بستن حساب‌های مالی در پایان سال یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که هر حسابداری باید انجام دهد. بستن صحیح حساب‌های مالی بدون جا انداختن هیچ حسابی، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های حسابداران به خصوص در روزهای پایانی سال است. اما بستن حساب سالیانه مالی در حسابداری چگونه انجام می‌شود و چه مسائلی را باید در این زمینه رعایت کرد؟
حسابداران چگونه بدون هیچ خطایی می‌توانند سال مالی را ببندند؟ در این مقاله ضمن بررسی اهداف بستن حساب‌های مالی به بررسی مراحل انجام این کار خواهیم پرداخت. برای آشنایی ببشتر با این فرایند و اهمیت انجام آن تا پایان این مقاله با فراپیام همراه باشید.
منظور از بستن سال مالی چیست؟
بستن حساب‌های مالی در پایان سال به معنای صفر کردن موجودی مانده کلیه حساب‌ها است. تمامی شرکت‌ها و تجارت‌های کوچک، در پایان هر سال، حساب‌های مالی سالیانه خود را می‌بندند. بستن سال مالی به این معنا است که یک دوره مالی در شرکت یا کسب و کار مورد نظر به پایان رسیده است. با بستن یک سال مالی، کلیه اطلاعات و موجودی‌های مالی آن سال به سال بعدی منتقل می‌شوند.
هدف از بستن سال مالی چبست؟
بستن سال مالی برای کسب و کارها بسیار مهم است و ضرورت دارد. حال ممکن است این سوال برای شما ایجاد شده باشد که انجام این کار چه فایده‌ای دارد و به طور کلی، هدف از بستن سال مالی چیست؟
بعضی از اهداف مربوط به بستن سال مالی را می‌توان شامل پایان یافتن یک دوره مالی منقضی شده و آغاز یک دوره مالی جدید، تهیه لیستی از اطلاعات حساب‌ها و مانده حساب سال به منظور طی کردن مراحل قانونی، جلوگیری از افزایش بیش از حد حجم اطلاعات و داده‌های مالی و…
بستن سال مالی در چه مراحلی انجام می‌شود؟
مهم‌ترین بخشی که حسابدارها در زمان بستن سال مالی به اجرای آن فک می‌کنند، بستن حساب‌های سالیانه است. با وجود این که بستن حساب‌های سالیانه مهم‌ترین قسمت از بستن سال مالی به حساب می‌آید؛ اما نمی‌توان گفت که این بخش، تنها بخش و اقدام موجود برای بستن سال مالی است. برای بستن سال مالی همچنین نیاز به طی چند مرحله دیگر وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
البته پیش از انجام هرگونه اقدامی برای بستن سال مالی باید توجه داشته باشید که بدون انجام بررسی اولیه اسناد و مدارک مالی و اطمینان از قطعی بودن حساب‌های موقتی موجود در نرم افزار حسابداری نمی‌توانید این عملیات را انجام دهید؛ زیرا اگر این بررسی‌ها انجام نشوند، نمی‌توان سند اختتامیه را تهیه و سند افتتاحیه سال بعد را ایجاد کرد. در چنین شرایطی هیچ مانده حسابی به سال آینده منتقل نخواهد شد.
نخستین مرحله برای بستن سال مالی: فرایند اجرایی
این مرحله شامل انجام چندین کار مختلف است که از جمله آن‌ها می‌توان به تکمیل کردن دفاتر قانونی، جمع آوری کلیه اسناد و مدارک برای بایگانی، آماده شدن برای دریافت دفاتر قانونی سال جدید با پلمپ دفاتر و اطلاعات مالی سال قبل و جمع آوری کلیه سندهای مربوط به انبارها با انجام انبارگردانی منطبق با دستورالعمل‌های ۲۵۱/۸۰۱۹۷ انبارگردانی اشاره کرد.
