صرفه جویی در هزینه های شرکت با این ۱۴ راهکار
هزینه به معنای همه هزینه ها از جمله هزینه استهلاک اثاثیه، حقوق کارمندا و حق آب و گاز است و با هزینه‌ای که برای تولید محصولات مصرف میشود متفاوت است. زیرا مبالغی که برای تولید محصول استفاده میشود هزینه تولید نام دارد.
هرچه میزان هزینه یک شرکت از میزان سود آن شرکت بیشتر باشد موجب زیان در آن شرکت خواهد و هرچه میزان هزینه کمتر از مقدار سود باشد موجب افزایش سرمایه می‌گردد. گاهی پیش بینی ها در مورد هزینه های یک شرکت درست از آب در نمی‌آید به همین دلیل لازم است که در هزینه ها صرفه‌جویی کنیم تا موجب ایجاد زیان در شرکت نشود.
پیش از آن که شروع به کاهش هزینه کنید در صورتی که دچار بحران مالی شده‌اید، ابتدا عمق و میزان بحران را بسنجید و بررسی کنید که آیا این مشکل کوتاه مدت یا بلند مدت است؟ و میزان این کسری بودجه چقدر است؟ در ادامه مقاله به توضیح راه حل‌های مختلف در جهت صرفه جویی در هزینه‌های شرکت می‌پردازیم.
- کاهش هزینه ها از طریق مدیریت صحیح نیرو
برای این که به کاهش هزینه ها به شیوه مدیریت صحیح نیرو عمل کنید باید به‌دنبال مبادله خدمات باشید. به این صورت که از مشتریان خود بخواهید در ازای خدمات دریافت شده کاری برای سازمان شما انجام دهند. این موضوع میتواند بسیار به سازمان شما برای کاهش هزینه کمک کند.
برای این که بدانید چه ارزش هایی قابل مبادله هستند از کارکنان خود مشورت بگیرید و لیستی از ارزش‌های به دست آمده را در تارنمایی سازمان تان قرار دهید.
راه کار های کاهش هزینه از طریق مدیریت صحیح نیرو
- کاهش حقوق پرداختی کارکنان
- بازنگری و بازبینی ساختار شغلی سازمان
- کاهش مزایای شغلی
- کاهش هزینه های هیئت مدیره
- هم ترازی پروژه ها و خدمات هم تراز با اهداف مالی شرکت
- اشتراک گذاری نیروی انسانی
- بهینه‌سازی سرویس رفت و برگشت پرسنل
- کاهش هزینه مهمان ها و بازدیدکنندگان
- کاهش هزینه مشاوره تخصصی
- مدیریت خرج پرسنل و کارشناسان
- تقویت و افزایش روحیه کار پرسنل
- آموزش بیشتر نیروها و ایجاد نیروی متخصص
- کاهش سفرهای اضافی و کاهش هزینه زائد سفرها
- کاهش هزینه با استفاده از دورکاری
- استفاده از کارآموز جهت کاهش هزینه پرسنل
- با کارکنان‌تان در ارتباط باشید وروحیه کارکنان‌تان را حفظ کنید
- نسبت به مشکل ایجاد شده دید بلند مدت داشته باشید
برای مواجه با بحران به وجود آمده در سازمان‌تان یک تیم مدیریت بحران تشکیل دهید. اعضای این تیم مدیریت بحران باید متشکل از کارکنان و اعضای هیت مدیره سازمان باشد. استفاده از این افراد در مواجه با بحران به انتخاب درست راهکار کمک خواهد کرد.
پس از آن با بررسی میزان نقدینگی برای طرح هایی با بهترین حالت و بدترین حالت ممکن ایجاد کنید. در اقدامات خود بازه های زمانی را در نظر بگیرید زیرا بیشترین واکنش مدیران در زمان مواجه با کسری بودجه استفاده از تصمیمات نسنجیده و کوتاه مدت است و این کار اشتباه است در نهایت شما باید عواقب بلند مدت تصمیمات کوتاه مدت خود را در نظر بگیرید.
راهکار جلوگیری از این مشکل این است که کمی از مشکل ایجاد شده فاصله بگیرید و با بررسی بلند مدت مشکل از واکنش های آنی جلوگیری کنید. پس از بررسی مشکل بودجه تقاضایی خود برای رفع مشکل را بررسی کنید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید تخصیص این بودجه را در دستور کارهای خود قرار دهید.
- رعایت سلامت مالی و اوضاع اقصادی سازمان
با استفاده از نظارت و محافظت از دارایی های سازمان از اختلاس و کلاه‌برداری جلوگیری کنید. مدیرانی که دارای هوش مالی هستند میدانند که نظارت داخلی سازمان بسیار مهم و حیاتی است و میتواند از بسیاری از دزدی ها و رسوایی ها جلوگیری کند.
