حسابدارای دیجیتال چیست؟

حسابدارای دیجیتال چیست؟

تکنولوژی صنعت امور مالی  را دست خوش تغییرات بسیاری کرده و سبب ابداع حسابداری دیجیتال شده است. در گذشته صاحبان مشاغل باید حسابدارانی استخدام می‌کردند و متحمل هزینه زیاد برای تأمین حقوق آن‌ها، هزینه زمانی به دلیل انجام دستی تمام امور و همچنین خطاهای انسانی می‌شدند.

امروزه حسابداری دیجیتال به صاحبان مشاغل و حسابداران آن‌ها این امکان را داده است، که کارهای را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند و همچنین داده‌ها را با کارایی بیشتری تفسیر و گزارش کنند. به این ترتیب، صاحبان مشاغل می‌توانند روی نقش‌های استراتژیک خود تمرکز کرده و مسائل پیچیده‌ای مانند اطمینان از تأمین و استفاده بهتر پول نقد را مدیریت کنند.

اما سؤال این جا است که حسابداری دیجیتال دقیقاً چیست؟ با ما تا انتهای مقاله همراه باشید تا به این سؤال پاسخ دهیم.

تعریف حسابداری دیجیتال

حسابداری دیجیتال به ایجاد، بازنمایی و انتقال اطلاعات مالی در قالب الکترونیک گفته می‌شود. به جای استفاده از اوراق، کلیه معاملات حسابداری در یک محیط الکترونیکی انجام می‌شوند.

این مفهوم در واقع از نیاز به ایجاد یک سیستم مالیاتی کارآمدتر نشأت گرفته است. حسابداری دیجیتالی در سال ۲۰۰۳ به عنوان پروژه دولت فدرال برای نوسازی اداره مالیات و گمرک شروع شد. سپس صورت حساب الکترونیکی و سیستم حسابداری دیجیتال در سال ۲۰۰۹ ارائه شد.

در سال ۲۰۱۵، سیستم حسابداری دیجیتال مالیات، تأمین اجتماعی و تعهدات کارگری معرفی شد. برای روشن کردن یک تصور غلط، حسابداری دیجیتال نقش یک حسابدار را از بین نمی‌برد یا اهمیت روال‌های حسابداری را سلب نمی‌کند. چنین سیستمی با توان-مندسازی حسابداران، کارایی بیشتری به فعالیت‌های آن‌ها اضافه می‌کند.

معایب حسابداری دیجیتال

با توجه به خدماتی که این سیستم‌های کامپیوتری در اختیار کاربران خود می‌گذارند، می‌توان گفت معایب آن تنها محدود به حملات سایبری می‌شود، که می‌توان آن‌ها را به کمک ضد بدافزارها و آنتی ویروس‌ها جلوی آن‌ها را گرفت.

مزایای حسابداری دیجیتال

در مقابل معایب کمی که حسابداری دیجیتال دارد، مزایای بسیاری برای آن وجود دارد که در ادامه هریک را به تفضیل معرفی می‌کنیم.

دقیق و مقیاس‌پذیر

مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌ افزار مالی این است که، خطا درآن راهی ندارد. ارائه نتایج دقیق و در امان ماندن از خطاها، نرم افزار و خدمات خودکار را به بستری بسیار مطمئن‌تر نسبت به شیوه‌های حسابداری سنتی تبدیل کرده است.

در مقابل، هنگام جمع‌آوری داده‌ها خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر است. دقت بسیار مهم است زیرا کسب و کارها برای تصمیم‌گیری‌های مهم، به داده‌ها اعتماد می‌کنند. تصور کنید بر اساس داده‌های نادرست که باعث شکست کسب و کار می‌شود، یک تصمیم تجاری ضعیف بگیرید. راه‌حل‌های حسابداری دیجیتال به جلوگیری از چنین اتفاقاتی کمک می‌کند.

در کنار دقت، مقیاس‌پذیری نیز از ویژگی‌های مهم است. تصور کنید یک استارت‌آپ یا کسب و کار کوچک، در ابتدای کار نیاز به حسابداری زیادی ندارد و با یک سیستم کوچک نیز می‌تواند امور مالی خود را مدیریت کند.

اما اگر به کسب و کاری موفق و بزرگ تبدیل شود، نیلز است سیستم به‌روزرسانی شود تا داده‌های بیشتری را پشتیبانی کند. این مسئله یکی از مزایای بزرگ حسابداری دیجیتال است. با نرم‌افزارها به راحتی می‌توان این به‌روزرسانی را انجام داد، اما در شیوه سنتی چنین چیزی به سختی و با کمک تیمی بزرگ از حسابداران خبره ممکن است.

