حسابدارها اغلب پیش از این که حساب‌ها را ببندند و صورت‌های مالی را آماده کنند ابتدا از فرمی به عنوان پیش‌نویس برای انجام اصلاحات و بستن حساب‌ها و اطمینان از صحت کار خود استفاده می‌کنند که به آن کاربرگ گفته می‌شود.
صاحبان مشاغل کوچک می‌دانند با ایجاد و طراحی کاربرگ در حسابداری ضمانت می‌کنند که مسئولیت مرتبط با توسعه صورت‌های مالی شرکت ساده‌تر می‌شود. علاوه‌بر این، تهیه کاربرگ به حسابداران کمک می‌کند تا مطمئن شوند که اطلاعات موجود در این بیانیه دقیق و به‌روز هستند.
هر بخشی از برگه‌های کاربرگ باید به ستون‌های بدهی و اعتباری تقسیم گردد. مجموع ستون‌های بدهی و اعتباری در هر بخش برای تایید صحت فرآیند ثبت سوابق باید برابر باشد. بنابراین به صورت علمی و اساسی نحوه تهیه کاربرگ را توضیح می‌دهیم.
کاربرگ چیست؟
طرح یا ورقه ستون‌بندی شده‌ای است که در آخر دوره مالی تهیه و در آن اطلاعات ضروری برای اصلاح حساب‌ها، تهیه صورت‌های مالی و بستن حساب‌ها جمع‌آوری می‌شود. کاربرگ به عنوان صورت‌های مالی اساسی و مدارک رسمی حسابداری نیست و می‌توان اشتباهات را به سادگی در آن پاک و تغییر داد.
به زبان ساده‌تر به عنوان یک چک‌نویس مورد استفاده قرار می‌گیرد. معمولا کاربرگ ۱۰ ستون مبلغ دارد ولی تعداد ستون‌های آن را می‌توان با توجه به نیازهای موسسات متعدد افزایش داد. داده‌های موجود در کلمه خود کاربرگ نهفته است و از سمت راست به چپ سلسله مراتب عمل حسابداران برای تهیه کاربرگ را نشان می‌دهد.
به این صورت که کلمه “کار” از کاربرگ به کار حسابداران در پایان دوره حسابداری که تهیه تراز آزمایشی است اشاره می‌کند و کلمه و حرف “بر” به برگرداندن و و اصلاحات مورد نیاز و تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده اشاره دارد و حرف “گ” کلمه کاربرگ به گزارش‌های پایانی حسابداری که دربرگیرنده سود و زیان و ترازنامه هستند اشاره می‌کند.
انواع کاربرگهای حسابداری
کاربرگهای حسابداری دارای انواع مختلفی هستند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- کاربرگ حسابداری عمومی
کاربرگ حسابداری عمومی با هدف استفاده در برنامه‌ریزی امور حسابداری طراحی شده و انواع متعددی دارد که کاربرگ برنامه‌ریزی حسابداری، پرسشنامه کنترل‌گرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت نکته‌ها از جمله کاربرگهای حسابداری عمومی محسوب می‌شوند.
- کاربرگ حسابداری نهایی
به کاربرگ حسابداری نهایی، کاربرگ تراز آزمایشی نیز گفته می‌شود. حسابداری نهایی، در حقیقت یک جدول است که مانده سال جاری و مانده سال پیش از حسابهای دفتر کل و ستون‌های اصلاح پیشنهادی و تقسیم کردن طبقه‌بندی در آن قید می‌شود.
علاوه‌بر این، اقلام نهایی که در صورت‌های مالی شرکت یا موسسه منعکس می‌شود، در کاربرگ حسابداری نهایی ثبت می‌شود. تمام کاربرگهای پرونده مالی، توسط کاربرگ حسابداری نهایی، کنترل و خلاصه می‌شوند. کاربرگ حسابداری نهایی را می‌توان قلب کاربرگ‌ه دانست که اهمیت بسیاری در این فرآیند دارد.
- کاربرگ حسابداری اصلی
سومین مورد می‌توان به کاربرگ حسابداری اصلی اشاره کرد. به عنوان مثال کاربرگ حسابداری نهایی بوده و از جمله سرفصل‌های عمده صورت‌های مالی به حساب می‌آید. با هدف ترکیب هر گروه از حسابهای مشابه دفتر کل، کاربرد داشته و جمع هر یک از این کاربرگ‌ها به کاربرگ نهایی انتقال داده می‌شود.
کاربرگ حسابداری اصلی وجوه نقد، نشان دهنده مانده موجودی حسابهای بانکی، موجودی صندوق و موجودی تنخواه گردان است.
