نرم افزار حسابداری چاپخانه

نرم افزار حسابداری چاپخانه ، چاپخانه‌ها از جمله کسب و کارهایی هستند، که‌ همواره‌ مشتریان زیادی دارند. به این علت که  امروزه چاپ از نیاز‌های مهم بوده و‌ معمولا اکثر ادارات، موسسه‌ها و ….نیاز به خدمات چاپ دارند. به همین‌ علت مشغله کاری چاپخانه‌ها بسیار زیاد بوده، و آن‌ها همواره با چالش‌های فراوانی بروبرو هستند. یکی از این چالش‌ها مسئله حسابداری است. امور حسابداری چاپخانه‌ها معمولا پیچیدگی‌های زیادی داشته، و حتی یک مدیر حسابداری کاردان و با سابقه  نیز نمی‌تواند از پس همه این امور برآید. برای مثال ثبت سفارش، صدور فاکتور، واریزی‌ها، مدیریت پرداختی‌ها، مدیریت سفارشات‌ و‌…همگی از جمله امور حسابداری چاپخانه‌ها به شمار می‌روند.

مدیریت همه این‌ امور قطعا بسیار دشوار خواهد بود، و در خوشبینانه‌ترین حالت می‌توان ‌گفت‌ که مدیران حسابداری چاپخانه‌ها نیز به علت حجم کاری بالا با وجود دقت زیادی که دارند گاها در محاسبات خود دچار اشتباهاتی می‌شوند.‌ در اینجاست که نرم افزار حسابداری چاپخانه کاربرد پیدا می‌کند‌.

نرم افزار حسابداری یک‌ برنامه کامپیوتری پیشرفته است، که‌ انجام امور حسابداری چاپخانه‌ها را بسیار ساده تر می‌کند. با استفاده از این نوع نرم‌افزار بسیاری از امور حسابداری چاپخانه‌ها به صورت خودکار صورت می‌گیرند. برای مثال مدیریت سفارشات یکی از امور حسابداری چاپخانه‌ها است. حال نرم‌افزار حسابداری این‌ امر را به دقیق‌ترین‌ شکل ممکن و در کوتاه‌ترین زمان‌ انجام می‌دهد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری بیمه

نرم افزار حسابداری ابتدا زمان، سود و نوع سفارشات را ثبت سیستم‌ نموده، و سپس فاکتور آن‌ها را صادر می‌کند. همچنین این نوع نرم‌افزار اطلاعات سفارش‌هایی که به صورت چک و اقساط پرداخت می‌شوند را نیز، ثبت می‌نماید تا بتوان به راحتی  آن‌ها را پیگیری نمود. مدیریت سفارشات تنها یکی از صدها خدماتی است که توسط انواع نرم افزارهای حسابداری چاپخانه ارائه می‌شود. پس در نتیجه می‌توان گفت، هر چاپخانه‌ای برای پیشبرد هرچه بهتر امور خود بی‌شک‌ به یک‌ نرم‌افزار حسابداری نیاز خواهد داشت.   

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری چاپخانه

در حین انتخاب نرم افزارهای حسابداری چاپخانه باید به برخی ویژگی‌های مهم آن‌ها توجه داشته باشید. این ویژگی‌ها در واقع معیار شما، برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب و عالی خواهند بود. در زیر به مهمترین ویژگی‌های این نوع نرم‌افزار اشاره نموده‌ایم:

• امنیت بالا

وقتی شما در چاپخانه خود از یک نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنید، در واقع اطلاعات خود را در اختیار آن قرار می‌دهید تا امور حسابداری مجموعه شما را به انجام برساند. در نتیجه بسیار مهم است که نرم افزار حسابداری امنیت بسیار بالایی داشته باشد، و بتواند از داده‌ها و اطلاعات چاپخانه به خوبی حفاظت نماید.

• سرعت بالا

یکی از دلایلی که موجب می‌شود استفاده از نرم افزار حسابداری چاپخانه یک امر ضروری به نظر برسد، سریع پیش رفتن امور است. امور حسابداری به قدری زیاد و پیچیده هستند، که تایم زیادی نیاز است تا بتوان همه آن‌ها را به انجام رساند. پس پرسرعت بودن نرم افزار حسابداری از ویژگی‌های بسیار مهم آن است، که باید در حین انتخاب حتما به آن دقت نمایید.

• دارا بودن‌ پشتیبانی

از دیگر ویژگی‌های مهم نرم افزارهای حسابداری چاپخانه، می‌توان به دارا بودن پشتیبانی اشاره نمود. اگر نرم افزار حسابداری از لحاظ فنی دچار اخلال شود، یا هر مشکل دیگری به وجود بیاید پشتیبانی شما را در زمینه رفع مشکل راهنمایی خواهد کرد. پس حتما نرم افزاری را انتخاب کنید که این ویژگی را داشته باشد.

• قابلیت به‌روزرسانی

نرم افزارهای حسابداری چاپخانه همواره در حال تغییر و توسعه هستند. به همین دلیل شما باید همواره از نرم افزاری استفاده کنید که امکانات جدیدی داشته باشد. به همین علت باید نرم افزاری که انتخاب می کنید قابلیت بروزرسانی داشته باشد، و به صورت خودکار در بازه‌های زمانی مختلف آپدیت شود.

• دقیق بودن

نرم افزار حسابداری چاپخانه باید بسیار دقیق باشد. در واقع این نوع نرم افزار باید این قابلیت را دارا باشد که، امور حسابداری را به دقیق‌ترین شکل ممکن‌ به انجام برساند و هیچگونه خطای محاسباتی نداشته  باشد.