دومین مرحله برای بستن سال مالی: انجام فرایندهای محاسباتی
در این مرحله، محاسبات لازم در جهت بستن سال مالی و جمع و جور کردن حساب‌ها انجام می‌شوند که از جمله آن‌ها می‌توان به محاسبه میزان کلیه مطالبات کارکنان و کارمندان از جمله عیدی، سنوات، مرخصی، پاداش و…، محاسبه میزان دقیق کسری‌ها یا اضافات با توجه به آمار به دست آمده از عملیات انبارگردانی موجود در مرحله اول، محاسبه‌های لازم مربوط به آمارهای تنخواه و کسانی که تنخواه را تهیه می‌کنند و تهیه یک گزارش کامل از میزان کلیه سود‌ها و زیان‌های مربوط به شرکت به اضافه عملکرد شرکت در سالی که طی شده به شکل محاسبات مالی و مالیاتی اشاره کرد.
سومین مرحله برای بستن سال مالی: ثبت کلیه هزینه‌ها و درآمدهای شرکت
مرحله سوم از مراحل موجود برای بستن سال مالی به منظور ثبت و تکمیل کلیه درامدها و هزینه‌هایی که شرکت در طی سال طی شده تجربه کرده است انجام می‌شود. به عنوان یک حسابدار شما باید اعمالی را در این مرحله به انجام برسانید. برای مثال شما باید کلیه هزینه‌های انجام شده شرکت مانند حقوق و مزایای کارکنان، اجاره ملک، پاداش‌ها، هزینه مواد و لوازم مصرفی و… را به صورت سند ثبت و تهیه کنید.
چنان چه هزینه‌های انجام شده به صورت قطعی انجام شده باشند باید آن‌ها را در بخش بدهکاری‌های جاری و هزینه‌های شرکت ثبت کنید. حال چنان چه هزینه‌ها هنوز قطعی و پرداخت نشده‌اند و تنها شرکت شما آن‌ها را پیش بینی و برآورد کرده است، می‌توانید یک لیست از آن‌ها را در قسمت هزینه‌های پرداخت تشده تحقق یافته ثبت کنید.
همچنین در این مرحله شما به عنوان یک حسابدار موظف هستید که درامدهایی از جمله حساب‌های دریافتی صندوق و… را که شامل درآمدهای دریافت شده یا تحقق یافته و درآمدهای وصول نشده یا تحقق نیافته هستند، در ستون‌هایی به ثبت برسانید.
چهارمین مرحله برای بستن سال مالی: عملیات لیست کردن پروژه‌ها، بدهکاران و بستانکاران
در این مرحله لازم است که حسابدار از موارد ذکر شده در ادامه لیست‌هایی را تهیه کند. این موارد به شرح زیر هستند:
- لیست کردن تمامی پیش پرداخت‌ها، هزینه‌های علی الحساب و هزینه‌هایی از این قبیل که شرکت انجام داده است تا تاریخ ۲۸/۱۲. در این مورد باید کلیه علی الحساب‌های مربوط به کارمندان و… را تا پایان سال جاری تسویه کرد.
- گرفتن لیستی از آخرین گردش و آخرین سریال‌های حساب‌های بانکی فعال سازمان
- لیستی از پروژه‌هایی که تا پایان سال جاری تکمیل و بهره برداری شده و به مالکین تحویل داده شده‌اند.
- لیست کردن کلیه پروژه‌های در دست اجرا یا در دست احداث
- تهیه یک لیست تا تاریخ ۲۸/ ۱۲ از کلیه اشخاص، شرکت‌ها، پیمان‌کاران، سپرده‌های دریافت شده و مانده حساب‌های سال جاری.
- لیست کردن حساب‌های دریافت شده تا تاریخ ۲۸/۱۲ از کمیته امداد، بیمه‌های طرف قرارداد، سازمان نیروهای مسلح، بانک‌ها و… به صورت تفکیک شده
پنجمین مرحله برای بستن سال مالی: فرایند کنترل
در این مرحله شما باید به عنوان یک حسابدار، موارد مختلفی را کنترل و بررسی کنید. برای مثال لازم است که کلیه رویدادهای ثبت شده را کنترل کنید تا از صحت آن‌ها مطمئن شوید، کلیه گردش‌های ثبت شده برای انبار را کنترل کرده با ارقام ریالی موجود در ترازنامه مطابقت بدهید.