- اصلاحات پیشنهادی
کاربرگ اصلاحات پیشنهادی و متعادل‌سازی طبقه‌بندی، چهارمین نوع کاربرگ حسابداری محسوب می‌شود. در حقیقت این نوع کاربرگ پیش‌نویس است. پیش‌نویس‌های روزنامه‌ای که حسابرسان با هدف اصلاح اشتباهات یا تخلف‌های با اهمیت احراز شده در صورت‌های مالی، تهیه می‌کنند.
همان طور که از نام کاربرگ مشخص است، پیشنهادی است و برای مهار اشتباهات کاربرد دارد. محصولاتی که ثبت آن‌ها در دفاتر قانونی درست باشد، در کابرگ تعدیلات طبقه‌بندی قید می‌شود که برای ارائه مناسب صورت‌های مالی، باید طبقه‌بندی دوباره شود. این متعادل‌سازی، تنها بر روش ارائه صورت مالی تاثیر دارد و در دفاتر صاحب کار، ثبت و ضبط نمی‌شود.
- کاربرگ تفصیلی
منظور از کاربرگ حسابداری تفصیلی، کاربرگ فوری است که جزئیات یک حساب دارایی یا حساب بدهی را مانند صورت ریز وجوه دریافتی از مشتری که جمع آن، مانده حساب دریافتی است را به نمایش می‌گذارد.
- کاربرگ تجزیه و تحلیل
این کاربرگ، در حقیقت خلاصه‌ای از تغییرات طی دوره یک حساب دفتر کل است. در صورتی که قصد داشته باشید به حسابرسی حسابهای کم گردش مانند اموال و تجهیزات و ادوات و ماشین آلات و بدهی‌های بلند مدت و حقوق صاحبان سرمایه رسیدگی کنید، این کاربرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
علاوه‌بر این، در صورتی که به دنبال ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در شرکت‌های سهامی عام هستید، از این کاربرگ برای تجزیه اطلاعات می‌توانید بهره‌مند شوید. به طور کلی، این نوع کاربرگ برای رسیدگی به حسابهای کلان بنگاه کاربرد دارد.
- کاربرگ صورت مغایرت
این نوع کاربرگ برای پیدا کردن مغایرت‌ها و تضادها مورد استفاده قرار می‌گیرد. عملکرد آن مانند کاربرگ تطبیق مانده حسابهای دریافتی با تاییدیه‌های دریافتی از مشتری است.
در صورتی که حسابرس، قصد داشته باشد تا مبلغ ثبت شده در حساب‌ها را با اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل اسناد شرکت، تهیه می‌شود، تطبیق دهد و مغایرت‌ها را پیدا کند، از کاربرگ حسابداری صورت مغایرت به استفاده می‌کند. در صورتی که بخواهید به رسیدگی حسابهای دریافتی، حسابهای پرداختی، موجودی نقد و موجودی کالا بپردازند، صورت مغایرت‌ها، کاربرد بسیاری دارد.
- کاربرگ محاسباتی
کاربرگ محاسباتی برای انجام محاسبه مورد استفاده قرار می‌گیرد. قرار است روی این برگه‌ها، چیزی محاسبه شود. چه زمانی محاسبه شود؟ هنگامی که حسابرس تشخیص دهد که برای راستی آزمایی برخی از اطلاعات حسابهای ویژه بنگاه و روی مبلغ خاصی، باید خود به محاسبه مستقل روی آورد تا نتایج حاصل از محاسبه خود را با آن‌چه در مدارک حسابداری شرکت یا بنگاه ثبت شده مطابقت دهد، از کاربرگ حسابداری محاسباتی استفاده می‌کند.
در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد به راستی‌آزمایی اسناد مرتبط با استهلاک دارایی‌ها، مالیات حقوق و درآمد، محاسبه حق بیمه سهم کارفرما (۲۰%) و علاوه‌بر این بررسی ذخیره مزیت پایان خدمت کارکنان و سود سهام (EPS) بپردازد، کاربرگ حسابداری محاسباتی کاربرد خواهد داشت.
مدارک مؤید
این مدارک، حاوی صورت جلسات مجمع عمومی عادی و فوق‌العاده شرکت‌ها، مدارک ثبتی شرکت، شرکت نامه، اساسنامه، تغییرات، روزنامه رسمی، قراردادهای خرید و فروش کالا و خدمات، قولنامه‌ها، قرارداد وام، قرارداد گرفتن تسهیلات از موسسات مالی و اعتباری، ضمانت‌نامه‌ها و اوراق مشارکت، تاییدیه وکلای بنگاه، است.
