یک معادله اصلی در حسابداری چند سطحی وجود دارد که معادل (دارایی = بدهی + سرمایه) و دربرگیرنده سه حساب اصلی و کلی حسابداری است. به صورت کلی می‌توان گفت این سه حساب کلی و دائمی که معادله حسابداری را ایجاد می‌کند، منشاء تمام حساب‌های حسابداری معرفی می‌شوند و از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
بنابراین هر یک از حساب‌ها زیر مجموعه‌های ویژه خود را دارند. مثلا دارایی‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ها: تمام اقلام دارایی را دربر می‌گیرند مانند صندوق، بانک، حساب‌های دریافتی، اموال و غیره.
در حقیقت در این معادله اصلی، حساب‌های دائمی قید شده است که همیشه کاربرد دارد. دیگر حساب‌ها نیز حساب‌های موقت نام دارند که می‌توان از آن‌ها حساب سود و زیان، حساب درآمد و برداشت را نام برد.
دانستن ماهیت هر کدام از حساب‌های تشکیل دهنده معادله ذکر شده نیز لازمه کاری هر حسابداری است. چرا که هنگامی ماهیت‌های این حساب‌ها را بدانیم، حساب‌های زیر مجموعه را نیز می‌توان بهتر شناسایی کرد و موفق‌تر بود.
طبقه‌بندی حساب ها در حسابداری چند سطحی
همان طور که در مطالب فوق ذکر کردیم که حسابداری چند سطحی دربرگیرنده دارایی، بدهی و سرمایه است که هر یک از این‌ها برای کاربردی بودن، از زیر مجموعه‌های منحصربه‌فردی ایجاد شده‌اند. این زیر مجموعه‌ها امکان استفاده راحت از انواع حساب‌ها را به وجود می‌آورند.
ثبت کلیه اقلام دارایی به عنوان زیر مجموعه، حساب اصلی ما را با انبوهی از حساب‌ها روبه‌رو خواهد کرد و کمی سردرگم‌کننده خواهد بود. مثلا حساب دارایی دربرگیرنده بدهی، تمام حساب سرمایه و تمام حساب‌های موقت خواهد بود. به علت سهولت در کار حساب‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند.
در این طبقه‌بندی برای هر سیستم و نرم افزار حسابداری سه نوع حساب طبقه‌بندی شده در نظر می‌گیرند که این سه حساب حاوی حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفضیلی است. بنابراین هر یک انتقال اطلاعات مالی و درک آن از طریق مخاطب را ساده‌تر می‌کند.
به اصطلاح به این نوع دسته‌بندی کدینگ حسابداری می‌گویند. حساب کل همان طور که از نام آن پیدا است حاوی سرفصل‌های کلی مانند هزینه و درآمد و غیره. حساب معین حاوی توضیحات کوتاه در رابطه با حساب کل و حساب تفضیلی حاوی شرح اسامی و جزئیات مرتبط با حساب معین است که اغلب استفاده درون سازمانی دارد.
اطلاعات اولیه مالی دربرگیرنده دریافت‌ها، پرداخت‌ها و هزینه‌ها از طریق افراد عادی قابل درک و استفاده نیستند. علم حسابداری این اطلاعات را به داده‌های قابل فهم برای افراد ذی‌نفع تبدیل می‌کند. به همین علت است که به حسابداری زبان تجارت می‌گویند. علم حسابداری، اطلاعات مالی خام را دریافت کرده و آن‌ها را در گروه‌های مختلف دسته‌بندی می‌کند.
این طبقه‌بندی به صورت معمول در همه جا یکسان است. البته داشتن تفاوت‌های جزئی دور از ذهن نیست. حسابداری دارای انواع مختلفی حساب از جمله حسابداری صنعتی، حسابرسی، حسابداری دولتی و از همه مهمتر حسابداری مالی است. حسابداری مالی نیز با نام حسابداری عمومی نیز شناخته شده است.
حساب کل
در دسته‌بندی حساب‌ها در حسابداری، حساب کل از مهم‌ترین بخش‌های حسابداری محسوب می‌شود. همان طور که از نام حساب کل پیدا است به عنوان کلی‌ترین دسته‌بندی در حسابداری تعریف می‌شود. چنان‌چه هر کدام از اجزای معادله حسابداری را در نظر بگیرید، برای هر یک از این اجزا به تعداد بسیاری می‌توان حسابداری کل در نظر گرفت.