همه سیستم‌های حسابداری را کنترل و بررسی کنید تا از ثبت قطعی و صحیح تمامی اسناد مطمئن شوید، تمامی گزارش‌های مربوط به دارایی‌ها برحسب ریال را بررسی کرده و با اعداد و ارقام موجود در ترازنامه تطبیق دهید تا از صحیح بودن آن‌ها اطمینان حاصل کنید، تمامی حساب‌های مالی را به دقت بررسی کنید و مانده آن‌ها را محاسبه کنید و در پایان این مرحله لازم است که تمامی صورت‌های مالی و گزارش‌ها از فیلتر بررسی شما عبور کنند.
ششمین مرحله برای بستن سال مالی: انجام فرایندهای مربوط به بستن حساب‌ها
این مرحله از مراحل بستن سال مالی شامل کلیه اقداماتی است که به بستن حساب‌های سالیانه منجر می‌شوند. حسابدار در این مرحله باید کلیه حساب و کتاب‌های مربوط به طرف حساب‌ها و بانک‌ها را بررسی کرده و مغایرت‌های احتمالی را رفع کند.
همچنین حسابدار با بستن حساب‌های موقتی به منظور انتقال مانده حساب‌ها به حساب‌های دائمی سال جدید، مرحله ششم از مراحل بستن سال مالی را تکمیل می‌کند و فرایند بستن حساب‌ها را به پایان می‌رساند.
هفتمین مرحله برای بستن سال مالی: صادر کردن اسناد و مدارک مالی پایانی
در این مرحله، حسابدار باید اسنادی همچون سند تعدیل ماهیت، سند اختتامیه و سند افتتاحیه را صادر کند تا مراحل بستن سال مالی را به پایان برساند.
فرایند بستن حساب ها چیست؟
در قسمت‌های قبلی به معرفی فرایند مربوط به بستن سال مالی پرداختیم و مراحل انجام این کار را برای شما توضیح دادیم. حال می‌خواهیم مرحله ششم از ۷ مرحله ذکر شده در قسمت‌های قبلی را برای شما به شکل واضح‌تری بیان کنیم و از اهمیت آن با شما صحبت کنیم.
این مرحله از مراحل بستن سال مالی که با نام فرایند بستن حساب‌ها شناخته می‌شود، یک فرایند چند مرحله‌ای است که حسابدار باید آن را با حساسیت ویژه‌ای انجام دهد.
چنان چه حسابدار نکات و اصول مربوط به این مرحله را به درستی رعایت نکند، به احتمال زیاد شرکت در آینده با مشکلاتی جدی مواجه می‌شود. حال که فهمیدیم این مرحله تا چه حد اهمیت دارد، توصیه می‌کنیم که مراحل انجام آن را در ادامه مقاله با ما دنبال کنید.
چرا بستن حساب های مالی تا این حد اهمیت دارد؟
دلایل مختلفی را می‌توان برای اهمیت بالای بستن حساب‌های مالی ذکر کرد که در ادامه به بعضی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم. مهم‌ترین دلایل موجود برای اهمیت بستن حساب‌های مالی عبارتند از:
- با انجام این کار می‌توان کلیه هزینه‌ها و حساب‌های سال مالی تمام شده را صفر کرد.
- این کار از انباشته و شلوغ شدن بیش از حد اطلاعات مالی و حسابداری جلوگیری می‌کند.
- با انجام این کار، انجام عملیات مربوط به رسیدگی به حساب‌های دوره‌های مالی را می‌توان ساده‌تر کرد.
- با انجام این کار می‌توان از قطعی شدن ثبت اسناد در سیستم اطمینان پیدا کرد.
مهم‌ترین دلیل برای بستن حساب های موقتی چیست؟
در قسمت‌های قبلی گفتیم که با انجام فرایند بستن حساب‌ها، کلیه مانده حساب‌ها از یک حساب موقتی به یک حساب دائمی منتقل می‌شوند. همان طور که می‌دانید، محاسبات مربوط به کلیه سازمان‌هد برطبق درآمدهای به رست آمده و هزینه‌های انجام شده صورت می‌گیرد و در کل تمامی این موارد مربوط به حساب‌های موقتی هستند.
