اتوماسیون اداری چیست و چه کمکی به نظم سازمان می کند؟

اتوماسیون اداری چیست و چه کمکی به نظم سازمان می­کند؟

بسیار پیش ­آمده که افراد برای انجام امور اداری خود ساعت­ ها در اداره مورد نظر وقت گذرانده و از بخشی به بخش دیگر رفته ­اند. همچنین داخل یک سازمان نیز مراحل اداری رسیدگی به امور روزانه آن­قدر طاقت­ فرسا و وقت­ گیر است که ممکن است باعث از دست رفتن موعد آن فعالیت شود.

حتی گاهی ممکن است اسناد به دلایلی دچار اشکال و صدمه شوند، و نیاز به تکرار مراحل باشد. چنین مشکلاتی همیشگی و اجتناب ناپذیر است، بنابراین باید راه ­حلی برای آن وجود داشته باشد. با گسترش استفاده از کامپیوتر و نرم ­افزارها، این تکنولوژی به راهی برای پشت ­سر گذاشتن دشواری­ های اداری تبدیل شده ­است. سیستم اتوماسیون اداری، راه ­حلی است که با استفاده از تکنولوژی­ های کامپیوتری پیاده ­سازی می ­شود تا امور اداری راحت ­تر انجام شوند.

به چه سیستمی اتوماسیون اداری گفته می­شود؟

اتوماسیون اداری، یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتری است، که انواع اسناد اعم از فرم ­ها، ایمیل­ ها و اسناد ارتباط اداری را ذخیره کرده و قابلیت ارسال و پردازش آن­ها را دارد. سازمان­ ها برای اتوماتیک ‌کردن فعالیت­ های اداری درون یا برون سازمانی از اتوماسیون استفاده می ­کنند.

بنابراین به نرم ­افزارهایی که توانایی ایجاد، ویرایش، ذخیره­ سازی و پردازش اطلاعات اداری را دارند، و می ­توان از این توانایی­ ها برای انجام امور اداری استفاده­ کرد، اتوماسیون اداری گفته می­شود. در سیستم­ های اتوماسیون انواع داده ­ها اعم از صوتی­، تصویری و متنی پردازش می­شوند. همچنین می ­توان با استفاده از این سیستم­ های برنامه ­ریزی و تنظیم زمان ­بندی برای جلسات و سایر فعالیت ­ها را انجام داد.

چرا سازمان­ ها نیاز به سیستم اتوماسیون اداری دارند؟

مشخص است که سیستم اتوماسیون اداری در راندمان سازمان مؤثر است، و استفاده از آن نتایج بسیار خوبی به دنبال دارد. اما دلیل این­که سازمان­ ها نسبت به وجود چنین سیستمی احساس نیاز کردند چیست؟ در ادامه درباره آن توضیح خواهیم داد.

کارها فراموش می­شوند

در هر سازمانی تعدادی از کارها روزمره است و تعدادی دیگر موعد مقرری دارد. بسیار پیش می ­آید که زمان­بندی دچار اشکال شده یا بعضی از امور در میان باقی کارها گم می­شوند.

در چنین زمانی که فعالیت ­ها در تعداد بالا با موعد زمانی متفاوت وجود دارند، خوب است یک سیستم جامع، امکان تنظیم برنامه را فراهم کند. همچنین ممکن است نیاز باشد افراد مختلفی در سازمان برروی یک پرونده کارکنند، اما دسترسی به همه آن­ها در یک زمان وجود نداشته ­باشد.

همین انتظار برای دسترسی به افراد ممکن است باعث فراموش ‌کردن آن پرونده بشود. بنابراین نیاز به سیستمی است که امکان دسترسی به اسناد را بدون توجه به مکان و زمان فراهم کند.

حضور فیزیکی مداوم امکان­ پذیر نیست

بسیاری از فعالیت­ های اداری سازمان، مربوط به نظارت و بازرسی است. اما حضور مداوم نیز امکان ­پذیر نیست، زیرا نسبت تعداد پروژه ­ها و مسئولین، کار را سخت می ­کند. حال تصور کنید یک نرم ­افزار کامپیوتری به مسئول پروژه اجازه بررسی میزان پیشرفت و روند کار را بدهد، بدون این­که فرد مسئول پروژه­ای را از قلم بیاندازد یا زمان محدود اجازه بررسی را به او ندهد.

دسترسی به اطلاعات در زمان نیاز، در مکان نیاز

زمانی اطلاعات و اسناد در بایگانی­ ها نگهداری می­شد. پس از آن بایگانی­ های کاغذی به لوح­ های فشرده و هارد درایو تبدیل شدند که اگرچه پیشرفت محسوب می­شد، اما کافی نبود.

چرا که در زمان نیاز، مثل جلسات(توجه کنید که جلسات ممکن است خارج از مقر سازمان)، دسترسی به آن­ها دشوار بود. همچنین برای در اختیار گرفتن اسناد نیاز به حضور و هماهنگی با مسئول بایگانی وجود داشت. با توجه به تمام نکاتی که گفتیم خوب است سیستم ­هایی وجود داشته ­باشند، که دسترسی به اطلاعات را در هر مکان و هر زمانی برای هریک از کارمندان بسته به سطح دسترسی مجاز آن­ها فراهم کنند.

