گاه پیش می‌آید که پروژه‌های ERP با شکست مواجه می‌شوند و تمامی زحمات انجام شده به باد خواهند رفت. علی رغم انتظار و توقعات بالای شما، رخ دادن چنین اتفاقی هیچ گاه دور از ذهن نبوده و محتمل است. شکست در پروژه‌های ERP ممکن است با از دست دادن منابعی از جمله منابع مالی و هزینه‌های اضافی، از دست دادن بهره‌وری، از دست دادن امید و… همراه باشد.
در این حالت باید چه کسی را برای شکست پروژه ERP مقصر دانست؟ معمولا مشاور پروژه ERP یا فروشنده ERP برای شکست متهم می‌شوند؛ اما در تمامی موارد نمی‌توان این افراد را مقصر دانست و ممکن است تیم پروژه مسئول اتفاقات باشند. در این مقاله از شبکه دانش فراپیام در رابطه با دلایل شکست پروژه‌های ERP و شناسایی شخص مقصر با شما صحبت خواهیم کرد.
ERP چیست؟
پیش از هر چیزی لازم می‌دانیم شما را با مفهوم ERP و بعضی موارد مرتبط با آن آشنا کنیم. ERP یا برنامه ریز منابع سازمانی، نرم افزار یا برنامه‌ای است که اطلاعات سازمان را در حوزه‌های مختلف جمع آوری می‌کند، درباره آن‌ها نتیجه‌گیری می‌کند و در اختیار اشخاص ذی نفع قرار می‌دهد.
این برنامه با هدف نفوذ فناوری اطلاعات در تمامی جنبه‌های یک سازمان و هماهنگی بین اجزای مختلف برای ایجاد یک نتیجه یک پارچه و واحد مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم، اطلاعاتی را برای کارآمدتر کردن فعالیت‌های سازمان در سه سطح استراتژیک، مدیریتی و عملیاتی ایجاد شده است.
داده‌های این سیستم به اداره موثرتر و بهتر منابع سازمان کمک می‌کند و کارایی و سود دهی را در مقابل هزینه‌های انجام شده بیشتر خواهد کرد.
ERP چه ویژگی‌هایی دارد؟
برخی از خصوصیات و ویژگی‌های این سیستم کارآمد شامل موارد زیر هستند:
- ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه در تمام سطح شرکت که وظایف مختلف سازمان از جمله تولیدات، خریدها، حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی، موجودی‌ها و… را تحت پوشش قرار می‌دهد.
- مطرح کردن نام شرکت به واسطه خدمات دهی بیشتر و بهتر به مشتری و انجام فعالیت‌های مهم و کارآمد
- پر کردن شکاف اطلاعاتی سازمان و یکپارچه سازی تمامی اطلاعات موجود
- یافتن راه کارهایی کارآمد برای سازمان‌دهی بهتر پروژه‌ها
- وارد کردن خودکار جدیدترین فناوری‌های روز از جمله ویدیو کنفرانس، انتقال وجه انلاین، اینترنت و…
- حذف برخی از مشکلاتی که می‌توانند در کسب و کار و درآمدزایی شما خلل وارد کنند. مانند: به اتمام رسیدن مواد و موجودی‌ها، مشکلات مربوط به سرعت تحویل و…
- اصطلاح فرایندهای کسب و کار و بهبود بخشیدن به آن‌ها
- یکپارچه کردن تمامی دپارتمان‌ها و شرکت‌های واحد و ایجاد هماهنگی بین آن‌ها
- حساب کردن بهای تمام شده آنلاین
- داشتن گزارش‌های دقیق و شفاف لحظه‌ای
- برنامه‌ریزی کردن جهت داشتن تولیدات پیشرفته
- توجه به فرایندهای مهم و حیاتی کسب و کار و ساخت زیر ساخت‌های واحد و یکپارچه برای آن‌ها
- به حداقل یا صفر رساندن خطای انسانی و ممانعت از انجام دوباره کاری
- استاندارد سازی فرایندها مطابق با بهترین اموزش‌های جهانی
ERP چه سیستم‌هایی را تحت پوشش قرار می‌دهد؟
همان طور که دیدیم، ERP یا راه کار برنامه ریزی منابع سازمان، با ذخیره سازی تمامی فرایندها و منابع به پشتیبانی از تمامی حوزه‌های عملی کمک خواهد کرد.
