با نزدیک شدن به پایان سال شرکت ها، کمپانی ها، مجموعه ها و برخی از کسب وکارهای خاص اقدام به بستن حساب ها می‌کنند. اهمیت بالای این مورد برای حسابدارها به قدری زیاد است که انجام نداد آن می‌تواند هر کسب و کاری را با ورشکستگی روبه‌رو کند. در این مقاله به صورت گسترده و دقیق به بررسی موضوع عملیات حسابداری در پایان سال مالی خواهیم پرداخت.
هدف اصلی از عملیات حسابداری در پایان سال مالی چیست؟
مجموعه ها و کسب و کارهای محدود با رسیدن به روزهای آخر سال اقدام به بستن تمامی حساب های مربوط به بیزینس خود می‌کنند؛ در توضیح ساده تر می‌توان گفت که مانده حساب ها را به صفر می‌کنند تا بدین شکل دوره مالی را به پایان برسانند.
در پروسه انجام این کار، تمامی داده ها و اطلاعات حسابداری و مالی به سال پیش رو و جدید انتقال پیدا می‌کند. در حالت کلی مقصود از بستن حساب ها و عملیات حسابداری در پایان سال مالی در موارد زیر خلاصه می شود:
- پایان یافتن دوره مالی سال جاری و شروع سال مالی جدید
- گردآوری تمامی داده های مالی و همچنین مانده حساب ها به منظور پیاده سازی تکالیف قانونی لازم
- جلوگیری از بالا رفتن میزان و حجم اطلاعات مالی
با در نظر گرفتن موارد بالا می‌توان به اهمیت و ضرورت این امر مهم پی برد.
اتمام سال حسابداری شامل چه مراحلی میشود؟
هنگامی که درباره پروسه پایان سال حسابداری بحث میشود، بیشتر حسابدارها این طرز فکر را دارند که باید به بستن حساب اقدام کنند.
البته انجام این کار بدون شک از اهمیت بالایی برخوردار است ولی این عملیات تنها به این مورد ختم نمی‌شود. در واقع مراحل پایان سال حسابداری شامل ۷ مورد است که هر یک از این موارد خود به تنهایی به چند آیتم مهم دیگر تقسیم می‌شوند. در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.
۱- پروسه اجرایی
- تکمیل کردن دفترهای قانونی.
- بایگانی و آرشیو کردن همه اسناد و مدارک.
- پلمپ نمودن و به دست آوردن دفاتر قانونی برای سال مالی جدید.
- انجام انبارگردانی با پیروی از دستورالعمل ۲۵۱/۸۰۱۹۷ گردآوری اسناد مرتبط با قسمت انبار.
۲- عملیات محاسباتی
- انجام دادن تمامی محاسبات و ارزیابی های مربوط به مطالبات کارکنان.
- انجام دادن ارزیابی های مرتبط با کسورات و اضافات انبار با استناد بر انبارگردانی صورت گرفته.
- انجام دادن همه محاسبات که به تنخواه و تنخواه گردان ها مربوط میشود.
- تنظیم همه گزارشات و صورت های مربوط به سود، خسارت، زیان و ایجاد گزارش برای عملکرد.
۳- عملیات ثبت کردن درآمدها و هزینه ها
- ثبت کردن مدارک هزینه ای شامل حقوق، مزایایی کارکنان، اجاره، پاداش ها و دیگر موارد مرتبط با این موضوع
مورد ۱- اگر مبلغ قطعی است می بایست در قسمت هزینه ها و بدهی های جاری مندرج گردد.
مورد ۲- ولی چنانچه مبلغ فقط ارزیابی و شناسایی شده است، در قسمت ذخیره هزینه های واقعیت یافته پرداخت نشده مندرج گردد.
- ثبت مندرج کردن درآمدهای واقعیت یافته دریافت شده و دریافت نشده در حساب های مرتبط؛ مشمول حساب های دریافتی، صندوق و موارد مشابه.
۴- عملیات گردآوری لیست بدهکاران، بستانکاران و پروژه ها
- فراهم کردن یک لیست از حساب های به دریافتی البته جداسازی شده به سازمان های بیمه ای که به عنوان طرف دیگر قرارداد در نظر گرفته می‌شوند. این لیست شامل مواردی همچون بانک ها، کمیته امداد، نیروهای مسلح و برخی موارد دیگر است. این لیست باید بر اساس تاریخ ۱۲/۲۸ تنظیم شود.
- تنظیم و فراهم نمودن لیستی از پیمانکارها، افراد، شرکت ها و همچنین مانده حساب تضمینات و سپرده‌های دریافتی. این لیست باید بر اساس تاریخ ماه دوازدهم و روز بیست و هشتم سال جاری تنظیم گردد.
توجه: باید همه علی الحساب های پرداختی به کارکنان و افراد مشغول در بخش های مختلف تا آخر سال جاری به طور کامل تصفیه شود.
