راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب در ارائه گزارشاتی که به ما کمک میکنند تا عملکرد کسب و کار خود را از چندین زاویه تجزیه و تحلیل کنیم از اهمیت ویژهای برخوردار است. یکی از اولویتهای اصلی شما در کسب و کار، مراقبت از پولی است که وارد حرفه خود کرده و با آن کار میکنید. از این جهت، شما به برنامهای نیاز دارید که بتواند کارهای روزانه شما اعم از ثبت پرداخت ها، پیگیری هزینه ها، صورتحساب مشتریان و معاملات و نیز اطلاعاتی را که در مورد سلامت مالی کسب وکارتان میدهد انجام دهد.
نرم افزار حسابداری نه تنها به کاهش خطاهای انسانی در محاسبات کمک میکند بلکه اطلاعاتی را در مورد کسب و کار ارائه میدهد که نمیتوانید آن را به صورت کاغذی تهیه کنید، مانند تولید پیش بینی های فروش برای سه ماهه بعدی یا تعیین اینکه چه اقلامی بیش از اندازه موجود هستند. پس نرم افزار حسابداری میتواند منبع تمامی این اطلاعات باشد. اما از سویی یافتن بهترین نرم افزار حسابداری مطابق با تجارت شما، به دلیل محصولات متنوعی که در بازار هستند و یا برنامه های آنلاین، میتواند یک چالش باشد.
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب باید برخی از اصول حسابداری کسب و کار را درک کرده و محصولات امروزی را ارزیابی نمایید. شما با مطالعه راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب میتوانید آنچه را که متناسب با نیازهای شغلی شما است برگزینید.
سوالاتی که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری باید از خود بپرسید
سوالاتی هستند که در زمان انتخاب یک نرم افزار مالی مناسب می توانید از خود بپرسید و بدین ترتیب بهترین محصول را مطابق با نیازهای شغلی خود انتخاب نمایید:
فروش
- چه چیزی میفروشید؟
- چگونه میفروشید؟ (پلتفرم)
- پرداخت مشتریان در قبال محصولات یا خدمات شما به چه صورت است؟
- به منظور یک فروش موفق، به چه فرآیندها یا زیرساختهایی نیاز دارید؟
هزینهها
- هزینههای حمل و نقل، پشتیبانی مشتری و موجودی شامل چه چیزهایی میشوند؟
- رسیدهای خود را در کجا ذخیره میکنید؟
- چند پیمانکار و کارمند برای شما کار میکنند و باید هزینههای آنان را پرداخت نمایید؟
- برای رسیدگی موثرِ هزینهها به چه فرآیندها یا زیرساختهایی نیاز دارید؟
ارائه گزارشات
- شما به چه گزارشاتی نیاز دارید؟
- نمودار حساب و کتاب و نحوه گزارشدهی شما تا چه حد انعطافپذیر هستند؟
- آیا میتوان گزارشات را بر اساس نیازهای شما سفارشی کرد؟
- آیا به دپارتمان، محل و یا گزارش شغلی نیاز دارید؟
توصیه ما به شما این است که قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، تمامی سوالات زیر را بررسی نمایید. اجزای مالی کسب و کار خود را ترسیم نمایید و در مورد نیازهای شما در هر یک از این زمینه ها تحقیق کنید. سوالات فوق به شما کمک خواهند کرد تا این نیازها را بهتر شناخته و نواحی را برای اتوماسیون احتمالی شناسایی نمایید.
پنج معیار مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری
همانطور که در مطالب بالا اشاره شد نرم افزار حسابداری احتمال خطای انسانی در حسابداری روی کاغذ را به شدت کاهش داده و این امکان را برای شما فراهم میکند تا تنها با فشردن چند کلید به اطلاعات مهمی دسترسی پیدا کنید. در زیر به پنج معیار مهم برای انتخاب نرم افزاری که به بهترین شکل نیازهای شرکت شما را برآورده کند اشاره خواهیم نمود:
- نیازها و مهارتهای حسابداری را در نظر بگیرید.
یکی از مهمترین معیارها در یافتن یک نرم افزار حسابداری مناسب این است که در ابتدا به نحوه عملکرد کسب و کار خود نگاهی بیندازید و سپس انواع مختلف نرم افزارهای موجود در بازار را با دقت بررسی نمایید. برای مثال اگر میانگین درآمد کسب و کار شما سالانه چندین میلیون دلار است، پس نیازهای حسابداری بسیار متفاوتی با شرکتی که کمتر از ۵۰۰۰۰ دلار در سال کسب میکند خواهید داشت.
در مورد محصولات نرم افزار حسابداری، از جمله مواردی که به طور خاص برای مشاغل کوچک و بزرگ طراحی شدهاند، با گزینه های مختلفی روبرو خواهید بود. همچنین بسته به صنعت خود ممکن است بخواهید از یک نرم افزار تخصصی استفاده نمایید که برای کمک به مشاغل خاص شما طراحی شده است. مثلا، برنامه هایی برای مشاغل بخش تولید، خرده فروشان و رستوران ها و نیز بسیاری از انواع مختلف شرکتهای تجاری.