تمام این موارد مدارک تشریحی است که اثبات‌کننده ادعایی است که شرکت در صورت‌های مالی و دفاتر خود کرده است. بنابراین به این موارد، مدارک موید می‌گویند که امکان راستی‌آزمایی اطلاعات مندرج در صورت‌های مالی بنگاه را برای حسابرس در زمان کنترل‌های داخلی و بررسی سیستم‌های حسابداری بنگاه، فراهم می‌کند.
آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ و ایجاد حساب و مانده حساب
در آشنایی با روش تهیه کاربرگ ستون سمت چپ کاربرگ فهرستی از حساب‌هایی که شرکت برای ثبت آن ردیابی می‌کند درج می‌شود. این حساب‌ها به ترتیب ویژه‌ای در صفحه کاربرگ قرار می‌گیرند که حاوی فهرست انواع دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه‌ها است.
با توجه به این که حسابدار هر یک از موارد گفته شده را در کاربرگ لیست می‌کند تراز آزمایشی آن را نیز شامل می‌شود. تراز آزمایشی موجودی حساب غیرقابل متعادل سازی برای هر ورودی است. ورودی‌های دارایی و هزینه در ستون بدهی قرار می‌گیرند، بنابراین بدهی، حقوق صاحبان سهام و مبالغ درآمد رد ستون اعتبار وارد می‌شوند.
تراز آزمایشی علاوه‌بر این خطاهای ریاضی در سیستم دوگانه ورود را بررسی می‌کند که در آن مبالغ برابر در ستون‌های بدهی و اعتباری در زمان ضبط معامله وارد می‌شوند. معمولا مقدار تراز آزمایشی به تنظیماتی نیاز دارند تا مقدار دقیق را بازتاب دهند. دو بخش کاربرگ مقدار هر تنظیم و تراز آزمایشی تنظیم شده را نشان می‌دهد.
نحوه تنظیم با بازرسی از هر مانده حساب در ستون‌های تعادل غیرآزمایشی شروع می‌شود. در صورتی که بازرسی نشان دهد که مانده حساب غلط است این مانده حساب‌ها به مقدار معقول‌تر اصلاح می‌شوند. بخش بیانیه درآمد در صفحه کاربرگ، سطرهای درآمدی و هزینه را از بخش ترازنامه آزمایشی متعادل سازی شده حمل می‌کند.
هزینه‌ها می‌تواند حاوی حقوق کارگران؛ استهلاک تجهیزات، هزینه‌های تبلیغات و هزینه‌های بهره باشد. در صورتی که درآمد از تمام مبلغ هزینه‌ها فراتر شود تفاوت در ستون بدهی به عنوان درآمد خالص ثبت می‌شود.
در صورتی که هزینه‌ها از درآمد بیشتر شود، تفاوت در ستون اعتباری به عنوان زیان خالص ثبت می‌شود. ثبت درآمد و زیان ضمانت می‌کند که تمام مبلغ بدهی و اعتبار یکسان بماند.
آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ و بیانیه سهام
در ادامه بخش بعدی آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ، مبلغ مورد استفاده در صورت‌های سهام مالکیت را نشان می‌دهد. این بیانیه هر ونه تغییر در حقوق مالکیت را که در طول مدت نگهداری ثبت شده است را نشان می‌دهد. این بیانیه به ساختار مالکیت شرکت و بیانیه سهام صاحبان سهام بستگی دارد.
بیانیه سود محافظت شده یا بیانیه سهام سهامدارن مشهور است. در این بخش درآمد خالص و درآمدهای پس‌انداز شده در شروع دوره در ستون اعتباری با میزان درآمد پخش شده به ذی‌نفعان در ستون بدهی، انتقال داده می‌شود.
تفاوت میان این دو ستون نشان‌دهنده سود پسماند در اواخر دوره است. بخش پایانی کاربرگ، مقدار مورد استفاده در زمان تهیه ترازنامه را نشان می‌دهد.
این مبالغ دربرگیرنده: دارایی‌ها، بدهی‌ها و سودهای باقی مانده است. تفاوت میان تمام دارایی‌ها، تمام بدهی‌ها، ارزش خالص شرکت را نشان می‌دهد.
در حالی که تمام دارایی‌ها با تمام بدهی‌ها و سهام مالکیت معادل خواهد بود. درست بودن مبالغ موجود در ترازنامه شرکت یک دلیل اساسی در مشخص کردن وضعیت مالی آن است.