این سیستم، اساسی‌ترین سیستم هر سازمان است که کار مدیریت ملزومات سیستم‌های اطلاعاتی کسب و کار را بر عهده دارد. منطبق بر نیازهای جدید هر سازمان، سیستم ERP تغییراتی را متحمل می‌شود.
برای کمک به انجام فرایندهای عملکردی و داخل سازمانی، زیر مجموعه‌هایی تحت عنوان برنامه ریزی تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی، لجستیک و توزیع، فروش، انبارداری، مالی و… در آن تعبیه شده‌اند. به طور کلی، ERP می‌تواند حیطه‌هایی از جمله موارد زیر را تحت پوشش خود قرار دهد:
- پوشش دادن حوزه‌های مالی و حسابداری
- پوشش دادن زمینه لجستیک
- کمک به مدیریت بهتر منایع انسانی
- بهبود وضعیت گردش کار
- سازمان دهی و مدیریت زنجیره تامین و تهیه تدارکات
- بازاریابی و افزایش فروش
- مدیریت انبارها و انبار داری
- مدیریت خط تولید
- ارائه خدمات بهتر
- کمک به انجام پروژه‌ها
- هوش تجاری
پیاده سازی سیستم ERP چه مزایایی را برای شما به همراه خواهد داشت؟
افرادی که تصمیم‌گیری‌های مهم یک سازمان را انجام می‌دهند، نه تنها باید شایستگی و صلاحیت لازم برای انجام این کار را داشته باشند؛ بلکه باید اطلاعاتی کامل، جامع و یکسان را برای داشتن تصمیم‌گیری بهتر در اختیار داشته باشند.
چنان چه سازمان در زمینه به اشتراک گذاری اطلاعات یکسان، جامع و یکپارچه کوتاهی کند، قطعات ضربات جبران ناپذیری را بر نیروی کار، ماشین آلات و منابع انسانی خود وارد کرده است.
با استفاده از ERP، افرادی که در حوزه‌های مشترکی در یک شرکت مشغول به کسب و کار هستند با هم آشنا خواهند شد و می‌توانند اطلاعاتی جامع و یکپارچه را برای بهبود فرایندهای کسب و کار و گردش‌های مالی خود جمع‌آوری کنند. از جمله مزایایی که در رابطه با استفاده از ERP گزارش شده‌اند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- با استفاده از ERP، زمان انجام سفارش‌ها به میزان قابل توجهی کاهش پیدا خواهد کرد.
- به کمک این فناوری، شما می‌توانید کسب و کار خود را گسترش دهید.
- فروش بهتر و بالا بردن میزان فروش
- کمتر شدن حجم کار در جریان
البته مزایای زیر هم برای استفاده از ERP وجود دارند که کمی ناملموس‌تر از مزایای گفته شده در قسمت قبلی هستند:
- جلب توجه مشتری و افزایش میزان رضایت او
- بهبود عملکردهای فروشندگان
- افزایش میزان انعطاف پذیری سازمان در مواجهه با موارد غیر منتظره
- کاهش هزینه‌ها در مقابل بالا بردن کیفیت
- بهره‌وری و بهره برداری بهتر و بیشتر از منابعی که در اختیار سازمان قرار دارند
- بالا بردن دقت و صحت اطلاعات
- کمک به تصمیم گیری بهتر و افزایش قدرت تصمیم گیری
چگونه می‌توان سرنوشت شکست پروژه‌های ERP را شناسایی و پیگیری کرد؟
۶ روش برای پیگیری سرنوشت شکست پروژه‌های ERP وجود دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت. ۶ روش پیگیری سرنوشت شکست پروژه‌های ERP شامل موارد زیر هستند:
- مدیران اجرایی از خرید خود اطمینان ندارند
برای پیاده سازی ERP، باید ابتدا تمامی مدیران از جمله مدیر عامل، مدیر مالی، مدیر فناوری اطلاعات و… اعلام آمادگی کنند. در صورتی که هر یک از این مدیران برای انجام این کار آماده نباشند، دستور العمل اجرای ERP فاجعه آمیز خواهد بود.