برخی از راه های افزایش سلامت مالی سازمان
- تشکیل گروه برای هر نوع خرید سازمان
- تخفیف گرفتن از تامین‌کنندگان سازمان
- سرعت خرج کردن پول ها را کاهش دهید و برای پرداخت اقساطی با تامین‌کنندگان خود توافق کنید.
- برای خریدهای بلاتر از یک مبلغ مشخص مکانیزم مشخصی قرار دهید
- افزایش سرعت وصول هزینه های سازمان
- تمدید بدهی های با بهره کم
- پیدا کردن یک اسپانسر برای کاهش برخی از هزینه های سازمان
- ایجاد سازمان‌دهی در خرید اقلام پرمصرف سازمان
- پیدا کردن سرمایه‌گذاران متنوع برای ایجاد حمایت مالی
- کاهش هزینه ساختمان ها و دفاترکار
برای کاهش هزینه های سازمان اگر دفتر کار اجاره‌ای دارید بررسی کنید آیا امکان تخفیف گرفتن در اجاره وجود دارد یا خیر؟ زیرا بیشتر صاحبان املاک مایل هستند که برای تمدید قرار داد به شما تخفیف بدهند تا به دنبال اجاره دادن مجدد ملک‌شان باشند.
همچنین به بررسی این موضوع بپردازید که اگر فضای اضافه ای در دفتر کارتان وجود دارد آن را اجاره دهید حتی با بررسی همه جوانب میتوانید سازمان‌تان را به جای ارزان‌تری انتقال دهید.
راهکارهای کاهش هزینه دفاتر و ساختمان های سازمان
- کاهش هزینه ها از طریق استفاده از دفتر کار اشتراکی
- استفاده از یک دفتر کوچک‌تر
- هزینه های تعمیر و نگهداری از ساختمان را کاهش دهید
- از منابع و امکانات بخش های مختلف سازمان به صورت اشتراکی استفاده کنید
- استفاده از مکان هایی با اجاره کمتر
- اجاره دادن فضای اضافی از محیط کار سازمان‌تان
- به حداقل رساندن مسافت طی شده ماشین‌آلات و استقرار درست ساختمان ها
- کاهش هزینه لوازم اداری، ماشین آلات و تجهیزات
راه های زیادی از این طریق برای کاهش آموزش ها
راهکارهای کاهش هزینه لوازم اداری و تجهیزات
- خرید وسایل نقلیه و تعمیر و نگهداری درست آن به جای استفاده مکرر از موسسات حمل‌ونقل
- سعی کنید از طریق خرید اجناس دست دوم و چانه زدن قیمت را کاهش دهید
- اجاره تجهیزات و امکاناتی که به صورت موقت به آنها نیاز دارید
- به استفاده از سیستم های بدون کاغذ روی بیاورید و کاغذ را از سازمان‌تان حذف کنید
- کاهش هزینه ها با استفاده از خطوط تلفن مجازی به جای استفاده از خط تلفن سنتی
- خرید نرم افزارهایی که واقعاٌ به آن نیاز دارید مانند نرم افزار مالی و هزینه برای ارتقای آن به جای هزینه برای نرم افزارهایی که کاربردی در سازمان ندارند
- کاهش هزینه ها از طریق خرید تجهیزات مرمت شده
- در انتها بر مصرف درست مواد اولیه و مواد مصرفی نظارت کنید
- کاهش هزینه تبلیغات و بازاریابی
خبرنامه و بروشورها را از سازمان‌تان حذف کنید و به سمت چاپ الکترونیکی بروید. فقط برای جمع آوری کمک مالی یا در راستای اهداف سازمان به بازاریابی بپردازید. میتوانید با ارتباط با سازمانی که محصول یا خدماتی مکمل با محصول و خدمات شما ارئه میدهند به صورت اشتراکی بازاریابی کنید.
راهکارهای کاهش هزینه تبلیغات و بازاریابی
- بازاریابی و تبلیغات خود را بر مشتریان موجود در سازمان‌تان متمرکز کنید
- سرمایه گذاری بروی مشتریان وفادار سازمان
- استفاده از آگهی های محلی برای شهرهای کوچک‌تر
- اتوماتیک و آنلاین کردن فعالیت ها تا حد امکان
تا حد ممکن فعالیت ها و فرایندهای سازمان‌تان را اتوماتیک یا حتی نیمه اتوماتیک کنید زیرا استفاده از تجهیزات بسیار به صرفه‌تر از انجام دستی کار است. استفاده از فناورهای آنلاین مانند پرداخت آنلاین و مخابرات امکاناتی را برای سازمان ها به وجود آورده است که تا چند سال پیش وجود نداشتند.