پس انجام تحقیقات قبل از انتخاب یک گزینه مناسب اهمیت بالایی دارد زیرا نرم افزاری که انتخاب میکنید مستقیما بر نحوه مدیریت درآمد شما تأثیرگذار خواهد بود. البته در نظر گرفتن این نکته نیز مهم است که گرچه نرم افزار حسابداری شرکتی کار حساب و کتاب را آسان میکند اما با این وجود میزان معینی از سوال مالی نیز لازم است. به عبارتی افرادی که میخواهند از این نرم افزار استفاده نمایند باید بدانند که آن قرار است چه کاری انجام دهند.
- به برنامههای ابری (Cloud) نگاهی بیندازید.
با نفوذ محاسبات ابری که تأثیر زیادی در تجارت مدرن دارند، دیگر مهم نیست که از بسیاری برنامه های آنلاین حسابداری چشم پوشی کنید. برنامه های ابری شامل مزایای مختلفی میشوند. با یک اتصال قوی اینترنت، میتوانید از هر مکانی به آنها دسترسی پیدا کنید و برای اجرای آنها دیگر نیازی به خرید مجوزهای نرم افزار یا سرورها ندارید. سوابق و اطلاعات شما در مرکز دادهها دور از مکان تجاری تجارت شما به صورت ایمن حفظ میشود و شما میتوانید با لپ تاپ یا تلفن هوشمند خود به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
- بودجه را در ذهن داشته باشید
نرم افزارهای حسابداری تجاری متناسب با تمامی بودجه ها موجود است. برنامه های عمومی برای یک پایگاه کاربری گستردهتر ممکن است به صورت رایگان دانلود و یا با قیمتی پایین خریداری شوند. با این حال، هر چه نرم افزار تخصصی تر باشد، هزینه آن نیز افزیش مییابد. پس اگر برای صنعت مورد نظر خود، دنبال ویژگی های خاصی هستید با میخواهید که برای شرکت شما به صورت سفارشی طراحی شود باید هزینه بیشتری را برای آن پرداخت کنید.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری؟
- به افزونه ویژگیهای محصول توجه داشته باشید.
افزونه ها عملکرد فوق العاده ای را برای یک برنامه حسابداری تجاری به ارمغان می آورند. به عنوان مثال، آنها میتواند امکان دسترسی از راه دور به نرم افزار، پذیرش پرداخت های آنلاین و تلفیق نرم افزار حسابداری را با نرم افزار تجارت الکترونیکی برای شما فراهم میآورند. همچنین افزونه هایی وجود دارند که نرم افزار حسابداری را با نرم افزار مالیاتی سازگار میکنند.
- با کمک حسابدار شرکت اقدام به خرید نرم افزار حسابداری نمایید.
حسابدار شرکت در تصمیم گیری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب در بهترین موقعیت قرار داشته و میتواند بهترین نظر را در مورد اینکه کدام برنامه برای شرکت شما موثرتر است ارائه دهد. او همچنین میتواند در اجرای نرم افزار به شما کمک کند.
به یاد داشته باشید هر کدام از نرم افزارهای حسابداری را که انتخاب کردید قرار نیست تمام عمر به آن متعهد باشید، زیرا ا نرم افزارهای کارآمدی با توجه به شرایط و نیازهای کسب و کار روی کار آمده و می توانند به بهترین شیوه امور حسابداری را مدیریت کنند.
دلیل تغییر نرم افزار حسابداری
آیا شما هم اکنون نرم افزار حسابداری دارید اما میخواهید آن را تغییر دهید؟ تعویض نرم افزار قطعا کار سختی است اما اگر این امر برای موفقیت طولانی مدت کسب و کار شما لازم است پس ارزش انجام آن را دارد. راهنمای انتخاب نرم افزار مناسب که در بالا ذکر شد می تواند در این تصمیم گیری به شما کمک کند.
علاوه بر این باید به یک سری سوالات نیز پاسخ دهید؛ مثلا اینکه انتظار دارید در عرض چند سال دیگر، تجارت شما در چه جایگاهی باشد؟ یا اینکه انتظار دارید تیم بزرگتری در شرکت تشکیل دهید؟
هر اندازه کسب و کار شما رشد کند باید هنگام تغییر نرم افزار حسابداری ملاحظات بیشتری را در نظر داشته باشید. درست است که تغییر نرم افزار حسابداری وقت گیر است اما فرصت خوبی برای پیشرفت هم خواهد بود.
سخن آخر
اکنون که با معیارهای مهم انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب آشنا شدید بهتر است که قبل از خرید نرم افزار، مجددا عوامل تعیین کننده در این مسئله را بررسی نمایید. بهتر است که تجزیه و تحلیل نیازهای خود را در اولویت قرار داده و مطمئن شوید نرم افزاری که انتخاب کرده اید، از ویژگی هایی که مد نظر شما است برخوردار باشد. پس همیشه بهتر است زمان بیشتری را قبل از انتخاب و خرید صرف کنید تا بعدا از گزینه انتخابی خود ناامید نشوید. از اینکه تا پایان این مقاله با فراپیام همراه شدید از شما سپاسگزاریم.