به‌علاوه پروژه‌های ERP برای اجرا به پشتیبان نیاز دارند. این پشتیبانی شامل پیشتیبانی‌های مالی و اطلاعاتی است که انجام آن تنها توسط یک تیم اجرایی فعال برای تامین پول، منابع، ارتباطات و… امکان پذیر خواهد بود. چنان چه برای اجرا و پیاده‌سازی پروژه ERP، تیم پشتیبانی فعالی وجود نداشته باشد، پروژه شما پیش از شروع با شکست شدیدی مواجه خواهد شد.
با وجود این که در اجرای تمامی پروژه‌ها همواره احتمال شکست وجود دارد؛ اما بیشترین ریسک شکست در این پروژه‌ها زمانی شما را تهدید می‌کند که هماهنگی بین مدیران اجرایی وجود نداشته باشد و هر کدام فعالیت خود را بدون توجه به سمت و سوی پروژه انجام دهند.
- تیم پروژه از بین افراد مستعد انتخاب نمی‌شوند
موفقیت یا عدم موفقیت پروژه ERP شما تا حد زیادی به تلاش و استعداد افراد درگیر پروژه بستگی دارد. افرادی که در تیم پروژه‌ای شما فعالیت می‌کنند، باید قادر به مدیریت و انجام مسئولیت‌های تاکتیکی پروژه ERP باشند.
اگر شما از افراد بی تجربه در تیم خود استفاده کنید، به احتمال زیاد تاخیرها و موانعی در خطوط بهره‌وری شما ایجاد خواهد شد که می‌تواند به شکست پروژه منجر شود.
همچنین انتخاب یک تیم بزرگ با تعداد بالا، شانس استخدام افراد نامناسب را در پروژه بالا می‌برد. بهتر است اعضای تیم خود را به شکل گزینش شده، در تعداد کم و از بین افراد با مهارت بالا انتخاب کنید.
- خودکار سازی ناکارآمدی‌ها
خودکار سازی ناکارآمدی‌ها زمانی به کار می‌افتد که شما قادر به بهبود بخشیدن فرایندهای خود پیش از انتخاب یک ERP نباشید.
اما چگونه می‌توان تعیین کرد که میزان تمرکز شما روی بهبود فرایند کافی بوده است یا خیر؟ چنان چه مزایای کمتری نسبت به انتظارات خود از پیاده سازی پروژه ERP دریافت می‌کنید، بهتر است توجه و تمرکز خود را بیشتر روی انجام پروژه معطوف کنید.
در واقع دریافت نتیجه‌ای کمتر از حد انتظار را می‌توان علامتی برای تشخیص کمبود توجه در پروژه دانست. در این حالت، خیلی‌ها برای کارآمد سازی فرایندها، آن‌ها را به حالت خودکار در می‌آورند. اما انجام این کار همیشه به کارآمد شدن فرایند منجر نخواهد شد؛ چرا که نرم افزارهای ERP نمی‌توانند یک عملکرد جادویی برای بهبود فرایندهای پیچیده داشته باشند.
تمامی فرایندهای ناکارآمد باید پیش از انتخاب ERP اصلاح شوند تا بتوان تصمیم‌گیری‌هایی را در رابطه با فرایند فروش اتخاذ کرد. برای مثال چنان چه شما پیش از انتخاب ERP، ناکارآمدی‌ها را شناسایی نکرده باشید، نمی‌توانید قدرت فروشنده را مطابق با روش‌های منطقی سازمان خود بسنجید.
خیلی‌ها فروشنده‌ها را مقصر اصلی شکست فرایند ERP می‌دانند. این در حالی است که تنها ارائه یک راه حل ERP نمی‌تواند به راه افتادن الزامات کسب و کار شما کمک کند. بلکه برای موفقیت در این پروژه، شما باید الزامات ERP را جمع آوری کنید و فرایند را به قدر کافی بهبود ببخشید.