تهیه و محاسبات نشان داده شده در حساب کاربری به حسابداران و با استفاده از جزوه‌های حسابداری کمک می‌کند تا اطلاعات دقیقی را تحویل دهند؛ همچنین به وام دهندگان این امکان را می‌دهند که اعتبار شرکت را ارزیابی کنند. بنابراین اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری هوشمندانه به صاحبان مشاغل عرضه می‌کنند.
آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ و ستون‌های حسابداری در آن
ردیف‌های یک صفحه حسابداری در نرم افزار حسابداری در آشنایی با شیوه تهیه کاربرگ که به عنوان برگه تراز آزمایشی نیز شناخته می‌شود، حسابهای یک تجارت کوچک را لیست می‌کند.
ستون‌ها برخی از مراحل چرخه حسابداری را نشان می‌دهند، با آغاز تراز آزمایشی غیرقابل تنظیم یک تجارت کوچک می‌تواند از کاربرگ برای بررسی ضبط معاملات و تهیه صورت‌های مالی استفاده کند.
در گروه اول، حسابهای ترازنامه و صورت درآمد شرکت قید شده است. حسابهای ترازنامه حاوی پول نقد، حسابهای دریافتی، موجودی حسابهای قابل پرداخت و سرمایه حساب است. حسابهای صورت شده حاوی فروش، هزینه‌های بازاریابی، بهره و مالیات است.
ترازنامه آزمایشی غیرقابل تعدیل حاوی مانده‌های پایان‌ناپذیر هر حساب در پایان حسابداری است. معمولا این مبالغ از محل، دفترچه عمومی انتقال داده می‌شود که خلاصه‌ای از حسابهای یکی از حسابرسان در شرکت است.
طبق وب‌سایت از مانده حساب آزمایشی غیرقابل تنظیم برای آغاز فرآیند حسابرسی استفاده می‌شود. حسابهای دارای مانده‌های صفر ممکن است در گزارش‌های مانده آزمایشی تولید و از طریق بسته‌های حسابداری نرم‌افزار نشان داده نشود.
آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ و تنظیم ورودی ها
روند تنظیم، خطاها و حذف‌ها در تراز آزمایشی غیرقابل تصحیح شامل تعدیل برای تعویق و تعهدات را اصلاح می‌کند. در زمان آشنایی با شیوه تهیه کاربرگ معوقات به هزینه‌های معوق اشاره دارد که هزینه‌های پیش پرداخت برای مواردی از جمله اجاره و بیمه و درآمدهای غیرمستقیم است که پیشرفت‌هایی برای مواردی از جمله قراردادهای خدماتی است.
مانده بدهی و اعتبار غیرقابل تعدیل باید مساوی باشد. در صورتی که این گونه نباشد، شرکت باید خطاهایی مانند وارد کردن اطلاعات غلط یا ثبت معاملات در حسابهای اشتباه را بررسی کند.
استردادها به صورت معمول معامله‌هایی هستند که جزئی از عملیات معمول یک شرکت نیستند، مانند استهلاک که تخصیص هزینه‌های خرید دارایی ثابت در طول عمر مفید است. دارایی‌های ثابت همانند رایانه‌ها و ساختمان‌های اداری حاوی طول عمر مفید هستند که به صورت قابل توجهی طولانی‌تر از یک سال هستند.
تراز آزمایشی تنظیم شده برای هر حساب معادل با تراز آزمایشی غیرقابل تنظیم است. مانده حساب درآمد و هزینه‌ها از ستون ترازنامه آزمایشی تقسیم شده به ستون سود انتقال داده می‌شود.
حساب درآمد و هزینه به ترتیب حاوی مانده و اعتبار بدهی هستند. درآمد خالص معادل با درآمدها یا هزینه‌های منهای بدهی است. در صورتی که بدهی بیشتر از اعتبار باشد ضرر وجود دارد. حسابهای درآمد حاوی فروش محصول و درآمد اجاره است. حسابهای هزینه حاوی حقوق و بازاریابی است.
آشنایی با نحوه تهیه کاربرگ و ترازنامه
دارایی‌ها، بدهی‌های مانده حساب سهام دارنده‌ها در آشنایی با شیوه تهیه کاربرگ از سمت ترازنامه تنظیم شده و به ستون ترازنامه انتقال داده می‌شود. دارایی‌ها حاوی دارایی‌های جاری همانند پول نقد و حسابهای دریافتی و دارایی‌های ثابت همانند دارایی‌های تجهیزات است.
