چگونه بهترین بودجه را برای سازمان مشخص کنیم؟

چگونه بهترین بودجه را برای سازمان مشخص کنیم؟

واژه بودجه یکی از واژه‌هایی است که همه ما ممکن است در طول روز چندین‌بار با آن برخورد داشته باشیم اما تا چه حد با معنی و مفهوم آن آشنایی داریم؟ بودجه از واژه فرانسوی بوژوت به معنای کیف یا کیسه چرمی گرفته شده است.

این کلمه فرانسوی، در طول زمان به مرور تغییر شکل داد و به فرم انگلیسی آن به نام باجت تلفظ شد. پس از آن، همین کلمه دوباره به صورت فرانسوی تغییر شکل داد و به شکل واژه بودجه درآمد که امروزه ما از آن استفاده می‌کنیم. تعریف‌های متفاوتی برای واژه بودجه وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بودجه عبارت است از میزان دخل و خرج یک سازمان، نهاد یا شرکت.
• بودجه یک سند مالی مبنی بر میزان درآمدها و هزینه‌های یک نهاد، یک سازمان یا یک شرکت است.
• بودجه سندی است مبنی بر میزان دخل و خرج پیش‌بینی شده یک نهاد، یک سازمان یا یک شرکت در طول یک بازه زمانی مشخص.
• بودجه در واقع برنامه‌های مالی یک نهاد، یک سازمان یا یک شرکت است که برای پیش‌بینی خرج و دخل آن از قبل مشخص می‌شود.

در این مقاله، ما تلاش کرده‌ایم که روش‌های مختلف تعیین بودجه برای یک سازمان را به شما معرفی کنیم.اگر می‌خواهید در این باره اطلاعات بیشتری کسب کرده و بهترین روش را برای تامین و تعیین بودجه سازمان خود مشخص کنید، حتما تا پایان این مقاله با فراپیام همراه باشید.

چرا باید برای سازمان بودجه مشخص کنیم؟

هر سازمان و نهادی نیاز دارد که احتیاجات مختلف خود را برآورده کرده و نیازهایش را تامین کند. با توجه به نیازهای نامحدود نهاد یا سازمان و محدود بودن منابع برای برطرف‌کردن این نیازها، لازم است که تدابیری برای پیش‌بینی نیازهای مختلف و در نظر گرفتن راهی برای رفع آن‌ها اندیشیده شود.

درواقع تعیین بودجه را می‌توان راهی برای مدیریت امکانات و منابع و بهره‌گیری صددرصدی و کامل از آن‌ها دانست. در نتیجه به علت نامحدود بودن نیازهای سازمان و محدود بودن منابع موجود، لازم است که برنامه‌ای برای تامین بودجه سازمان تهیه شود.

بدون تهیه یک برنامه مشخص برای تنظیم دخل و خرج سازمان، ادامه حیات و فعالیت‌های آن سازمان ممکن نخواهد بود و به منظور مدیریت مالی سازمان، لازم است که حتما بودجه بندی انجام شود.

سیستم کنترل بودجه چیست؟

برای رسیدن به هدف‌های مشخص شده و مقایسه نتایج با برنامه‌هایی که برای تنظیم بودجه طراحی شده‌اند، لازم است که حتما یک سیستم کنترل بودجه وجود داشته باشد. درواقع سیستم کنترل بودجه یک سازمان برای اطمینان پیداکردن از دست‌یابی به اهداف و ارزیابی آن‌ها و تجدید نظر در آن‌ها (در صورت لزوم) طراحی می‌شود.

تعیین بودجه و ایجاد سیستم کنترل بودجه چه اهدافی را دنبال می‌کنند؟

عمده اهداف تعیین بودجه و یک سیستم نظارتی و کنترلی در زمینه تعیین بودجه را می‌توان مدیریت مالی و رفع نیازهای سازمان با استفاده از منابع موجود دانست. به طور کلی، اهداف تعیین بودجه و ایجاد سیستم کنترل بودجه عبارتند از:

• تنظیم جزئیات مربوط به برنامه‌های مالی نهاد، سازمان یا شرکت در قالب اعدادوارقام مشخص برای یک دوره معین در آینده.
• دریافت حداکثر نتیجه یا بازخورد از طریق هماهنگ‌سازی قسمت‌های مختلف شرکت و کلیه فعالیت‌های آن‌ها از حداقل منابعی که در اختیار سازمان قرار دارد.
• تعیین استانداردهای لازم برای تعیین مسئولیت‌های مربوط به سازمان و در صورت لزوم ایجاد اصطلاحاتی برای این برنامه ریزی‌های از پیش تعیین شده.

