شاید تا به حال اصطلاح حسابداری معین به گوش‌تان خورده باشد، اما ندانید که این حساب چیست و چه کاربردی در زمینه حسابداری دارد؟ از همین جهت در این مقاله توضیحی را در رابطه با حساب‌های معین در حسابداری و معرفی نرم‌افزار مربوط به این نوع از حساب خواهیم گفت تا از آن‌ها مطلع شوید و در صورت نیاز از آن استفاده کنید.
دانستن این که حساب معین چیست؟ برای همه افرادی که وارد علم حسابداری شدند، ضروری به نظر می‌رسد. از همین جهت توصیه می‌شود ساده از کنار این مقاله نگذرید و اگر اطلاعات کاملی در رابطه با این موضوع ندارید حتما این متن را مطالعه کنید تا هر آنچه نیاز دارید را متوجه شوید.
حسابداری معین که تحت عنوان subsidiary accounts شناخته می‌شود، یکی از انواع گزارش‌های ریز حساب‌ها محسوب می‌شود که در جهت گزارش دهی درون‌سازمانی آماده و بیان می‌شود. البته شاید این موضوع در ابتدا کمی گنگ و نامفهوم به نظر برسد؛ از همین جهت نیاز است توضیحاتی را در این راستا در اختیارتان قرار دهیم که به طور کامل با این موضوع آشنا شوید.
پیش از هر چیزی باید بدانید که هدف از حسابداری، انجام گزارش‌گیری‌های مالی و به اصطلاح رسیدگی و حسابداری افراد ذینفع است. حال باید متذکر شد که حسابداری ۲ نوع گوناگون دارد، یعنی به دو شکل گزارش‌گیری انجام می‌شود که این دو را می‌توان گزارش درون‌سازمانی و گزارش برون‌سازمانی در نظر گرفت.
هر یک از این انواع حسابداری همان‌طور که از نامشان مشخص است، فعالیتی را در زمینه‌های خاص انجام می‌دهند. برای مثال گزارش درون‌سازمانی به گزارشی گفته می‌شود که درون یک سازمان توسط مدیر و مسئولین مربوط به آن حوزه آماده و ارائه می‌شود. در طرف دیگر گزارش برون‌سازمانی وجود دارد که همانند نامش به گزارش‌هایی مربوط است که بیرون سازمان قرار دارند و جز افراد ذینفع به حساب می‌آیند.
از جمله گزارش‌های برون‌سازمانی می‌توان به امور مربوط به مالیات، سازمان تامین اجتماعی، موسسات مالی اعتباری و همچنین سهامدارانی که از بیرون شروع به فعالیت کردند، اشاره کرد. حال حساب معین چیست و چه نقشی در حسابداری دارد؟
تعریف حسابداری معین (subsidiary accounts)
طبق تعریفاتی که در رابطه با گزارش‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی صورت گرفت، باید متذکر شد که گزارش‌های درون‌سازمانی بیشتر به گزارش‌های جزئی نیاز دارند. از همین جهت حسابداران در بیشتر مواقع و به طور معمول، برای ارائه گزارش به این افراد، یعنی آن‌هایی که درون سازمان فعالیت دارند حساب را در سطح معین ارائه می‌نمایند. البته دقت داشته باشید که خود حساب معین نیز می‌تواند به صورت جزئی‌تر نیز آماده شود که در آن صورت به آن حساب تفصیلی خواهند گفت.
دفتر حسابداری معین چیست؟
دفتر حسابداری معین در واقع همان دفتری به حساب می‌آید که عملیات سازمان و یک شرکت برای این نوع از حسابداری در آن صورت می‌گیرد. در حالت کلی می‌توان گفت این دفتر یک ابزار کمکی به حساب می‌آید که در آن جزئیات یک حساب کلی ثبت و نگهداری می‌شود تا در صورت نیاز به آن دسترسی پیدا شود.
