انواع سرفصل‌های حسابداری

در حسابداری برای آنکه استانداردها رعایت، رویدادهای مالی به درستی به ثبت و گزارش‌های مالی به‌خوبی تهیه شوند، عناوین گوناگونی مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر یک از عناوین نیز موضوع و شرایط خاصی را نشان می‌دهند و به طور کلی آن‌ها را حساب می‌نامند. حال اگر شما تصمیم دارید در این زمینه مهارت‌های لازم را به دست آورید،  ضروری است که برخی از سرفصل‌های حسابداری را بدانید. 

بررسی سطوح در لیست درختی سرفصل های حسابداری

ساختار حسابداری مکانیزه به صورت سلسله‌مراتبی طراحی می‌شود تا گزارش‌گیری از کلی‌ترین سطح به جزئی‌ترین سطح امکان‌پذیر باشد. این ساختار که به آن لیست درختی سرفصل های حسابداری می‌گویند، معمولاً در چهار سطح اصلی طبقه‌بندی می‌شود. در لایه اول، گروه‌های حساب قرار دارند که ماهیت کلی (دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه) را مشخص می‌کنند. در لایه دوم، حساب‌های کل تعریف می‌شوند که برای ثبت در دفاتر قانونی و ارائه به سازمان امور مالیاتی الزامی هستند.

لایه سوم شامل حساب‌های معین است که برای تفکیک حساب‌های کل و مدیریت داخلی سازمان کاربرد دارد. در نهایت، لایه چهارم به حساب تفصیلی اختصاص می‌یابد که شامل نام دقیق اشخاص، پروژه‌ها و مراکز هزینه است. استفاده از حسابداری چند سطحی در نرم‌افزارهای مدرن این امکان را فراهم کرده است که لایه‌های تفصیلی به صورت شناور تعریف شوند تا انعطاف‌پذیری سیستم در گزارش‌گیری به حداکثر برسد.

سرفصل‌های حسابداری در طبقه دارایی‌های جاری

دارایی‌های جاری شامل منابعی هستند که انتظار می‌رود در طول یک سال مالی به نقد تبدیل شوند. سرفصل‌های این بخش از نظر نقدشوندگی اولویت‌بندی می‌شوند:

• موجودی نقد و بانک: این سرفصل شامل نقدینگی موجود در صندوق شرکت، تنخواه‌گردان‌ها و تمامی حساب‌های بانکی است.
• سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت: شامل سپرده‌های بانکی کوتاه‌مدت یا اوراق مشارکتی که قصد نقد کردن آن‌ها در کمتر از یک سال وجود دارد.
• حساب‌های دریافتنی تجاری: این سرفصل نشان‌دهنده مطالبات شرکت از مشتریان بابت فروش کالا یا ارائه خدمات به صورت نسیه است.
• اسناد دریافتنی: شامل چک‌های دریافتی از مشتریان است که هنوز موعد وصول آن‌ها فرا نرسیده است.
• پیش‌پرداخت‌ها: وجوهی که بابت خدماتی چون اجاره یا بیمه پرداخت شده، اما هنوز دوره استفاده از آن‌ها فرا نرسیده است.
• موجودی کالا و مواد: در شرکت‌های بازرگانی، این سرفصل شامل کالای آماده فروش است که مدیریت آن نیازمند استفاده از نرم‌افزار حسابداری بازرگانی است.

سرفصل‌های مربوط به دارایی‌های غیرجاری

دارایی‌های غیرجاری ماهیت بلندمدت دارند و برای استفاده مستمر در سازمان خریداری می‌شوند:

• دارایی‌های ثابت مشهود: این گروه شامل سرفصل‌هایی نظیر زمین، ساختمان، ماشین‌آلات، تجهیزات تولید، وسایل نقلیه و اثاثیه اداری است.
• دارایی‌های نامشهود: شامل سرفصل‌های حق امتیاز (برند)، سرقفلی، نرم‌افزارهای عملیاتی و حق اختراع است.
• استهلاک انباشته: این سرفصل دارای ماهیت بستانکار است و برای ثبت کاهش ارزش دارایی‌های ثابت به مرور زمان استفاده می‌شود.
• سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت: شامل سهام سایر شرکت‌ها یا سپرده‌هایی است که برای مدتی بیش از یک سال بلوکه می‌شوند.