ایجاد سیستم کنترل بودجه چه مزایایی دارد؟

اجرا و پیاده‌کردن موفقیت‌آمیز یک سیستم کنترل بودجه می‌تواند مزایای زیادی را برای سازمان به همراه داشته باشد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• برنامه ریزی برای آینده سازمان از طریق تهیه‌کردن یک سری از اطلاعات مالی مربوط به شرکت و بررسی اهداف سازمان مطابق با منابع مالی موجود.
• امکان بررسی و ارزیابی نتایج مالی آینده و اصلاح آن‌ها در صورن لزوم.
• فراهم کردن امکان همکاری بین قسمت‌های مختلف نهاد یا سازمان.
• کمک به رسیدن اهداف سازمان از طریق تعیین مسئولیت‌ها.
• ارزیابی و پیش‌بینی منابع مالی موردنیاز سازمان در آینده و تعیین بهترین روش برای کنترل منابع مالی و استفاده از امکانات موجود به طوری‌که بهترین نتیجه ممکن را به‌همراه داشته باشد.
• ایجاد استانداردهایی در زمینه رسیدن به اهداف، استفاده از منابع، تعیین مسئولیت‌ها و ارائه بهترین و اقتصادی‌ترین راه‌ها برای رسیدن به خواسته‌های سازمان.
• یافتن بهترین روش برای کنترل منابع مالی موجود و برآورده‌کردن هزینه‌ها با کمترین میزان اتلاف در پول و سرمایه.

برای تعیین بودجه چه اصولی را رعایت کنیم؟

تعیین بودجه مشخص برای تامین نیازهای مالی شرکت در آینده از اصول و قواعد خاصی پیروی می‌کند که در این قسمت به بعضی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد. به طور کلی برای تعیین بودجه لازم است که شرایط زیر را مدنظر قرار داده و فراهم کنیم:

• برای تعیین بودجه سازمان لازم است که تمامی سیاست‌ها و برنامه‌های مختلف سازمان را از قبل تعیین کرده و تمامی آن‌ها را مدنظر قرار دهیم.
• برای تعیین بودجه و مسئولیت‌ها لازم است که یک ساختار سازمانی مناسب و منطقی را برای سازمان تعیین کنیم.
• ایجاد رتبه‌بندی و طبقه‌بندی‌های مناسب برای برنامه‌های مالی سازمان؛ به طوری‌که بتوان تمامی واحدها و دسته‌ها را برحسب میزان هزینه‌های موردنیازشان دسته‌بندی کرد.
• انتخاب یک حسابدار کاربلد و با سواد برای مقایسه هزینه‌های واقعی سازمان با هزینه‌های پیش‌بینی شده آن طبق بودجه بندی‌ها.
• پیش‌بینی و در نظر گرفتن عوامل محدودکننده‌ای که می‌توانند فعالیت‌های شرکت را محدود کنند و آن‌ها را تحت الشعاع قرار دهند.
• لازم است که تعیین بودجه لازم برای سازمان به نحوی انجام شود که امکان تبدیل آن برای استفاده در طرح نظام‌های حسابداری صنعتی وجود داشته باشد.
• بودجه باید به نحوی طراحی و تعیین شود که بتوان از طریق آن به نیازهایی که در گزارش‌های مدیریتی عنوان شده‌اند، پاسخ داد؛ زیرا بودجه باید به نحوی تعیین شود که پاسخگوی تمامی خرج‌های واقعی سازمان باشد.

چرا پیش‌بینی وضعیت نقدینگی برای تعیین بودجه اهمیت دارد؟

وجود وجوه نقد در سازمان برای ادامه حیات آن و پیشروی فعالیت‌ها بسیار حائز اهمیت است. برای تعیین بودجه‌ها جهت انجام فعالیت‌های سازمان، لازم است که مدیران از آخرین وضعیت نقدینگی سازمان به طور کامل اطلاع داشته باشند و این موضوع برای آن‌ها قابل پیش‌بینی باشد.

بیشتر بخوانید : مالیات شرکت های تازه تاسیس

پیش‎‌بینی وضعیت نقدینگی سازمان، برای ایجاد توازن در دخل و خرج سازمان لازم و ضروری است. با وجود این‌که پیش‌بینی بودجه و نقدینگی سازمان هردو لازم و ضروری هستند؛ اما بین آن‌ها تفاوت‌هایی هم وجود دارد.

از جمله تفاوت‌هایی که بین تعیین بودجه سازمان و نقدینگی آن وجود دارد، این است که تعیین بودجه سازمان معمولا به صورت سالانه انجام می‌شود درحالی که تعیین نقدینگی سازمان به صورت دوره‌ای بوده و در طول دوره‌های ۳ ماهه انجام می‌گیرد.