دسترسی از راه دور

یکی دیگر از مزایای مهم سیستم حسابداری دیجیتال این است که، به شما امکان دسترسی از راه دور به داده‌های مالی شرکت را می‌دهد. این بدان معناست که حسابداران و صاحبان مشاغل، برای دسترسی به اطلاعات مهم نیازی به حضور در دفتر و یا حمل لپ تاپ خود در همه جا ندارند.

با استفاده از سیستم‌های مبتنی بر ابر، بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری دیجیتال به شما و سایر کارمندان این امکان را می‌دهد، تا از هر مکان و هر زمان برای پیگیری نتایج و داده‌ها به سیستم دسترسی داشته باشید.

همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

این امر به ویژه برای مدیریت جریان نقدی بسیار مفید است. اگر موقعیت جریان نقدی شما ناپایدار باشد، ممکن است به سمت ورشکستگی پیش بروید. جریان نقدینگی مایه حیات شرکت شما است. برای تصمیم‌گیری کارآمد در خصوص جریان‌های نقدی، این سیستم‌ها کمک بزرگی هستند.

با یک سیستم حسابداری مبتنی بر ابر، می‌توانید جریان وجه نقد خود را از راه دور تجزیه و تحلیل کنید و در مورد پرداخت‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و غیره سریع تصمیم بگیرید. با نظارت بر جریان وجوه نقد به صورت آنلاین، می‌توانید رابطه بهتری بین امور مالی تجارت خود ایجاد کنید.

به عبارت دیگر‌، شما باید کنترل بهتری بر ورودی و خروجی سیستم حسابداری خود در پایان ماه، پایان هفته یا حتی پایان یک روز کاری خاص داشته باشید. پس از آن، تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌های مالی باید واضح و مطمئن باشد و مطمئن باشید که پول هنگام سررسید پرداخت‌ها در دسترس خواهد بود.

دسترسی بی‌درنگ به جریان‌های نقدی همچنین شما را در تصمیم‌گیری درباره آینده مالی شرکت، در موقعیت بهتری قرار می‌دهد. به احتمال زیاد پیش بینی‌های دقیق می‌کنید و تصمیمات منطقی بلند مدت می‌گیرید.

راحتی و بهبود سرعت بهره‌وری

سهولت استفاده یکی دیگر از مزایای باورنکردنی استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال است. برخلاف رویه‌های حسابداری دستی، کار با نرم‌افزارهای حسابداری بسیار آسان است و راحتی را برای کاربران فراهم می‌کند.

هدف اساسی حسابداری، ثبت سوابق معاملات تجاری به صورت سالانه، فصلی یا ماهانه و تجزیه و تحلیل این اعداد و داده‌ها برای تصمیم‌گیری در مورد تجارت است. در یک فرآیند حسابداری دستی، یک حسابدار ممکن است مجبور باشد ساعت‌ها یا حتی روزها به جمع‌آوری اطلاعات مربوط به سال گذشته و ایجاد صورت جریان وجوه نقد و سایر صورت‌های مالی بپردازد.

از طرف دیگر، یک قالب دیجیتال به راحتی اجرای تست‌های مختلف مالی خودکار را روی داده‌ها در دسترس شما قرار می‌دهد و به حسابدار اجازه می‌دهد صورت‌های مالی را در عرض چند دقیقه تنظیم کند. افراد حرفه‌ای می‌توانند زمان زیادی را در تدوین و ارائه گزارش‌ها و اعداد تکراری صرفه جویی کنند و در نتیجه پردازش معاملات آنلاین را تسریع کنند.

این امر، با کمک به تصمیم‌گیری بهتر، باعث کارایی بالا و افزایش بهره‌وری می‌شود. با اتوماتیک شدن بسیاری از جریان‌های حسابداری، می‌توانید پرسنل بیشتری را به سایر عملکردهای اساسی مانند توسعه تجارت یا فروش اختصاص دهید. این بدان معنی است که شما باید بتوانید با همان مقدار منابع درآمد بیشتری کسب کنید.

امنیت و چابکی

درحالی که حسابداری سنتی روی کاغذ، نگرانی زیادی از بابت آسیب‌پذیری اسناد ایجاد می‌کرد، حسابداری دیجیتال این نگرانی را افزایش داده است. زمانی ممکن بود کاغذها و دفاتر به دلیل آتش‌سوزی یا سرقت از بین بروند و امروز نگرانی از بابت امنیت سایبری و فضای لازم برای ذخیره‌سازی وجود دارد.

در حسابداری دیجیتال این امکان وجود دارد که به دلیل مشکلات فنی سیستم در یک لحظه حاصل تلاش یک ساله خود را از دست بدهید. سیستم‌های حسابداری مبتنی بر ابر، یک راه‌حل فوق العاده است. این سیستم‌ها با ذخیره‌سازی ابری کار می‌کنند، که چندین مرکز داده برای پشتیبان‌گیری از اطلاعات در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

بسیاری از این سیستم‌ها، برای حفظ امنیت داده‌ها به فناوری SSL متکی هستند، مانند آنچه برای تأمین اطلاعات مالی در بانک‌ها استفاده می‌شود. بنابراین اگر مشکلی رخ دهد، با استفاداه از سیستم حسابداری دیجیتال، باید قادر به پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات خود باشید.