سرفصل‌های بدهی‌های جاری و غیرجاری

بدهی‌ها نشان‌دهنده تعهدات مالی سازمان به دیگران است که در سرفصل‌های حسابداری به دو بخش کوتاه و بلندمدت تقسیم می‌شوند:

• حساب‌های پرداختنی تجاری: بدهی به تامین‌کنندگان بابت خرید کالا یا مواد اولیه.
• اسناد پرداختنی: چک‌هایی که شرکت برای تسویه بدهی‌های خود صادر کرده است.
• ذخیره مالیات: برآورد مبالغی که باید بابت عملکرد سالانه به سازمان امور مالیاتی پرداخت شود.
• تسهیلات مالی دریافتی: شامل وام‌های دریافتی از بانک‌ها که به صورت جاری (سررسید کمتر از سال) یا بلندمدت طبقه‌بندی می‌شوند.
• جاری شرکا: این سرفصل برای ثبت واریزی‌ها و برداشتی‌های مالکان یا سهامداران شرکت استفاده می‌شود.

سرفصل‌های حقوق مالکانه و سرمایه

این بخش نشان‌دهنده خالص دارایی‌های شرکت است که متعلق به صاحبان امتیاز می‌باشد:

• سرمایه ثبتی: مبلغی که در اساسنامه شرکت به عنوان آورده اولیه سهامداران ثبت شده است.
• اندوخته قانونی: بخشی از سود خالص که طبق قانون تجارت برای روزهای بحرانی ذخیره می‌شود.
• سود و زیان انباشته: مانده سود یا زیان سال‌های گذشته که هنوز بین سهامداران تقسیم نشده است.

سرفصل‌های درآمد و فروش کالا یا خدمات

ثبت ورودی‌های مالی در سرفصل‌های حسابداری درآمدی به تفکیک عملیاتی و غیرعملیاتی انجام می‌شود:

• فروش کالا: درآمد اصلی حاصل از فعالیت‌های بازرگانی یا تولیدی.
• درآمد خدمات: مبالغ حاصل از ارائه خدمات تخصصی به مشتریان.
• برگشت از فروش و تخفیفات: سرفصلی با ماهیت بدهکار که مبالغ کالاهای مرجوعی یا تخفیف‌های داده شده به مشتری را ثبت می‌کند.
• سایر درآمدهای غیرعملیاتی: شامل سود حاصل از سپرده‌های بانکی، فروش دارایی‌های اسقاطی یا تسعیر ارز.

سرفصل‌های هزینه‌های عملیاتی و اداری

هزینه‌ها بخش وسیعی از سرفصل‌های حسابداری را به خود اختصاص می‌دهند و برای کنترل مخارج بسیار حیاتی هستند:

• هزینه حقوق و دستمزد: شامل حقوق پایه، حق مسکن، بن کارگری و حق اولاد پرسنل.
• هزینه‌های توزیع و فروش: شامل بازاریابی، تبلیغات، بسته‌بندی و حمل کالا به مقصد مشتری.
• هزینه‌های اداری و عمومی: مخارجی مانند قبوض آب، برق، تلفن، ملزومات مصرفی و ایاب و ذهاب.
• هزینه استهلاک: مبالغی که به صورت دوره‌ای بابت فرسودگی دارایی‌های ثابت به حساب هزینه منظور می‌شوند.
• هزینه‌های مالی: شامل کارمزدهای بانکی، سود تسهیلات دریافتی و جرایم احتمالی.

