ویژگی های یک نرم افزار حقوق و دستمزد

حسابداری حقوق و دستمزد یک شرکت یا سازمان، یکی از مهم‌ترین فعالیت‌هایی است که به دست حساب‌داران انجام می‌شود. متاسفانه به دلیل پیچیدگی این محاسبات، درصد احتمال خطا در آن زیاد است و از این رو، نیاز به دقت و ریزبینی بسیاری دارد.

امروزه با پیشرفت فناوری و توسعه یافتن نرم افزار حسابداری ، این امکان به وجود آمده است که با استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، به راحتی خطای انسانی را از محاسبات خود حذف کرده و کارهای مالی را بدون خطا و با خیال راحت انجام دهید. برای آشنایی با ویژگی‌های این نرم افزارهای پرکاربرد و کارآمد، در قدم اول نیاز به شناخت از نحوه کارکرد و هدف نهایی آن داریم تا بتوانیم نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد را از تمام ابعاد، به صورت کامل بررسی کنیم.

تعریف نرم‌افزار حقوق و دستمزد

یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد در واقع با به کار گیری از علم حسابداری، تمام اطلاعات مربوط به کارکنان یک شرکت یا سازمان را جمع‌آوری کرده و با در نظر گرفتن مالیات، بیمه و سوابق یا نحوه کارکرد پرسنل، حقوق آن‌ها را محاسبه کرده و به صورت فیش حقوقی به ما تحویل می‌دهد.

بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد در هر سازمان و یا شرکتی باعث افزایش بازدهی آن‌ها نیز می‌شود؛ زیرا محاسبه مالیات، بیمه و سوابق پرسنل مانند اضافه‌کاری، پاداش، حق اولاد و مسکن و… کار بسیار مشکلی است که به زمان و دقت بسیاری نیاز دارد.

بدیهی است که یک حسابدار نمی‌تواند از پس محاسبه دستمزد کارکنان تعداد بالا بر بیاید و نیاز به یک نرم‌افزار دارد تا بتواند اطلاعات را در آن ذخیره کرده و به راحتی خروجی آن را، که همان دستمزد نهایی کارکنان است، تحویل بگیرد.

اطلاعات مورد نیاز نرم‌افزار حقوق و دستمزد

نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد به اطلاعات اولیه خاصی نیاز دارند تا بتوانند حقوق کارکنان را با دقت و ظرافت محاسبه کنند. این اطلاعات مربوط به سابقه پرسنل، نحوه کارکرد آن‌ها و مزایای مورد استفاده آن‌ها است. اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق کارکنان عبارت‌اند از:

• اطلاعات حضور و غیاب کارکنان با وارد کردن اطلاعات دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده هر شرکت (دستگاه‌های کارت زنی) به نرم‌افزار حقوق و دستمزد
• اطلاعات کاملی از کارکنان مانند وضعیت تاهل، وضعیت مسکن، شرایط کار و وضعیت جسمانی
• اطلاعات تحصیلی کارکنان مانند مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی اخذ شده
• وضعیت استخدامی مانند کارآموزی، آموزشی، استخدامی، انتقالی و یا تعلیقی بودن کارکنان
• وارد کردن تاریخ واریز حقوق و تاریخ تعدیل. زمانی تعدیل از تاریخ به وجود می‌آید که در پرداخت حقوق کارکنان خطایی به وجود بیاید. در این صورت پرداخت به تاریخ تعدیل موکول می‌شود.
• اطلاعات مربوط به وام، حق بیمه و مالیات کارکنان که در آخر از حقوق آن‌ها کسر می‌شود

حسابدار شرکت با استفاده از نرم‌افزار برای محاسبه حقوق کارکنان، فرمول‌نویسی کرده و اطلاعات بالا را در آن وارد می‌کند. نرم افزار نیز به صورت خودکار اطلاعات را در فرمول قرار داده و دستمزد کارکنان را حساب کرده و فیش حقوقی را چاپ می‌کند. بنابراین اگر در قسمت وارد کردن اطلاعات و فرمول‌نویسی خطای وجود نداشته باشد، حقوق پرسنل بدون مشکل و با ظرافت بالا محاسبه می‌شود.

بیشتر بخوانید : اصول حسابداری چیست؟

ویژگی‌های یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد

یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد خوب، تمام آن چه که شما برای محاسبه حقوق کارکنان خود نیازمند هستید را در اختیار شما قرار خواهد داد و باعث افزایش دقت و سرعت محاسبات شما خواهد شد. نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد از ویژگی‌های بسیاری برخوردار هستند که هر کدام برای محاسبه حقوق یک فرد نقش مهمی را ایفا می‌کنند. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

ثبت اطلاعات و سوابق کارکنان

در گذشته برای ثبت اطلاعات کارکنان، شرکت‌ها دفترهایی برای بایگانی هزاران پرونده اختصاص می‌دادند که معمولا در آن پرونده‌ها یا گم می‌شدند یا اطلاعات آن‌‎ها از بین می‌رفت.

علاوه بر این مشکلات، برای پیدا کردن یک پرونده زیر خروارها پرونده دیگر، وقت بسیاری صرف می‌شد. اما امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، تنها با وارد کردن نام پرسنل به راحتی می‌توانید به تمام اطلاعات موجود در سیستم دسترسی پیدا کرده و علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، نگران گم شدن و یا از بین رفتن اطلاعات کارکنان خود نباشید.