در این شرایط، لازم است با تبدیل کردن حساب‌های موقتی به حساب‌های دائمی و صفر کردن حساب‌های مربوط به هزینه‌ها و درآمدهای شرکت، میزان سود و زیان سازمان را در طی یک سال گذشته سنجید. همین موضوع محاسبه سود و زیان شرکت و صفر کردن هزینه‌ها و درآمدها، مهم‌ترین دلیل برای بستن حساب‌ها بوده و مستلزم دقت و صرف زمان زیادی است.
حساب موقت چیست؟
حساب‌های موقتی حساب‌هایی هستند که کار خود را در ابتدای سال با موجودی صفر آغاز می‌کنند و در پایان سال باید موجودی آن‌ها را صفر کرد. این حساب‌ها به صورت دوره‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به عبارت دیگر، استفاده از این حساب‌ها تنها تا یک دوره مشخصی اعتبار دارد.
هیچ مانده حسابی از دوره قبلی به حساب‌های موقتی منتقل نمی‌شود و مانده این حساب‌ها را در پایان سال نمی‌توان به یک حساب موقت جدید منتقل کرد. حساب‌های موقتی شامل حساب‌های سود، حساب‌های مربوط به زیان، حساب‌های درآمدی و حساب‌های مربوط به هزینه‌ها هستند.
بستن حساب‌های موقتی چگونه انجام می‌شود؟
برای بستن حساب‌های موقتی باید با روش‌های مختلفی، بسته به ماهیت و نوع حساب‌ها، عمل کنید. برای مثال حساب‌هایی که مربوط به مانده بدهکار هستند در پایان بستانکار محسوب می‌شوند و بالعکس، حساب‌های خلاصه سود و زیان بدهکار محسوب می‌شوند.
در پایان مانده را باید به یک حساب دائمی یا ترازنامه‌ای منتقل کرد. در پایان هر دوره مالی، کلیه حساب‌های موقتی بسته به ماهیت و نوع آن‌ها به عنوان یک مبلغ در نظر گرفته شده و کسر یا اضافه می‌شوند. البته انجام این عملیات همیشه به این راحتی نیست و امکان دارد نیازمند طی مراحل مختلفی باشد.
بستن حساب های دائمی چگونه انجام می‌شود؟
در این فرایند، کلیه حساب‌های دائمی دارای مانده بدهکار از جمله حساب‌های دارایی، طی این فرایند در حساب تراز اختتامیه به حساب بستانکار تبدیل می‌شوند و حساب‌هایی مانند حساب‌های مربوط به ذخایر، بدهی‌ها و سرمایه که دارای مانده بستانکار هستند به حساب اختتامیه تراز بدهکار می‌شوند.
فرایند صدور اسناد مالی پایانی چگونه انجام می‌شود؟
صدور اسناد مالی پایانی را می‌توان یکی از مهم‌ترین مراحل انجام شده در طول فرایند بستن سال مالی دانست. با انجام این کار و صدور اسناد مالی پایان سال، شرکت می‌تواند کلیه فعالیت‌های مالی انجام شده در سال قبل را پایان یافته اعلام کند و حساب‌های مربوط به سال جدید را ایجاد کند.
اما پیش از صدور اسناد مالی پایانی لازم است که حسابدار با صدور سند تعدیل ماهیت از تطابق سندهای مالی به دست آمده با اطلاعات و داده‌های موجود اطمینان پیدا کرده و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت در اطلاعات ثبت شده نسبت به اصلاح و تصحیح آن‌ها اقدام کند.
صدور سند تعدیل ماهیت، تحت چه شرایطی و چگونه انجام می‌شود؟
صدور سند تعدیل ماهیت با هدف اصلاح مغایرت‌های موجود میان موجودی حساب‌ها با مانده‌های ثبت شده در دفاتر مربوطه انجام می‌شود. جهت انجام این تعدیل ماهیت باید به مقدار برابر با مغایرت‌های دوحساب، برای آن‌ها طرف مقابل‌هایی را تعریف کنیم. حساب‌هایی که با حساب‌های اصلی مغایرت دارند با کمک این طرف مقابل‌ها به تعادل می‌رسند یا تعدیل می‌شوند.
