همه چیز در مورد حسابداری ابری
بی‌شک همه‌ی ما در دنیای اطراف، کلمه‌ی ابر (Cloud) را به تعداد دفعات شنیده‌ایم؛ اما برای بسیاری از ما این کلمه معنی و مفهوم خاصی ندارد. شما برای اینکه بدانید ابر چیست و چه کاربردی دارد، ابتدا باید از معنی کلمه ابر در دنیای آی تی آگاه شوید.
باید گفت به مجموعه‌ای از کامپیوترها که کنار یکدیگر، یک اکوسیستم واحد را تشکیل می‌دهند ابر گفته می‌شود. طراحی این ابرها به شکلی است که می‌توانند یک یا چند سرویس مثل ذخیره اطلاعات و استفاده از نرم‌افزارها را از راه دور در اختیار ما بگذارند.
تقسیم‌بندی ابر یا کلود
ابر یا کلود را می‌توان از نظر زیرساختی به چهار دسته تقسیم‌بندی کرد.
- اولین دسته را می‌توان ابر اختصاصی در نظر گرفت که این مدل ابر برای هر شرکت و سازمان به‌صورت اختصاصی طراحی می‌شود و تنها به همان شرکت اختصاص دارد و تنها به همان شرکت خدمات می‌دهد؛ البته دقت داشته باشید که این ابر نیز نمی‌توانند در محیط شرکت مورد استفاده قرار گیرد، بلکه باید از آن در محیط ارائه‌دهنده‌ی سرویس کلود نگهداری شود؛ البته دقت داشته باشید که می‌توان مدیریت آن را به شرکت یا شخص ثالث دیگری سپرد.
- دومین دسته شامل ابر عمومی می‌شود که نام آن نشان می‌دهد که استفاده از آن برای اکثریت مناسب بوده و شامل محدودیتی نمی‌شود. پیکربندی ابر خصوصی و عمومی با یکدیگر تفاوت ندارند و فقط نوع دسترسی این دو طرح با یکدیگر متفاوت است. دراپ باکس (DropBox) یک نمونه از ابرهای عمومی محسوب می‌شود که بسیاری از افراد در حال استفاده از آن هستند.
- ابر هیبریدی نوع دیگر از ابر است که هر دودسته‌ی قبل را شامل می‌شود، این ابر زمانی تشکیل می‌شود که شرکت و سازمان‌های مختلف، قصد به اشتراک گذاشتن ابرهای اختصاصی و عمومی خود را داشته باشند.
- ابر اجتماعی که چهارمین نوع به حساب می‌آید نیز به ابری گفته می‌شود که مورد استفاده چند شرکت واقع شده، یعنی از یک ابر اختصاصی چند شرکت و سازمان، در یک زمان استفاده کنند.
تا به این‌جای متن با معنی کلمه ابر و انواعی که برای آن در نظر گرفته شده است، آشنا شدیم و تا حدودی فهمیدیم که ابر و کلود چیست و در چه زمینه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. حال تصمیم داریم یکی از شاخه‌های در نظر گرفته شده برای ابر را مورد بررسی قرار دهیم.
حسابداری ابری (Cloud Accounting) موضوعی است که تصمیم داریم به آن بپردازیم و اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم و بگوییم این موضوع بر موفقیت و رونق کسب و کار شما چه تاثیری دارد.
به کدام نوع از حسابداری، ابری گفته می‌شود؟
شاید تا به حال نام حسابداری ابری به گوشتان خورده باشد، اما اطلاعاتی از آن نداشته باشید و ندانید که چیست و چه تاثیری بر کار شما دارد.
از همین جهت باید گفت حسابداری ابری، مشابه عملکرد و پردازش اطلاعات در فضای ابری است. باید متذکر شد که این نوع از حسابداری یک ساختار نوپا و تازه به حساب می‌آید که طبق آمار به دست آمده روزبه‌روز جایگاه بالاتری پیدا می‌کند؛ به طوری که بسیاری از کسب و کارها به احتمال زیاد در آینده‌ای نه چندان دور از آن استفاده خواهند کرد.
در ابتدای مقاله به این موضوع اشاره داشتیم که افراد و کسب و کارهای گوناگون برای خود فضایی را در اختیار دارند که می‌توانند از طریق آن به داده‌های خود دسترسی پیدا کنند.
حال در رابطه با حسابداری باید گفت که فرد حسابدار برای پرداختن به حسابداری ابری، نرم افزار حسابداری مورد نیاز خود را به‌جای آن که روی یک سرور و سیستم محلی یعنی هارد و درایو پیاده کند، روی سرورهای ابری قرار خواهد داد تا از چنین فضایی استفاده کند.
استفاده از چنین فضایی برای شما شرایطی را فراهم می‌آورد که می‌توانید در هر زمان و مکان به داده‌های مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید.
از همین جهت دیگر نباید نگرانی از بابت هزینه و یا نگهداری از نرم افزار مالی خود روی دسکتاپ داشته باشید. تمام این موضوعات، به ویژه دسترسی به نرم‌افزار در هر مکان و زمان سبب شده است که بسیاری از دپارتمان‌ها و کسب و کارهای مختلف به استفاده از نرم‌افزارهای خود روی سیستم‌های ابری بپردازند.