- با پروژه ERP مثل یک پروژه IT برخورد می‌کنید
پروژه‌های ERP بیشتر از آن که جنبه فنی داشته باشند، باید روی جنبه‌های فرایندی تمرکز کنند؛ چرا که ERP یک پروژه کسب و کار است و شباهت‌های کمتری به پروژه‌های فناوری دارد. اگر بیش از اندازه روی جنبه‌های فنی ERP تمرکز شود، دیگر دست یابی به مزایای قابل اندازه گیری کسب و کار دور از ذهن خواهد بود.
برای مثال تصور کنید که سیستم کامپیوتری شما می‌تواند در مدت زمان تعیین شده، منطبق بر بودجه تعیین شده کار کند؛ اما شما آن را با یک سیستم جدید جایگزین می‌کنید. این کار شما، مزیتی برای کسب و کار محسوب نمی‌شود و در واقع کار مثبتی صورت نگرفته است.
اگر می‌خواهید پروژه ERP شما رشد داشته باشد و به موفقیت برسد، باید مزایای واقعی کسب و کار را مورد استفاده قرار دهید. برای مثال می‌توانید به جای تعویض سیستم‌ها که یک کار بدون سود است، زمان‌های انتظار مشتری را تا چند دقیقه کاهش دهید. این مزیت به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف سازمانی گسترده‌ای مانند بهبود تجربه مشتری دست پیدا کند.
اگر می‌خواهید به اهداف مرتبط با فرایندهای کسب و کار خود دست پیدا کنید، بهتر است تمرکز خود را روی فرایند کسب و کار و سرمایه‌های انسانی بیشتر کنید. به این منظور، شما باید کارمندانی داشته باشید که با فعالیت‌های خود به افزایش ارزش کسب و کار کمک کنند.
با توجه به این موضوع می‌توان نتیجه گرفت که در صورتی که کارمندان شما قادر به به کارگیری فرایندها و راه حل‌های جدید نرم افزار ERP نباشند، شما مزایای کمتری را دریافت خواهید کرد.
چرا که مدیریت تغییر یکی از مهم‌ترینی نکاتی است که برای دست یابی به موفقیت بیشتر باید به آن توجه داشته باشید. اغلب شرکت‌هایی که شکست‌های بزرگ ERP را تجربه می‌کنند، شرکت‌هایی هستند که برنامه‌های کارآمد و مناسبی برای مدیریت تغییر و هماهنگ شدن با آن ندارند.
- زمان و هزینه مورد انتظار شما غیر واقع گرایانه است
همیشه نمی‌توان تمام هزینه‌هایی که صرف انجام پروژه ERP می‌شود را برآورد کرد. براورد تمامی این هزینه‌ها کار مشکل و دشواری است. چرا که بسیاری از فعالیت‌های هزینه‌بر توسط سازمان‌ها در نظر گرفته نمی‌شوند.
معمولا به دلیل توقعات و انتظارات غیر واقع گرایانه، هزینه‌های اضافی و غیر منتظرانه‌ای ایجاد خواهند شد که می‌توانند منجر به بر هم خوردن توقعات سازمان شوند.
هزینه‌های انجام شده سازمان‌ها در سال ۲۰۲۰ نشان می‌دهد که این سازمان‌ها در این سال به طور متوسط ۶۶ درصد هزینه‌هایی بیشتر از هزینه تخمین زده شده انجام داده‌اند و تا ۳۳ درصد، زمان بیشتری را نسبت به زمان مورد انتظار خود برای انجام پروژه‌ها صرف کرده‌اند.
هر چند فروشنده‌ها با یکپارچه سازی سیستم‌ها همواره در تلاش هستند که هزینه‌های دقیق اجرایی فنی را برآورد کنند؛ اما بعضی از هزینه‌های عوامل موفقیت مانند هزینه آموزش، سفارشی سازی، ارتباطات هدفمند و… به راحتی توسط فروشندگان قابل اندازه‌گیری و ارزیابی نیستند. برای دقیق‌تر شدن روند کار بهتر است پیش از امضا، دقیق بودن برآورد فروشنده را بررسی و ارزیابی کنید.