شاید برای شما سوال پیش آید که چرا به چنین دفتری نیاز است که در جواب باید گفت؛ برای مثال شرایطی را تصور کنید که شما یک حساب کل به نام بدهکاران را با کد شماره ۲۰ به ثبت رسانده‌اید. قطعا اگر شما یک حسابدار باسابقه باشید، می‌دانید که یک موسسه در زمان فعالیت خود بدهکاران و بستانکاران بسیاری دارد و از همین جهت باید شرایط آماده شود که به تمام این افراد دسترسی داشته باشید؛ بنابراین دفتر معین مورد استفاده قرار می‌گیرد تا با استفاده از آن بررسی‌های لازم انجام شود.
بررسی و آشنایی بیشتر با حساب معین
در طول نوشتن مقاله به این موضوع اشاره شد که گزارش‌های حسابداری به دو شکل برون‌سازمانی و درون‌سازمانی آماده می‌شوند؛ اما دقت داشته باشید که ما نمی‌توانیم همه حساب‌های سازمان را به شکل درون‌سازمانی بررسی کنیم، پس گاهی اوقات لازم است که از گزارش برون سازمان نیز کمک بگیریم و حسابداری را در رابطه با ذینفعان خارجی انجام دهیم.
این موضوع شاید برای شما کمی گنگ به نظر برسد، اما برای این که درک بهتری پیدا داشته باشید، تصور کنید که مدیر یک سازمان یا شرکت به حسابداران خود بگوید ما کلا چقدر طلبکاریم یا چقدر بدهکاریم؟
قطعا هیچ زمان چنین اتفاقی نخواهد افتاد؛ چرا که با استفاده از گزارش‌های برون‌سازمانی و کلی نمی‌توان از چنین موضوعی مطلع شد. پس نیاز است که گاهی اوقات گزارش‌هایی دقیق به همراه جزئیات انجام شود و به مدیر یک سازمان ارائه گردد. دقت داشته باشید که این همان حساب معین خواهد بود.
با این اوصاف می‌توان نتیجه گرفت که هر دو نوع گزارش یعنی برون‌سازمانی و درون‌سازمانی نیاز و لازم هستند و باید به هر دوی آن‌ها توجه کافی شود. مثال دیگری را در راستای درک بهتر حساب معین برای شما خواهیم گفت. تصور کنید شما تصمیم دارید به یک آموزشگاه بروید و زمانی که با این آموزشگاه تماس می‌گیرید، آن‌ها به شما می‌گویند موسسه جنب مترو توحید واقع شده است.
قطعا شما با چنین آدرسی که بسیار کلی است، نمی‌توانید آموزشگاه مورد نظر خود را به درستی پیدا کنید؛ چرا که به اطلاعات دقیق‌تری نیاز دارید. برای مثال باید نام کوچه، نام خیابان، پلاک، واحد و مسائل جزئی‌تر را نیز بدانید و با استفاده از آن‌ها به مقصد مورد نظر خود برسید.
این دقیقا همان بررسی ریز حساب‌ها یعنی حسابداری معین است. حتی می‌توان آدرس را به واحدهای کوچک‌تر تبدیل کرد. برای مثال مترو توحید حساب کل به حساب می‌آید، نام خیابان حساب معین و نام کوچه، پلاک و واحد حساب تفصیلی هستند؛ یعنی هر چه اطلاعات بیشتری در رابطه با یک موضوع داشته باشید، به سمت حساب تفصیلی نزدیک‌تر خواهید شد.
حسابداری معین در چه زمینه‌هایی کاربرد دارد؟
تا به اینجای مقاله در رابطه با حساب معین تعاریف و توضیحاتی را در اختیارتان قرار دادیم، اما در مورد کاربرد این نوع از حسابداری اطلاعاتی گفته نشده؛ بنابراین در ادامه این موضوع مورد بحث قرار خواهد گرفت.
در رابطه با کاربرد حساب معین باید گفت که هر یک از حسابداری‌های کلی می‌توانند شامل حساب معین نیز شوند. برای مثال تصور کنید که ما ذکر کنیم حسابداری شرکت (نام شرکت) دچار این مشکل است. دقت داشته باشید که ما تا به اینجا در رابطه با حساب یک شرکت به صورت کلی صحبت کردیم و اگر در ادامه نام حساب ذکر شود و اطلاعات جزئی‌تر از آن در اختیارمان قرار گیرد به حساب معین دسترسی پیداکرده‌ایم.
