کاربرد اکسل در حسابداری

کاربرد نرم­ افزار اکسل در حسابداری موضوعی متداول بین حسابداران است. تسلط بر مایکروسافت اکسل یک مهارت لازم برای حسابداران و کلید رشد حرفه ای آن­هاست. متأسفانه، رشد در زمینه کار با اکسل کمی دشوار است زیرا این نرم­ افزار پایانی بی ­انتها دارد.

بین یک حسابدار متوسط و یک حسابدار قوی تفاوت­ های قابل توجهی وجود دارد. یادگیری به صورت حرفه ­ای در اکسل نیز مانند یادگیری نرم افزار حسابداری یک حرکت شغلی حسابداری عالی تلقی می­شود. اگرچه باید صبر داشته باشید و هزینه ­هایی پرداخت کنید تا بتوانید از این نردبان بالا بروید.

کاربرد نرم­ افزار اکسل در حسابداری را می­توان به بینش مالی، تجزیه و تحلیل مالی، جمع آوری اعداد و داده­ های غیرعددی اتلاق داد. اکسل با شروع به کار خود در سال ۱۹۸۵، علی­رغم تغییرات گسترده فن­­آوری، همچنان در بسیاری از صنایع به عنوان یک پایه اصلی محسوب می­شود. امروزه برای تجزیه و تحلیل داده ­ها ، مدیریت بودجه، پیش بینی و مدل سازی عملکرد مالی مورد استفاده قرار می­گیرد.

جیمز کواک در پست اخیر در وبلاگ خود، بر ارتباط مداوم اکسل در بخش­ های مالی و بازرگانی تأکید کرده است. کواک می‌نویسد: “اکسل در هر کجای جهان تجارت مشاهده می شود. افراد در شرکت­ ها در پایان روز با استخراج داده­ ها از سیستم‌های پیشرفته و جا به­ جایی آن­ها در صفحه گسترده اکسل، تجزیه و تحلیل مالی انجام می­دهند.

من دیده ام که حسابداران داخلی درآمد حاصل از معاملات را در Excel محاسبه می‌کنند. این یک فرضیه احتمالاً غیرقابل آزمایش است؛ زیرا اگر تعدادی از واحدهای خروجی نرم افزار را اندازه بگیرید، خواهید دید که اکسل پرکاربردترین برنامه در دنیای تجارت است. “

کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری را می توان به توانایی در تجزیه و تحلیل کیفی داده ­ها نیز مثال زد. این ویژگی بخشی از دلایل ارزشمندی آن در صنعت حسابداری و مالی است. این برنامه به شما امکان می­دهد حجم بالایی از داده را بر روی توده­ای از  داده­ های دیگر وارد و تفسیر کنید. همچنین می توانید اعداد، آمار و ارقام را دستکاری کنید.

با کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری بیشتر آشنا شویم

اکسل ابزار اصلی اکثر شرکت­ های حسابداری است که برای پیش­ بینی و تسهیل رشد شرکت و همچنین کمک به تصمیم­ گیرندگان در تعیین نیاز سیستم و تغییراتی که باید اعمال شود مورد استفاده قرار می گیرد.

حتی اگر از اکسل متنفر باشید، یکی از آن سیستم عامل هایی است که نمی توانید در دنیای حسابداری از آن اجتناب کنید و آن را نادیده بگیرید. انتظار می رود تحلیلگران، مدیران و حتی مدیران حسابداری بر اکسل تسلط داشته باشند و بتوانند با حداکثر کارایی از آن استفاده کنند. در حسابداری باید یاد بگیرید که اکسل را دوست داشته باشید و یا حداقل از آن به درستی استفاده کنید.

همان­طور که در بالا نیز اشاره شد؛ کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری را می توان به پشتیبانی از عملکردهای حسابداری مانند بودجه­ بندی، تهیه صورت ­های مالی و ایجاد ترازنامه همراه با عملکرد صفحه گسترده و توابع بسیاری برای انجام محاسبات پیچیده ریاضی اشاره کرد.

این برنامه همچنین از بسیاری از موارد الحاقی برای فعالیت­ هایی مانند مدل سازی و پیش­بینی مالی پشتیبانی می کند و به طور یکپارچه با داده ­های خارجی ادغام می­شود تا به شما امکان وارد کردن و یا صدور اطلاعات بانکی و داده های مالی را بدهد.

همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

بودجه­ بندی و بیانیه ها

اکسل الگوهایی برای ایجاد بودجه، صورت جریان­ های نقدی و صورت سود و زیان، که از اساسی­ ترین اسناد مورد استفاده در حسابداری است ارائه می­دهد. علاوه بر این، می توانید بودجه ­بندی و الگوهای بیانیه پیچیده­ تری را از وب سایت Office بارگیری کنید یا از فروشندگان شخص ثالث الگوهای تخصصی خریداری کرده و آن­ها را در برنامه نصب کنید.

در صورت نیاز به ایجاد بودجه­ های پیچیده یا سفارشی یا صورت­ های مالی، می توانید الگوی موجود را سفارشی کرده و از عناصر آن استفاده مجدد داشته باشید و یا با استفاده از قابلیت تعبیه شده در Excel، یک الگو را از ابتدا ایجاد کنید.

صفحات گسترده

انجام محاسبات خطی یک وظیفه اساسی و کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری است. صفحات گسترده اکسل به گونه ­ای طراحی شده­ که حاوی داده­ هایی در قالب جدول است که هم از محاسبات درون­ خطی و هم از جمع­ بندی پشتیبانی می­کند و جایگزین (نیاز به) نوار چسب و ماشین­ حساب­ های ویژه حسابداری می شود.

داده­ های صفحه گسترده قابل استفاده مجدد بوده و ذخیره می­شوند. همچنین باعث انعطاف ­پذیری اکسل نسبت به یک حسابگر حسابداری برای انجام محاسبات و جمع ­بندی ­های ساده می شود. علاوه بر این می توانید نمودارهایی را از داده ­های صفحه گسترده ایجاد کنید. همچنین می توانید از داد ه­های الحاقی برای استخراج داده ­ها و ایجاد مدل­ها و پیش­ بینی­ های مالی استفاده کنید.

داده ­های خارجی

می توانید داده­ ها را از منابع مختلف داده به Excel وارد کنید. این امر به ویژه برای حسابداری بسیار مفید است زیرا شما می توانید داده­ های فروش، داده­ های بانکی و فاکتورها را از بسیاری از منابع به یک صفحه کار اصلی برای پشتیبانی از فعالیت­ های حسابداری خود بکشید. قبل از وارد کردن­، داده­ ها می توانند در پایگاه­ های داده و قالب­ های مختلف ذخیره شوند و به شما امکان می­دهد بدون نیاز به ورود اطلاعات اضافی، از داده ­های بسیاری از مناطق مختلف کسب و کار خود دسترسی داشته باشید.

کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری با ادغام نرم افزارهای دیگر

اکسل با بسیاری از برنامه های محبوب نرم افزار مالی ادغام می شود. به عنوان مثال می توانید از نرم­افزارهایی استفاده کنید تا صفحات گسترده اکسل را بر روی داده های حسابداری خود ترسیم کنید و بتوانید عملیات داده و فشار را از اکسل و بسته حسابداری خود در صورت تقاضا انجام دهید.

در ادامه قصد داریم تا با لیستی از کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری آشنا شوید تا بتوانید تصمیم درستی با توجه به حجم کاری حسابداری و مالی، نوع و اندازه شرکت و داده ­ها بگیرید تا برنامه­ های مالی خود را به بهترین شیوه سازماندهی کنید.

انواع کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

• لیست کردن رویدادهای مالی به­ صورت فایل‌های جداگانه
• طبقه‌بندی و مرتب کردن داده‌ها با عناوین دلخواه
• تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد
• تنظیم جداولی مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و غیره.
• استفاده از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی بصورت پیش فرض در آن­ها تعریف شده است.
• کنترل انبار و شمارش موجودی کالا
• تنظیم صورت مغایرتهای بانکی
• تنظیم کاربرگ‌های مهم حسابرسی
• انجام محاسبات شخصی مثل محاسبه‌ ماهیانه‌ شارژ شرکت، ساختمان مسکونی وغیره
• ایجاد نرم‌افزارهای متنوع جهت گزارش گیری
• ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی و مقایسه‌ای مانند پیگیری فروش به صورت ماهانه برای هر مشتری
• محاسبه‌ هزینه‌ها و نحوه‌ تخصیص آن‌ها
• گزارش وضعیت پیشرفت پروژه، منابع و غیره.
• ایجاد نمودارها و گراف­ها بر اساس داده‌ها