- تنظیم و فراهم کردن یک لیست کامل از پروژه ها و دارایی در حال تکمیل یا ایجاد شدن است. علاوه بر این باید یک لیست جداگانه کامل برای پروژه هایی که تا پایان سال جاری به بهره برداری رسیده و به شکل قطعی تحویل داده شده است.
- تنظیم و فراهم نمودن یک لیست از آخرین سریال حساب های بانکی شرکت که در حالت فعال است.
۵- پروسه کنترل و بازرسی
- بازرسی و اطمینان یافتن از ثبت تمامی رویدادها.
- بازرسی سیستم بخش حسابداری به منظور بررسی ثبت قطعی اسناد.
- بازرسی میزان گردش ریالی انبار با توجه به رقم های ترازنامه
- بررسی کردن میزان ریالی گزارش متعلق به دارایی ها با در نظر گرفتن رقم های ترازنامه
- بررسی تمامی حساب ها و اقدام به مانده گیری از همه آنها
- بازرسی تمامی صورت های مالی و گزارشات به عنوان آخرین گام از پروسه کنترل و بازرسی
۶- پروسه بستن تمامی حسابها
- بازرسی کردن و رفع همه مغایرت ها و اختلافات مربوط به بانک ها و همچنین طرف حساب ها
- بستن همه حساب های موقت، البته با منتقل کردن باقی مانده آنها به حساب های دائم
۷-عملیات صادر کردن اسناد مالی پایانی
- صادر کردن سند مربوط به تعدیل ماهیت
- صادر نمودن سند مربوط به اختتامیه
- صادر نمودن سند مربوط به افتتاحیه
توجه: باید به مورد دقت کنید که مهم‌ترین مسئله قبل از شروع عملیات حسابداری در پایان سال مالی، بررسی کامل درستی سندها و مدارک است.
همچنین حتمی شدن تمامی اسناد موقت در نرم افزار حسابداری نیز باید مورد بررسی قرار بگیرد. عدم انجام این امر مهم باعث می شود تا مانده حساب ها به سال جدید انتقال پیدا نکند؛ در این حالت ثبت نمودن سند مربوط به اختتامیه و پیرو آن ثبت سند مربوط به افتتاحیه سال جدید، با مشکل و اختلال مواجه میشود.
پروسه بستن حساب ها جهت انجام عملیات حسابداری در پایان سال مالی
باید توجه کنید که بستن حساب ها یک پروسه بسیار حساس است که در چند مرحله انجام می‌گیرد. چنانچه نکات مرتبط با این عملیات به درستی انجام نشود، شرکت یا مجموعه مورد نظر با مشکلات متعددی روبه‌رو خواهد شد. در ادامه تمامی این مراحل را با رعایت ترتیب توضیح داده شده است.
بررسی اهمیت بستن حساب ها
بستن حساب ها برای انجام دادن این عملیات بسیار حائز اهمیت است که البته دلایل آن در موارد زیر خلاصه میشود:
- حساب های مربوط به درآمد و هزینه صفر میشود.
- بدین شکل از بالا رفتن حجم داده‌ها و اطلاعات حسابداری و مالی جلوگیری میشود.
- با این کار بررسی و رسیدگی به حساب ها در دوره مالی تا حد زیادی آسانتر خواهد شد.
- تمامی سندهایی که در سیستم قطعی شده است، با این کار کنترل و بررسی میشود.
توجه: حائز اهمیت است بدانید به هنگام بستن حساب های موقت، باید باقی مانده آن ها به یک حساب دائمی انتقال پیدا کند. علاوه بر این ارزیابی عملکردی هر مجموعه با در نظر گرفتن حساب های درآمد و هزینه صورت می گیرد؛ که البته این حساب ها به شکل موقتی است.
به همین دلیل، پروسه صفر کردن حساب ها و ارزیابی سود و زیان برای دوره مالی، به عنوان ضروری‌ترین دلیل برای بستن حساب ها به شمار می‌رود، که باید با تمرکز بالایی انجام شود.
بررسی بستن حساب های موقت
حساب مربوط به سود، زیان، درآمد و هزینه ها که تحت عنوان حساب های موقت در نظر گرفته می‌شوند و نه از دوره قبل مانده می‌گیرند و نه مانده متعلق به آنها به دوره بعد منتقل میشود.
در واقع مانده این نوع حساب ها در شرع سال صفر است و در اتمام سال مالی هنگام بستن حساب ها مانده متعلق به آنها صفر میشود. در حالت کلی می‌توان گفت که این نوع حساب ها فقط در طی دوره دارای اعتبار است.
نحوه انجام این کار
- بستن حساب های موقت با توجه به ماهیت و نوع آنها؛ برای نمونه حساب هایی با مانده بدهکار و بستانکار و همچنین حساب چکیده زیان و سود به حالت بدهکار میشود.