همچنین بخوانید : نرم افزار تحت وب چیست؟

 تشخیص نیازها در لحظه وجود ندارد

برای بررسی پرونده ­ها و رسیدگی به آن­ها بر حسب موضوع، نیاز به درنظر گرفتن فاکتورهای مختلف است. ممکن است تمام فاکتورهای لازم در لحظه به ذهن نرسد و برخی از آن­ها فراموش شوند. چنین اتفاقی باعث نقص در روند امر اداری می­شود. حال اگر سیستمی وجود داشت ه­باشد تا در آن تعاریف موردنیاز از قبل طرح ­ریزی شده ­باشند، در زمان نیاز فقط کافی است از آن­ها استفاده شده و پرونده تکمیل شود.

مدیریت یکپارچه شعب و زیر مجموعه ­های سازمان

بسیاری از سازمان­ ها در شهرهای مختلف شعبه دارند، که از اطلاعات مشترکی برای پیش‌برد فعالیت­ های خود استفاده می­کنند. چنان‌چه اطلاعات و فرآیندها در دسترس نباشد، عملاً کار آن­ها مختل می­شود.

قسمت ­های مختلف اتوماسیون اداری کدامند؟

هنگامی که مهندسین نرم ­افزار از طرف یک سازمان مأمور به طراحی و پیاده­ سازی یک سیستم می­ شوند، نیازهای آن سازمان و بخش ­های مختلف آن را مورد بررسی قرار می­دهند. سیستم نهایی باید در کنار داشتن یک‌پارچگی، برای هر بخش نیز سیستم مربوط به آن را داشته باشد، که در اصطلاح نرم ­افزاری، ماژول نام ­دارد. هر سازمان بسته به ماهیت خود نیاز به سیستمی منحصربه‌فرد است، اما می ­توان به طور کلی ماژول­ های یک سیستم اتوماسیون اداری را برشمرد.

• دبیرخانه قلب اتوماسیون

مرکز یک سیستم اتوماسیون اداری، دبیرخانه آن است. در این قسمت است که تمام فعالیت­ های اساسی اعم از پیگیری نامه­ ها، ارجاع فرآیندها، ثبت امضا و اطلاعات، بایگانی و امور مربوط به پرسنل. دبیرخانه ممکن است اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق ایمیل، اسکنر و سایر راه ­های وروردی دریافت کند. همچنین خروجی آن می ­تواند چاپگرها، سیستم ایمیل و فکس باشند.

• فرم ­ساز در اتوماسیون

بیشتر فعالیت­ های اداری سازمان ­ها در قالب فرم انجام می­شود. بنابراین مهم است که امکان ردیابی فرم ­ها، تهیه و تنظیم آن­ها و دریافت فرم­ های تکمیل ­شده از طریق سیستم فراهم باشد. به این بخش اتوماسیون اداری، فرم ­ساز گفته می­شود.

• زمان­ بندی و مدیریت جلسات

یکی از دلایل نیاز شرکت ­ها به اتوماسیون، عدم انضباط در تنظیم جلسات و ملاقات­ ها است. ممکن است درظاهر برروی کاغذ به خوبی این زمان­ بندی صورت گیرد، اما نباید اتفاقات غیر مترقبه و تداخل های پیش ­بینی نشده را فراموش کرد. بنابراین سیستم سامانه به عنوان یکی از ماژول­ های اتوماسیون لازم است.

• بایگانی

همان­طور که از نام آن پیداست، بایگانی محل نگه­داری از پرونده­ ها و اسناد است. بایگانی در سیستم اتوماسیون علاوه ­بر نگه­داری، امکان جستجوی مدارک مورد نظر را در زمان کوتاه می­دهد.  

• ارتباطات برون سازمانی

در سیستم ­های اتوماسیون با درنظر گرفتن ارتباطات بین سازمان­ ها، ماژولی طراحی می­شود تا تمام این فعالیت­ ها بدون صرف وقت و رفت‌وآمد، انجام شوند. طبیعی است که ارباب رجوع نیز با وجود چنین ماژولی می­تواند، بدون نگرانی فعالیت­ های اداری خود را دنبال کند.

• کارتابل آفلاین

همه ­جا و همه­ وقت اینترنت با سرعت مناسب در اختیار نیست. این مشکل اگر چه زیرساختی است، نباید مانع فعالیت سازمان­ ها شود. بنابراین کارتابل آفلاین با هدف امکان دسترسی به برنامه ­های شخصی و اسناد مورد نیاز در زمان مشکلات زیر ساختی طراحی شده است. با وجود این ماژول درهرمکان افراد می ­توانند برنامه­ های خود را مرور کنند.

