اگر می خواهید نرم افزار خزانه بخرید این مقاله را از دست ندهید
یک نرم افزار خزانه داری به شما این امکان را داده تا نسبت به وضعیت نقدینگی سازمان خود به صورت لحظه ای آگاهی پیدا نموده و به اطلاعات کافی و به‌موقع جهت پیش‌بینی از وضعیت نقدینگی در آینده و تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی دستیابی پیدا نمایید. از این رو استفاده از کنترل‌های دقیق روی نگهداری و گردش منابع نقدی سازمان، خود می تواند به کاهش خطر از دست دادن این دارایی ها کمک زیادی نماید. نرم افزار خزانه داری در واقع ابزاری ساده است که از آن به منظور صدور اسناد حسابداری مربوط به جریان دریافت و پرداخت وجوه نقد و چک و… استفاده می شود. از نرم افزار دریافت و پرداخت با عنوان دیگری نظیر نرم افزار خزانه داری، نرم افزار صندوق و خزانه داری، نرم افزار حسابداری دریافت و پرداخت و … نیز یاد میشود.
چرا به نرم افزار خزانه داری احتیاج داریم؟
این روزها بخش اعظم عملیات اقتصادی و تجاری شرکت ها، به طور غیرنقدی و اعتباری انجام می شود و از سوی دیگر دست یابی به وجه نقد و مدیریت نقدینگی نیز به یکی از نیازهای اساسی شرکت ها تبدیل شده است.
همچنین یکی از مهم ترین پارامترها که می توان به جرات گفت که بی توجهی به آن نابودی و شکست یک کسب و کار را به همراه می آورد، مدیریت صحیح جریان گردش پول نقد و چک دریافتی و پرداختی می باشد. از این رو می توان به کمک یک نرم افزار دریافت و پرداخت به راحتی کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها به انضمام عملیات مربوط به صدور چک را انجام داد. و همچنین می توان درست پس از انجام شدن هر عملیاتی نسبت به صدور سند حسابداری آن در سیستم حسابداری آن نیز اقدام نمود.
یکی از مهمترین کاربردهای سیستم خزانه داری ، انجام پرداخت ها اعم از وجه نقد ، چک و یا اعلامیه واریزی بر مبنای درخواست های از قبل صادر شده می باشد.
به این شکل که هر گونه پرداختی می بایست از قبل، درخواست آن که به ترتیب :دلیل ،مبلغ و تاثیری گذاری آن بر سازمان مشخص شده صادر شده باشد.
این امر علاوه بر دقیق تر نمودن وجوه خرج کرد سازمان ، قابلیت تصمیم گیری را نیز برای مدیران و تصمیم گیران آن بسیار آسوده تر خواهد نمود.
وظایف نرم افزار خزانه داری چیست؟
از مجموعه وظایف یک نرم افزار خزانه داری باید به موارد ذیل شاره نمود :
- ثبت، کنترل و پردازش اطلاعات مرتبط با اسناد دریافتی و پرداختی شامل وجه نقد، فیش نقدی، حواله و چک اشخاص
- اعلامیه واریزی و برداشت
- پرداخت های الکترونیکی و… به صورت ریالی و یا ارزی و بدون محدودیت
- تعریف ، ثبت و کنترل تنخواه های سازمان
- ثبت و کنترل ضمانت های مرتبط با قراردادهای سازمان
- ثبت ضمانتنامه های بانکی و کنترل مواذی از قبیل : تاریخ سر رسید ، تاریخ تمدید ، ضمانت نامه های دریافتی و پرداختی و کنترل سپرده ضمانتنامه ، ابتدال تدریجی ( تقلیل تدریجی )
- تسهیلات بانکی دریافتی از قبیل مضاربه سلف و فروش اقساطی
- به طور معمول یک نرم افزار دریافت و پرداخت تغییرات اعمال شده بر روی بده بستان های مختلف نظیر نقدی، چک اشخاص، چک رمز دار، حواله بین بانکی، و دیگر انواع آن را به ثبت می رساند.
- همچنین این نرم افزار به شما این امکان را می دهد تا از هر مرحله گزارشی دریافت نمایید.
