نکات مهم در انتخاب سیستم حسابداری

نکات مهم در انتخاب سیستم حسابداری

انتخاب یک نرم افزار حسابداری و مالی مناسب به دلیل رونق کسب و کار و نیز آسان نمودن فرآیند کاری از اهمیت بالایی برخوردار است. تقریبا همه مشاغل به نوعی به حسابداری نیاز دارند و اگر آمار سوددهی و ضرر و نیز درآمد خود را ارزیابی نکنند احتمال بقای تجارت آنها به حداقل خواهد رسید.

ناگفته نماند که هزاران نرم افزار و سیستم حسابداری در بازار و اینترنت موجود است. علاوه بر این، هر سیستم حسابداری خود شامل تعداد زیادی برنامه­های مختلف می­شود. از این رو، باید قبل از استفاده از یک نرم افزار، با دقت آن را انتخاب کرد. در واقع هرآنچه که در یک سیستم حسابداری جالب به نظر می­رسد ممکن است برای همه شغل­ها مناسب نباشد.

در این مقاله از فراپیام قرار است که نکات مهم در انتخاب سیستم حسابداری را ارزیابی کنیم. پس با ما همراه باشید.

در انتخاب سیستم حسابداری چه عواملی را باید در نظر بگیریم؟

همانطور که در بالا اشاره شد، برای رشد کسب و کار خود باید انتخاب دقیق و درستی از سیستم یا نرم افزار حسابداری داشته باشیم.

1. توجه به نیازهای شغلی

قبل از انتخاب یک سیستم حسابداری یا برنامه کسب و کار، باید نیازهای شغلی خود را در نظر بگیرید. در واقع این یکی از پیش­نیازهای مهم قبل از خرید یا پیاده­سازی سیستم مورد نیاز است.

به این فکر کنید که شغل شما قرار است چه مسائلی را حل کند. آیا مشکل شما مرتبط با مدیریت موجودی است؟ و یا این­که انتظار دارید چه گزارشاتی از سامانه حسابداری شما، این قلب تپنده مجموعه اقتصادی بیرون آید. حجم داده هایی که باید با این سیستم اداره شود چقدر است و آیا می­تواند از عهده مدیریت چنین حجم داده­ای برآید. به طور کلی شما باید امکانات سیستم حسابداری خود را مطابق با نیازهای مجموعه بررسی نمایید.

2. ادغام سیستم حسابداری با نرم افزار اصلی شما

ممکن است برخی از برنامه­ها یا سیستم­ها عالی به نظر رسیده و عملکرد کاملا خوبی داشته باشند. با این حال، شاید آنها نتوانند با نرم افزار اصلی شما هماهنگی کاملی برقرار کنند. این رو شاید مجبور شوید که به صورت دستی گزارشات خود را در نرم افزار اصلی خود پردازش نمایید.

این مسئله نیز به نوبه خود سبب می­شود که خطاهای انسانی متعددی پیش آید. پس انتخاب ارجح شما، سیستم یا برنامه­ای است که با نرم افزار اصلی کاملا مطابقت داشته باشد.

قطعا شما نمی­خواهید که هزینه گزافی برای یک سیستم حسابداری صرف کنید که با نرم افزار شما نمی­تواند هماهنگ شود. در مقابل، سیستمی که بتواند با برنامه اصلی شما ادغام شود مزایای زیادی را از جمله بهبود کارایی به همراه دارد.

از سوی دیگر، نیازی به روز رسانی دستی و یا جداگانه برای هر نرم افزار نخواهید داشت زیرا هر رویدادی در یکی از سیستم­ها ثبت شود به طور خودکار در سیستم دیگر نیز بروز خواهد شد.

همچنین بخوانید : تفاوت حسابداری و حسابرسی

3. مدت زمان راه­اندازی سیستم حسابداری

اغلب مدت زمان راه­اندازی یک سیستم یا برنامه وابسته به زمانی است که سال مالی یا مالیاتی در آن اجرا می­شود. به طور کلی پیاده­سازی یک سیستم در ابتدای آغاز سالی مالی راحت­تر از اواسط این سال است. اجرای یک سیستم جدید ممکن است به معنای انتقال داده­ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید باشد. این عمل ممکن است زمان­بر باشد و در حین اجرای آن خطاهایی نیز رخ دهد.

از این رو مهم است که قبل از اجرای یک سیستم حسابداری تحقیقات صحیح را به عمل آورده باشید. حتی توصیه می­شود که از یک متخصص بخواهید تا در راه­اندازی سیستم به شما کمک کند تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.

4. آموزش لازم برای اجرای سیستم حسابداری

پیاده­سازی سیستم و رها کردن آن در سازمانی که کسی از آن سررشته­ای ندارد عملا اشتباه است. اجازه دهید این مسئله را اینگونه بیان کنیم؛ پس از این­که سیستم حسابداری در یک سازمان راه­اندازی شد، بدون هیچ آموزشی، کارکنان مجبور هستند خود نحوه کار کردن و مسائل مرتبط با آن را کشف کنند.

اما این رویکرد درستی نیست. روش صحیح آن است که قبل از ارائه سیستم حسابداری در سازمان، کارکنان سیستم را به خوبی شناخته و بعد از آن برای تعامل با مشتریان استفاده کنند.