• سادگی و عدم پیچیدگی

دیگر ویژگی مهم نرم افزار حسابداری ساده بودن آن‌ است. بهتر است ظاهر و گرافیک نرم افزار بسیار ساده طراحی شده باشد، تا کار با آن پیچیده و دشوار نباشد.

نکات طلایی در خصوص استفاده از نرم افزار حسابداری چاپخانه

با در نظرگیری ویژگی‌های بالا قادر خواهید بود که یک نرم افزار حسابداری مناسب خریداری نمایید. اما مهمترین مرحله زمانی است که شما می‌خواهید شروع به استفاده از این نوع نرم افزار نمایید. در حین استفاده نیز می‌بایست به برخی نکات طلایی و مهم توجه نمایید. در نظرگیری این نکات به شما کمک می‌کنند، تا بهترین بازدهی و مطلوب‌ترین نتیجه را از نرم افزارهای حسابداری چاپخانه خود کسب نمایید.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری صنعتی

در زیر این‌ نکات مهم را ذکر نموده‌ایم:

• به سایر کارکنان مجوز ورود به نرم افزار را اهدا کنید

برخی از مدیران چاپخانه‌ها به دلایل مختلف دوست ندارند، که سایر کارکنان به نرم افزار حسابداری‌اشان دسترسی داشته، و از امور مالی با خبر شوند. اما‌ به هر حال اگر به سایر کارکنان خود اجازه دسترسی به نرم افزار حسابداری چاپخانه را بدهید، بهتر خواهد بود. به این علت‌ که اگر یکی از کارکنان نیاز به داده‌های حسابداری داشته باشد، دیگر نیاز به رجوع به مدیریت و اتلاف وقت نخواهد بود. حال اگر شما‌ نیز تمایل ندارید که همه کارکنان‌ مجوز ورود به نرم افزار حسابداری چاپخانه را داشته باشند، می‌توانید سطح دسترسی آن‌ها ‌را طبقه‌بندی و کنترل‌ کنید.

• نرم افزار را ارزیابی کنید

شما باید در بازه‌های زمانی مختلف عملکرد نرم افزارهای حسابداری چاپخانه خود را مورد ارزیابی قرار دهید. این‌ کار به شما کمک می‌کند که بدانید نرم افزار مورد نظرتان عملکرد قابل‌قبولی داشته است، یا باید از نرم افزارهای دیگر استفاده کنید.

• با نرم افزار عملکرد چاپخانه را تجزیه و‌ تحلیل کنید

با استفاده از نرم افزارهای حسابداری حتما عملکرد چاپخانه خود را نیز مورد برسی قرار دهید. یعنی با استفاده از داده‌های نرم افزار برسی کنید که در ماه چقدر سود داشته‌اید؟ چه میزان‌ حقوق به کارمندان  پرداخت نموده‌اید؟ کدام یک‌ از نمایندگان فروش سود بیشتری عاید کسب و کارتان کرده است؟ در نتیجه با پاسخ به این سوالات می‌توانید نقاط ضعف و قوت چاپخانه یا یافته و در جهت ارتقا آن تلاش کنید.

مزایای فوق‌العاده استفاده از نرم‌افزار حسابداری برای چاپخانه‌ها

استفاده از نرم افزار حسابداری چاپخانه می‌تواند مزایای فراوانی به همراه داشته باشد. به همین علت امروزه اکثر چاپخانه‌های بزرگ  از این نوع نرم افزار  برای انجام امور حسابداری خود استفاده می‌نمایند. در  زیر برخی مزایای فوق‌العاده استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای چاپخانه ها را نام برده‌ایم:

• جلوگیری از اتلاف وقت

انجام امور با نرم افزار حسابداری بسیار سریع‌تر بوده، و همین موجب جلوگیری از اتلاف وقت می‌شود. این در حالی است که اگر حسابداران ساعت‌ها مشغول کار باشند نیز، بازهم نمی‌توانند همه امور را در طول روز به انجام برسانند و زمان بیشتری نیاز دارند.

• کاهش هزینه‌ها

دیگر مزیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای چاپخانه‌ها، کاهش هزینه است.‌ هر چاپخانه چندین حسابدار نیاز خواهد داشت، و باید چند سیستم در اختیار آن‌ها قرار دهد تا  امور حسابداری را به انجام برسانند. حال این حسابدار‌ها معمولا حقوق بالایی دریافت می‌کنند. اما با استفاده از نرم افزار حسابداری چاپخانه دیگر نیاز به استخدام چند حسابدار نبوده، و با کاهش تعداد حسابداران دیگر نیاز به پرداخت حقوق‌های اضافه نخواهد بود. در نتیجه نرم افزارهای حسابداری  موجب کاهش هزینه‌ها نیز خواهند گردید.

• افزایش دقت  در انجام محاسبات

با استفاده از نرم افزارهای حسابداری چاپخانه دقت در انجام‌ محاسبات نیز افزایش می‌یابد. وقتی حسابداران امور را به صورت دستی انجام دهند، امکان بروز خطای انسانی و ثبت اطلاعات  اشتباه  بسیار بالا است. اما نرم افزارهای حسابداری به این علت که با کامپیوتر قابلیت اجرا شدن را دارند، عملا قادر به خطا نبوده و دقیق ترین  اطلاعات را برای انجام‌ محاسبات  به ثبت می‌رسانند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری پیمانکاری ساختمان

نویسنده: احسان مهدیزاده