راهکارهایی برای اتوماتیک کردن فعالیت های سازمان
- استفاده از اینترنت به عنوان یک پنجره متفاوت از سرمایه گذاری
- شروع فروش آنلاین در سازمان و کاهش هزینه ها از این طریق
- شناسایی وب سایت های موفق و ایجاد ارتباط موثر با آنان
- استفاده از بازاریابی آنلاین و اینترنتی
- هزینه های مربوط به تولید از جمله هزینه انبار و تامین مواد اولیه را کاهش دهید
خودتان به تنهایی به دنبال تمام نیازمندی های شرکت‌تان نباشید در حوزه کاری خود پیمانکاران و تامین‌کنندگان خوش نام را پیدا کنید و خدمات مرتبط با هم را به یک پیمانکار یا تامین‌کننده بسپارید و از این تامین‌کنندگان در سازمان خود استفاده کنید.
راهکارهای پیشنهادی برای کاهش هزینه های مربوط به تولید
- هنگام انبارکردن مواد لیستی تهیه کنید تا بررسی کنید که آیا قیمت اقلام راکد یا بدون ارزش است؟ تا اجناسی که ارزش ندارند را به فروش برسانید و از هزینه های انبار ، نگهداری و آسیب دیدگی احتمالی آن جلوگیری کنید.
- هزینه برای تامین مواد اولیه از هزینه های قابل توجه در هر سازمانی است. بهبود روابط با تامین کنندگان حتما به نفع سازمان خواهد بود. بهتر است که همه سازمان ها از شیوه مدیریت زنجیره تامین استفاده کنند.
- بهبود دائم و مستمر فرایندها
برای آن که مانند یک واحد تجاری همواره در صحنه رقابت باقی بمانید. باید به صورت مستمر کیفیت محصولات و خدمات سازمان را بهبود ببخشید.
بیشترین هزینه های که درسازمان از آن چشم پوشی میشود مربوط به انجام دوباره برخی کارها و فعالیت ها است. برای جلوگیری از این دوباره کاری همواره برای سازمان مهندسی مجدد انجام دهید.
- مدیریت موجودی های سازمان از جمله مواد اولیه، کالاهای در جریان ساخت، قطعات و کالاهای ساخته شده
برای کاهش هزینه های بی‌دلیل لازم است تا تولید زمانی صورت گیرد که تقاضا برای آن وجود دارد زیرا ساخت محصول بدون خریدار چیزی جز زیان به همراه ندارد.
- کاهش ضایعات منابع که باعث افزایش سوده خواهد شد
افزایش ضایعات سبب افزایش هزینه خواهد شد برای جلوگیری از ضایعات مدیران سازمان باید علل ضایعات را شناسایی کنند و با ارائه راهکارهای درست آن را از بین ببرند. از بین بردن ضایعات در نهایت منجر به تولید ناب و موثر خواهد شد.
- استفاده از استراتژی کاهش هزینه با استفاده از سیستم های هزینه یاب (َABM)
برای ایجاد یک سیستم هزینه باید توجه کنید که هزینه تولید خدمات بر حسب فعالیت هایی که برای تولید انجام میشود اندازه گیری خواهد شد زیرا این فعالیت ها هستند که هزینه را به وجود می‌آورند بر خلاف نظریه هایی قدیمی که تولیدات را باعث ایجاد هزینه میدانستند.
راهکارهای استفاده از استراتژی کاهش هزینه
- توجه به چرخه عمر محصولات و هزینه های این دوره
برای آن که شرکت موفقی در عرصه کسب و کار خود باشید باید همه هزینه های چرخه عمر محصول را در نظر بگیرید حتی هزینه های قبل و بعد از ساخت محصول زیرا توجه به این هزینه های تفاوت عمده‌ای در هزینه شرکت ایجاد خواهد کرد.
- مدیریت هزینه ها بر مبنای (ABN)
پیدا کردن فعالیت هایی که هیچ سود و فایده‌ای برای سازمان ندارند کار بسیار مهمی برای هر سازمان است. زیرا کاهش کارایی ناشی از انجام فعالیت هایی است که ارزش افزودهای ایجاد نمی‌کنند در نتیجه تنها باید به فعالیت هایی پرداخت که ارزش افزوده برای سازمان ایجاد خواهند کرد.
- الگو برداری از بهترین شرکت ها
الگو برداری از رفتار شرکت های موفق در امر کاهش هزینه امری عاقلانه به منظور پیشرفت و پیشی گرفتن در همان زمینه است.
- استفاده از سیستم های هزینه یاب برای کاهش هزینه های سازمان
استفاده از سیستم های هزینه یاب به مدیران سازمان کمک میکند که برنامه ریزی دقیق و درستی برای هزینه های شرکت داشته باشند.