بدهی‌ها دربرگیرنده، بدهی‌های کوتاه مدت، مانده حسابهای قابل پرداخت و بدهی‌های بلند مدت است. حسابهای حقوق دربرگیرنده سرمابه و ترسیم حسابهای صاحبان است. یک تجارت کوچک می‌تواند بدهی‌ها و اعتبارها را رد زیر دو ستون به صورت جداگانه و برای هر ستون کاربرگ نشان دهد؛ یا ممکن است مانده اعتبار را در پرانتز نشان دهد.
بدهی‌ها موجب افزایش حسابهای دارایی و هزینه‌های کاهش درآمد، بدهی‌ها و حسابهای سهامدارن باشد. اعتبارات موجب کاهش حسابهای دارایی و هزینه‌ای و افزایش درآمد، بدهی و حسابهای سهامدارن می‌شود.
تهیه کاربرگ چیست و نحوه آشنایی با روش تهیه کاربرگ چگونه است؟
کاربرگ‌ها در اواخر دوره حسابداری تهیه می‌شوند؛ و نحوه آشنایی با روش تهیه کاربرگ اغلب دارای لیستی از حساب‌ها، مانده حساب‌ها، تنظیمات مرتبط با هر حساب و ترازنامه تنظیم شده هر حساب است که همه در ترتیب صورت‌های مالی طبقه‌بندی شده‌اند. همان طور که فکر می‌کنید بعد از پر کردن یک صفحه کاربرگ تهیه صورت‌های مالی به شکل دستی بسیار ساده است.
اغلب کارهای آماده‌سازی به سمت تهیه کاربرگ می‌رود. برگه حسابداری صفحه‌ای گسترده است که برای تهیه اطلاعات و گزارش‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. برگه‌های حسابداری معمولا در روند چرخه حسابداری برای تهیه ترازنامه آزمایشی ناعادلانه، تنظیم ورودی‌های مجلاتف تنظیم تراز آزمایشی و صورت‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مانند اکثر مقالات کاریف کاربرگهای حسابداری تنها برای اهداف داخلی طراحی شده‌اند. کاربران خارجی همانند سرمایه‌گذاران و طلبکاران به ندرت قادرند کاربرگهای حسابداری شرکت را مشاهده کنند. این به این معنی است که قالب کاربرگ قابل انعطاف است. شرکت‌ها قادرند قابل صفحه کاری خود را براساس خواسته‌های داخلی و نیازهای گزارش کار خود تنظیم کنند.
حسابداران و حسابرسان به عوامل مختلف از کاربرگهای حسابداری استفاده می‌کنند. برگه‌های کاربرگ را به تراز آزمایشی تنظیم می‌کنند که این امر انتقال حساب‌ها را بسیار ساده‌تر می‌کند. برگه‌های کاری همچنین موجب می‌شود خطاها در زمان تهیه صورت‌های مالی کاهش پیدا کند.
فرق ترازنامه کاربرگ با ترازنامه صورت مالی چیست؟
ترازنامه صورت‌های مالی، محصولی از ترازنامه کاربرگ محسوب می‌شود. ابتدا، تمام حساب‌ها به ترتیب تاریخ وقوع رویدادهای مالی در یک ستون، پشت سر هم نوشته شده و در ستون دیگر تعدیلات، تراز آزمایشی، سود و زیان ترازنامه را قرار می‌دهد.
بنابراین پس از تکمیل، نتیجه حاصل به صورت مالی انتقال داده می‌شود. به ترازنامه کاربرگ، مطابقت تراز آزمایشی یا کاربرگ شصت بیست نیز گفته می‌شود.
فرق کاربرگ حسابرس داخلی با حسابرسی مستقل چیست؟
حسابرس داخلی قادر است کاربرگهای موردنظر خود را برای بررسی داخلی صورت‌های مالی بنگاه آماده کرده و تمام کار ان‌ها را حسابرسان مستقل، بررسی و نظارت و به اصلاح آزمون کنند. براساس استانداردهای حسابرسی، حسابرسی داخلی نمی‌تواند جایگزین کار حسابرس مستقل باشد.
نتیجه گیری
تهیه کاربرگ در نرم افزار حسابداری شرکتی برای آماده‌سازی صورت‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. از برگه‌های کاربرگ می‌توان برای اهداف برنامه‌ریزی شده استفاده کرد.
برگه‌های کاربرگ می‌توانند در تهیه صورت‌های مالی موقت موثر واقع شوند. به صورت کلی کاربرگ تغییرات را در هر حساب ترازنامه بررسی نموده و آن را با هر گونه تاثیر جریان نقدی ارتباط می‌دهد. کاربرگهای حسابداری دارای انواع مختلفی هستند که در این مقاله به آن‌ها اشاره کردیم و هر کدام از آن‌ها را به صورت کامل شرح داده‌ایم.
بیشتر بخوانید :