بررسی تفاوت های میان حسابداری سنتی با حسابداری ابری چیست؟
در بخش قبل به صورت کلی به تفاوت میان حسابداری سنتی و ابری اشاره داشتیم. حال اگر بخواهیم بررسی دقیق‌تری داشته باشیم، باید بگوییم که حسابداری سنتی به یک دستگاه کامپیوتر که روی دسکتاپ آن نرم‌افزاری قرار دارد محدود می‌شود؛ یعنی هر فرد برای آن که امور حسابداری را انجام دهد، باید به یک کامپیوتر و نرم‌افزار دسترسی داشته باشد تا امکان انجام امور برای آن فراهم شود.
دقت داشته باشید که در چنین شرایطی باید از یک نرم‌افزار قوی استفاده کرد تا مشکلی پیش نیاید.
در طرف دیگر حسابداری ابری قرار دارد که انعطاف و دسترسی به آن آسان‌تر است. دقت داشته باشید که این شیوه از حسابداری به دسکتاپ یک دستگاه نیاز ندارد و فرد می‌تواند از طریق هر شیوه‌ای به نرم‌افزار مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند.
به طوری که هر حسابدار می‌تواند با دسترسی به یک خط اینترنت اتصال خود به نرم‌افزار را ایجاد کند.
از نرم افزار های ابری در چه زمینه هایی استفاده می شود؟
به احتمال زیاد برای شما سوال پیش آید که از نرم‌افزارهای حسابداری در چه زمینه‌هایی استفاده می‌شود و کدام دست از امور از طریق آن‌ها صورت می‌گیرد؟ از همین جهت در ادامه به برخی از زمینه‌ها و کاربردهای نرم‌افزارهای حسابداری اشاره خواهیم داشت تا با آن‌ها آشنا شوید.
- دسترسی به داده‌ها (در هر مکان و زمان و با هر دستگاهى)
- اتوماسیون عملکردهای حسابداری دستی و حساب‌های دفترى
- بودجه‌بندی پروژه
- به‌روزرسانی داده‌ها در زمان واقعی
- انجام فرايندها بدون نياز به‌صرف كاغذ
- پیش‌بینی‌های دقیق‌تر مالی
- مدیریت جریان مالى
- هوش تجاری
- تهیه گزارش‌های مالی
- کاهش هزینه‌ها
شما می‌توانید برای انجام هر یک از امور نام برده شده از نرم‌افزارهای ابری استفاده کنید و چنین اموری را در فضای ابری انجام دهید.
مزیت‌های بهره گیری از حسابداری ابری
حسابداری سنتی از جمله شیوه‌هایی به حساب می‌آید که امکان بروز خطا و مشکل برای آن وجود دارد و از همین جهت بسیاری از افراد به دلیل آنکه دیگر مشکلی رخ ندهد، روی به استفاده از حسابداری ابری آورده‌اند و با این کار احتمال خطا و مشکل را به حداقل رسانده‌اند؛ اما به‌راستی استفاده از حسابداری ابری چه مزیت‌هایی دارد که کاربران بسیاری مشتاق به استفاده از آن هستند؟
دسترسی به حساب خود در هر مکان
یکی از مزیت‌های بهره‌گیری از چنین فضایی را می‌توان دسترسی در هر مکان و زمان به اطلاعات در نظر گرفت. به طوری که شما می‌توانید هر ساعت از ۲۴ ساعت و در هر کجا که هستید، تنها با داشتن اتصال به اینترنت، به اعداد و ارقام و داده‌هایی که در اختیار دارید، دسترسی پیدا کنید.
از همین جهت دیگر شما محدود به یک سیستم در یک محیط نیستید و می‌توانید از طریق تلفن همراه یا لپ‌تاپ وارد سیستم خود شوید و به انجام امور لازم بپردازید.
دسترسی به اطلاعات به روز
شما می‌توانید با استفاده از اصول حسابداری ابری اطلاعات خود را آپدیت نگه‌دارید و برای تصمیم‌گیری دیگر به سراغ اطلاعات چند روز قبل و بررسی آن‌ها روید؛ چرا که این سیستم شرایطی را برای شما فراهم آورده که می‌توانید از طریق آن و با یک نگاه کلی از وضعیت مالی شرکت خود مطلع شوید.
دقت داشته باشید که بررسی آمار و پروژه‌های مالی گذشته برای تصمیم‌گیری در زمان حال بسیار اهمیت دارد و اگر تحقیق و بررسی درستی صورت نگیرد، به احتمال زیاد مشکلات گوناگونی برای شما پیش خواهد آمد.
دسترسی به اپلیکیشن
از دیگر مزیت‌هایی که حسابداری ابری دارد، می‌توان به امکان استفاده از اپلیکیشن ها اشاره کرد. برخورداری از API های باز این اجازه و امکان را برای شما فراهم می‌آورد که از اپلیکیشن ها و دیگر ابزارهای جانبی استفاده کنید تا از طریق آن‌ها هسته مرکزی کسب و کار خود را گسترش دهید.