- برای سفارشی سازی نرم افزارها اجازه بیش از حد صادر می‌کنید
با وجود این که نرم افزار ERP یک نرم افزار قدرتمند است؛ اما باز هم شما باید برای حفظ مزیت‌های رقابتی خود و برقراری تناسب در فرایند کسب و کارتان به سفارشی سازی نیاز خواهید داشت.
چنان چه سفارشی سازی به میزان حداقلی انجام شود، جای نگرانی درباره آن وجود نخواهد داشت؛ اما به محض این که شما تعادل خود را در انجام این کار از دست بدهید، به سوی یک شیب بسیار لغزنده خطرناک حرکت خواهید کرد. افزایش میزان درخواست‌ها برای سفارشی سازی معمولا توسط کارمندان و به منظور یادگیری آسان‌تر و تطبیق نیازهای قبلی انجام می‌شود.
در این حالت، یک سیستم نظارتی باید وجود داشته باشد که با نظارت بر درخواست‌های انجام شده و تعیین ارزش آن‌ها، درخواست‌های ارزشمند را شناسایی کرده و به آن‌ها پاسخ دهد.
در صورت نبود چنین نظارتی و پاسخ به تمامی درخواست‌ها، ممکن است هزینه‌های مازادی ایجاد شوند که از بودجه در دسترس شما فراتر هستند و پروژه ERP شما را به سمت شکست می‌کشانند.
استفاده از نرم افزار ERP، شما را با چه چالش‌هایی مواجه خواهد کرد؟
همانند هر کار و فعالیت دیگری، استفاده از نرم افزار ERP در حین داشتن مزایای متعدد می‌توانند سازمان شما را با چالش‌هایی روبه‌رو کند. همان طور که گفتیم، استفاده از نرم افزار ERP همواره شما را در معرض درجاتی از ریسک و احتمال شکست قرار خواهد داد.
این اتفاق ممکن است به دلیل درگیر کردن تمامی اجزا و افراد درگیر پروژه و الزامی بودن ایجاد تغییرات باشد. تمامی این مسائل موجب شده‌اند که سازمان‌های مختلف برای کاهش ریسک شکست ناشی از پیاده سازی نرم افزار ERP، به فکر جایگزینی امن‌تر و مطمئن‌تر باشند.
بهترین جایگزین نرم افزارهای ERP از نظر سازمان‌ها و شرکت‌ها، شرکت‌های تخصصی است که در زمینه مشاوره کسب و کار فعالیت می‌کنند. مشاوران و تحلیل‌گرانی که در این شرکت‌ها فعالیت می‌کنند، تجربه کافی را در زمینه پیاده‌سازی دارند و به کاهش ریسک موجود در زمینه انجام پروژه‌ها کمک می‌کنند.
از جمله چالش‌هایی که برای پیاده سازی نرم افزار ERP وجود دارند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- با روی کار آمدن راه کارهای جدید، افراد و سازمان‌ها در مقابل تغییر و تطبیق با شرایط موجود از خود مقاومت نشان می‌دهند.
- منابع مورد نیاز برای اجرای سیستم در سطح سازمانی به شکل نادرستی تخمین زده می‌شود.
- مدیران عالی و مدیران بخش‌های مختلف سازمان از این موضوع به خوبی حمایت نمی‌کنند.
جمع بندی
در این مقاله در رابطه با استفاده از نرم افزار ERP در مدیریت‌های سازمانی با شما صحبت کردیم و چالش‌ها و موانع انجام این کار را با شما در میان گذاشتیم.
همان طور که دیدید، نرم افزار ERP یک برنامه بسیار کارآمد است و استفاده از آن مزایای زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت؛ اما بروز خطاها و مشکلاتی در استفاده از نرم افزار ERP می‌تواند تمامی برنامه‌های شما را به هم بریزد و پروژه را با شکست مواجه کند.
در قسمت‌های پایلنی، دلایل شکست پروژه‌های ERP را با هم بررسی کردیم و نحوه شناسایی علت شکست پروژه ERP در سازمان را به شما آموزش دادیم. این ریشه‌یابی می‌تواند به بهبود عملکرد شما در زمینه استفاده از این برنامه کمک کند و مانع از مقصر شناخته شدن افراد بیگناه شود.
بیشتر بخوانید :
