کدینگ حسابداری چیست؟

کدینگ حسابداری چیست و سطوح مختلف آن به چه صورت است؟

کدینگ حسابداری یکی از سیستم ­های تأثیرگذار و سودمند برای کاهش انجام مشکلات امور مالی است که افراد از آن بهره می­گیرند. به نظر شما با این حجم وسیع از اطلاعات در حال رشد، یک حسابدار چگونه می­تواند داده ­های حسابداری را با دقت بررسی و تحلیل نماید؟

قطعا پاسخ صحیح “یادگیری” است. در حالی که تعداد زیادی از ابزارهای هوش تجاری در دسترس است اما حسابداران به طور فزاینده­ای به یادگیری زبان­ های برنامه­ نویسی روی می­آورند تا به سوالات مرتبط با داده ­های خود پاسخ دهند.

برخی از نرم افزارهای حسابداری و مالی این امکان را برای حسابداران فراهم می­آورند که تجزیه و تحلیل­ های مورد نیاز را انجام دهند اما فاقد گردش پایان کار، هزینه و تکرار پذیری هستند. یکی از این سیستم ­ها، کدینگ حسابداری است که امکان چینش عملیات ­ها و مسائل مالی را بر اساس موضوع و سطح فعالیت برای حسابداران امکان­ پذیر می­نماید.

حسابداران به وسیله کدینگ حسابداری اطلاعات مالی را به راحتی تفکیک کرده و در هنگام نیاز، به راحتی به آنها دسترسی پیدا می­کنند.

در این مقاله از فراپیام  قصد داریم که در مورد کدینگ حسابداری و سطوح مختلف آن برای شما صحبت کنیم. تا پایان با ما همراه بمانید.

تعریف کدینگ حسابداری

اگر بخواهیم تعریف ساده­ای از کدینگ حسابداری داشته باشیم می­گوییم که این سیستم یکی از انواع دسته ­بندی ­های حساب در حسابداری است که معمولا به رایج­ترین روش آن یعنی شکل درختی صورت می­گیرد. در این سیستم، برای حساب، گروه ­بندی ­هایی انجام شده که هر یک دارای کدها و سطوح مختلفی هستند و نشان می­دهند که سرشاخه و زیرشاخه کدام است. به عبارتی، به این گروه­ بندی و کد گذاری حساب­ ها، کدینگ حسابداری گویند.

با این نوع پردازش از داده­ ها، طیف وسیعی از انواع پرونده ­ها و فرمت­ ها در حسابداری به راحتی کنترل شده و به طور کلی عملیات حسابداری مکانیزه می­شود. حسابداران می­توانند با بهره­ گیری از کدهای مورد نظر، عملیات حسابداری را به راحتی و از همه مهم­تر به صورت صحیح ثبت نمایند.

اهداف کدینگ در حسابداری چیست؟

هر کسب و کاری برای مدیریت حساب­ ها و داده­ های خود می­تواند از ابتدای شروع کار، کدینگ حسابداری را مورد استفاده قرار دهد. به طور کلی اهداف این سیستم عبارتند از:

• استانداردسازی عملیات­ های مالی و انسجام آنها بر اساس یک فرمت خاص؛
• کمک به ثبت رویدادهای مالی و پردازش آنها با سرعت و دقت بیشتر؛
• به حداقل رسیدن خطای انسانی در تیم­های حسابداری؛
• ارائه انواع گزارشات مالی با جزئیات کامل؛
• تجزیه و تحلیل کامل­تر گزارشات مالی به منظور سرمایه­ گذاری و برآورد دارایی­ ها؛
• کسب جزئیات خاص در مورد هر سفارش از مشتریان و جمع­آوری داده­ها برای ردیابی آنها؛
• کسب اطلاعات بیشتر با استفاده از فیلدهای متنی کاملا قابل تنظیم

انواع کدینگ حسابداری

رایج ­ترین انواع کدینگ حسابداری که در مجموعه­ های مختلفی مورد استفاده قرار می­گیرند عبارتند از:

– کدینگ حفظی

کدینگ حفظی (Mnemonic coding) یکی از شیوه­ های ساده کد دهی بر اساس علامت گذاری یا متخصرنویسی است. در این روش، برای بازه کوچکی از کلمات، از حرف اول آنها استفاده می­نمایند. برای مثال حساب­ های فوری با کد “ح – ف” شناخته می­شود.

– کدینگ پی در پی یا متوالی

کدینگ یا کد گذاری پی در پی (Sequential Coding) که با نام کدینگ سریالی نیز شناخته می­شود، از اعدادی بهره می­برد که ترتیب متوالی دارند. این نوع کد ممکن است در کنار صفحه با یک مورد در هر سطح جدید اجرا شود. برای مثال کد  ۰۰, ۰۱, ۰۲, ۰۳٫

– کدینگ سلسله مراتبی

یکی از پرکاربردترین روش ­های کد گذاری، کدینگ سلسله مراتبی (Hierarchical Coding) است که علاوه بر نظم و دقت بالا، محدودیتی در تعداد حساب­ها در آن وجود ندارد.