چگونه بهترین بودجه را برای سازمان تعیین کنیم؟

برای تعیین بودجه موردنیاز سازمان، بهتر است که دستورالعمل‌های مشخصی تهیه کرده و برای انجام این کار از آن‌ها استفاده کنیم. نکاتی که در تهییه این دستورالعمل‌ها باید رعایت کنیم عبارتند از:

• کاربرد بودجه

کاربرد بودجه را می‌توان شامل تمامی اهداف و موارد کاربردی که برای بودجه در نظر گرفته شده‌اند دانست؛ پس برای تعیین بودجه سازمان باید مشخص کرد که این بودجه در چه قسمتی از سازمان و برای چه کاری هزینه می‌شود.

• زمان تنظیم بودجه

زمان تنظیم بودجه عبارت است از دوره‌هایی که در آن‌ها میزان بودجه تنظیم می‌شود. براساس نیاز بخش‌های مختلف سازمان می‌توان دوره تنظیم بودجه را به‌صورت هفتگی، ماهانه و یا سالانه مشخص کرد.

• منابع تهیه و تدارک بودجه

منابع تهیه و تدارک بودجه عبارتند از گزارش‌های مدیریتی، محاسبات، برآوردها، پرونده‌ها و تمامی مواردی که می‌توان اطلاعات مربوط به تنظیم بودجه را از آن‌ها خارج کرد.

• مسئول یا مسئولین تهیه بودجه

مسئول یا مسئولین تهیه بودجه عبارتند از افراد یا واحدهایی که مسئولیت تهیه و تعیین انواع صورت‌های مختلف بودجه سازمان را برعهده دارند. در سازمان‌های بزرگ این کار اغلب برعهده مدیر مالی شرکت است.

• توزیع نسخه بودجه

عبارت است از افراد یا واحدهایی که صورت‌های بودجه را به طور تکمیل شده برای بررسی دریافت می‌کنند و نظارت و توزیع دستورات مبنی بر تنظیم بودجه را برعهده دارند.

• نحوه ثبت و تنظیم بودجه

مربوط به کلیه تنظیمات مربوط به تعیین بودجه سازمان شامل نحوه محاسبات، توضیحات لازم درباره محاسبات و… است. مشاوران و مدیر مالی شرکت با بررسی نیازهای مختلف سازمان و تحلیل داده‌های آماری آن بودجه مورد نیاز هربخش و نحوه تامین و توزیع آن بودجه را مشخص می‌کند.

تنظیم و تعیین بودجه طی چه مراحلی انجام می‌شود؟

تعیین بودجه یک کار انفرادی نیست و برای انجام آن، لازم است که تمامی مدیران و مسئولین سازمان باهم همکاری کنند و با کمک هم بودجه موردنیاز سازمان را تعیین کنند؛ اما چگونه می‌توان بین تمامی مسئولین و مدیران تامین بودجه ارتباط برقرار کرد؟

برقراری ارتباط میان مسئولین و مدیران تعیین بودجه را می‌توان از طریق تشکیل کمیته بودجه امکان‌پذیر کرد. کمیته بودجه وظایف مختلفی را برعهده دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به تنظیم برنامه‌های مربوط به تامین و تهیه بودجه، ایجاد هماهنگی‌های لازم میان برنامه‌های مختلف تعیین بودجه، ایجاد و بررسی برنامه‌هایی که برای تنظیم واحدها و قرارگیری آن‌ها در چارچوب سیاست‌های تعیین شده مدیران وجود دارند و در نهایت بررسی و تنظیم بودجه‌های انتخابی برای تصویب نهایی آن‌ها را نام برد.

برای تعیین بودجه موردنیاز سازمان لازم است که هدف‌های کوتاه مدتی را تعیین کرده و امکانات و محدودیت‌هایی را که در این مسیر وجود خواهند داشت از قبل پیش‌بینی کنیم. پیش‌بینی این مسائل می‌تواند تا حد زیادی به تنظیم دقیق و صحیح بودجه متناسب با خرج‌های واقعی سازمان کمک کند و از عدم تطابق دخل و خرج سازمان با هم جلوگیری کند.

نتیجه گیری

برای تامین دقیق نیازهای سازمان لازم است که بودجه مربوط به فعالیت‌های آن را از قبل تعیین کرد. این تعیین بودجه برای یک دوره مشخص، طولانی و تقریبا یک ساله انجام می‌شود و باید به گونه‌ای باشد که به تامین تمامی نیازهای سازمان در طی آن دوره کمک کند. برای تعیین بودجه موردنیاز سازمان، اصول و قواعدی وجود دارد که حتما باید به آن‌ها توجه کرد. در این مقاله ما ضمن معرفی این اصول و قواعد سعی کردیم که شما را با اهمیت تعیین بودجه و روش‌های انجام آن آشنا کنیم. امید است که با خواندن این مقاله بتوانید تا حد زیادی با تامین بودجه سازمان و روش‌های انتخاب آن آشنا شوید.

نویسنده: احسان مهدیزاده