در حقیقت برای ایجاد حساب کل در حسابداری براساس صلاح دید خود می‌تواند تعداد مناسبی را در نظر بگیرد. البته استانداردهایی نیز برای تشکیل این حساب وجود دارد اما این استانداردها در تشکیل حساب کل به تعداد بیشتر یا کمتر برای هر کدام از اجزا هیچ محدودیتی ایجاد نخواهد شد.
در صورتی که قصد داشته باشیم برای ایجاد حساب کل مثالی را ذکر کنیم، یک حسابدار می‌تواند برای هر یک از زیر مجموعه‌های حساب دارایی یک حساب کل مجزا ایجاد نماید؛ مانند حساب بانک، حساب دریافتی، حساب اشخاص و غیره.
برای دیگر حساب‌های معادله حسابداری نیز این قانون اعمال می‌شود و امکان تعریف نامحدودی از حساب کل وجود دارد و هیچ گونه حد و مرزی برای تشکیل حساب کل وجود ندارد.
حساب معین
بعد از حساب کل نوبت به حساب معین می‌رسد در حقیقت حساب معین زیر مجموعه حساب‌های کل است. حساب معین به عنوان دومین حساب‌ها در حسابداری در نظر گرفته می‌شود که از حساب کل جزئی‌تر است.
مثلا حساب‌های معین برای حساب کل “بانک” می‌تواند حاوی حساب بانک ملی، حساب بانک ملت، حساب‌های جاری باشد. در حساب‌های معین نیز حسابدار براساس تجربه و استعداد خود به تعریف و نام‌گذاری آن‌ها می‌پردازد. بنابراین محدودیتی در نام‌گذاری و عنوان‌بندی و تعداد آن وجود ندارد.
حساب تفصیلی
در طبقه‌بندی حساب‌ها پس از حساب کل و حساب معین نوبت به حساب‌های تفضیلی می‌رسد که به عنوان زیر مجموعه حساب‌های معین در نظر گرفته می‌شود. در حقیقت این طبقه آخرین طبقه و جزئی‌ترین طبقه حسابداری به شمار می‌رود. در این رابطه نیز معادل هر حساب معین امکان تعریف نامحدودی از حساب‌های تفصیلی وجود دارد، که براساس نظر حسابدار صورت می‌گیرد.
برای ایجاد حساب‌های تفضیلی می‌توان آن را سطح‌بندی کرد و به صورت سطح یک و سطح دو معرفی کرد. به عنوان مثال برای حساب معین حقوق پرسنل اداری می‌توان در سطح اول حساب تفضیلی حقوق پرسنل واحد برنامه‌ریزی را در نظر گرفت و در سطح دو اسامی پرسنل این واحد را منظور کرد.
بنابراین این سطح‌بندی در برخی از سیستم‌های حسابداری وجود دارد و در برخی دیگر به صورت همان یک سطحی تعریف می‌شود.
انواع حساب‌های تفصیلی
به صورت کلی حساب‌های تفصیلی به دو دسته تقسیم می‌شوند. حساب‌های تفصیلی دربرگیرنده حساب‌های تفصیلی چند سطحی و شناور است.
- حساب‌های چند سطحی
در صورت دقیق نبودن نوع حساب و یا مشخص کردن کالا از حساب‌های تفصیلی به صورت چند سطحی به کار گرفته می‌شود. مثلا ایجاد حساب در بانک خود نوعی حساب تفصیلی است ولی در صورت معرفی نوع حساب به عنوان تفصیلی چند سطحی شناخته خواهد شد.
- حساب‌های شناور
حساب‌های تفصیلی شناور برای ارتباط بین حساب تفصیلی به حساب‌های معین مورد استفاده قرار می‌گیرد. در برخی از نرم افزار مالی این قابلیت ایجاد شده است. حساب شناور همان طور از نام آن مشخص است به شکل شناور با حساب‌های معین و سایر حساب‌ها در ارتباط است.
