پرداخت هزینه­ های جانبی کنار گذاشته می­شود. این وجه به طور معمول در یک صندوق ذخیره شده و توسط یک متولی که اختیار پرداخت را دارد کنترل می­شود. این شخص موظف است که تمامی مدارک مبنی بر پرداخت را به صورت رسید، فاکتور یا قبض نزد خود نگه دارد.

مدارک هزینه ­های بسیار اندک نیز باید جمع آوری شود زیرا در پایان دوره مالی این هزینه­ ها هرچند که اندک بوده ­اند اما زمانی که با یکدیگر جمع شوند، هزینه زیادی را تشکیل خواهند داد. لازم به ذکر است که تمامی این هزینه ­ها باید با مدارک رسمی و روشن به حسابداری مجموعه به همراه ثبت تاریخ و هزینه پرداختی تحویل داده شوند.

تنخواه دار یا فردی که مسئول تنخواه است باید مورد تأیید هیئت مدیره شرکت قرار گیرد و فردی مورد اعتماد باشد. زیرا منابع مالی موجود در تنخواه گردان حسابداری به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی مورد استفاده قرار گیرد.

همچنین بخوانید : اصول حسابداری

پس در تنخواه گردان حسابداری موارد زیر باید رعایت شود:

• تنخواه گردان با مقداری از پول نقد تأسیس و در حسابداری شرکت به ثبت می­رسد.
• هرگونه هزینه ­ای که از طریق تنخواه گردان پرداخت می­شود باید با رسید مستند توأم باشد.
• برای حفظ تعادل ثابت، این صندوق به طور منظم با رسیدهای پرداختی مجددا پُر می­شود.
• تنخواه گردان از نظر هرگونه اختلاف بین وجه نقد مورد انتظار (بر اساس اسناد) و وجه نقد واقعی از نزدیک کنترل می­شود تا مغایرتی میان این دو وجود نداشته باشد.

چه هزینه­ هایی زیر مجموعه تنخواه گردان حسابداری قرار می­گیرند؟

مواردی که تنخواه به آنها تعلق می­گیرد، بسته به وسعت شرکت متفاوت هستند. از جمله:

• صدور کارت­ها؛
• هزینه­ های مربوط به وعده­ های غذایی مانند صبحانه، نهار، چای و سایر خوراکی­ ها؛
• خرید انواع اقلام مصرفی یا تزیینی؛
• بازپرداخت هزینه­ هایی که کارمندان از خودشان برای انجام کاری خرج کرده­اند.

مزایای تنخواه گردان حسابداری

مهم ترین مزیت تنخواه گردان مدیریت هزینه ­های اندک هر شرکت است. با این روش، درآمدها و هزینه­ های غیر جزئی شرکت هدر نخواهد رفت و دیگر در پایان سال هنگام جمع ­بندی صورت­ های مالی ، دیگر با انبوهی از هزینه­ های کوچک مواجه نخواهید شد. از سایر اهداف تنخواه حسابداری می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تنخواه گردان با مدیریت هزینه­ های شرکت، بار هزینه­ های جزئی و مکرر را از دوش حسابداری برمی­دارد.
• با این روش، کل هزینه­ های جزئی را می­توان به راحتی تشخیص داده و آنها را ثبت کرد و در نتیجه در بسیاری موارد صرفه­ جویی نمود.
• هزینه ­های جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری با تنخواه گردان حسابداری کنترل می­شوند.
• هزینه ­های مهم و ضروری که برای پرداخت آنها امکان دسترسی بانک نیست را می­توان از تنخواه پرداخت نمود.
• حجم عملیات­ های پرداخت و به دنبال آن حجم کار حسابداری در یک شرکت با استفاده از تنخواه به طور محسوسی کاهش می­یابد. از آنجایی که پرداخت­ های بانکی، سرعت در پرداخت را کاهش داده و عملیات حسابداری را پیچیده ­تر و طولانی ­تر می­نماید، تنخواه می­تواند فشار را از روی مجموعه حسابداری تا حدی کم کند.
• مدیریت کنترل پول نقد برای هزینه های نقدی و جزئی شرکت با استفاده از تنخواه گردان حسابداری بسیار آسان می­شود.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان به انواع تنخواه گردان متغیر. ثابت، تعهدی، نقدی، اصلی و فرعی تقسیم می­شود. در ادامه ما در مورد دو نوع مهم تنخواه یعنی ثابت و متغیر توضیحاتی را برای شما ارائه خواهیم داد.

