اشتباهات رایج در حسابداری
اشتباهات رایج در حسابداری هنوز هم با وجودی که تکنولوژی ها و نرم افزارهای جدید، حسابداری را برای مشاغل کوچک تا متوسط آسان نمودهاند، باز وجود دارند. برخی از این اشتباهات ممکن است که حداقل تأثیرات مالی را در شرکت داشته باشند و از این رو قابل اصلاح هستند. این در حالی است که اشتباهات دیگر جدیتر بوده و میتوانند با ارائه نادرست سلامت مالی تأثیر قابل توجهی را بر عملکرد شرکت داشته باشند.
علاوه بر این موارد، اشتباهات حسابداری میتوانند با تأثیرات معکوس، بهره وری شرکت را به خطر اندازند، جریان وجود نقد را مسدود کنند، توجه غیر معمول سازمان امور مالیاتی را به خود جلب کنند یا در نهایت به اعتبار فروشندگان، مشتریان و کارکنان آسیب برسانند. در این مقاله قصد داریم چند مورد از رایج ترین اشتباهات حسابداری و نحوه جلوگیری از آنها را مورد بررسی قرار دهیم.
اشتباهات رایج در حسابداری و چگونگی رفع آنها
شاید شما هم در طول سالیانی که با مشتریان زیادی کار کرده اید شاهد اشتباهات، ناسازگاری ها و عادت های بد در سیستم های حسابداری و فرآیندهای آن بوده باشید. شما به عنوان یک مدیر عامل یا صاحب شرکت نمیتوانید همیشه در حسابداری تخصص بالایی داشته باشید و باید حداقل با نحوه شناسایی، تشخیص و رفع اشتباهات رایج در این زمینه آشنا باشید:
۱٫ عدم تطبیق به موقع صورت حساب های مالی
یکی از اشتباهات رایج در حسابداری عدم تطبیق به موقع صورت حساب های مالی است. با تطبیق حساب های مالی اساسا شما در حال تأیید این مسئله هستید که تراکنش های حساب بانکی، کارت اعتباری، ترازنامه شما با معاملات ذکر شده یا سیستم قابل دریافت حساب های شما مطابقت دارد.
در حقیقت، تطبیق حساب های ترازنامه، مانند حساب های بانکی و کارت اعتباری آن هم حداقل ماهیانه برای موفقیت یک تجارت کوچک حیاتی و ضروری میباشد. همسان سازی یا تطبیق به موقع عبارت است از فرآیند بررسی دقیق و صحیح موجودی حساب های شما.
در واقع این روند به شناسایی مشکلات قبل از کنترل آنها کمک بسیار زیادی می نماید. چند مزیت این تطبیق حسابها عبارتند از:
- آگاهی در مورد اینکه چقدر پول نقد و یا اعتبار واقعی در دسترس دارید؛
- اطمینان از اینکه هیچ گونه فعالیت تقلبی یا فریب آمیز وجود ندارد؛
- دانستن اینکه آیا پرداختی های مشتری برگشت داده شده و یا ارسال نشده است؛
مطابقت دادن حساب های قابل پرداخت با پول خارج شده از حسابها، شما را از جریان وجوه نقد شرکت آگاه میکند. یکی از اشتباهات رایج صاحبان مشاغل شلوغ همین است که بسیاری از امور مالی را به تنهایی اداره میکنند و ممکن است به سرعت به حساب های کسب و کار آنلاین خود وارد شوند تا معاملات و مانده ها را بررسی کنند.
این بسیار خوب است که بدانید یک شرکت چقدر پول نقد در اختیار دارد اما در نظر داشته باشید که موجودی حساب بانکی شما تنها بخشی از این معادله است و بخش دیگر معادله تطبیق حساب های مالی است. در واقع صاحبان مشاغل باید دفتر کل را به طور مداوم با سپرده های موجود در بانک مقایسه کنند تا زودتر از موعد خطاها را از بین ببرند.
