کسب‌وکارهای کوچک به چه نرم افزارهای حسابداری نیاز دارند؟
زمانی که یک کسب‌وکار هر چند کوچک را راه‌اندازی می‌کنید، یکی از اولین نیازهای تجارتی فعالیت شما وجود یک حسابدار یا استفاده از نرم افزار حسابداری به حساب می‌آید. توجه داشته باشید که این کار باعث می‌شود که حساب دخل‌وخرج خود را داشته باشید و به شکل دقیق‌تر برنامه‌ریزی‌های خود را به‌پیش ببرید. بسته به این که چه کسب‌وکاری دارید، انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری امری مهم خواهد بود؛ زیرا قرار است به صورت مداوم و روزانه از آن استفاده کنید.
برای مثال ورودی و خروجی کارها را بگیرید، فاکتور رد کنید، مطالبات را محاسبه کنید و گزارش‌های روزانه را ایجاد کنید. طی‌کردن کل این مسیر به درستی باعث می‌شود که سلامت مالی تجارت شما حفظ شود و دیگر نگرانی از بابت این جنبه از کسب‌وکار خود نداشته باشید.
با وجود صدها برنامه نرم‌افزاری حسابداری که وجود دارند، انتخاب بهترین و کارآمدترین آن‌ها کمی سخت خواهد شد؛ اما از طرفی حق انتخاب شما بالاتر خواهد رفت و بهتر می‌توانید مقرون‌به‌صرفه‌ترین گزینه کاربردی مناسب با کسب‌وکار خود را انتخاب کنید. در ادامه با ما همراه باشید تا با نکات مربوط به نرم‌افزارهای حسابداری آشنا شوید و بهترین تصمیمات را بگیرید.
نکات مهم در انتخاب نرم‌افزار حسابداری
در زمان‌های قدیم آمار و ارقام یک تجارت با ثبت در دفاتر و برگه‌ها انجام می‌شد، اما امروزه نرم‌افزارهای حسابداری کار را برای مشاغل کوچک و بزرگ راحت‌تر کرده‌اند. چنین نرم‌افزارهایی احتمال خطای انسانی را نسبت به شیوه گذشته کاهش می‌دهند و این شرایط را برای تجارت‌های مختلف فراهم می‌کنند که با استفاده از چند کلیک در زمان کوتاهی اطلاعات مهم خود را دسته‌بندی و ذخیره‌سازی کنند.
همان‌طور که گفتیم این روزها گزینه‌های زیادی از این نرم‌افزارها وجود دارند که هر کدام عملکرد کلی با ویژگی‌های خاص خود را دارند، به همین دلیل بهتر است قبل از انتخاب سیستم مورد نظر نکات زیر را در نظر بگیرید.
- توجه به نیازهای حسابداری
در اولین قدم و پیش از هر چیزی باید به نحوه عملکرد کسب‌وکار خود نگاهی بیندازید و سپس نمونه‌های مختلف بهترین نرم افزار حسابداری را بررسی کنید. بسته به میزان درآمد شما هر یک از نرم‌افزارهای گوناگون می‌توانند مناسب بیزینس شما باشند؛ البته در کسب‌وکارهای بزرگ که صحبت از درآمدهای میلیون دلاری می‌شود، معمولا سیستم‌های حسابرسی به صورت سفارشی‌سازی شده ایجاد می‌شوند و عملکرد مخصوص به خود را دارند.
به همین دلیل نرم‌افزارهای موجود در بازار، مناسب مشاغل کوچک، خرده‌فروشان، تولیدی‌های جمع‌وجور، رستوران‌ها و برخی شرکت‌های تجاری هستند. به‌عنوان اولین شرط باید در مورد نیاز کسب‌وکار خود تحقیق کنید، البته این را هم در نظر بگیرید که هر نرم‌افزاری سواد مالی مخصوص به خود را نیاز دارد، پس اگر توان استخدام حسابدار را ندارید، مطمئن شوید که می‌توانید از پس کارکردن با چنین سیستم‌هایی بربیاید و سپس به استفاده از آن‌ها بپردازید.
اگرچه تمامی سیستم‌ها در یک نگاه شاید عملکرد راحتی داشته باشند، اما هر کدام از آن‌ها پیچیدگی‌های خاص خود را نیز خواهند داشت که نیاز به آموزش و تکرار دارند و اگر علم کافی از آن‌ها نداشته باشید، به مشکل بر خواهید خورد؛ پس پیش از هر چیزی کسب اطلاعات از این نرم‌افزارها را در راستای کار خود قرار دهید تا مشکلی در استفاده از این نرم‌افزارها برای شما پیش نیاید.