یا برای مثال وقتی میگوییم حساب بانک، دوباره منظور ما کلی بوده است؛ چرا که نام هیچ بانکی برده نشده است. ولی نمی‌دانیم که این بانک ملی، صادرات، ملت، تجارت، پاسارگاد و … است یا خیر؟ حالا اگر متوجه این موضوع شویم، یعنی بدانیم حساب مربوط به کدام بانک است؟
به حساب معین دست پیداکرده‌ایم. پس در حالت کلی و جمع‌بندی می‌توان گفت حساب معین در حسابداری زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شما به اطلاعات جزئی از یک موضوع پی ببرید که این اطلاعات جزئی می‌توانند برای هر زمینه‌ای باشند.
آشنایی با انواع حساب معین
حساب معین که تا به اینجا اطلاعاتی در رابطه با آن در اختیارتان قرار گرفت، انواع گوناگونی دارد. به طور کلی می‌توان انواع این نوع از حساب را به مواردی چون حساب معین دارایی جاری، حساب معین دارایی ثابت، حساب معین دارایی‌های نامشهود و حساب معین بدهی‌ها در نظر گرفت. در ادامه هر یک از این موارد را به صورت کلی‌تر توضیح خواهیم داد تا با آن‌ها آشنا شوید.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟
حساب معین دارایی جاری
حساب معین دارایی جاری خود نیز به دو دسته گوناگون یعنی وجه نقد و یا اموال با قابلیت نقد شوندگی تبدیل می‌شوند. در ادامه برای شما این دست از حساب‌ها را نام خواهیم برد تا از آن‌ها مطلع شوید.
صندوق: وجه نقدی که در شرکت موجود است.
بانک: بانک‌هایی که شرکت شما در آن‌ها برای خود حساب باز کرده است.
پیش پرداخت: به مبلغ و وجهی گفته می‌شود که شما تصمیم دارید در ازای کالا یا خدماتی که تصمیم دارید در آینده دریافت کنید، می‌پردازید. برای مثال می‌توان به پیش فروش یک خودرو، خانه یا هر چیز این شکلی اشاره کرد.
اسناد دریافتی: به چک‌هایی گفته می‌شود که شما از دیگر افراد دریافت کرده‌اید.
کالاهای موجود: به آن دسته از کالاهایی گفته می‌شود که شما در انبار آن‌ها را نگهداری می‌کنید ولی تصمیم به فروش آن‌ها نیز دارید.
حساب معین دارایی ثبات : در هر شرکت، برخی از حساب‌های معین، از نوع دارایی ثابت هستند که در ادامه این دسته از موارد را برای شما ذکر خواهیم کرد.
زمین: به زمینی گفته می‌شود که سند آن به نام مالک شرکت است و به صورت تخصصی به آن شرکت تعلق دارد.
ساختمان: یک شرکت امکان دارد ساختمان‌های گوناگونی داشته باشد که این دست از ساختمان‌های متعلق به شرکت، جزوه حساب‌های معین دارایی ثابت به حساب می‌آیند.
ماشین‌آلات: آن دسته از ماشین‌هایی هستند که در خط تولید یک شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند و به نوعی می‌توان گفت اهداف شرکت را فراهم می‌کنند.
وسایل نقدی: بدون شک مشاهده کرده‌اید که برخی از شرکت‌ها خودروهایی را به صورت اختصاصی در اختیار دارند. این دسته از خودروها و وسایل نقلیه نیز از حساب‌های معین دارایی ثابت یک شرکت به حساب می‌آیند.
حساب معین دارایی‌های نامشهود: علاوه بر حساب‌ها و دارایی‌هایی که قابل دیدن و ثابت کردن هستند، ما یک سری دارایی‌های دیگر نیز داریم که نامشهود هستند؛ یعنی امکان دیدن آن‌ها وجود ندارد و ناملموس به حساب می‌آیند. حال در ادامه برای شما حساب معین این دسته از دارایی‌ها که نامشهود هستند را ذکر خواهیم کرد تا از آن‌ها مطلع شوید.