۲٫ خطاهای وارد کردن داده ها
خطاهای انسانی هنگام وارد کردن داده ها، یکی از مهمترین دلایل غیر ضروری از دست رفتن پول است. اگرچه نمیتوانید از تمامی خطاها هنگام ورود اطلاعات جلوگیری کنید، اما می‌توانید با تنظیم روش هایی این اطمینان را حاصل کنید که ورودی ها به موقع شناسایی و اصلاح میشوند. چندین روش برای کمک به از بین بردن این خطاها در زمان وارد کردن داده ها عبارتند از:
- از اضافه بار تیم پرهیز کنید. وارد کردن اطلاعات محدودیت داشته و فرد نمیتواند تمامی کارها را در یک روز انجام دهد. پس نسبت به اهداف تیم خود واقع بین باشید.
- کارهای خود را مرور کنید. اینکه شرکت شما بررسی های کیفی را انجام میدهد یا تطبیق حسابهای مالی مکرر، اطمینان حاصل نمایید که فرد دیگری از جمله خود شما حساب ها را مجددا کنترل میکند.
- به عنوان مالک یا مدیر یک کسب و کار، بیاموزید که چگونه برای بررسی کار وارد سیستم حسابداری شوید و یا با نرم افزار حسابداری کار کنید. می‌توانید با سوال پرسیدن از تیم خود آنها را تشویق کنید که مجددا کارهای خود را بررسی کنند.
- تمرین راز موفقیت است. ما غالبا شرک تهای کوچکی را میبینیم که یک نفر در آنها کار ده نفر را انجام میدهد بدون اینکه آموزش زیادی برای این نقش ها صرف شود. اما زمانی که نوبت به حسابداری میرسد، باید شخصی متخصص و آموزش دیده در این حیطه مشغول به کار شود. پس با آموزش تیم خود در مورد روشهای حسابداری، در رفاه مالی شرکت خود سرمایه گذاری کنید.
- یکی از راه حل های موثر برای جلوگیری از این اشتباه رایج در حسابداری، اتوماسیون است. اتوماسیون نه تنها سرعت عمل شما را افزایش میدهد بلکه میتواند هزینه های حسابداری شما را نیز تا حد زیادی کاهش دهد. این امر فرآیندهای دستی را از بین میبرد و مکان هایی را که ممکن است در آنجا داده های زائد داشته باشید ساده میکند.
۳٫ عدم ارائه اسناد یا مدارک
اگر شما موفق نشوید که برخی از هزینه های تجاری را ثبت کنید، شرکت شما می‌توانید کسر مالیات ارزشمند را از دست بدهد. سازمان امور مالیاتی موارد مرتبط با هزینه ها را معتبر نمیداند مگر اینکه همراه با مستندات یا مدارک معتبر باشد. برای مستند سازی به موقع می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:
- سیاست ها را به تدریج در افکار جایگزین نمایید. در شرکت این سیاست را وضع کنید که بازپرداخت ها و گزارش هزینه ها پرداخت نمیشود مگر اینکه رسیدها و مدارک ضمیمه کار شوند.
- از کاغذ استفاده نکنید. سعی کنید از فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر مانند SharePoint یا OneDrive بهره گیرید تا علاوه بر کاهش هزینه ها دیگر لازم نباشد مدارک کاغذی ارائه دهید.
- از نرم افزارها استفاده کنید. نرم افزارهای گزارش هزینه مانند Expensify یا Zoho Expense به عنوان اپلیکیشن های تلفن های هوشمند در دسترس بوده و شما می‌توانید برای رسیدگی به هزینه های کسب و کار و کنترل آنان از این برنامه های بهره گیرید.
۴٫ اهمال کاری
یکی دیگر از اشتباهات رایج در حسابداری، اهمال کاری و به تعویق انداختن امور است. شما می‌توانید به راحتی در زمانی که حسابداری امور شرکت را انجام میدهید کارهای دیگری را در دست گیرید و به سمت مسیرهای دیگری حرکت کنید اما باید بدانید که این برای کسب و کار شرکت شما میتواند مضر باشد.
برخی از مشاغل هستند که در حسابرسی امور شرکت همواره تعلل کرده و کار را به فردا سپردهاند. این مسئله میتواند بازدهی و بهره وری شرکت را تا حدود زیادی کاهش دهد. برای جلوگیری از این اهمال کاری:
- برای خود برنامه ریزی دقیقی داشته باشید. به خاطر داشته باشید که بدون برنامه ریزی دقیق، زمان از شما دور خواهد شد.