- این سیستم قادر است کلیه امور مربوطه که بر روی چک انجام می شود از جمله برگشت، تحویل ، وصول و واگذاری چک را اعمال نماید.
تقریبا تمامی فرم های یک نرم افزار خزانه داری از قابلیت هایی نظیر چاپ، ارسال به اکسل، شخصی سازی، جستجوی داده ها در تمامی ستون ها، نمودار روی همه ستون ها، و اختصاص اعمال ویژه برای کاربران خاص برخوردار می باشند.
یکی از امکانات نرم افزار خزانه داری ، اطلاع رسانی در خصوص تاریخ و زمان سررسید ضمانتنامه هاست. چرا که عدم اطلاع دقیق از زمان ابطال ضمانتنامه منجرب به آسیب های جبران ناپذیر به سازمان ها خواهد شد.
استفاده از نرم افزار خزانه داری چه مزایایی به همراه خواهد داشت؟
امکان به ثبت رساندن دریافت و پرداخت گروهی به طور ترکیبی از نقد و چک به منظور بالا بردن سرعت درج اسناد در تعداد بالا امکان اعلام موجودی بانک و صندوق زمان ثبت سند به منظور افزایش دقت ارزیابی سریع و بادقت تعدیل مالیات حقوق و دستمزد به طور ماهیانه یا سالانه امکان تشخیص مغایرت به طور خودکار و دستی و مطابق با مبلغ، شماره و تاریخ قابلیت انتقال بین منابع داخل سازمان نظیر بانک، صندوق و تنخواه گردان به نمایش درآوردن چک های دریافتی و پرداختی روزانه در هنگام ورود به برنامه به منظور یادآوری و افزایش دقت
کاربرد نرم افزار خزانه داری
با استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت این امکان برای افراد فراهم شده تا کلیه امور مرتبط به دریافت و پرداخت های سازمان جهت اجرای خودکار فرآیندها را پیش بینی، پیاده سازی و اجرا نمایند. یک نرم افزار دریافت و پرداخت به واسطه جمع آوری اطلاعات مالی از واحدهای مختلف سازمان در تصمیم گیری موثرتر در زمینه امور مالی سازمان مدیران را یاری خواهد نمود. از دیگر کاربردهای نرم افزار دریافت و پرداخت می توان به کنترل موجودی سازمان و بررسی حساب های بانکی و سایر دارایی ها اشاره نموده که باعث انجام دقیق و به موقع امورمالی خواهد شد.
امکانات و قابلیت های یک نرم افزار خزانه داری
- قابلیت برقراری ارتباط آنلاین با حسابداری بدون نیاز به جریان عامل گذاری و صدور اسناد خزانه
- قابلیت تعریف انواع چک، شعب بانکی، حساب بانکی، درآمد و هزینه، طرف‌حساب‌های مختلف و …
- قابلیت تعریف دسته‌چک‌های مختلف و به کار گیری خودکار شماره سریال چک ثبت شده در صدور چک
- تعریف لیست سیاه به منظور هشدار در زمان ثبت چک برای مشتریان با سوء سابقه مالی
- قابلیت ثبت دریافت و پرداخت به شکل چک، نقد و یا حواله بانکی
- معرفی چندین صندوق و تعریف سطح دسترسی برای هر یک از آن ها
- قابلیت به ثبت رساندن دریافت از حساب و واریز به حساب جاری و نیز انتقال از بانکی به بانکی دیگر با امکان جستجو
- قابلیت به ثبت رساندن چک های دریافتی و پرداختی با امکان چاپ بر روی چک های متداول
- قابلیت تغییر و طراحی چاپ چک
- صدور دستور پرداخت، ثبت و چاپ رسید برای کلیه اسناد دریافتنی و واگذاری
- کنترل کلیه فرآیند های مرتبط با تنخواه
- کنترل سقف تنخواه و جلوگیری از اضافه پرداختی به تنخواه داران
- کنترل سقف تنخواه و جلوگیری از اضافه پرداختی به تنخواه داران