در صورت امکان کاری کنید که کارکنان همزمان با استفاده از سیستم قدیمی با سیستم جدید نیز کار کنند و زمان لازم برای آموزش کارکنان در رابطه با سیستم حسابداری جدید فراهم آید. بدین ترتیب، در این فاصله زمانی، کارکنان هم با نحوه کار سیستم جدید آشنا می­شوند و هم اینکه به کار سازمان خدشه­ای وارد نمی­آید.

5. وسعت کسب و کار شما

یکی دیگر از نکاتی که باید در انتخاب سیستم حسابداری در نظر داشته باشید، وسعت و گستردگی کسب و کار شما است. برای مثال هنگام کار با این سیستم، آیا چندین نفر به طور همزمان برای دسترسی به اطلاعات لازم وارد سیستم می­شوند؟

یا هنگام دسترسی به سیستم در یک زمان واحد، چه تعداد از کارکنان می­توانند ورود کنند؟ شما باید هنگام انتخاب سیستم حسابداری تمامی این سوالات را با دقت در نظر داشته باشید و اطمینان حاصل نمایید گزینه­ای که خریداری کرده­اید می­تواند تمامی نیازهای شما را برطرف کند.

6. دسترسی آنلاین یا آفلاین

ذخیره اطلاعات شما در فضای ابری (cloud) تا چه برایتان اهمیت دارد؟ آیا برای اجرای نرم افزار حسابداری خود نیاز به اینترنت دارید یا اینکه ترجیح می­دهید آن به صورت آفلاین اجرا شود؟ مزیت اجرای آنلاین این است که افراد متعددی می­توانند از هر جایی (مثلا از منزل) به اطلاعات سیستم دسترسی پیدا کنند، در حالی که با دسترسی آفلاین حتی در صورت خرابی سیستم­های اینترنتی باز می­توانید وارد سیستم شده و با آن کار کنید.

7. مقیاس پذیری

از آنجایی که آینده نامشخص است، باید مطمئن شوید که آیا راه حل­های حسابداری نیز می­توانند همراه شما به اندازه کافی رشد کنند؟ در واقع بهتر است بگوییم آیا تجارت شما نیز به سرعت در حال گسترش است یا فکر می­کنید تا چند سال آینده نیز در همین سطح و اندازه باقی بمانید؟ چه اتفاقی برای اکثر شرکت­های وابسته به صنعت شما رخ خواهد داد. پس اگر شما از ابتدا مقیاس­پذیری سیستم حسابداری خود را در نظر بگیرید بعدا بسیار راحت­تر می­توانید با آن مواجه شده و نیازهای شرکت را به وسیله آن به موقع پاسخ دهید.

8. توجه به بودجه

نرم افزارهای حسابداری متناسب با تمامی بودجه ­ها در دسترس هستند. از برنامه­ های عمومی گرفته تا یک پایگاه کاربردی گسترده و پیچیده. با این حال، هر چه نرم افزار تخصصی­تر باشد، بودجه آن نیز افزایش می­یابد. قیمت برنامه ­های عمومی نیز نسبت به سیستم­های تخصصی پایین­تر است. به طور کلی شما باید نیازهایی را که قرار هستند با سیستم حسابداری برطرف شوند در نظر بگیرید و متناسب با آن هزینه کنید.

مزایای استفاده از یک سیستم حسابداری کارآمد

یک سیستم یا نرم افزار حسابداری کارآمد و قابل اعتماد احتمالا به سود بسیاری از مشاغل خواهد بود و کسب و کار آنان را تا حد زیادی رونق می­بخشد:

• ورود ساده و سریع اطلاعات
• فرآیندها سریع، برای مثال بین فروش و صورتحساب حداقل فاصله وجود دارد.
• اتوماسیون گزارشات و تجزیه و تحلیل­ها برای مثال در مورد سود و زیان، بدهکاران و بستانکاران، حساب­های مشتریان، تعداد موجودی، فروش، پیش­بینی و …
• اتوماسیون وظایف مفلا محاسبه حقوق، ایجاد فیش حقوقی، محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و … .
• به حداقل رساندن خطاها در جابجایی ارقام و ثبت نادرست یا ناقص معاملات و … .

استفاده از سیستم حسابداری می­توانید با صرفه­جویی در زمان و هزینه به شما کمک کرده و بینش ارزشمندی از تجارت به شما ارائه دهید. البته تمامی این نکات مثبت می­تواند به انتخاب صحیح سیستم حسابداری و سرمایه­گذاری برای آن وابسته باشد.

سخن پایانی

واضح است که هنگام انتخاب یک سیستم حسابداری ، ملاحظات بسیاری وجود دارند که باید در نظر داشته باشید. قبل از تصمیم­گیری بهتر است که برای بررسی دقیق ویژگی­های نرم افزار حسابداری، زمان کافی را اختصاص داده و تحقیق کنید که آیا سیستم مذکور برای آنچه که کسب و کار شما نیاز دارد مناسب است یا خیر.

علاوه بر این، هر آنچه جالب به نظر می­رسد نمی­تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. از این جهت برای پیاده­سازی بهترین و کارآمدترین برنامه حسابداری به مواردی بیش از مشخصات استاندارد یک سیستم نیاز دارید. امید است که با بهترین تجزیه و تحلیل و نیز بررسی نکاتی که در بالا توضیح دادیم بتوانید کارآمدترین سیستم حسابداری را انتخاب کنید. از اینکه تا انتهای این مقاله از شبکه دانش فراپیام ما را همراهی نمودید کمال تشکر را داریم.

نویسنده: احسان مهدیزاده