- منتقل کردن مانده به یک حساب دائمی
توجه: حساب های موقت در عملیات حسابداری در پایان سال مالی تحت عنوان یک مبلغ با توجه به ماهیت بدهکار یا بستانکار به حقوق مالکان سهام یا سود و زیان انباشته، کسر یا افزوده میشود. البته این فرآیند امکان دارد که در چند مرحله پیاده سازی گردد.
بررسی بستن حساب های دائمی
- حساب هایی همچون حساب دارایی که از نوع دائمی بوده و شامل مانده بدهکار است، به یک حساب واسط تحت عنوان تراز اختتامیه بستانکار میشود.
- حساب هایی همچون بدهی، سرمایه و … که دارای مانده بستانکار است به یک حساب واسط تحت عنوان حساب تراز اختتامیه بدهکار میشود.
پروسه صادر کردن اسناد مالی پایانی
از جمله پر اهمیت ترین کارها در زمان انجام عملیات حسابداری در پایان سال مالی ، صادر کردن اسناد اختتامیه مربوط به سال مالی قبلی و همچنین افتتاح کردن سال مالی جدید است.
ولی دقت کنید که ابتدا باید حساب‌هایی که مانده آنها با مانده متعلق به حساب های معین مربوطه در مغایرت است برابر شود. برای انجام این کار می‌بایست سند تعدیل ماهیت صادر گردد. در ادامه می‌توانید برای تعیین تکلیف این حساب ها اقدامات لازم را انجام دهید.
بررسی صادر کردن سند تعدیل ماهیت
بعضی وقت ها مانده متعلق به برخی حساب ها با مانده دفاتر معین اختلاف دارند. به منظور حل این مسئله می‌بایست ماهیت آنها تعدیل گردد.
جهت تعدیل ماهیت این نوع از حساب ها باید طرف های مقابلی با توجه به مقدار اختلاف دو حساب تعریف شود، تا بدین شکل حساب هایی که اختلاف دارند با طرف های مقابل جدید بسته شوند. توجه کنید که طرف های مقابل باید :
- داشتن ماهیت و واقعیتی برخلاف حساب مغایر
- داشتن سطح های تفضیلی دقیقاً همانند حساب مغایر
صادر کردن سند مربوط به اختتامیه در آخر سال جاری
برای انجام این کار باید موارد زیر انجام شود:
- بستن همه حساب های دائم که تحت عنوان ترازنامه ای شناخته می‌شوند.
- منتقل کردن مانده همه حساب های دائم به سال مالی جدید و پیش رو
صادر کردن سند مربوط به افتتاحیه در شروع سال مالی جدید
برای انجام این کار باید موارد زیر اعمال شود:
- به وجود آوردن سال مالی تازه
- منتقل کردن حساب های ترازنامه ای یا همان دائمی به حساب های نظیر هم در سال جدید
توجه: باید توجه شود که صدور سند مربوط به افتتاحیه در سال مالی جاری صورت می‌گیرد.
انبار گردانی به چه معناست و چرا انجام میشود؟
انبار گردانی یکی دیگر از موارد مرتبط با موضوع عملیات حسابداری در پایان سال مالی است، که با پیاده سازی عملیات های زیر انجام میشود:
- مشخص کردن تعداد کالا
- تطبیق دادن موجودی با مقادیر و داده های نوشته شده در کاردکس ها و سیستم حسابداری
- تصحیح کردن اضافه ها و کسورات موجودی
با توجه به استانداردهای تعین شده حسابداری، باید تمامی شرکت های تولیدی، صنعتی و همچنین بازرگانی به صورت سالانه موظف است حداقل ۱ بار فرایند انبارگردانی را انجام دهد.
اهمیت انجام عملیات انبارگردانی
موجودی کالا در هر شرکت و مجموعه به عنوان یکی از پراهمیت ترین دارایی ها در نظر گرفته میشود. با توجه به این که به منظور تنظیم و تهیه صورت های مالی که همان سود و زیان است، ارزش دارایی ارزیابی میشود؛ مشخص کردن تعداد کالا و ارزش آن جهت بستن سال مالی بدون شک امری ضروری است. مقصود از انجام عملیات انبار گردانی شامل موارد زیر است:
- بررسی و مطمئن شدن از تهیه صورت های مالی دقیق و صحیح
- مشخص کردن میزان موجودی و همچنین ضایعات به منظور گرفتن تصمیم های مدیریتی درست و مناسب با شرایط
- بررسی و کنترل صحت عملکرد سیستم حسابداری و واحد مالی
نتیجه گیری
مجموعه‌ها و بیزینس های کوچک جهت پایان دادن به دوره مالی، در آخر هر سال طی فرایندی چند مرحله ای و حساس همه حساب های خود را می‌بندند. در این حالت همه اطلاعات مالی به سال جدید منتقل میشود، تا بدین شکل تمامی تکالیف قانونی انجام شده و همچنین حجم و مقدار اطلاعات مالی از حد کنترل خارج نگردد.
بیشتر بخوانید :