طراحی اختصاصی در لیست درختی سرفصل های حسابداری

بسته به نوع فعالیت شرکت، چیدمان این درختواره متفاوت است. برای مثال، در یک کارخانه تولیدی، سرفصل‌هایی نظیر “کالای در جریان ساخت” و “سربار تولید” بخش بزرگی از لایه معین را تشکیل می‌دهند. این در حالی است که در یک شرکت پیمانکاری، تمرکز بر روی سرفصل “صورت وضعیت‌های تایید شده” و “سپرده حسن انجام کار” است.

استفاده از بهترین نرم‌افزار حسابداری به شما اجازه می‌دهد تا این سطوح را متناسب با حجم تراکنش‌های خود گسترش دهید. در سازمان‌های بزرگ که دارای چندین شعبه هستند، پیاده‌سازی نرم‌افزار حسابداری تحت شبکه یک ضرورت است تا تمامی واحدها از یک لیست درختی سرفصل های حسابداری واحد تبعیت کرده و از پراکندگی داده‌ها جلوگیری شود.

در جدول زیر، نمونه‌ای از ارتباط منطقی بین سطوح مختلف حسابداری برای درک بهتر ارائه شده است:

نکات کلیدی در مدیریت سرفصل‌های حسابداری

مدیریت بهینه این سرفصل‌ها مستلزم رعایت استانداردهای ملی و قوانین مالیاتی است. طراحی نادرست سرفصل می‌تواند منجر به اختلال در تهیه اظهارنامه مالیاتی و رد دفاتر قانونی شود. بنابراین، همواره باید فضای کافی در شماره‌گذاری کدهای معین لحاظ شود تا در صورت گسترش فعالیت، امکان افزودن سرفصل جدید فراهم باشد. همچنین، تطبیق مداوم سرفصل‌های حسابداری با صورتهای مالی نمونه سازمان حسابرسی، از بروز مشکلات در زمان حسابرسی نهایی جلوگیری می‌کند.

نتیجه‌گیری

طراحی هوشمندانه انواع سرفصل‌های حسابداری و پیاده‌سازی یک کدینگ حسابداری استاندارد، زیربنای شفافیت مالی در هر سازمانی است. این نظم ساختاری به مدیران کمک می‌کند تا فراتر از اعداد، تصویری واقعی از عملکرد کسب‌وکار خود داشته باشند و از خطاهای انسانی در ثبت داده‌ها جلوگیری کنند. در این میان، بهره‌گیری از راهکارهای جامع فراپیام به شما این امکان را می‌دهد که لیست درختی سرفصل های حسابداری خود را با دقت و سرعت بالا مدیریت کرده و با استقرار سیستمی پویا، همواره برای تصمیم‌گیری‌های کلان و پاسخگویی به مراجع قانونی آماده باشید.

سوالات متداول

 ۱٫سرفصل‌های حسابداری چیست و چرا مهم هستند؟
سرفصل‌های حسابداری دسته‌بندی‌هایی هستند که تراکنش‌های مالی شرکت را ثبت و گزارش می‌کنند. این دسته‌بندی‌ها برای شفافیت مالی و جلوگیری از خطاهای انسانی ضروری هستند.

 ۲٫تفاوت حساب‌های جاری و غیرجاری چیست؟

حساب‌های جاری به دارایی‌ها و بدهی‌هایی گفته می‌شود که باید ظرف یک سال تسویه یا نقد شوند، اما حساب‌های غیرجاری برای مدت طولانی‌تر استفاده می‌شوند.

 ۳٫چرا سیستم حسابداری باید سلسله‌مراتبی باشد؟
سیستم سلسله‌مراتبی امکان گزارش‌گیری دقیق‌تر و تفکیک بهتر اطلاعات مالی را فراهم می‌کند و به انعطاف‌پذیری در مدیریت داده‌ها کمک می‌کند.

 ۴٫مشکلات طراحی نادرست سرفصل‌های حسابداری چیست؟

طراحی نادرست سرفصل‌ها می‌تواند به مشکلات قانونی، عدم تطابق با استانداردها و عدم توانایی در اضافه کردن سرفصل‌های جدید منجر شود.

نویسنده: تحریریه فراپیام