برنامه اکسل چیست؟

اکسل نرم افزار صفحه گسترده و یا نرم‌افزاری در نظر گرفته می‌شود که برای جمع آوری و مرتب سازی اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین عمل پردازش اطلاعات نیز از طریق آن قابل انجام است. اطلاعات موجود و مورد استفاده در این نرم افزار می‌تواند به صورت‌های مختلف از جمله متن، اعداد، تاریخ و دیگر موارد باشد. نرم افزار اکسل اطلاعات مورد نظر شما را به صورت جدولی ذخیره می‌کند. همچنین می‌توانید آن‌ها را به صورت نمودارهایی برای پردازش و ارزیابی کار درآورید. شما می‌توانید با کمک نرم افزار اکسل فهرستی از مشتریان، سفارشات، خرید و فروش‌های‌تان داشته و همچنین دسترسی سریعی به تاریخ خرید و مبلغ آن  داشته باشید. 

از طرف دیگر می‌توانید فهرستی از هزینه‌های انجام شده در طول یک ماه فراهم آورید. یا در آن اطلاعات شخصی کارکنان، کارمندان و یا حتی دانش آموزان خود را وارد کنید. همانطور که می‌بینید برنامه اکسل در بخش‌های مختلفی کاربرد دارد. همچنین باعث سازماندهی و پردازش اطلاعات مختلف خواهد شد. از این رو کار با این نرم افزار مفید در نظر گرفته می شود. همچنین بررسی اطلاعات را در سرعت کمتر و با راحتی بیشتر ممکن می‌سازد. در این مقاله ما به کاربرد اکسل در حسابداری خواهیم پرداخت. اما در نظر داشته باشید که این نرم افزار در حرفه‌های و بخش‌های دیگر نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

 انجام امور حسابداری با استفاده از برنامه اکسل

به طور کلی حسابداری را می‌توان به عنوان یک سیستم هوشمند در نظر گرفت. در این حرفه فرایندهای مرتبط با امور مالی یک شرکت انجام می‌شود. این فرایند شامل موارد مختلفی از جمله جمع‌آوری، طبقه‌بندی، محاسبات هزینه‌ها، مدیریت هزینه ها و… است. حسابداری مزیت‌های متفاوتی دارد. از جمله این که به افراد کمک می‌کند تا بتوانند درآمد و مخارج خود را محاسبه کنند. این موضوع می‌تواند تاثیرات چشمگیری روی روند شرکت‌های کوچک و بزرگ اعمال کند. به همین دلیل است که امروز تمامی شرکتها در اقصی نقاط کشور دارای یک حسابدار ماهر هستند. تا امور مالی شرکت را به بهترین نحو ممکن حسابرسی کنند. امروزه برای سهولت در انجام این کار از نرم افزارهای مختلفی از جمله نرم افزار اکسل بهره می‌برند. این نرم افزار کاربرد ویژه‌ای در حسابداری دارد. همچنین حسابرسی امور را به سادگی انجام می‌دهد. 

شاید با خود فکر کنید که چرا از برنامه اکسل برای انجام امور حسابداری استفاده می‌کند؟ جواب این است که نرم افزار اکسل محیطی ساده و قابل فهم دارد. همچنین امکانات بسیار زیادی را برای افراد فراهم می‌آورد. می‌توان اینطور گفت که کار با نرم افزار اکسل بسیار راحت است. از این رو تمامی افراد می‌توانند با کسب تجربه و مهارت‌های ابتدایی از این برنامه استفاده کنند. از طرف دیگر این نرم افزار از کتابخانه‌ای غنی از توابع مالی و محاسباتی بهره‌مند است. این موضوع نیز باعث سهولت در استفاده از این نرم افزار می‌شود.

کاربرد اکسل در حسابداری

قطعاً تاکنون در رابطه با کاربرد اکسل در شرکت‌‌‌ها مطالب متعددی را دیده، شنیده و یا خوانده‌اید. در این بخش از مقاله قصد داریم به کاربرد اکسل در حسابداری بپردازیم. از کاربردها و مزیت های اکسل در حسابداری این است که شما می‌توانید فایل‌های جداگانه را لیست کنید. درون این فایل‌ها رویدادهای مالی هر شرکت به طور کاملا واضح و دقیق قرار داده شده است. از طرف دیگر داده‌ها به عناوین دلخواه طبقه‌بندی می‌شوند. از این رو کار را بسیار راحت‌تر می‌کنند. از دیگر کاربرد اکسل در حسابداری این است که شما می‌توانید با استفاده از این نرم افزار انواع گزارشات مالی مانند سود و زیان، جریان وجه نقد، ترازنامه و… را تنظیم و جمع‌آوری کنید. 