از جمله اموری که امکان انجام آن‌ها از طریق اپلیکیشن وجود دارد، می‌توان به پیش‌بینی گردش مالی، صدور فاکتورهای آنلاین و … اشاره کرد. دقت داشته باشید که استفاده از اپلیکیشن ها نیز برای شما مزیت‌هایی را به همراه دارد که مهم‌ترین آن‌ها را می‌توان صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها در نظر گرفت.
شرایط امن برای اشتراک گذاری دیتا
اگر شما از نرم افزار حسابداری شرکتی خود در فضای ابری استفاده می‌کنید، دیگر نیازی به استفاده از USB یا ایمیل برای انتقال داده‌ها نخواهید داشت؛ چرا که می‌توانید به صورت ایمن و سریع داده‌های مالی خود را در این فضا به اشتراک بگذارید.
دقت داشته باشید که این شیوه از اشتراک‌گذاری سرعت مناسبی نیز دارد و شما می‌توانید این کار را با سرعت و امنیت بالا انجام دهید.
شرایط پرداخت آنلاین
شما می‌توانید اپلیکیشن های پرداختی خود را به حسابداری آنلاین و صورت‌حساب‌های خود متصل کنید. با انجام این کار مشتری‌ها می‌توانند به صورت خودکار و با سرعت مناسب پرداخت‌های خود را انجام دهند.
دقت داشته باشید که چنین موضوعی می‌تواند حجم کار حسابداران را کاهش دهد و راحتی بیشتری را برای آن‌ها به همراه داشته باشد.
امکان کار کردن با آخرین نسخه از برنامه در هر زمان
یکی از موضوعات مهمی که در رابطه با حسابداری ابری وجود دارد، این است که شما باید با آخرین نسخه از برنامه‌ای که در اختیار دارید، امور و بررسی‌های لازم را انجام دهید.
فضای ابری چنین موضوعی را برای شما فراهم آورده؛ به طوری که شما با ورود به پلتفرم حسابداری خود به آخرین نسخه از نرم‌افزار خود دسترسی پیدا خواهید کرد. بدون آن که برای چنین به‌روزرسانی، هزینه و زمانی صرف شود.
امکان دورکاری با استفاده از فضای ابری
اگر شما تصمیم دارید برای کسب و کار خود شرایط دورکاری در نظر بگیرید، بهتر است از فضای ابری استفاده کنید و نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را بر روی این فضا پیاده سازید.
بهره‌گیری از چنین فضایی به شما این امکان را می‌دهد که ساعات کاری را با انعطاف بیشتر تعیین کنید. همچنین به تیم خود این اجازه را می‌دهید که با اتصال به اینترنت در هر زمان و مکانی که می‌خواهند دسترسی‌های لازم را داشته باشند و به بررسی اعداد و ارقام بپردازند.
عبارت هایی که در زمان استفاده از فضای ابری با آن ها مواجه می‌شوید
اگر شما تا به حال از فضای ابری برای حسابداری استفاده کرده باشید، متوجه عبارات و اصطلاحاتی شده‌اید که برای شما ناآشنا و عجیب بوده‌اند. در ادامه این دست از عبارت‌ها را برای شما خواهیم گفت تا با آن‌ها آشنا شوید و در زمان مواجه با آن‌ها بهترین تصمیم‌ها را بگیرید.
API: برای مثال شرایطی را تصور کنید که لازم است نرم‌افزارهای جانبی را به پلتفرم ضروری متصل کنید. در این حالت به API که در واقع رابط کاربری برنامه‌نویسی اپلیکیشن‌ها به حساب می‌آید، نیاز است. به‌نوعی می‌توان گفت ای پی آی برای متصل کردن بخش‌های مختلف نرم‌افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و یک ابزار ضروری خواهد بود.
همچنین بخوانید : حسابداری مالی چیست؟
اپلیکیشن: منظور از اپلیکیشن در حسابداری ابری همان نرم‌افزارهایی است که به پلتفرم اصلی فضای ابری متصل هستند و امور گوناگونی چون پرداخت‌های خودکار، پیش‌بینی هزینه‌ها و مدیریت سرمایه‌ها از طریق آن‌ها صورت می‌گیرد.
فید بانک: اگر تمایل دارید میان اینترنت بانک شما و پلتفرم حسابداری فضای ابری تعامل مستقیمی صورت گیرد، باید از فید بانک کمک بگیرید. در واقع باید گفت فید بانک اجازه دسترسی به دیتای بانک‌های مورد نظر شما را فراهم می‌آورد و به شما اجازه انجام چنین کاری را می‌دهد.
جمع آوری
همان‌طور که مطالعه کردید، در این مقاله اطلاعاتی را در رابطه با فضای ابری و حسابداری در این فضا برای شما قرار دادیم و به بررسی مزیت‌ها و ویژگی‌های آن پرداختیم. اکنون شما می‌توانید در صورت تمایل به بهترین شکل از این فضا برای انجام امور خود کمک بگیرید و مسیر موفقیت را به خوبی پشت سر بگذارید.