چرا استفاده از کدینگ حسابداری مهم است؟
طبقه‌بندی حساب‌ها یا به اصطلاح کدینگ یک مسئله بسیار مهم و تخصصی در حسابداری به شمار می‌رود. در صورتی که این فرآیند به شکل درست صورت گیرد به سرعت و دقت ثبت حساب‌ها بسیار کمک خواهد کرد. با توجه به این که در یک فرآیند مالی با انواع مختلفی از حساب‌های اصلی و فرعی در ارتباط هستند، نیاز به کدینگ حسابداری کاملا واضح است.
در حال حاضر نرم افزارهای مالی کمک بسیاری در حوزه دسته‌بندی حساب‌ها به ما می‌کنند و کار را تا حد بسیاری ساده کرده و دقت را افزایش می‌دهد. مهم‌ترین بخش دسته‌بندی حساب‌ها مرتبط با حساب‌های کل است چرا که این اطلاعات استفاده برون سازمانی دارد.
همچنین حساب‌های معین برای کمک به مدیران برای تصمیم‌گیری مالی می‌آیند. سپس نوبت حساب‌های تفصیلی است که ریز حساب‌های هر شرکت بوده احتمالا با سایر شرکت‌ها متفاوت است.
کدینگ حسابداری دارای انواع متنوعی هستند، به عنوان مثال طبق حروف اول حساب که به آن کدینگ حفظی می‌گویند مانند «ح.د» که مخفف حساب دریافتی است.
گاهی اعداد به صورت متوالی به حساب‌ها اختصاص داده می‌شود که به آن کدینگ متوالی می‌گویند؛ یا یک سری از اعداد به حساب‌های یک دوره مالی اختصاص داده می‌شوند که به آن کدینگ دسته یا توده‌ای گفته می‌شود.
داشتن سیستم کدینگ موجب می‌شود فرآیند ثابتی در ثبت حساب‌ها اتخاذ شود. به این ترتیب گزارش‌های دقیق‌تری برای تحلیل ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حساب‌ها کاهش پیدا می‌کند.
ویژگی‌های حسابداری چند سطحی
سیستم حسابداری مالی حاوی ۳ بخش است که در ادامه به این ۳ بخش اشاره می‌کنیم:
- کدینگ و نوع کدینگ
- اسناد و نوع اسناد
- گزارشات
کدینگ و نوع کدینگ
سیستم کدینگ دارای ۶ سطح است این سطح‌ها شامل سطح گروه، سطح کل، سطح معین، سطح چهارم، سطح پنجم و سطح ششم است. انواع گروه حساب‌ها دربرگیرنده ترازنامه، سود و زیانی و انتظامی است. در رابطه با سطح کل و معین از دیگر گروه حساب‌ها تبعیت می‌کنند.
انواع حساب تفصیل دربرگیرنده اشخاص، شرکت‌ها، مراکز هزینه، پروژه، حساب‌های جاری، کالا، گروه کالا، گروه مشتری، قراردادهای فروش هستند که کاربر می‌تواند انواع تفصیل دیگر بیفزاید. مطابق با نیاز خریدار این سیستم قادر است طول کدینک را از ابتدا به شکل دلخواه تعریف نماید و طول کدینگ گروه، کل، معین و تفصیلی را مشخص کرده و دیگر قابل تغییر نیستند.
سطوح سیستم تا معین اجباری هستند اما سه سطح دیگر اختیاری هستند به صورتی که می‌توان برای معین تنها سطح چهارم ارتباط داد اما برای معین دیگر تنها سطح ششم یا پنجم و ششم.
هدف از سطح چهارم، پنجم و ششم همان حساب تفصیلی است ولی دلیل جداسازی این‌ها امکان ریز کردن اطلاعات حساب معین است. مثلا حساب موجودی نزد بانک به تفصیل حساب بانک تکمیل می‌شود و نیاز به دیگر سطوح ندارد. اما حسابی مانند حساب هزینه‌ای می‌تواند با ارتباط در سطح چهارم، پنجم و ششم حساب کامل ریز و تفکیک شود.
اسناد و نوع اسناد
در این سیستم اسناد دربرگیرنده ۴ مرحله ثبتی و ۴ نوع سند پیش‌فرض و تعداد نامحدودی نوع سند دلخواه و مطابق با سیستک‌های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی هستند؛ همانند سندهایی که از انبار، فروش، خزانه داری به حسابداری فرستاده می‌شود.