- هر بار مقدار کمی از کار را انجام دهید اما با دقت. اگر ترجیح میدهید که یک روز کامل را به حسابداری اختصاص ندهید می‌توانید زمان را تقسیم کرده و به جای آن در یک زمان اندک با نهایت دقت کار کنید. با این روش، فشارها از میان برداشته میشود و بهتر میتواند حساب ها و صورت های مالی را مدیریت نمود.
- از یک شخص متخصص کمک بگیرید. فراموش نکنید که مالکیت یک کسب و کار، نمایش یک نفره نیست و باید محدودیت های خود را بشناسید. شما می‌توانید برای بررسی دقیق به صورت حساب ها از یک شخص متخصص و با تجربه کمک بگیرید.
۵٫ ارائه گزارشات غیر واقعی و صورتحسابهای دیر هنگام
هر لحظه که از وضعیت فعلی امور مالی خود بی اطلاع باشید، در معرض شکست قرار دارید. در عملیات مالی اگر حسابداری هر روز در زمان خاصی به اتمام نرسد و یا دائما اظهارنامه و گزارشات را دریافت کنید، تجارت یا کسب و کار شما در معرض ریسک بیشتری قرار دارد.
ممکن است مشکل عمدهای در شرکت وجود داشته باشد که شما از آن بی اطلاع باشید و اینکه گزارشات ماه گذشته را دو یا سه هفته پس از ماه آینده دریافت کنید.
اما در این صورت چع اتفاقی رخ خواهد داد؟ شما دائما در حال تقلا کردن هستید که آتشی را خاموش کنید اما در کمال تعجب خواهید دید که جای دیگری دچار حریق شده است. اگر دائما در حال مدیریت بحران باشید، نمیتوانید استراتژیک عمل کنید.
ارائه گزارش مدیریت زمان واقعی برای تصمیم گیری های درست در مورد هزینه ها و امور عملیاتی بسیار ارزشمند است.
اما آیا میدانید که چطور باید این مشکل را رفع نمود؟ در واقع، صورت های مالی به موقع و گزارشات مدیریتی، کلید اصلی ماندن در رأس امور مالی کسب و کار هستند. بررسی مداوم این گزارشات به شما این امکان را می دهند تا بیشتر در جریان وضعیت امور شرکت قرار بگیرید. بررسی این گزارشات بسیار مهم است اما متأسفانه آنها اغلب یا به تأخیر میافتند و یا نادیده گرفته میشوند.
ممکن است فکر کنید که مرور سریع صورت های مالی با کمبود وقت، بهانه خوبی است اما با این حال، کسب و کارها برای عملکرد بهتر، رشد سریعتر و کسب درآمد بیشتر به گزارشات مالی و مدیریتی دقیقی نیاز دارند.
۶٫ درآمیختن تجارت و امور مالی شخصی
یکی از رایجترین اشتباهات حسابداری که صاحبان مشاغل مرتکب آن میشوند، درآمیختن امور اقتصادی و تجاری شرکت با امور مالی خودشان است.
این امر باعث میشود که نتوانید امور مالی شرکت را به خوبی مدیریت کنید و قطعا از مسیر پیشرفت بازمیمانید. پس سعی کنید که این دو مورد را جداگانه و مجزا نگه دارید تا سوابق دقیقتری از آنچه واقعا برای کسب و کار شما استفاده شده است و آنهایی که مرتبط با استفاده شخصی میباشد ارائه دهید.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟
سخن پایانی
به طور کلی اگر شما بتوانید بهترین شیوه ها نظیر نرم افزارهای کارآمد حسابداری و سایر سیستم ها را در فرآیند حسابداری خود پیاده کنید، احتمالا اشتباهات رایج در حسابداری را در کسب و کار خود از بین خواهید برد و یا به حداقل خواهید رساند.
علاوه بر این سعی کنید به طور مداوم از فناوری های جدید استفاده کنید تا سیستمی ایجاد نمایید که مدیریت مالی یکپارچه را ارائه داده و به رشد سودآوری شرکت کمک کند. خطاهای حسابداری قطعا اتفاق میافتند اما شیوه ها و روش های یک کسب و کار برای شناسایی و جلوگیری از این اشتباهات، سلامت مالی شرکت را برای سال های طولانی تضمین مینماید.