- تخصیص ضمانتنامه های به نفع یا به عهده شرکت به قراردادهای دریافتی و پرداختی
- کنترل اعتبار طرح حساب به لحاظ مبلغ هر فقره چک و جمع چک های پاس نشده در هنگام ثبت چک
- تنظیم آلارم برای موعد اسناد دریافتی و پرداخت با قابلیت مشخص کردن تعیین محدوده زمانی
- قابلیت جستجوی سریع و پیشرفته و نیزانجام عملیات به شکل دسته های روی چک های دریافتی و واگذاری
- گزارشات امکان اعمال مغایرت گیری بانکی
گزارشات مختلف نرم افزار خزانه داری
- قابلیت ارائه امکان تهیه دفاتر و ریز گزارشات، تحلیلی دریافت و پرداخت با تفکیک صندوق یا بانک، طرف حساب و…
- امکان گزارش گیری از گردش حساب و خلاصه گردش از وضعیت و موجودی بانک و صندوق به صورت لحظه ای
- امکان دسته بندی دریافت ها و پرداخت ها و امکان ایجاد گزارش مربوطه بسته به منابع و مصارف
- گزارش مرور حسابها ، صندوق ها ، چک ها ، ضمانتنامه ها و تنخواه ها
- قابلیت تهیه گزارش از اسناد دریافتی طی هر مرحله از عملیات نظیر گزارشات اسناد نزد بانک، وصول شده، خرج شده، عودت شده و برگشتی و….
- تهیه گزارش از اسناد پرداختی و به نمایش در آوردن گزارشات مرتبط به وصول، برگشت و عودت اسناده صادر شده
- دریافت صورت ریز دریافت و پرداخت به صورت روزانه
- تهیه گزارش از صورت وضعیت مانده وجوه ریالی
- انتقال حساب های مانده دار به دوره بعدی نظیر ریز دریافتی، پرداختی، در جریان وصول، مانده موجودی بانک ها و…
- گزارش گیری از کلیه دسته چک ها
- گزارش گیری از اسناد جایگزین چک برگشتی
مشخصه های اصلی یک نرم افزار خزانه داری
در رابطه با نرم افزار خزانه داری، برای آن که نرم افزار مورد نظر بیشترین کارایی را برای شما داشته باشد بهتر است که مشخصه های زیر را دارای باشد:
- پوشش دهی تمامی مدارک
- امکان معرفی مدارک مختلف دریافت و پرداخت با ماهیت و وضعیت های مختلف
- قابلیت درج جزئیات به طور کامل و به منظور حفظ اطلاعات مربوط به هر مدرک
- امکان تعریف و چاپ رسیدهای متنوع
- معرفی رسیدهای گوناگون و قابلیت به ثبت رساندن و نیز چاپ تعدادی رسید (در صورت لزوم) برای هر یک از اسناد دریافت و پرداخت با فرم طراحی شده و مدنظر کاربر
ارزیابی راس
کامل نمودن کاربرگ راس به کمک اطلاعات اسناد ثبت شده در نرم‌افزار و ارزیابی راس اقلام دریافتنی و پرداختنی مطابق با تاریخ مرجع مدنظر
امکان به ثبت رساندن اسناد به طور خودکار
ثبت اسناد دریافت و پرداخت مطابق با الگوهای از پیش تعریف شده به وسیله کاربر جهت بالا رفتن سرعت و به حداقل رسیدن خطا در ثبت داده‌ها
ایجاد و تهیه گزارشات پارامتریک
معرفی و ذخیره تنظیمات گزارشات دریافت و پرداخت مورد نظر جهت آسان تر شدن دریافت گزارشات مبتنی بر مدارک به طور پیوسته
سخن آخر :
با توجه به آن که این روزها تنوع انواع نرم افزارهای موجود در بازار بسیار زیاد است، انتخاب و خرید یک نرم افزار مناسب از بین آن ها کمی دشوار خواهد بود. لذا بهتر است که در زمان خرید نرم افزار خرانه داری از نکاتی که گفته شد استفاده کرده و از وجود برخی از ویژگی های شاخص و مهم در نرم افزار مورد نظر اطمینان حاصل نمایید تا در زمان بهره برداری از نرم افزار دچار مشکل نشوید.