در نرم افزار اکسل حسابداری ساده فرمول‌های مهمی به صورت پیش فرض قرار داده شده است که این موضوع به عنوان کاربرد نرم افزار اکسل در محاسبات فنی در نظر گرفته می‌شود. دسترسی سریع به انبار و موجودی کالا و کنترل آن‌ها و همچنین تنظیم صورت مغایرت بانکی از دیگر کاربردهای این نرم افزار در حسابداری لحاظ می‌شود. علاوه‌بر امور حسابرسی شما می‌توانید در این نرم افزار نمودارهایی را طراحی سازید که نشان دهنده رشد سود و یا ضرر شرکت مورد نظرتان در نظر گرفته شوند. این نمودارها برای ارزیابی کار شرکت بسیار مفید واقع می‌شوند. همچنین تاثیر بسیار زیادی روی تصمیم‌گیری‌ها اعمال می‌سازند.

ضرورت یادگیری حسابداری در اکسل

امروزه داشتن علم کافی در رابطه با اکسل و نحوه حسابرسی توسط آن برای حسابداران بسیار ضروری و مهم در نظر گرفته می‌شود. از این رو تمامی حسابداران برای آن که بتوانند جذب شرکتی شوند و یا بتوانند به کسب درآمد اقدام کنند، باید با این نرم افزار آشنایی کافی و کامل داشته باشند. همچنین هر چند وقت یک بار اطلاعات خود را به روز کنند تا بتوانند از تمامی قابلیت‌های نرم افزار اکسل بهره‌مند شوند. اکسل این قابلیت را در اختیار افراد قرار داده است که بتوانند به راحتی به حسابرسی شرکت‌های مختلف بپردازند. از این رو در صورتی که از علم استفاده از این برنامه محروم باشید، کار برای‌تان بسیار سخت و دشوار خواهد شد. از این رو توصیه می کنیم حتما از دوره ها و فیلم های آموزشی که آموزش صفر تا صد اکسل در حسابداری را آموزش می دهند، بهره‌مند شوید تا خود را در امور حسابداری افزایش دهید. 

به طور کلی امور مالی و حسابرسی هر شرکت به عنوان قلب شرکت در نظر گرفته می‌شود. از طرف دیگر نرم افزار اکسل ابزار بسیار مفید و مهمی برای انجام امور مالی در نظر گرفته می‌شود. متخصصان امور مالی و حسابداری می‌توانند از طریق کاربرد اکسل در حسابداری به تهیه انواع گزارشات، تجزیه تحلیل داده‌ها و همچنین فراهم آوردن استراتژی‌های مالی اقدام کنند.

اکسل محیطی بسیار ساده دارد؛ از این رو تمامی افراد می‌توانند کم و بیش از این برنامه استفاده کنند. اما برای این که به عنوان یک فرد حرفه‌ای در این زمینه در نظر گرفته شوید، باید دوره‌های آموزشی مرتبط را طی کنید تا از تمامی قابلیت‌های موجود در این نرم‌افزار اطلاعات کافی و لازم را کسب کرده و کار خود را در زمان کمتر و با راحتی بیشتری انجام دهید. 

جمع بندی

سوابق حسابداری و مالی، مرکز و به اصطلاح قلب هر کسب­ و­کاری است. اکسل ابزاری مهم است که می­تواند به متخصصان امور مالی و حسابداری در ایجاد گزارش، تجزیه و تحلیل داده ­ها و تهیه استراتژی­ های مالی کمک کند.

اگرچه ممکن است شما دانش اولیه ­ای در اکسل داشته باشید؛ اما برای آگاهی از کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری این اطلاعات اولیه کافی نیست. با مطالعه این کاربردها، فراگیری و به­ کارگیری آن­ها می توانید به راحتی امور مالی شرکت را سازماندهی کنید. همچنین گزارشات مهمی را برای مدیر شرکت یا کسب ­وکار ارائه دهید.

بیشتر بخوانید:

کاربرد حوزه‌های مالی و شعب در نرم‌افزار حسابداری

کاربرد حوزه‌های مالی و شعب در نرم‌افزار حسابداری

وب سرویس چیست و چگونه به یک پارچه سازی کمک میکند ؟

نگاهی به روند تکامل نرم افزار های مالی

راهکارهای خرید نرم افزار حسابداری

نویسنده: احسان مهدیزاده