- کاهش هزینه های مربوط به انرژی و جلوگیری از اتلاف انرژی
معمولاٌ انرژی یکی از موارد هزینه‌بر برای شرکت هاّ است و با کاهش هزینه انرژی و استفاده درست از آن میتواند به کاهش هزینه های سازمان کمک زیادی کرد.
- صرفه‌جویی در هزینه ثابت و مقیاس بزرگ
هزینه های ثابت یکی از عمده هزینه های هر سازمان هستند که با کاهش حتی جزیئ این هزینه ها هزینه‌های تمام شده برای هر محصول کمتر خواهد شد و این در مقیاس بزرگ باعث صرفه‌جویی بالایی در منابع خواهد شد.
- تشکیل کمیته‌ای راهبردی که به بررسی هزینه های سازمان در همه حوزه ها بپردازد
- اصلاح نگرش مدیران و کارکنان و ایجاد تفکر مثبت نسبت به کاهش هزینه ها
- استفاده از تکنیک شش سیگما برای جلوگیری از هزینه های اضافی در سازمان
- ارتقای تطابق محصول زیرا با ارتقای تطابق محصول هزینه های محصول کاهش مییابد.
- اجازه کار در منزل به کارمندان سازمان
با اجازه دادان به کارمندان برای این که یک بار در هفته کار دفتر را در خانه انجام دهند باعث ایجاد انگیزه در کارمندان و کاهش هزینه خواهد شد. استفاده از این روش جدید و نوین برای کاهش هزینه های سازمان به سلیقه و خلاقیت شما بستگی دارد.
- کاهش هزینه های سازمان با استفاده کردن از تبلیغات کلامی
تبلیغات کلامی که با نام تبلیغات ویروسی در دنیای امروز کاربرد بسیار بالایی پیدا کرده است در کاهش هزینه های سازمان به شما کمک خواهد کرد. برای آن که در دنیای امروز به موفقیت برسید لازم است تا از روش های سنتی نیز در کسب و کار مدرن خود استفاده کنید و با ادغام این روش ها موفقیت را برای سازمان خود به ارمغان بیاورید.
در استفاده از این روش میتوانید به معرفان خود درصدی تخفیف اختصاص دهید اما به دلیل بازدهی بالای این شیوه تبلیغات، این هزینه بسیار سودآور خواهد یود.
- استخدام کارمندان به صورت موقت
استفاده از قراردادهای دائم برای کارمندان علاوه‌بر هزینه هایی که برای شرکت به دنبال دارد میتواند باعث کاهش کارایی شرکت شود.
ممکن است موقعیت کاری برای شرکت به وجود بیاید و کارمندان سازمان شما در آن موضوع خاص تخصصی نداشته باشند، شما میتوانید با استخدام موقت افرادی در زمینه مورد نیاز برای مدت مورد نیاز و منقضی کردن قرارداد پس از این زمان مشخص به کاهش هزینه های سازمان کمک کنید.
- واگذاری فعالیت هایی که در تخصص شما نیست به شرکت های دیگر
قطعا هر سازمانی دارای نقاط ضعف و قوت است. توجه داشته باشید که شناخت نقاط ضعف و قوت خود میتوانید کارهایی که در نقاط ضعف شما قرار دارند را به شرکت های دیگر واگذار کنید. با استفاده از این روش میتوانید فعالیت هایی که در نقاط ضعف شما قرار دارد با هزینه کم به متخصصان امر بسپارید.
- از اخراج کردن نیروی ناکار آمد نترسید
درست است که استخدام مجدد نیرو هزینه بر است اما اگر شما زمان و هزینه برای آموزش یکی از کارکنان خود صرف کردید و به نتیجه مورد نظر از لحاظ کارایی نرسیدید و آن شخص مهارت لازم را کسب نکرد از اخراج این کارمند نترسید و آن را با شخص دیگری که مهارت های لازم و مورد نظر شما را دارد تعویض کنید.
سخن پایانی
اتخاذ تصمیمات مبنی بر کاهش هزینه های سیستم همواره باید به دقت و استراتژی صورت گیرد. زیرا در برخی موارد مشاهده شده است که یک تصمیم نادرست و هیجان‌زده برای کاهش هزینه ها به افزایش هزینه در دراز مدت تبدیل شده است.
اما این نکته را به یاد داشته باشید حتی اگر با مبحث کاهش بودجه مواجه نشدید کاهش هزینه های سازمان به سود بیشتر سازمان منجر خواهد شد. پس در هر شرایط و همواره به راه‌های کاهش هزینه های سیستم فکر کنید و مطمئن باشید با مطالعه موارد فوق حتما کاهش هزینه موثری در سازمان خواهید داشت.