- حق الاختراع
- نرم‌افزارها
- حق الاکتشاف
- برندها
- سرقفلی
- حق الامتیازها
حساب معین بدهی ها
در رابطه با حساب‌های معین بدهی باید متذکر شد که در ابتدا آن‌ها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شود که این دسته را می‌توان بدهی‌های جاری و بدهی‌های بلندمدت در نظر گرفت.
بدهی‌های جاری در واقع به بدهی‌های گفته می‌شوند که در طول یک سال مالی باید پرداخت شوند؛ یعنی شرایط مانند زمانی به نظر می‌رسد که شرکت یک وام یک سال گرفته است. در حالی که بدهی بلند مدت در نقطه مقابل این موضوع قرار گرفته و اگر پرداخت یک بدهی بیش از یک سال طول بکشد، بدهی بلندمدت به حساب خواهد آمد.
حال توجه داشته باشید که هر یک از دسته‌های اصلی، شامل زیرمجموعه‌هایی نیز هستند. در ادامه ابتدا به زیرمجموعه بدهی‌های جاری اشاره خواهیم کرد تا در ادامه زیر مجموعه بدهی‌های بلند مدت را نیز ذکر کنیم.
حساب های بستانکاران: به بدهی‌هایی گفته می‌شود که شرکت به دیگران باید بپردازد.
ذخایر: آن دسته از بدهی‌هایی به حساب می‌آید که شرکت مبلغ آن‌ها را برآورد می‌سازد؛ مانند مسائلی چون ذخایر مزایای پایان خدمت، ذخیره مالیات و غیره
اسناد پرداختی: به چک‌هایی گفته می‌شود که شرکت نزد دیگران قرار می‌دهد.
پیش دریافت ها: به وجهی گفته می‌شود که یک شرکت از دیگران گرفته است تا به واسطه آن کالا یا خدماتی را دریافت کند.
موارد نام برده شده از جمله زیرمجموعه‌هایی به حساب می‌آیند که برای بدهی‌های جاری در نظر گرفته‌شده‌اند؛ اما در رابطه با بدهی‌های بلند مدت نیز زیرمجموعه‌هایی وجود دارد که می‌توان به وام‌های پرداختی بلند مدت و همچنین اسناد پرداختنی بلند مدت اشاره کرد.
نرم افزار مربوط به حسابداری معین چیست؟
تا به این جا در رابطه با حساب معین اطلاعاتی در اختیارتان قرار گرفت و می‌توان گفت اکنون شما اطلاعاتی را در رابطه با این موضوع دارید، اما برای این که شما بتوانید چنین نوع از حسابداری را انجام دهید، بدون شک به ابزار و وسایل مخصوص نیاز خواهید داشت. به همین جهت باید کار با نرم افزار مالی یا نرم افزار حسابداری شرکتی معین را یاد بگیرید و به استفاده از آن بپردازید.
در رابطه با نرم‌افزارهای مورد نیاز برای حسابداری معین می‌توان گفت که تا به حال نرم‌افزارهای گوناگونی به تولید رسیده و مورد استفاده قرارگرفته‌اند، اما در این میان نرم‌افزار پشتیبانی آنلاین معین دستک بهترین انتخاب بوده است؛ چرا که می‌توانید با استفاده از آن به صورت آنلاین امور مربوط به حسابداری را پشتیبانی کنید. پس دیگر برای شما محدودیت زمانی و محیطی وجود نخواهد داشت.
ویژگی و امکانات در نظر گرفته شده برای نرم افزار حسابداری معین
نرم‌افزارهایی که در راستای حسابداری معین مورد استفاده قرار می‌گیرند، ویژگی و امکانات گوناگونی دارند که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم داشت.
- تولید فرمول برای محصولات
- معرفی کالاهای مصرفی و هزینه‌های سربار
- امکان تولید خودکار در هنگام فروش
- امکان ویرایش و افزودن اطلاعات جدید
- امکان تولید ثابت و متغیر
- امکان تولید اتومات و دستی
جمع بندی
در طول مقاله شما را با حساب معین و انواعی که دارد آشنا کردیم و اکنون شما می‌توانید از این نوع حسابداری متناسب با شرایط و سازمانی که در آن فعالیت دارید، استفاده کنید. در آخر امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده و اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار داده باشد.