ماهیت طرف‌های مقابلی که در این شرایط تعیین می‌شوند باید با حساب‌های مغایر مخالف باشد. این حساب‌ها باید به لحاظ سطح تفضیلی در سطحی هم تراز با حساب‌های مغایر قرار گیرند.
صادر کردن سند اختتامیه سال جاری چگونه انجام می‌شود؟
انجام عملیات مربوط به صدور سند اختتامیه سال جاری به شکل بشتن حساب‌های ترازنامه‌ای دائمی و منتقل کردن مانده حساب‌های دائمی مربوط به سال جاری به سال مالی آینده است.
عملیات مربوط به صدور سند افتتاحیه ابتدای سال مالی جدید چگونه انجام می‌شود؟
صدور سند افتتاحیه ابتدای سال مالی جدید در طی چند مرحله و به صورت افتتاح سال مالی جدید و انتقال کلیه مانده حساب‌های مربوط به حساب‌های دائمی یا ترازنامه‌ای سال گذشته به این حساب افتتاح شده انجام می‌شود. نکته‌ای که باید در این رابطه در نظر داشته باشید این است که این حساب‌های مالی جدید را نباید در ابتدای سال جدید افتتاح کنید و این کار را باید حتما پیش از پایان یافتن سال جاری به انجام رسانده باشید.
انبار گردانی چیست؟
انبارگردانی عملیاتی است که به منظور تعیین آمار کالاهای موجود در انبار، تطبیق دادن موجودی‌های انبار با مقادیر ثبت شده در لیست کاردکس و اصلاح کردن کسری‌ها و اضافه موجودی‌ها به منظور تطبیق کامل این آمار انجام می‌شود. طبق فوانین، کلیه شرکت‌ها وظیفه دارند که فرایند انبارگردانی را حداقل یک بار در طول سال مالی خود انجام دهند.
عملیات انبارگردانی با چه اهدافی انجام می‌شود؟
انبار گردانی یکی از فعالیت‌های مهم برای بستن سال مالی و محاسبه دارایی‌ها محسوب می‌شود؛ زیرا اجناس موجود در انبارها به شکلی جزء مهم‌ترین دارایی‌های مجموعه هستند و آگاهی از ارزش آن‌ها برای محاسبه میزان سود و زیان و تهیه صورت‌های مالی ضرورت دارد.
انجام فرایند انبارگردانی اهداف مختلفی را دنبال می‌کند که از جمله آن‌ها می‌توان به بررسی صحت و دقت صورت‌های مالی تهیه شده، سنجش موجودی‌ها و اضافی انبار برای اخذ تصمیمات مدیریتی بهتر و دقیق‌تر و اطمینان از عملکرد صحیح واحدهای مالی و کارکنان حسابداری در انجام محاسبات اشاره کرد.
خلاصه مقاله و نتیجه گیری
بستن سال مالی یکی از مهم‌ترین مواردی است که کلیه کسب و کارها و شرکت‌ها باید برای نظم دادن به فعالیت‌ها و حساب‌های خود از آن استفاده کنند. بستن سال مالی مزایای متعددی را برای کسب و کارها به دنبال دارد و عدم استفاده از آن می‌تواند به از دست دادن کنترل حساب‌های مالی و بهم ریختن محاسبات منجر شود.
برای انجام این عملیات لازم است که حسابدار در پایان سال کلیه اقداماتی که در این مقاله گفته شد را انجام داده و مانده حساب و بدهکاری‌های شرکت را به سال مالی بعدی منتقل کند تا از هرج و مرج شلوغی و روی هم انباشته شدن اطلاعات مالی جلوگیری شود. امیدواریم مطالب گفته شده در این مقاله مورد توجه شما قرار گرفته باشند و بتوانند برای شما مفید واقع شوند.
بیشتر بخوانید :
