سیستم سفارشات خارجی

با گسترش روز افزون سفارشات خارجی در فعالیت های خرید و پروسۀ تأمین موجودی، استفاده از سیستمی جامع و پرکاربرد در حوزۀ سفارشات خارجی تأثیر بسزایی در پیشبرد اهداف سازمان ها خواهد داشت.

فراپیام با در نظر گرفتن گستردگی مباحث زنجیره تأمین کالا از خارج کشور اقدام به طراحی سیستمی جامع در این زمینه نموده است. در این سیستم علاوه بر تجزیه و تحلیل و سازماندهی اطلاعات خریدهای خارجی امکان کنترل و پیگیری لحظه به لحظه خریدهای انجام شده نیز فراهم شده و به علاوه با استفاده از گزارشات جامع این سیستم اطلاعات ارزشمند مدیریتی جهت تصمیم گیری برای خریدهای آتی و همچنین بهای تمام شده لحظه ای کالا فراهم خواهد شد.

  • 1. امکانات سیستم
  • امکان معرفی منابع خرید و تأمین کنندگان به همراه گروه بندی و همچنین انتصاب کالاهای مرتبط.
  • امکان امتیاز دهی و الویت بندی فروشندگان بر اساس پارامترهای تعیین شده توسط مدیر واحد سفارشات خارجی هر سازمان.
  • معرفی کارکنان واحد بازرگانی جهت برنامه ریزی کاری واختصاص سفارش های خرید به هر کدام . این بخش از سیستم با سیستم حقوق دستمزد نیز مرتبط می باشد.
  • امکان ثبت درخواست خرید های (Purchase requisition) که از واحد انبار، مراکز مصرف ، واحد برنامه ریزی تولید و یا واحد فروش دریافت می شود . در صورتی که شما از سیستم انبار یا برنامه ریزی تولید فراپیام استفاده کنید این درخواست اتوماتیک توسط سیستم های مذکور ایجاد و پس از تایید در اختیار واحد تدارکات داخلی (بازرگانی) قرار می گیرد.
  • امکان درج سفارش خرید(Purchase order) بر اساس درخواست خریدهای تائید شده و یا ورود اطلاعات سفارش خرید بصورت دستی توسط کاربر و تعیین روند خرید.
  • در صورت تائید سفارش خرید (Purchase order) لیست تامین کنندگان (Vendor list) تهیه و مراحل بعدی خرید از جمله استعلام بها انجام پذیر خواهد بود و در نهایت فرم پروفرما برای فروشندگان انتخاب شده ارسال    می گردد.
  • امکان درج پروفرمای دریافتی از فروشندگان که بابت پاسخ به استعلام بها ، دریافت شده است و همچنین مقایسه و اولویت بندی آنها و رد یا قبول پروفرما بر اساس شرایط تدوین شده توسط مدیر بازرگانی و ثبت سفارش در وزارت بازرگانی .
  • امکان ثبت اطلاعات مربوط به گشایش اعتبارات اسنادی (LC) و معرفی بانکهای مربوطه و درج اطلاعاتی مانند روش حمل محموله (CFR ، CIF ، FOB ، ....) روش پرداخت بهای حمل و سایر اطلاعات مورد نیاز در این سیستم وجود دارد.
  • امکان ثبت و تائید بارنامه حمل کالا از خارج کشور با انتصاب شرکت حمل و نقل ، نام کشتی تاریخ بارگیری ، تاریخ تخلیه ، بندر مبدأ ، بندر مقصد پیش بینی شده است . همچنین برای ثبت اطلاعات مربوط به بیمه نامه باربری فرم جداگانه ای وجود دارد که در این فرم نیز می توان شماره پروفرما شمارۀ گواهی بیمه و ... را درج نمود.
  • تمامی مراحل مربوط به ورود کالا به گمرک و ترخیص کالا ( اخذ برگ سبز گمرک ) با انتصاب تمامی جزئیات از جمله شرکت و کارشناس ترخیص ، شماره بارنامه ، سوابق کلی بارنامه در این سیستم قابل تعریف است .
  • امکان برنامه ریزی عملیات خرید بر اساس فعالیت های استاندارد تعریف شده در واحد بازرگانی و همچنین تعریف فرآیندهای الگو. این برنامه ریزی بصورت جداگانه برای هر سفارش خرد قابل تعریف، ردیابی و پیگیری می باشد.
  • امکان درج اطلاعات برگ ارسال کالابه انبار براساس فاکتور(Invoice) فروشنده. برگ ارسال به سه شکل تنظیم می گردد:

الف:ارسال به انبار ( رسید خرید) ، ب- ارسال به مرکز هزینه (رسید مستقیم) ، ج – ارسال به اداره دریافت و کنترل کیفی (رسید موقت)

  • امکان درج اطلاعات برگشت کالا از انبار بر اساس برگشت کالای نامرغوب (حواله خروج کالا ) توسط واحد کنترل کیفیت انبار.
  • ابزار ردیابی و پیگیری درخواست ها و سفارشات خرید و همچنین پیگیری دستور خرید های ثبت شده هر سیستم بر اساس کالا، درخواست خرید ، کارپرداز ، فروشنده و ... .
  • گزارشات مدیریتی : شامل گزارشات خرید، گزارش مقایسه ای خرید ، گزارش مدیریت مدت زمان خرید و ...
  • گزارشات کنترلی : شامل گزارش کنترل آخرین وضعیت درخواست های خرید، کنترل مبلغ مانده اینویس، کنترل برگ ارسال های بدون اینویس، کنترل میزان کالای ارسالی هر پروفرما و ..
  • گزارشات عملیاتی : شامل گزارش درخواست خرید، سفارش خرید، استعلام بها ، پروفرمهای فروشندگان بصورت تعدادی ریالی، اینویس تعدادی ریالی، و ...
  • سایر گزارشات : شامل کدینگ اطلاعات کالاها و گروه ها ، کدینگ فروشندگان ، کدینگ ماموران خرید، گزارش کالاها و فروشندگان و ...