- استفاده از فضای ابری
هر چه جلوتر می‌رویم امکانات موجود در نرم‌افزارهای مختلف مدرن‌تر و پیشرفته‌تر از قبل می‌شود. چند سالی است که یک قابلیت بسیار مفید برای انبوهی از نرم‌افزارهای گوناگون ایجاد شده و آن‌هم مزیت ابری بودن پلتفرم‌ها است. حتما می‌دانید که استفاده از یک نرم‌افزار دارای فضای ابری به شما این امکان را می‌دهد که در هر زمان و مکانی به داده‌های خود دسترسی داشته باشید، بدون این‌که نیاز باشد اطلاعات را در سیستم خود ذخیره کنید و آن را هر جایی به دنبال خود بکشید.
همچنین با استفاده و بهره‌گیری از فضای ابری، دیگر نباید نگران از بین رفتن اطلاعات خود باشید. این خاصیت باعث می‌شود که ایمنی داده‌های شما از پیش بسیار بالاتر برود؛ پس حتما از سیستم‌هایی استفاده کنید که خاصیت مبتنی بر ابر را دارند.
- تناسب بودجه با انتظار از عملکرد نرم‌افزار
اگرچه بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار رایگان هستند، اما نمونه‌های تخصصی‌تر احتیاج به پرداخت هزینه دارند و شما در قبال استفاده از آن‌ها باید هزینه‌ای را بپردازید. همچنین توجه داشته باشید که اگر چیز سفارشی‌سازی شده می‌خواهید، باید بابت ساخت آن متناسب با عملکردی که از آن انتظار دارید بودجه خاص را در نظر بگیرید.
- بررسی ویژگی‌های نرم‌افزار
وقتی قصد دارید یک نرم‌افزار حسابداری انتخاب کنید، باید حتما به ویژگی‌های مختلف و متفاوت هر یک از نمونه‌ها توجه نشان دهید. برخی از این پلتفرم‌ها نسبت به دیگر نرم‌افزارها ویژگی‌های خاص‌تر و پرکاربردتری دارند؛ برای مثال برخی نمونه‌ها علاوه‌بر کارکردهای عمومی مثل ثبت فاکتور یا ارائه گزارش روزانه، قابلیت‌های متفاوت دیگری مانند قابلیت تعریف انواع حساب بانکی و امکان اتصال بارکدخوان یا کارت‌خوان را دارا هستند که می‌توانند برای بسیاری از کسب‌وکارها مهم به نظر برسند.
- انتخاب نرم‌افزارهای به‌روزتر
همان‌طور که تلفن همراه مدل ۱۰ سال پیش کاربرد چندانی برای حال حاضر ندارد، یک سیستم نرم‌افزاری که بر پایه برنامه‌نویسی قدیمی طراحی‌شده است هم نمی‌تواند مزایای زیادی را در اختیار شرکت‌ها قرار دهد. اگرچه برخی نمونه‌ها تا سال‌ها پاسخگوی نیازهای حسابداری شما هستند، اما حتما سیستم‌های جدید از نظر عملکردی کیفیت بالاتری از نمونه‌های قدیمی‌تر دارند؛ پس برای انتخاب بهترین نرم‌افزار نیاز است که عملکردهای آنان را با یکدیگر مورد مقایسه قرار دهید.
انواع نرم‌افزار حسابداری بر اساس عملکرد
هر یک از نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس ویژگی‌های خاصی از اصول حسابداری برنامه‌ریزی‌شده‌اند که در ادامه به شکل طبقه‌بندی‌شده درباره آن‌ها به بحث خواهیم پرداخت.
- نرم‌افزارهای پایه
اولین نرم‌افزارهای حسابداری نمونه‌هایی به حساب می‌آیند که معمولی‌ترین کارهای مالی هر کسب‌وکار و تجارت کوچکی را پیش می‌برند. اگر قصد مدیریت حساب‌های گوناگون خود را دارید، به‌عنوان مثال می‌خواهید فاکتور بگیرید، کارهای مربوط به چک‌های دریافتی یا صادره را انجام دهید، این نرم‌افزار می‌تواند برای شما مناسب باشد و کمک شایانی در این امور به شما کند.
- نرم‌افزارهای فروشگاهی حسابداری
برخی از فروشگاه‌ها مثل سوپرمارکت‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای که مشتریان زیادی دارند، می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزارهای حسابداری کارهای مالی خود را انجام دهند. برای مثال می‌توانند برای مشتریان خود فاکتور صادر کرده و یا اقدام به جمع‌آوری مبالغ کل فاکتورهای صادره و سود روزانه کنند.
- نرم‌افزارهای کنترل تنخواه
تنخواه در حسابداری به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که به شخص یا گروه خاص و قابل اطمینان برای خرید وسایل و ابزارهای مورد نیاز شرکت ارائه می‌شود؛ بنابراین نرم‌افزارهایی بر پایه این فعالیت طراحی و تنظیم می‌شوند که به بررسی مبالغ تخصیص یافته به چنین جنبه‌هایی اشاره دارند؛ در واقع باید گفت نرم‌افزارها مدیریت و کنترل تنخواه را برعهده خواهند داشت.