• سامانه تنظیم گزارش

گزارش­ ها یکی از اسناد مهمی هستند که می ­توانند روند یک فعالیت را نشان­ده ند. تهیه گزارش با توجه به فاکتورهای بسیاری که در تهیه آن مؤثر است بسیار دشوار بوده و خوب است تا سیستم ­ها این امکان را نیز داشته ­باشند.

وظایف سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

وظایف یک سیستم اتوماسیون شامل ذخیره اطلاعات و پردازش داده ­ها است و در ادامه وظایف سیستم اتوماسیون اداری را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم.

1. ذخیره اطلاعات

اطلاعات، مهم ­ترین بخش روندهای اداری هستند. اطلاعاتی که در فرم ­ها، لیست­ ها، نامه­ ها و اسناد ثبت می ­شوند. ذخیره اطلاعات در پایگاه داده صورت می­گیرد که یکی از بخش­ های مهم سیستم اتوماسیون است.

• پردازش داده

داده­ ها چند رسانه ­ای هستند؛ یعنی از متن، تصویر و صوت تشکیل می­شوند. یک سیستم اتوماسیون باید توانایی پردازش هریک و استخراج اطلاعات از آن را داشته ­باشد.

همچنین بخوانید : آموزش تصویری شبکه کردن چند کامپیوتر

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

کمک به نظم سازمان اصلی ­ترین مزیتی است که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری دارد. اما این سیستم طیف گسترده ­ای از مزیت، از حفاظت محیط زیست به دلیل استفاده کمتر از کاغذ تا رضایت ارباب رجوع را به دنبال دارد.

با استفاده از این سیستم­ ها، دسته ­بندی و مدیریت اطلاعات و داده ­ها راحت ­تر است، هزینه ­ها کم می ­شوند، زمان صرف شده برای هر کار و تعداد نیروی انسانی برای آن کم ­می­شود، ارسال نامه ­ها بدون مراحل پیچیده­ پست و با چند کلیک ساده انجام می­شوند.

معایب استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

معایب اتوماسیون عموماً مربوط به روابط انسانی و اجتماعی در محیط کار است، چرا که باعث کم شدن ارتباط افراد می ­شود. همچنین کم­ شدن تعداد نیرو­ها یا به عبارت بهتر از بین ­­رفتن بعضی از شغل­ ها را به دنبال دارد. عیب دیگری که می ­توان به آن اشاره کرد، امکان از بین رفتن اطلاعات در اثر نقص پایگاه داده است.

این درحالی است که در شیوه سنتی بایگانی، از بین رفتن اسناد درصورت حوادثی مانند آتش­ سوزی رخ می­دهد.

مثال­ هایی از اتوماسیون اداری

امروزه با بالا رفتن تعداد مراجعین و پروند ه­های کاری، تمام سازمان ­ها ناگزیراند از سیستم اتوماسیون استفاده می­کنند. در ادامه دو سیستم بانکی و امور دانشجویی را به‌عنوان مثال آورده­ایم.

• انجام امور بانکی

در سال ­های گذشته اگر شخصی در شعبه ­ی الف یک بانک حساب باز می­کرد و کارت بانکی خود را دریافت می­نمود، نمی­توانست در شعبه ب کارت خود را تمدید کند یا هرکار بانکی دیگری انجام دهد؛ اما در سال­ های اخیر این امکان وجود پیدا کرده است که صاحبان حساب ­ها در هر شهر دیگری هم که باشند، کار بانکی خود را انجام دهند.

• سیستم امور دانشگاهی

برای انجام امور فارغ­ التحصیلی، دانشجویان باید با تمام قسمت ­های دانشگاه مانند امور دانشجویی، امور فرهنگی و امور رفاهی تسویه کنند. تا چندی پیش عملیات تسویه به شکل حضوری انجام می­شد. یعنی دانشجو باید فرم مربوط را از آموزش دانشگاه تحویل می­گرفت و برای تسویه و جمع ­آوری امضاهای مورد نیاز، تک به تک به سراغ مسئولان هر بخش می­رفت.

اما اکنون در سیستم جامع دانشجویی امکان ثبت درخواست فارغ­التحصیلی و ارجای آن به بخش­ های مختلف وجود دارد. این تنها مثالی از کاربرد سیستم امور دانشجویی است، چرا که انتخاب و حذف واحد از طرف دانشجو، ارسال نمره از طرف استاد و ارسال نامه از هر دو طرف آموزش و دانشجو در این سیستم امکان ­پذیر است.

سخن پایانی

اگرچه به نظر می­رسد سیستم اتوماسیون اداری باعث از بین رفتن شغل و بیکاری عده­ ای می ­شود، اما نمی­توان از نظمی که در سازمان برقرار می­کند چشم پوشید. چه از دید ارباب‌رجوع چه از دید مسئولان، این سیستم­ ها بسیار کارآمد هستند، کار با آن­ها راحت است و به دلیل امکان پیگیری پرونده ­ها هر دو طرف در آرامش کار خود را انجام می­دهند.

نویسنده: احسان مهدیزاده