مدیریت حقوق کارکنان

همان طور که گفته شد، حقوق پرسنل بر اساس فرمول داده شده توسط حسابدار، به طور خودکار می‌شود. شما می‌توانید در این فرایند به راحتی تغییراتی ایجاد کنید تا خروجی دل‌خواه شما به دست بیاید. به طور مثال شما می‌توانید حقوق ماهیانه را به هفتگی تغییر دهید یا به پرسنل محبوب خود پاداش داده و یا درجه حقوق آن‌ها را افزایش و یا حتی کاهش دهید.

بنابراین نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد به راحتی قابل ویرایش و شخصی‌سازی هستند و می‌توانند به هر روشی که مورد پسند شماست، خدمات خود را ارائه دهند.

تشکیل پرونده‌های مالیاتی

همان طور که می‌دانید، محاسبه مالیات یکی از پیچیده‌ترین محاسبات حقوقی به شمار می‌رود که برای این کار باید دقت و ظرافت خاصی خرج شود تا در آینده، شرکت یا سازمان دچار مشکل جدی نشود. در گذشته محاسبات مالیاتی به صورت دستی انجام می‌شد که نیاز به زمان زیادی داشت و در آن احتمال به وجود آمدن خطا زیاد بود.

امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای دستمزد و حقوق، به راحتی می‌توانید این محاسبات را به نرم ‌افزار سپرده از دقت آن اطمینان خاطر داشته باشید.

این نرم‌افزارها علاوه بر محاسبه مالیات، اسناد مالیاتی برای شما به وجود می‌آورند که در صورت نیاز به راحتی قابل دسترس هستند. به عنوان مثال اگر از اداره مالیات بازرسی به شما مراجعه کرده و درخواست اطلاعات مالیاتی شما را کرد، شما به راحتی می‌توانید این اطلاعات را در اختیار او قرار دهید.

سطح امنیتی بالا

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، قابلیت رمزگذاری آن‌ها است. شما به راحتی می‌توانید اطلاعات شخصی و مالی کارکنان و شرکت را با رمزگذاری محافظت کرده و دسترسی آن را محدود کنید.

اگر این اطلاعات در دست افراد سودجو برسد، احتمال کلاه‌برداری و سوءاستفاده از شرکت بسیار بالا است؛ پس پیشنهاد می‌کنیم از یک رمز قوی برای نرم‌افزار خود استفاده کرده و آن را فقط در اختیار خود و حسابدار مورد اعتماد خود قرار دهید.

واریز مستقیم حقوق به حساب کارکنان

از دیگر ویژگی‌های نرم‌افزار حقوق و دستمزد که باعث تسهیل در عملکرد مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها شده است، واریز مستقیم حقوق و دستمزد محاسبه شده توسط نرم‌افزار است. این ویژگی باعث می‌شود تا در منابع و پردازش‌های ماهیانه شرکت صرفه‌جویی شده و حقوق محاسبه شده بدون واسطه، در زمان بسیار کم به حساب کارکنان واریز شود.

پیگیری بازده کارکنان

با اتصال سیستم حضور و غیاب شرکت به نرم‌افزار حقوق و دستمزد، شما به راحتی می‌توانید از غیبت‌ها، اضافه‌کاری‌ها و مرخصی‌های کارکنان مطلع شده و به صورت خودکار حضور و غیاب آن‌ها را در حقوق آن‌ها تاثیر دهید. این ویژگی این امکان را به شما می‌دهد تا به راحتی شیفت‌های کاری شرکت خود را مدیریت کرده و بدون انجام کاری، به صورت خودکار فرایند محاسبه را با داده‌های حضور و غیاب همگام‌‎سازی کنید.

دقت بسیار بالا

بهترین ویژگی یک نرم‌افزار حقوق و دستمزد حرفه‌ای، دقیق بودن محاسبات آن است. اگر تمام اطلاعات به درستی وارد شوند و در فرمول‌نویسی آن مشکلی وجود نداشته باشد، این نرم‌افزارها بدون درصدی خطا، تمام محاسبات مالی شرکت را به صورت کامل انجام می‌دهند. برای این که نرم‌افزار مالی شرکت شما به خوبی کار کند و بهترین خدمات را به شما ارائه دهد، پیشنهاد می‌کنیم که آن‌ را هر چند وقت یک بار به روز رسانی کنید. این به روز رسانی‌ها مشکلات و باگ‌های نرم‌افزار را برطرف کرده و بازده آن را افزایش می‌دهد.

نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد متنوعی در بازار وجود دارند که هر کدام از ویژگی‌های مختلفی برخوردار هستند. برای استفاده از این نرم‌افزارهای مفید، در قدم اول از قابلیت‌ها و امنیت آن‌ها اطلاعات کافی را کسب کنید و سپس اقدام به خرید کنید.

این نکته را به خاطر بسپارید که هر چه برای امور مالی شرکت خود بیش‌تر سرمایه‌گذاری کنید، در آینده دچار مشکلات مالی و امنیتی از قبیل کلاه‌برداری نمی‌شوید. بنابراین سعی کنید بهترین و با کیفیت‌ترین نرم افزار مالی را انتخاب کنید.

نویسنده: احسان مهدیزاده