در رابطه با ۴ مرحله ثبت می‌توان به یادداشت، ثبت موقت، بررسی شده و دائم اشاره کرد. به طوری که سند یادداشت تنها جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی قید نمی‌شود و دیگر مراحل به جز دائم قابل حذف و بازگشت است و در تمام گزارشات می‌آید.
در رابطه با ۴ نوع سند پیش‌فرض می‌توان به سند عمومی، افتتاحیه، سند بستن حساب‌ها و اختتامیه اشاره کرد که به جز سند عمومی تمام آن‌ها از طریق خود سیستم به صورت اتوماتیک صادر می‌شود.
گزارشات
گزارشات این سیستم دربرگیرنده یک‌سری گزارشات آماده حاوی تراز، دفاتر، تحلیلی، تجزیه سنی و سالانه و یک‌سری گزارشات قابل طراحی و انتخابی اشاره کرد. امکان گزارش تراز از تمام سطوح به صورت تراز با دفاتر ساده و تحلیلی از امکانات فوق‌العاده این نرم‌افزار هستند.
انواع سطوح حسابداری کدام است؟
همان طور که اشاره شد با هدف امکان ثبت اطلاعات و سهولت در کار، به طبقه‌بندی حساب‌ها پرداخته می‌شود. این حساب‌ها دربرگیرنده حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی شدند و این ۳ طبقه در حقیقت ۳ سطح حسابداری را ایجاد می‌کنند. توضیحات تکمیلی در رابطه با هر یک از سطوح ارائه شد.
علاوه‌بر این، عنوان شد که ممکن است در یک سیستم حسابداری، حساب تفصیلی سطح دو ایجاد شده و لذا حاوی ۴ سطح باشیم. همچنین برای هر حساب کل، یک حساب معین و برای حساب معین نیز یک حساب تفصیلی تعریف کرد.
آیا برای هر حساب کل می‌توان تا چند حساب معین ایجاد کرد و یا برای هر حساب معین چند حساب تفصیلی تعریف کرد؟ پاسخ این سوال این است که هیچ محدودیتی برای این مسئله نیست و نامحدود برای هر حساب کلی می‌توان حساب معین ایجاد کرد و برای هر حساب معینی نیز بی‌نهایت می‌توان حساب تفصیلی تعریف کرد.
کدینگ شناور و ثابت در حسابداری
آیا برای هر حساب معینی فقط یک حساب کل می‌توان در نظر گرفت؟ آیا هر حساب تفصلی می‌تواند تنها به یک حساب معین متصل شود؟
در سیستم‌های حسابداری چند سطحی در این رابطه دو حالت کلی وجود دارد. در حالت اول، برای هر حساب تفصیلی تنها یک حساب معین و برای هر حساب معینی نیز تنها یک حساب کل تعریف کرد.
در حالت دوم این محدودیت برداشته شده است و برای هر حساب معینی نامحدود می‌توان حساب کل را در نظر گرفت و برای حساب‌های تفصیلی نسبت به معین نیز عملکرد آن به همین شکل است، به این حالت کدینگ شناور می‌گویند. مثلا حساب تفصیلی با عنوان “آقای رضایی” داریم.
در حالتی که حاوی کدینگ شناور نباشید به عنوان شخص مذکور به حساب معین “پرسنل اداری” و حساب کل “اشخاص” وصل می‌شوید. ولی در حالتی که حاوی کدینگ شناور باشید می‌توان شخص مذکور را به چندین حساب معین وصل کرد.
علاوه‌بر اتصال به حساب معین «پرسنل اداری» می‌توان در صورتی که شخص صندوق‌دار نیز هست به حساب معین «صندوق‌داران فروشگاه شماره یک» نیز وصل شود.
به همین به انواع حساب‌های معین مرتبط با دیگر نیز قابل اتصال است. علاوه‌بر این نیز می‌توان به حساب‌های کل مختلف وصل شود. نکته قابل توجه این است که در حالت کدینگ شناور نیز، تعداد سطوح فرقی ندارد و همان ۳ سطح وجود دارد.
بیشتر بخوانید :