آماده ‌سازی مالیات را تسهیل می‌کند

شیوه‌های دستی حسابداری جمع‌آوری اسناد مربوط به مالیات و آماده شدن برای تشکیل اظهارنامه‌ مالیاتی را بسیار دشوار می‌کند. همچنین پیگیری‌های مالی را دشوار کرده و کنارگذاری وجه برای پرداخت مالیات را سخت می‌کند. آماده نبودن برای تشکیل پرونده مالیاتی با نزدیک شدن مهلت مقرر می‌تواند شما را با مشکل جدی روبرو کند.

اگرچه نمی‌توانید از فشار مالیاتی جلوگیری کنید، اما یک سیستم حسابداری دیجیتال می‌تواند روند آماده‌سازی و تشکیل پرونده را برای شما ساده کند. با یک سیستم ردیابی مالی نیرومند، حسابداری دیجیتال نه تنها به شما کمک می‌کند وجوه مربوط به پرداخت مالیات را به طور فعال تنظیم و جدا کنید، بلکه محاسبات مالیات را نیز ساده می‌کند.

چنین سیستمی از فشارهای روانی ناشی از مالیات نیز می‌کاهد. پیگیری مالی ضعیف مخصوص روش‌های حسابداری دستی به این معنی است که می‌توانید بخشودگی احتمالی مالیات و معافیت‌های موجود برای شرکت خود را از دست بدهید. برای جلوگیری از چشم‌پوشی از پرداخت‌هایی که برای کسر مالیات استفاده می‌شود، تغییر سیستم حسابداری سنتی به حسابداری دیجیتال را در نظر بگیرید.

سازگاری با بانک آسان می‌شود

ممکن است در ثبت دستی معاملات روزانه به طور چشمگیری عملکرد خوبی داشته باشید، اما ارقام نیز باید با آنچه در صورتحساب بانک است سازگار باشند. سیستم‌های حسابداری دیجیتال با ابزارهای سازگار خوبی ارائه می‌شود که ردیابی خطاها در معاملات، پردازش‌ها و همچنین کشف سرقت و کلاهبرداری را آسان می‌کند.

عملکردهای تخصصی

به نظر می‌رسد صنعت فناوری همیشه در حال پیشرفت و تلاش برای ایجاد برنامه‌ای برای هر عملکرد تجاری اختصاصی است. صدها برنامه کاربردی ویژه برای تأمین صنایع مختلف، از کشاورزی گرفته تا خرده فروشی و معماری، تولید شده است.

بسته به پیچیدگی‌های موجود در تجارت شما، ممکن است بتوانید یک سیستم حسابداری دیجیتالی پیدا کنید، که برای تجارت شما بهتر از سایر سیستم‌ها باشد. به عنوان مثال خرده فروشی‌های آنلاین شامل مدیریت موجودی انبار است.

ممکن است بخواهید یک بستر حسابداری انتخاب کنید که دارای یک سیستم مدیریت موجودی کارآمد باشد. در موارد دیگر، برنامه حسابداری شما می‌تواند به سایر برنامه‌های تخصصی متصل شود.

به شما امکان می ‌دهد مشاوره آنی دریافت کنید

امروزه بیش از پیش حسابداران در تلاش برای ارائه خدمات مشاوره‌ای به مشتریان خود هستند. با یک سیستم حسابداری دیجیتال، داده‌های شما به روز هستند. این شما را در موقعیتی عالی قرار می‌دهد تا به مشاوره مالی بپردازید.

با استفاده از داده‌های موجود، یک کارشناس امور مالی می‌تواند اعداد را تجزیه و تحلیل کند و در مورد ساده‌ترین و سریع‌ترین راه‌ها برای بهبود آن‌ها، مشاوره آنی ارائه دهد. درمود حق مشاوره برخی از حسابداران پیشنهادات جلسه‌ای را می‌پذیرند و برخی به صورت مدت‌دار سه ماهه یا شش ماهه قرارداد می‌بندند.

حرف آخر

به طور خلاصه باید بگوییم، اگر به دنبال رشد مشاغل خود هستید، باید روش‌های حسابداری دستی و سنتی خود را با حسابداری دیجیتال جایگزین کنید.

حال که می‌دانید حسابداری دیجیتال چیست، خوب است به دنبال انتخاب سیستم مناسب کسب و کار خود باشید. با این که لیستی از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری به شما ارائه دادیم، هنگام انتخاب سیستم باید آن را با توجه به مواردی که به عنوان مزایا گفتیم بررسی کنید و ماهیت کسب و کار خود را نیز درنظر بگیرید. 

نویسنده: احسان مهدیزاده