- پلتفرم‌های حسابداری مربوط به مدیریت پروژه
پروژه شما چه کوچک و چه بزرگ باشد، نیاز به بررسی و محاسبه دقیق میزان سود یا ضررهای وارده را دارد. نرم‌افزارهای حسابداری که بر پایه مدیریت پروژه ایجاد می‌شوند، در نهایت باعث مدیریت هر چه بهتر هزینه‌ها، کنترل آن‌ها و میزان پایش سود در مدت زمانی خاص خواهند شد؛ بنابراین از کاربرد چنین نرم‌افزارهایی غافل نشوید و از کنار آن‌ها به سادگی نگذرید.
ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری کاربردی شامل چه مواردی می‌شود؟
بارها گفته‌ایم که انجام حساب‌کتاب، هر چقدر هم که کم و پیش‌پاافتاده باشد، به صورت دستی به هیچ‌عنوان کارآمد نخواهد بود، به همین دلیل ما چنین شیوه‌ای را برای یک شغل پیشنهاد نمی‌کنیم. به ویژه زمانی که در طول یک روز اطلاعات مالی زیادی دادوستد شود. به هر حال هر کسب‌وکاری دیر یا زود باید به فکر اتوماسیون باشد؛ اما چه انتظاراتی باید از نرم‌افزار حسابداری مورد نظر خود داشته باشید؟ در ادامه موارد زیر از جمله ویژگی‌های یک پلتفرم کاربردی خواهند بود.
کاربر پسند
سهولت استفاده، مهم‌ترین فاکتور یک پلتفرم حسابداری است. چنین نرم‌افزارهایی باید داشبوردی را در اختیار استفاده‌کنندگان خود قرار دهند که وضعیت مالی شرکت را با استفاده از ساده‌ترین راه‌حل‌های ممکن تجزیه‌وتحلیل کند. ارائه اطلاعات مالی شرکت در طول ماه‌های گذشته، فاکتورهای طلبکاری یا بدهکاری که نیاز است توسط شرکت پرداخته شود و کلیه کارهای مالی به صورت روزانه، ماهانه و سالانه جزء عملکردهایی است که باید از نرم‌افزارهای خود انتظار داشته باشید.
برنامه تحت وب
اگر از آن دسته مشاغلی هستید که دوست دارید با تکنولوژی روز دنیا پیش بروید، حتما نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به عنوان یک سیستم حسابداری آنلاین برای شما مزیت‌های خاص خود را داشته باشد.
چنین نرم‌افزارهایی به شما کمک می‌کنند که در هر مکانی که باشید بتوانید اطلاعات خود را فاکتور کرده و در صورت نیاز برای همکاران خود ایمیل کنید و یا به گونه‌ای خاص‌تر قابلیت ارتباط با مشتریان را ایجاد می‌کند. این نرم‌افزارها باعث ایجاد یک وحدت بین کارکنان و مدیر شرکت شده و باعث سرعت بخشیدن فعالیت‌های آن می‌شود؛ زیرا دسترسی به اطلاعات را در هر زمان و مکانی فراهم می‌کند.
نتیجه‌گیری
در این مطلب به کلیت نرم‌افزارهای حسابداری پرداختیم که مناسب کسب‌وکارهای کوچک هستند. علاوه‌بر تمام موارد ذکر شده باید گفت که به آینده کسب‌وکار خود بیندیشید، شاید در چند سال دیگر آن‌قدر تجارت یا تیم بزرگی شوید که نیازهای حسابداری کسب‌وکارتان نیز گسترش پیدا کند؛ بنابراین از همین حالا به دنبال ارتقای نرم افزار مالی خود باشید.
اگر آینده روشنی برای خود ترسیم می‌کنید، حتما گزینه‌هایی را انتخاب کنید که قابلیت ادغام شدن با سایر نرم‌افزارهای تجاری را دارند. بی‌توجهی به این مسئله ممکن است برای تجارت شما پیامدهای نامطلوبی را به دنبال داشته باشد.
برای مثال می‌تواند تا مدتی عملکرد کسب‌وکار شما را تحت تاثیر منفی خود قرار دهد یا شما را با هزینه‌های بیشتری درگیر کند. با استفاده از چنین ویژگی می‌توانید از آینده حسابداری کسب‌وکار خود مطمئن باشید؛ بنابراین مواردی را انتخاب کنید که انعطاف‌پذیرتر باشند و گزینه‌های بهتری برای ادغام کردن با سایر نمونه‌ها محسوب شوند.