۱٫ تنخواه متغیر: در این نوع تنخواه گردان، مدیر شرکت مبلغی را به عنوان تنخواه در نظر می­گیرد که هزینه­ های شرکت بر اساس این مبلغ تأمین می­شوند. هنگامی که پایان سال مالی فرا رسید، مسئول تنخواه گردان یا تنخواه دار باید اسناد و رسیدهای پرداخت هزینه­ ها را به همراه مبلغی که باقی مانده است به حسابداری تحویل دهد.

۲٫ تنخواه ثابت: در تنخواه گردان ثابت، مدیر امور مالی شرکت، مبلغ معینی را با توجه به هزینه ­های شرکت در هر ماه در نظر می­گیرد. تنخواه دار نیز باید در یک زمان مشخص، خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را به حسابداری تحویل دهد. در پایان هر دوره مالی تنخواه دار موظف است خلاصه ­ای از پرداخت­ های مال قبل را ارائه دهد.

همچنین بخوانید : پر درآمد ترین شاخه حسابداری

تفاوت تنخواه گردان و صندوق در چیست؟

تنخواه گردان و صندوق در موارد دیگر با یکدیگر متفاوت هستند:

– حساب تنخواه در اختیار شخصی است که مسئول خرید بوده و به آن تنخواه دار می­گویند. تنخواه دار به طور کامل با فرآیند خرید در ارتباط است و خرید و ملزومات آن بر عهده او می­باشد. اما فردی که حساب صندوق را اداره می­نماید مسئول خرید نمی­باشد.

– زمانی که بودجه در حساب تنخواه گردان تمام شود، مجددا تسویه و شارژ می­شود. اما در حساب صندوق چنین فرآیندی وجود ندارد.

– برای تنخواه گردان حسابداری یک سقف مجاز توسط مدیر شرکت تعیین می­شود و این هزینه تعیین شده باید با توجه به هزینه ­های موجود خرج شود اما در حساب صندوق محدودیتی وجود ندارد.

– تنخواه دار تحت هیچ­گونه شرایطی مجاز به دریافت وجه نمی­باشد. و تنها می­تواند در حدود اختیاراتی که دارد اقدام به پرداخت وجه نماید. اما کاملا مشخص است که عملیات دریافت جزء وظایف یک صندوقدار بوده و این کار از طریق حسابداری صورت می­گیرد.

– پرداختی ­های صندوق باید به طور روزانه ثبت شوند اما پرداختی­ های تنخواه گردان در هنگام واریز هزینه­ ها ثبت می­شوند.

جمع­بندی

تنخواه گردان حسابداری چیست؟ وجه نقدی است که مدیر شرکت آن را برای هزینه­ های جزئی و تسهیل در انجام امور روزمره شرکت در نظر می­گیرد. این وجه نقد در یک بازه زمانی معین در اختیار تنخواه دار قرار می­گیرد تا او بتواند به خرید و سایر امور رسیدگی نماید.

تنخواه دار باید تمامی هزینه ­های پرداختی را ثبت و در انتهای یک دوره معین به همراه اسناد رسمی آنها به حسابداری تحویل دهد. به طور کلی هدف از تنخواه حسابداری، کاهش حجم عملیات پرداختی شرکت، تسهیل و سرعت بخشیدن به پرداخت­ های ضروری و جزئی و افزایش کنترل وجوه نقد است.

نویسنده: احسان مهدیزاده