به عبارتی، این کدها مشابه با سیستم طبقه ­بندی اعشاری در صورت لزوم به شکلی ساختار یافته و منطقی می­توانند تا بی­نهایت گسترش یابند. برای مثال اگر یک حسابدار بخواهد یک بخش اصلی را در سیستم حسابداری خود ایجاد نماید، هر بخش را مانند “دارایی ۸۰۸” یا “بدهی ۸۰۹” تعیین می­کند و برای ایجاد زیربخش این کار را با اعشار مانند “دارایی ۸۰۸٫۰۱” انجام می­دهد. در صورت لزوم او می­تواند زیرمجموعه­ هایی را به هر بخش فرعی اضافه نماید مانند “دارایی­های مالی ۸۰۸٫۰۱٫۰۰۱ برای سال­های ۲۰۰۱-۲۰۰۲”.

– کدینگ توده­ای

کدینگ توده­ای (Block Coding) در اینجا به اعدادی گفته می­شوند که به یک حساب اختصاص داده می­شوند. برای مثال اگر یک کد توده­ای به صورت زیر باشد: “۵۰۰۰: دارایی­ های ثابت، ۶۰۰۰: سهام”، توده ۵۰۰۰ منحصرا برای هرچیزی است که با دارایی­ های ثابت سر و کار دارد. این روش صرفا در یک دوره مالی کاربرد دارد.

– کدینگ وجهی

کدینگ وجهی (Faceted Coding) در حسابداری مجموعه ­ای از اعداد و کدها است که یک استاندارد خاص داشته و هر عدد معرف نوع خاصی از حساب­ ها و زیرمجموعه­ های آن است.

برای مثال اگر حسابدار، مجموعه کتاب­هایی را در یک فروشگاه نگهداری می­کند ممکن است تعیین نماید که وجه ۱ یا گروه ۱، نمایانگر بخش­ های مختلفی در فروشگاه است. وجه ۲ بیانگر انواع مختلفی از هزینه­ های آنجا و وجه ۳، شامل زیر مجموعه ­های وجه ۲ می­باشد.

کدینگ حسابداری با نرم­ افزارهای حسابداری

یکی از بهترین­ ها روش ­های کدینگ حسابداری، استفاده از نرم افزارهای حسابداری است. نرم افزارهای مالی به دلیل قابلیت ­ها و امکانات فراوان، این امکان را به حسابدار می­دهند تا با استفاده از تغییرات گسترده موجود در آنها، کدینگ را انجام دهند.

به جز این، سرعت و دقت نیز با این نرم افزارها تا حد زیادی بهبود می­یابد. البته می­توان از اکسل یا حتی به صورت دستی نیز کدینگ را انجام داد اما مسئله مهم در مورد نرم افزارهای حسابداری، سرعت و دقت بالا و در نتیجه راحتی کار است.

سطوح مختلف کدینگ در حسابداری به چه صورت است؟

با استفاده از سطوح کدینگ به راحتی می­توان تراکنش­ های مالی را دسته­ بندی نمود. منظور از این سطوح، سطوحی است که انواع حساب­ ها را در بر می­گیرند. این سطوح مختلف عبارتند از، سطح کل، سطح گروه، سطح معین و سطح تفصیلی.

– سطح کل: سطح کل مسئول نظارت بر حساب­ هایی است که در دفترهای مالی ویژه، صورت­ های مالی و تنظیم گزارشات در نظر گرفته می­شوند.

سطح گروه: سطح گروه شامل عنوان کلی حساب­ها بوده و آنها را بر طبق عناوین کلی متمایز می­نماید.

سطح معین: سطوح معین برای دسته­ بندی و متمایز نمودن حساب­ های کل مورد استفاده قرار می­گیرد.

سطح تفصیلی: در این سطح، ثبت هزینه­ ها و محاسبات و حساب اشخاص به صورت تفصیلی صورت می­گیرد. سطح تفصیلی ممکن است بر اساس پیچیدگی که دارند در سازمان­ها و شرکت ­های مختلف زیرمجموعه­ های بیشتری پیدا کنند.

به جز موارد بالا، برای تنظیم ساختار کدینگ حسابداری باید استانداردهای حسابداری، کنترل­های داخلی، گزارشات درون سازمانی و برون سازمانی و در نهایت فعالیت شرکت را در نظر گرفت.

سخن پایانی

همانطور که از مطالب بالا متوجه شدید، کدهایی که در حسابداری با نام کدینگ شناخته می­شوند، در این سیستم، برای ساده ­تر کردن و شناسایی بهتر حساب­ های درگیر و نیز سرعت بخشیدن به امور مربوط به ثبت حسابرسی مورد استفاده قرار می­گیرند. به زبانی ساده­تر، کدینگ مسئول دسته ­بندی و مرتب­ سازی موضوعات مرتبط با فعالیت­ های حسابداری بوده و امکان چینش آنها را به طور منظم برای حسابداران امکان­پذیر می­نماید.

فراموش نکنید که به دلیل تعداد بالا و انواع مختلف رویدادهای مالی در حسابداری، اگر دسته ­بندی برای آنها وجود نداشته باشید نوعی بی نظمی و بهم ریختگی رخ داده و فعالیت­ های بعدی در حسابداری را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

از اینکه تا پایان یکی دیگر از مقالات فراپیام ما را همراهی نمودید، کمال تشکر را از شما عزیزان داریم.

نویسنده: احسان مهدیزاده